Základní informace
Tato dokumentace popisuje, jak se v rámci Business Central vytváří fakturační podklady. Tento proces bude modelován na projektu číslem 999-DEMO, kde níže je zobrazena karta toho projektu.
Řádky plánování projektu
Pokud chceme zaznamenat úlohy projektu, které tvoří fakturační podklady, máme dva způsoby jak na to.
zobrazit přes hlavní panel na kartě projekt → řádky plánování projektu
tento způsob zobrazí podklady pro všechny úlohy daného projektu
jsou zobrazeny jak nevyfakturované, tak vyfakturované
zobrazit přes konkrétní úlohu projektu pomocí ikony s trojtečkou → řádky plánování projektu
tento způsob vytřídí pouze podklady týkající se pouze konkrétní úlohy projektu
jsou zobrazeny jak nevyfakturované, tak vyfakturované
Tvorba nového fakturačního podkladu
Po přesměrování na řádky plánování projektu klikneme na ikonu Upravit seznam, abychom mohli vytvořit nový fakturační podklad ikonou +Nový, kde musíme vyplnit daný řádek.
Začneme s vyplněním:
číslo úlohy projektu
typ řádku je přednastavený na Fakturovatelné
datum plánování - datum, kdy je zadán fakturační doklad a musí spadat do fakturačního období
typ - Finanční účet
číslo - číslo účtu vybereme podle dané služby, kterou chceme fakturovat
popis hlavičky - zadáme text, který chceme vidět na prodejní faktuře
popis - popis řádku v prodejní faktuře, systémem je vložen název finančního účtu, ale je zde možnost tento řádek přepsat
množství
jednotková cena
částka na řádku - vypočítá se z množství vynásobené jednotkovou cenou
vydáno - je to checkbox, který zaškrtneme tehdy, když jsou podklady připraveny k fakturaci za konkrétní období
fakturovaná částka (LM) - částka se tam zobrazí tehdy až je faktura zaúčtovaná
| Info |
|---|
V tomto oknu je možné kdykoliv upravovat dané řádky, dokud nejsou vydané a předány na finance. |
Servisní podklady
Pro vytváření fakturačních podkladů pro servis se zde nachází funkce, která umožňuje množit řádky plánování projektu podle zadané periodicity. Tuto funkci najdeme na horním panelu po rozkliknutí tlačítka Proces → Kopírovat řádky
Nastavíme periodicitu, podle které se nám vytvoří identické fakturační podklady do data, které uvedeme níže. Periodicita může být nastavena libovolně podle našich preferencí např. 1T = 1 týden, 2M = 2 měsíce, 3R = 3 roky. Po nastavení se nám zobrazí fakturační podklady po dané periodě.
Vydání fakturačního podkladu
Pokud jsme již spokojeni s fakturačními podklady, tak zaškrtneme políčko Vydáno. Pokud máme zaúčtovanou fakturu, tak podklady jsou již needitovatelné.
Přiložení příloh k podkladům
K jednotlivým fakturačním podkladům je možné nahrát přílohy, které mohou obsahovat např. výkaz práce,…
Po kliknutí na ikonu vpravo nahoře, se nám zobrazím možnost vložit přílohu nějakého dokumentu.
| Info |
|---|
Všechny přiložené přílohy, které jsou vloženy k fakturačním podkladům se následně zobrazí ve faktuře. |
Změna po vydání fakturačního podkladu - storno faktury
Pokud jsme zjistili, že jsme zadali např. špatnou částku v řádku plánování projektu, můžeme fakturační podklad upravit pouze tehdy, když není faktura ještě zaúčtovaná.
V tomto případě vidíme, že ve sloupci Fakturovaná částka je stále 0. Jelikož je již vytvořená prodejní faktura, kterou poznáme podle zašedlého checkboxu ve sloupci Vydáno, musíme kontaktovat Finance. Ti mohou stornovat vytvořenou prodejní fakturu a my můžeme upravit daný řádek, ve kterém jsme zadali chybné údaje.
Pokud je již ve sloupci Fakturovaná částka vyplněna jednotková cena, tak faktura je již zaúčtovaná. Následující proces již není tak jednoduchý. Finance mohou stornovat zaúčtovanou fakturu. Vytvoří se opravné řádky plánování projektu, kde uvidíme částky s mínusem. Je nutné zadat nový fakturační podklad s již správnými daty a následně kontaktovat znovu Finance, aby mohli danou fakturu zaúčtovat.
| Note |
|---|
Dbejte proto na zadávání správných údajů při vytváření fakturačních podkladů. |
Zadávání řádkových slev
Pokud chceme zadat řádkovou slevu na konkrétní řádek plánování projektu, stačí vyplnit číslo do sloupce Řádková sleva. Jednotka tohoto sloupce je v procentech, které ale nemusíme vyplňovat. Výsledná částka se po vyplnění řádkové slevy bude nacházet ve sloupci Částka na řádku. Protože jsou tyto sloupce tzv. kalkulovaná pole, nemusíme nic počítat ručně, stačí jen zadat výši slevy.
Jednotkové ceny a další slevy
V Kartě projektu můžeme najít záložku Ceny & slevy, kde můžeme nastavit jednotkové ceny a řádkové slevy. To nám může ulehčit práci při vytváření fakturačních podkladů.
V záložce Finanční účet můžeme zadat pro jakýkoliv finanční účet jednotkovou cenu, řádkovou slevu a také pořizovací cenu. Po této operaci se nám v řádcích plánování projektu budou vyplňovat zadané údaje pro konkrétní účet.