...
| Info |
|---|
ObálkyPro bezpečný přenos dokumentů Docusign používá takzvané obálky. V podstatě se jedná o virtuální obdobu klasické papírové obálky - nejedná se tedy o dokument samotný, jedna obálka tím pádem může obsahovat více dokumentů a stránek a může být odeslána vícero podepisovatelům. Za spotřebovanou je obálka považovaná, jakmile je odeslaná k podpisu, bez toho aniž by ji někdo musel přijmout či podepsat. S naší integrací můžete používat buď své vlastní obálky, v případě, že máte u Docusign předplatné. Nebo je možné používat naše používat obálky za výhodnou cenu, které jsou přímo součástí našeho řešení. V takovém případě není potřeba mít vlastní Docusign účet a počet spotřebovaných obálek vám bude fakturován za každý měsíc zpětně. Od toho, jaký model si zvolíte, se poté budou odvíjet údaje, které bude nutné doplnit v následujících sekcích. |
...
| Info |
|---|
Pokud jste během udělování souhlasu přihlášeni ke svému účtu Docusign nebo pokud jste již v minulosti aplikaci souhlas udělili (například při přepínání mezi scénáři), nezobrazí se při spuštění akce přihlašovací formulář, ale pouze prázdné vyskakovací okno, které se po spuštění akce zavře. |
...
Zbylé informace již budou v průvodci předvyplněny a pro dokončení nastavení stačí projít všemi kroky asistovaného nastavení, tedy udělit souhlas aplikaci Docusign, otestovat připojení a poté potvrdit nastavení kliknutím na tlačítko Dokončit.screenshots
Vedle pole s názvem Nové ID uživatele společnosti rozklikněte nabídku se třemi tečkami.
...
Jakmile údaje potvrdíte, objeví se hláška níže, která vás informuje o odeslání aktivačního odkazu na vámi uvedený email a o nutnosti aktivace vašeho uživatele, než přistoupíte k dalšímu kroku.
screenshot
...
Aktivační email vypadá následovně.
...
Jakmile heslo vytvoříte a potvrdíte přihlášení pomoci tlačítka Log in, zobrazí se vám následující informace, kde vás DocuSign Anything požádá o udělení souhlasu s přístupem k vašemu účtu DocuSignDocusign. Pro udělení souhlasu informaci potvrďte pomocí Allow Access.
...
Následně budete přesměrováni na váš účet DocuSignDocusign, kde můžete sledovat podrobnosti a částečně měnit nastavení spojená s odesíláním vašich obálek.
...
| Tip |
|---|
Tento krok sice není povinný, doporučujeme jej však splnit, abyste si mohli být před dokončením nastavení stoprocentně jistí, že je integrace připravena k použití. |
vyměň screenshot - překlady
...
| Info |
|---|
Bez ohledu na to, jaký scénář nastavení integrace zvolíte, musíte vždy projít všemi kroky našeho průvodce nastavením a potvrdit nastavení kliknutím na tlačítko Dokončit. Po potvrzení nastavení se vám zobrazí hláška níže, jejím potvrzením se přesunete na stránku Nastavení Docusign, která je detailně popsána níže. |
...
Tato sekce nastavení umožňuje přizpůsobit předmět a obsah emailu odesílaný spolu s dokumenty k podpisu. Tuto funkcionalitu lze aktivovat pomocí přepínače s názvem Použít šablonu emailu a poté stačí doplnit požadovaný text do polí Předmět emailu a Obsah emailu.
| Info |
|---|
Pokud přepínač ponecháte vypnutý, vaše dokumenty budou odesílány se standardními texty generovanými Docusign. |
...
Nastavený text se pak bude vašim podepisovatelům v e-mailech emailech od Docusign zobrazovat takto.
...
Docusign API v současné době umožňuje pouze přenos textu v prostém textovém formátu.
Horizontální menu
screenshot s překladem ds dok
...
| Tip |
|---|
V případě, že integraci nastavujete manuálně, je po vyplnění všech potřebných údajů do polí v nastavení potřeba postupně kliknout na Udělit oprávnění aplikaci a poté na Test připojení. |
Udělit oprávnění aplikaci
Tato akce vám umožní udělit dát aplikaci Docusign Anything souhlas s se vzdáleným přístupem k vašim datům v aplikaci vašemu Docusign účtu ze systému Business Central.
Tento proces je třeba provést pouze jednou za instalaci, tedy nastavení konkrétního scénáře pro vlastnictví obálek. Jakmile odkaz rozkliknete, budete vyzváni k přihlášení do aplikace Docusign. Způsob přihlášení se bude lišit v závislosti na tom, pro který scénář své hodnoty nastavujete.
...
| Tip |
|---|
Tento krok sice není povinný, doporučujeme jej však splnit, abyste si mohli být před dokončením nastavení stoprocentně jistí, že je integrace připravena k použití. |
screenshot s upravenou zprávou
...
Výběr sestav
Kliknutím na tuto akci se přesunete na stránku Docusign výběr sestav pro nastavení jednotlivých reportů - typů dokumentů, které budete chtít odesílat k podpisu. Více detailů naleznete v odpovídající sekci této dokumentace.
...
Aby bylo možné dokument elektronicky podepsat, je nějdříve potřeba nastavit příslušný report na stránce Docusign výběr sestav. Konkrétně je nutné nastavit tato pole:
...
Číslo sestavy
Určuje typ Business Central reportu - dokumentu, který bude odesílán k podpisu.
...
| Note |
|---|
Pokud vámi určený report neobsahuje tabulku, ze které by bylo možné vybrat jméno a email podepisovatele, nebo ji chybně zvolíte, dokument nebude možné odeslat k podpisu. Pokud k takové situaci dojde, ve Frontě Docusign dohledejte odpovídající řádek s dokumentem a ve sloupci Stav a Popis Stavu se vám zobrazí detailní údaje o tom, co je v nastavení potřeba upravit. |
Předgenerované reporty
...
Report Trigger - vlastní workflow
Jakmile je nějaká sestava nastavená v Docusign výběru sestav, DocuSign Anything se pro každý dokument vytvořený pomocí této sestavy automaticky zeptá uživatele, zda si přeje dokument odeslat do Docusign k podpisu. Tento proces odpovídá standardní workflow, hodnota tohoto pole je defaultně nastavená na Automatic a není potřeba ji měnit.
Pokud byste standardní workflow chtěli pozměnit, hodnotu změníte na Custom a kontaktujete našeho vývojáře jjaspar@onpointserv.com, který vám poskytne více detailů k dostupným eventům, které jsme pro vás připravili.
Předgenerované sestavy
| Info |
|---|
Pro snadnější nastavení nejpoužívanějších reportů jsme připravili akci, která je přednastaví automaticky. Stisknutím akce Generovat základní výběr sestav se automaticky přednastaví tyto tři reporty:
Pro nastavení dalších reportů postupujte dle instrukcí výše. |
Šablony emailu
...
Následující pole vám umožňují vytvářet vlastní předměty a obsahy emailů pro jednotlivé typy dokumentůsestavy.
Použít šablonu emailu
Tuto funkci povolíte zaškrtnutím tohoto políčka u příslušného řádku sestavy.
...
Text pro předmět emailu můžete rovnou vepsat do odpovídajícího pole Předmět emailu.
Rozkliknutím podtržítka ve sloupci Předmět emailu či Obsah emailu se vám zobrazí dialogové okno, kde kam je možné doplnit požadovaný text do obou polí., jak pro obsah, tak pro předmět email a nastavení potvrdit klinutím na Ok.
...
| Info |
|---|
Pokud máte definovanou šablonu emailu v Nastavení Docusign a zároveň také u konkrétního reportu v Docusign výběru sestav, šablona emailu v Docusign výběru sestav má vždy přednost před šablonou definovanou v Nastavení Docusign. Pokud ponecháte pole ve Výběru sestav prázdná, systém použije texty zadané v Nastavení Docusign. Pokud nemáte v Nastavení Docusign definovaný žádný text, budou vaše dokumenty odesílány se standardními texty generovanými Docusign. |
...
Zaslání dokumentu k podpisu
Jakmile je v Business Central vygenerovaný vytvoříte dokument, který je nastaven pro elektronické podepisování, jeho odeslání na email podepisovatele se spouští vždy přes záložku Tisk/odeslání pomocí vytisknutí dokumentu.
...
Konkrétní dokument a podepisující osobu je potřeba filtrem specifikovat přímo v tabulkách, které byly pro daný report nastaveny v rámci Docusign výběru sestav. Pro příklad výše je v Docusign výběru sestav nastaven report 1303 Návrh faktury a podepisující osobou bude záznam z tabulky 36 Prodejní hlavička. Před odesláním je tedy potřeba správně nastavit filtr v rámci tabulky Návrh faktury na konkrétní dokument, který bude odeslán k podpisu a v tabulce Prodejní hlavička vyfiltrovat konkrétní záznam, kterému bude dokument následně zaslán.screenshot až budeme mít doplněné ostatní reporty v core selection
...
Odeslání
Pro samotné odeslání třetí straně je možné zvolit jakoukoliv ze tří akcí v pravém spodním rohu okna pro tisk dokumentu:
Odeslat do…
Tisk
Náhled
Při zvolení jedné z akcí se vždy zobrazí následující dialog. Pokud jej potvrdíte, dokument se odešle k podpisu a poté se zobrazí další dialog, pomocí kterého se buď můžete přesunout do Fronty Docusign a sledovat tak podrobnosti o odeslaném dokumentu nebo zůstat na původní stránce.
| Tip |
|---|
Doporučujeme vždy kontrolovat odeslání ve Frontě Docusign. |
...
| Tipinfo |
|---|
Pokud dialog zamítnete, nastane pouze související akce bez odeslání dokumentu. Díky této funkcionalitě si tak například můžete daný dokument nejdříve zkontrolovat pomocí náhledu a až poté odeslat k podepsání. |
...
Podrobnosti ke každému odeslanému dokumentu lze sledovat na stránce s názvem Fronta Docusign, kam je možné se dostat buď proklikem z Nastavení Docusign, případně přes vyhledávací lupu. V jednotlivých záznamech lze dohledat kým byl daný dokument odeslán, kdy, na jakou adresu a v jakém stavu se odeslání aktuálně nachází.screenshot fronty se všemi stavynachází.
Stavy obálek
...
Stavy, kterými může odeslaný dokument procházet jsou následující:
| Info |
|---|
ZaslánoPokud byl dokument úspěšně odeslán, příslušný záznam ve Frontě Docusign bude ve stavu Zasláno. |
| Tip |
|---|
PodepsánoJakmile byl dokument podepsán, záznam přejde do stavu Podepsáno a je k němu doplněno datum podpisu. |
| Warning |
|---|
Chyba zasláníPokud se dokument na email třetí strany nepovedlo odeslat, odpovídající záznam přejde do stavu Chyba zaslání a v poli Popis stavu je možné dohledat detailnější popis chyby. Screenshot s errorem v tooltipu Jakmile je uvedená chyba vyřešena, je možné řádek s daným záznamem označit a zkusit jej znovu odeslat pomocí akce Znovu zaslání k podpisu, kterou najdete v horním menu fronty.Screenshot s akcí  |
| Note |
|---|
ZneplatněnoPokud byl dokument k podpisu zaslán omylem, lze jeho odeslání odvolat. Samozřejmě pouze v případě, že ještě nebyl podepsán. Toho je možné docílit pomocí akce Zneplatnit podepsání dokumentu.  |
Nastavení Docusign
V horním ovládacím panelu se dále nachází odkaz na Nastavení Docusign.
Kontrola podpisu dokumentu
Další dostupnou akcí je Kontrola podpisu dokumentu, pomocí které je možné ověřit, zda byl daný dokument již podepsán a pokud ano, stáhne se ke svázané entitě (, tam, kde je možné přílohy evidovat, tedy například v případě prodejních dokumentů k zákazníkovi, v případě dokumentů spojených s lidskými zdroji k zaměstnanci, apod.). screenshot faktury s detailem na přiložený doku
...
| Info |
|---|
Podepsané dokumenty jsou do Business Central stahovány pomocí Položky fronty úloh, která se spouští v nastaveném intervalu. Pokud se stav odeslání neaktualizuje na Podepsáno, je možné, že daná fronta ještě nebyla spuštěna. Jedná se o položku fronty úloh pro Proceduru 70502 - OP DS Docusign Automation. Stav odeslání je také možné ověřit manuálně pomocí akce výše. |
...
Poslední akcí, která se na tomto panelu nachází je Stažení dokumentu. Oznančením libovolného řádku či řádků s podepsaným dokumentem a spuštěním této akce se podepsaný dokument stáhne do složky ve vašem počítači. Daný řádek musí být ve stavu Podepsáno.
...
Podpis dokumentu v Docusign
...
Po úspěšném podpisu přijde podepisovateli potvrzovací email s podepsaným dokumentem v příloze.
...
Pozice podpisu
V rámci Docusign Anything je možné nastavit si v dokumentech k podpisu přesné místo, kam se vaši podepisovatelé mají podepsat. Tuto funkcionalitu je možné si nastavit na stránce Vlastní rozvržení sestav v kombinaci s nastaveními dostupnými v Docusign výběru sestav.
...
Poté si rozvržení vyexportujte pomocí akce dostupné ve stejné záložce jako výše, poté otevřte si jej otevřte v textovém editoru a na libovolné místo přidejte text nebo znaky, které budou podpis doprovázet. Tímto si vytvoříte vlastní podpisovou kotvu, od které bude dále potřeba pozici podpisu přesněji odsadit pomocí x,y souřadnic.
...
Dobrým příkladem může být třeba podpis pracovních smluv, kdy na jedné straně každou smlouvu musí podepsat ředitel společnosti a na straně druhé zaměstnanec. V případě, že vaše společnost nabíra nabírá více zaměstnanců najednou, vám tato funkcionalita může ušetřit mnoho času.
...
Při správě zaměstnanců často dochází k situacím, kdy je potřeba rozeslat stejný typ dokumentu vícero zaměstnancům, jako například dodatek ke smlouvě, předávací protokol, doklad o absolvování školení, apod. Naše integrace pro tyto případy disponuje funkcionalitou s názvem Hromadné odeslání Docusign, kterou lze najít na stránce Zaměstnanci v záložce Domovská stránka. screenshot akceZaměstnanec.
Sestavu, kterou chcete hromadně odeslat vašim zaměstnancům nejdříve opět nastavte v Docusign výběru sestav a poté přejděte na stránku se Zaměstnanci.
Na stránce se seznamem zaměstnanců je nejdříve potřeba si pomocí Ctrl + klinutí levým tlačítkem myši označit libovolný počet zaměstnanců, kterým budeme dokument k podpisu zasílat. Poté je potřeba spustit funkcionalitu Hromadné odeslání Docusign.
...