...
Chcete-li průvodce použít, buďto je možné jej vyhledat přes vyhledávací lupu dohledejte jako Nastavení integrace s DocuSign. Případně je dostupný také v sekci Asistované nastavení. Ze seznamu vyberte Nastavte integraci Docusign Anything.
Kliknutím průvodce spustíte. Po pročtení obchodních podmínek společnosti Docusign a naší licenční smlouvy zaškrtněte obě přepínací tlatčítka a kliknětě na Další.
...
Všechny tři hodnoty najdete na kartě Admin vašeho účtu Docusign v sekci Apps and Keys v levém postranním menu v sekci Integrations.
...
| Tip |
|---|
Po kliknutí na Apps and Keys se vám v horní části stránky zobrazí všechny potřebné informace na jednom místě. Stačí je jen zkopírovat a vložit do průvodce nastavením. |
...
Poté můžete projít k předposlednímu kroku průvodce nastavením a otestovat připojení.
...
Jakmile heslo vytvoříte a potvrdíte přihlášení pomoci tlačítka Log in, zobrazí se vám následující informace, kde vás DocuSign Anything požádá o udělení souhlasu s přístupem k vašemu účtu Docusign. Pro udělení souhlasu informaci potvrďte pomocí Allow Access.
...
Následně budete přesměrováni na váš účet Docusign, kde můžete sledovat podrobnosti a částečně měnit nastavení spojená s odesíláním vašich obálek.
...
Jakmile se vrátíte zpět do průvodce nastavením, do pole s ID uživatele společnosti se doplní odpovídající hodnota. Poté můžete přejít k dalšímu kroku a udělit oprávnění aplikaci. K přihlášení použijete přístupové údaje, které jste vyplnili během založení Docusign uživatele pro svoji společnost v předchozím kroce. Jakmile je oprávnění uděleno, přejděte na další stránku.
Nastavení API
Všechny hodnoty na
| Info |
|---|
Pokud dojde ke ztrátě vašeho ID uživatele společnosti například při přepínání mezi jednotlivými scénáři pro nastavení, znovu si rozklikněte nabídku s poli pro jméno a email uživatele společnosti. Do pole pro email doplňte emailovou adresu, kterou jste původně použili, jméno uživatele odpovídat nemusí, a volbu potvrďte. Systém si váš email automaticky přiřadí k původnímu ID uživatele a doplní jej do odpovídajícího pole. |
Zobrazí se vám následující informace, kde vás DocuSign Anything požádá o udělení souhlasu s přístupem k vašemu účtu Docusign. Pro udělení souhlasu informaci potvrďte pomocí Allow Access.
...
Pokud po vás bude vyžadováno přihlášení, použijete přístupové údaje, které jste vyplnili během založení Docusign uživatele pro svoji společnost v předchozím kroce. Jakmile je oprávnění uděleno, přejděte na další stránku.
Nastavení API
Všechny hodnoty na této stránce pak budou předvyplněny a můžete tedy rovnou přejít k předposlednímu kroku průvodce nastavením a otestovat připojení.
...
Integrační klíč a RSA privátní klíč
Po vytvoření vývojářského účtu můžete přejít Pro založení vývojářského účtu bude nutné vyplnit několik základních informací o vás a vaší společnosti.
| Tip |
|---|
Do řádku s dotazem What do you want to build vyplňte API Integration. |
...
Po vytvoření vývojářského účtu můžete přejít do následující části dokumentace Docusign a podle pokynů vytvořit integrační klíč (sekce How to get an integration key) a vygenerovat vlastní RSA privátní klíč (sekce How to get a add an RSA key pair).
| Tip |
|---|
Při generování RSA privátního klíče se vám zobrazí okno s několika hodnotami, Keypair ID, Public Key a Private Key, k nastavení naší integrace potřebujete pouze hodnotu Private Key. Doporučujeme si ji při zobrazení rovnou zkopírovat a uložit na bezpečné místo, jakmile totiž tuto hodnotu jednou zobrazíte, už nebude možné ji zobrazit znovu. |
...
| Tip |
|---|
Tuto dokumentaci můžete využít zejména při nastavování vlastního demo účtu. |
Vytvořte Docusign uživatele
V záložce Související pak najdete akci pro založení uživatele Docusign pro vaši společnost.
...
Docusign výběr sestav
...
Aby bylo možné dokument elektronicky podepsat, je nějdříve potřeba nastavit příslušný report na stránce Docusign výběr sestav. Konkrétně je nutné nastavit tato pole:
...
Jakmile v Business Central vytvoříte dokument, který je nastaven pro elektronické podepisování, jeho odeslání na email podepisovatele se spouští je vždy přes záložku Tisk/odeslání pomocí vytisknutí dokumentumožné přes stránku požadavku daného reportu, která se zobrazí spuštěním reportu.
Report nejčastěji spustíte přes záložku Tisk/odeslání, nebo kliknutím na akci s názvem daného reportu.
| Note |
|---|
Název akce pro tisk dokumentu se může mírně lišit v závislosti na tom, jaký dokument jste si pro podpis zvolili. Například u prodejní faktury se akce pro odeslání k podpisu jmenuje Návrh faktury.  |
...
| Tip |
|---|
Pro přepnutí položky do stavu Připraveno jděte do Položek fronty úloh a vyhledejte položku s názvem OP DS Docusign Automation s číslem 70502. |
...
| Info |
|---|
Řádky s úspěšně podepsanými dokument pak změní stav ze Zasláno na Podepsáno. |
Stav odeslání je také možné ověřit manuálně pomocí akce níže.
...
Další dostupnou akcí je Kontrola podpisu dokumentu, pomocí které je možné ověřit, zda byl daný dokument již podepsán a pokud ano, stáhnout jej ke svázané entitě, tam, kde je možné přílohy evidovat. Posíláte-li tedy k podpisu prodejní fakturu, podepsaný dokument se stáhne ke konkrétnímu dokladu, v případě dokumentů spojených s lidskými zdroji k zaměstnanci, apod.
Nastavení Docusign
V horním ovládacím panelu se dále nachází odkaz na Nastavení Docusign.
Znovu zaslání k podpisu,
doplnit
Zneplatnit podepsání dokumentu
doplnit
Stažení dokumentu
Poslední akcí, která se na tomto panelu nachází je Stažení dokumentu. Oznančením libovolného řádku či řádků s podepsaným dokumentem a spuštěním této akce se podepsaný dokument stáhne do složky ve vašem počítači. Daný řádek musí být ve stavu Podepsáno.
Stavy obálek
...
Stavy, kterými může odeslaný dokument procházet jsou následující:
| Info |
|---|
ZaslánoPokud byl dokument úspěšně odeslán, příslušný záznam ve Frontě Docusign bude ve stavu Zasláno a ve sloupci číslo obálky se objeví odpovídající hodnota vygenerovaná Docusign. |
| Tip |
|---|
PodepsánoJakmile byl dokument podepsán, záznam přejde do stavu Podepsáno a je k němu doplněno datum a čas podpisu. Pokud se stav odeslání neaktualizuje na Podepsáno, je pravděpodobné, že jste ještě nespustili položku fronty úloh, která zajišťuje automatické stahování podepsaných dokumentů do Business Central, jak je popsáno v odpovídající sekci výše. Pokud jste položku fronty již spustili, je možné, že daná obálka teprve čeká na stažení v návaznosti na nastavený interval. V takovém případě je možné její stav ověřit ručně pomocí funkcionality na kontrolu podpisu dokumentu popsanou výše. |
| Warning |
|---|
Chyba zasláníPokud se dokument na email třetí strany nepovedlo odeslat, odpovídající záznam přejde do stavu Chyba zaslání a v poli Popis stavu je možné dohledat detailnější popis chyby. Jakmile je uvedená chyba vyřešena, je možné řádek s daným záznamem označit a zkusit jej znovu odeslat pomocí akce Znovu zaslání k podpisu, kterou najdete v horním menu fronty.  |
| Note |
|---|
ZneplatněnoPokud byl dokument k podpisu zaslán omylem, lze jeho odeslání odvolat. Samozřejmě pouze v případě, že ještě nebyl podepsán. Toho je možné docílit pomocí akce Zneplatnit podepsání dokumentu.  |
Podpis dokumentu v Docusign
Při úspěšném odeslání je na nastavený email doručena zpráva, která vypadá následovně.
...
K podepsání je potřeba kliknout na tlačítko Review document. Tento odkaz vede do Docusign, kde se zaslaný dokument zobrazí a podepisovatel si jej může zkontrolovat a podepsat. Před zobrazením dokumentu je nejprve nutné potvrdit váš záměr kliknutím na Continue. Podpis je možný přes akci Signature.
...
Po zvolení akce Signature je potřeba kliknutím určit, do které části dokumentu chceme podpis vložit. Systém následně vygeneruje podpis dle údajů nastavených pro jméno a příjmení podepisovatele v Docusign výběru sestav. Tyto hodnoty lze poté manuálně přepsat v polích Full Name, případně Initials, dále je možné podpis nakreslit myší v záložce Draw, či nahrát již existující podpis přes záložku Upload. Styl rukopisu je možné změnit pomocí funkcionality Change Style v pravém horním rohu rámečku s náhledem.
...
Po potvrzení podpisu přes Adopt and Sign je podpis vložen do dokumentu na místo určené v předchozím kroku. Vložený podpis lze přesunout pomocí drag and drop. Dále je možné jej odstranit, upravit a vložit znovu, případně vytvořit zcela nový podpis.
| Info |
|---|
V dalším kroku vás aplikace může vyzvat k vytvoření Docusign účtu. Tento krok není pro podpis nutný, umožní vám však ukládat kopie dokumentů či vytvářet podpisové vzory. Pro detailní informace o možnostech podepisování doporučujeme nahlédnout do oficiální dokumentace Docusign. |
Jakmile je podpis vytvořen a umístěn na dokument, je potřeba podpis dokončit přes tlačítko Finish v pravém spodním rohu.
...
Po úspěšném podpisu přijde podepisovateli potvrzovací email s podepsaným dokumentem v příloze.
...
Pozice podpisu
S Docusign Anything je možné nastavit si v dokumentech k podpisu přesné místo, kam se vaši podepisovatelé mají podepsat. Tuto funkcionalitu je možné si nastavit na stránce Vlastní rozvržení sestav v kombinaci s nastaveními dostupnými v Docusign výběru sestav.
| Tip |
|---|
Vzhledem k tomu, že nastavení této funkcionality je zcela na vás a pro přesné nastavení pozice podpisu budete pravděpodobně potřebovat zvolený dokument několikrát odeslat do Docusign, abyste si jej mohli zobrazit a postupně zpřesnit odsazení od podpisové kotvy. Doporučujeme si tuto funkcionalitu nejdříve odzkoušet ve vašem Docusign demo účtu. |
Vlastní rozvržení sestav
Nejdříve je potřeba vytvořit nové rozvržení sestavy, které pro danou sestavu chcete použít. Pomocí možnosti Nový si vytvořte nové nebo zkopírujte již existující rozvržení.
...
Rozvržení sestavy si doporučujeme nejdříve zobrazit pomocí náhledu. Pro náhled je nutné sestavu spustit pomocí odpovídající akce v záložce Domovská stránka. Abyste si zvolené rozvržení mohli zobrazit, bude nutné nastavit odpovídající filtry na konkrétní dokument, který budete nakonec posílat k podpisu.
...
Poté si rozvržení vyexportujte pomocí akce dostupné ve stejné záložce jako výše, otevřte si jej v textovém editoru a na libovolné místo přidejte text nebo znaky, které budou podpis doprovázet. Tímto si vytvoříte vlastní podpisovou kotvu, od které bude dále potřeba pozici podpisu přesněji odsadit pomocí x,y souřadnic.
...
Podpisová kotva může vypadat například takto.
...
Jakmile máte podpisovou kotvu vytvořenou, rozvržení sestavy uložte a importujte zpět do Business Central pomocí odpovídající akce dostupné v záložce Domovská stránka. Text podpisové kotvy si zkopírujte.
...
| Info |
|---|
Pokud podpis nemusí být doprovázen konkrétními znaky nebo textem, jako podpisovou kotvu lze také použít text či znaky, které existují přímo v dánem rozvržení sestavy. Ujistěte se však, že vámi zvolená kotva je v dánem rozvržení sestavy unikátní a vyskytuje se poblíž místa, kam budete chtít podpis umístit. Případně je možné barvu kotvy změnit na stejnou barvu, jako má pozadí celého dokumentu, podepisovatel tak vaši kotvu neuvidí, ale stále budete schopni určit přesné místo, kam se má podepsat. Pro hodnoty odsazení doporučujeme používat celá čísla. Jako podpisovou kotvu nedoporučujeme používat proměnné. |
String podpisové kotvy
Ze stránky Vlastní rozvržení sestav poté přejděte do Docusign výběru sestav a do pole String podpisové kotvy si k řádku s odpovídající sestavou zkopírujte podpisovou kotvu, kterou jste si vytvořili v předchozím kroce.
...
Jak odsazování na osách X,Y funguje?
Počáteční bod (0,0) obou os Docusign automaticky umisťuje do levého spodního rohu vaší kotvy, totéž platí pro štítek Sign here, místo kterého pak podepisovatel umístí svůj podpis. Během odsazování neurčujete pozici podpisové kotvy samotné, ale naopak od ní odsazujete místo pro podpis. Osy x a y tedy používáte pouze jako pomůcku pro horizontální a vertikální posun. Hodnoty pro odsazení se pak chovají následovně, zadáte-li kladnou hodnotu, místo pro podpis se posune dále od kotvy, zadáte-li zápornou hodnotu, místo pro podpis se posouvá blíže k ní, případně za ni, nebo nad ni. Obě hodnoty zadáváte v cm.
Odsazení od podpisové kotvy X
Pokud zadáte pro osu x zápornou hodnotu, můžete si představit, že tuto hodnotu od podpisové kotvy odečítáte a místo pro váš podpis se posune od podpisové kotvy doleva. V případě kladné hodnoty zase, že tuto hodnotu k podpisové kotvě přičítáte a místo pro podpis se posune od kotvy napravo.
Odsazení od podpisové kotvy Y
Pro odsazení na ose y platí stejná pravidla jako výše, s tím rozdílem, že pokud zadáte zápornou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy směrem nahoru. Zadáte-li kladnou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy dolů.
| Note |
|---|
V případě, že vaše odsazení bude příliš velké a přesáhne hranice dokumentu, nebo v případě, že podpisová kotva byla špatně zkopírovaná, dokument nebude možné odeslat k podpisu a na chybu budete upozorněni odpovídající chybovou hláškou ve Frontě Docusign. |
Jakmile máte vyplněny potřebné údaje v Docusign výběru sestav, přejděte zpět na stránku Vlastní rozvržení sestav a sestavu spusťte pomocí akce Spustit sestavu v záložce Domovská stránka. Zbytek procesu již odpovídá standardní funkcionalitě zasílání dokumentu k podpisu, která je detailně popsaná v této sekci.
| Info |
|---|
Dokument tedy můžete odeslat do Docusign pomocí všech tří dostupných akcí Odeslat do…, Tisk či Náhled. Vzhledem k tomu, že v tomto případě dokument neodesíláte z jeho karty, nezapomeňte nastavit potřebné filtry na konkrétní dokument. |
Takto pak vypadá vaše nastavení při podpisu dokumentu v Docusign.
...
A takto vypadá výsledný podpis.
...
Vícero podepisovatelů - obrázek podpisu
Podobným způsobem jako jste si nastavili podpisovou kotvu výše, je možné do rozvržení sestav libovolně vložit také obrázek s podpisem.
Tuto možnost můžete použít pro případ, že váš dokument vyžaduje více než jeden podpis, nebo například v situacích, kdy se jeden z podpisů opakuje a zbylé z nich jsou pokaždé jiné.
Dobrým příkladem může být třeba podpis pracovních smluv, kdy na jedné straně každou smlouvu musí podepsat ředitel společnosti a na straně druhé zaměstnanec. V případě, že vaše společnost nabírá více zaměstnanců najednou, vám tato funkcionalita může ušetřit mnoho času.
Zde je příklad, jak může vypadat vložení obrázku do rozvržení sestavy.
...
A takto pak vypadá vaše nastavení při podpisu dokumentu v Docusign.
...
Obrázek podpisu a jeho pozici lze libovolně kombinovat.
Hromadné rozesílání dokumentů zaměstancům
Při správě zaměstnanců často dochází k situacím, kdy je potřeba rozeslat stejný typ dokumentu vícero zaměstnancům, jako například dodatek ke smlouvě, předávací protokol nebo doklad o absolvování školení. Naše integrace pro tyto případy disponuje funkcionalitou s názvem Hromadné odeslání Docusign, kterou lze najít na stránce Zaměstnanci v záložce Zaměstnanec.
Sestavu, kterou chcete hromadně odeslat vašim zaměstnancům nejdříve opět nastavte v Docusign výběru sestav a poté přejděte na stránku se Zaměstnanci.
Na stránce se seznamem zaměstnanců je potřeba si pomocí Ctrl + klinutí levým tlačítkem myši označit libovolný počet zaměstnanců, kterým budeme dokument k podpisu zasílat. Poté je potřeba spustit funkcionalitu Hromadné odeslání Docusign.
...
Jakmile je funkcionalita spuštěna, otevře se tabulka s nastavením podobná Docusign výběru sestav, zde však uvidíte pouze reporty vztahující se k zaměstnancům. V této tabulce si můžete zkontrolovat, že jsou vaše reporty správně nastaveny, případně si kliknutím na daný řádek označit report, který se zrovna chystáte použít, v případě, že jich máte k podpisu nastavených více. Poté stačí potvrdit váš výběr pomocí Ok.
| Info |
|---|
Výběr sestav pro zaměstnanecnké reporty také obsahuje pole s šablonou emailu. Předmět a text vašich doprovodných emailů tak můžete upravovat zde, změny se do Docusign výběru sestav propíšou. |
...
Následně se vám zobrazí dialogové okno, kde je možné ve filtrech zkontrolovat, jestli jste skutečně vybrali všechny zaměstnance, kterým chcete dokument odeslat, případně je možné filtr upravit. Pro odeslání k podpisu opět potvrďtě pomocí Ok.
...
V tomto okamžiku je vámi zvolený dokument odeslán všem zaměstnancům vybraným v prvním kroku.Tuto akci můžete využít v případě, že se vám nepodařilo dokument odeslat k podpisu, například z důvodu chybného nastavení, chybu jste již opravili a dokument chcete odeslat znovu. V takovém případě by se stav řádku měl změnit z chybového stavu na Zasláno.
Zneplatnit podepsání dokumentu
Pokud si uvědomíte, že jste v odeslaném dokumentu udělali chybu nebo jste jej odeslali omylem, odeslání dokumentu je možné odvolat pomocí této akce. Systém ověří, zda byl dokument již podepsán a pokud ne, odeslání k podpisu zruší. V takovém případě se stav řádku změní ze Zasláno na Zneplatněno.
Stažení dokumentu
Poslední akcí, která se na tomto panelu nachází je Stažení dokumentu. Oznančením libovolného řádku či řádků s podepsaným dokumentem a spuštěním této akce se podepsaný dokument stáhne do složky ve vašem počítači. Daný řádek musí být ve stavu Podepsáno.
Stavy obálek
...
Stavy, kterými může odeslaný dokument procházet jsou následující:
| Info |
|---|
ZaslánoPokud byl dokument úspěšně odeslán, příslušný záznam ve Frontě Docusign bude ve stavu Zasláno a ve sloupci číslo obálky se objeví odpovídající hodnota vygenerovaná Docusign. |
| Tip |
|---|
PodepsánoJakmile byl dokument podepsán, záznam přejde do stavu Podepsáno a je k němu doplněno datum a čas podpisu. Pokud se stav odeslání neaktualizuje na Podepsáno, je pravděpodobné, že jste ještě nespustili položku fronty úloh, která zajišťuje automatické stahování podepsaných dokumentů do Business Central, jak je popsáno v odpovídající sekci výše. Pokud jste položku fronty již spustili, je možné, že daná obálka teprve čeká na stažení v návaznosti na nastavený interval. V takovém případě je možné její stav ověřit ručně pomocí funkcionality na kontrolu podpisu dokumentu popsanou výše. |
| Warning |
|---|
Chyba zasláníPokud se dokument na email třetí strany nepovedlo odeslat, odpovídající záznam přejde do stavu Chyba zaslání a v poli Popis stavu je možné dohledat detailnější popis chyby. Jakmile je uvedená chyba vyřešena, je možné řádek s daným záznamem označit a zkusit jej znovu odeslat pomocí akce Znovu zaslání k podpisu, kterou najdete v horním menu fronty. |
| Note |
|---|
ZneplatněnoPokud byl dokument k podpisu zaslán omylem, lze jeho odeslání odvolat. Samozřejmě pouze v případě, že ještě nebyl podepsán. Toho je možné docílit pomocí akce Zneplatnit podepsání dokumentu. |
Podpis dokumentu v Docusign
Při úspěšném odeslání je na nastavený email doručena zpráva, která vypadá následovně.
...
K podepsání je potřeba kliknout na tlačítko Zkontrolovat dokument. Tento odkaz vede do Docusign, kde se zaslaný dokument zobrazí a podepisovatel si jej může zkontrolovat a podepsat. Podepsání je možné provést přes akci Podpis.
...
Po zvolení akce Podpis je potřeba umístěním žlutého podpisového štítku určit, do které části dokumentu chceme podpis vložit.
Systém následně automaticky vygeneruje podpis dle údajů nastavených v polích pro jméno podepisovatele pro tento konkrétní dokument.
Tyto hodnoty lze poté manuálně přepsat v polích Celé jméno, případně Iniciály, dále je možné podpis nakreslit myší v záložce Napsat, či nahrát již existující podpis přes záložku Nahrát. Styl rukopisu je možné změnit pomocí funkcionality Vyberte styl v levém horním rohu rámečku s náhledem.
...
Po potvrzení podpisu přes Přijmout a podepsat je podpis vložen do dokumentu na místo určené v předchozím kroku. Vložený podpis lze přesunout pomocí drag and drop, případně je možné jej odstranit.
| Info |
|---|
V dalším kroku vás aplikace může vyzvat k vytvoření Docusign účtu nebo k přihlášení, pokud účet máte, tento krok není pro podpis ani pro přístup k již podepsanému dokumentu nutný. Podepisovatel vždy obdrží kopii podepsaného dokumentu na mail a odesílatel jej bude mít automaticky přiložený u svázané entity v Business Central. |
Jakmile je podpis vytvořen a umístěn na dokument, je potřeba podpis dokončit přes tlačítko Dokončit v pravém spodním, či levém horním rohu.
...
Jakmile podpis dokončíte, Docusign vám zobrazí nabídku k registraci a zakoupení předplatného. V této fázi je již dokument podepsán a okno s Docusign můžete zavřít.
...
Po úspěšném podpisu přijde podepisovateli potvrzovací email s podepsaným dokumentem v příloze.
...
Odesílatel pak může sledovat podrobnosti o svých obálkách ve Frontě Docusign.
Pokud má spuštěnou odpovídající položku fronty úloh, podepsaný dokument bude automaticky stažen ke svázané entitě, v opačném případě je možné stav obálky ověřit ručně pomocí akce Kontrola podpisu dokumentu.
Pozice podpisu
S Docusign Anything je možné nastavit si v dokumentech k podpisu přesné místo, kam se vaši podepisovatelé mají podepsat. Tuto funkcionalitu je možné si nastavit na stránce Vlastní rozvržení sestav v kombinaci s nastaveními dostupnými v Docusign výběru sestav.
| Tip |
|---|
Vzhledem k tomu, že nastavení této funkcionality je zcela na vás a pro přesné nastavení pozice podpisu budete pravděpodobně potřebovat zvolený dokument několikrát odeslat do Docusign, abyste si jej mohli zobrazit a postupně zpřesnit odsazení od podpisové kotvy. Doporučujeme si tuto funkcionalitu nejdříve odzkoušet ve vašem Docusign demo účtu. |
Vlastní rozvržení sestav
Nejdříve je potřeba vytvořit nové rozvržení sestavy, které pro danou sestavu chcete použít. Pomocí možnosti Nový si vytvořte nové nebo zkopírujte již existující rozvržení.
...
Rozvržení sestavy si doporučujeme nejdříve zobrazit pomocí náhledu. Pro náhled je nutné sestavu spustit pomocí odpovídající akce v záložce Domovská stránka. Abyste si zvolené rozvržení mohli zobrazit, bude nutné nastavit odpovídající filtry na konkrétní dokument, který budete nakonec posílat k podpisu.
...
Poté si rozvržení vyexportujte pomocí akce dostupné ve stejné záložce jako výše, otevřte si jej v textovém editoru a na libovolné místo přidejte text nebo znaky, které budou podpis doprovázet. Tímto si vytvoříte vlastní podpisovou kotvu, od které bude dále potřeba pozici podpisu přesněji odsadit pomocí x,y souřadnic.
...
Podpisová kotva může vypadat například takto.
...
Jakmile máte podpisovou kotvu vytvořenou, rozvržení sestavy uložte a importujte zpět do Business Central pomocí odpovídající akce dostupné v záložce Domovská stránka. Text podpisové kotvy si zkopírujte.
...
| Info |
|---|
Pokud podpis nemusí být doprovázen konkrétními znaky nebo textem, jako podpisovou kotvu lze také použít text či znaky, které existují přímo v dánem rozvržení sestavy. Ujistěte se však, že vámi zvolená kotva je v dánem rozvržení sestavy unikátní a vyskytuje se poblíž místa, kam budete chtít podpis umístit. Případně je možné barvu kotvy změnit na stejnou barvu, jako má pozadí celého dokumentu, podepisovatel tak vaši kotvu neuvidí, ale stále budete schopni určit přesné místo, kam se má podepsat. Pro hodnoty odsazení doporučujeme používat celá čísla. Jako podpisovou kotvu nedoporučujeme používat proměnné. |
String podpisové kotvy
Ze stránky Vlastní rozvržení sestav poté přejděte do Docusign výběru sestav a do pole String podpisové kotvy si k řádku s odpovídající sestavou zkopírujte podpisovou kotvu, kterou jste si vytvořili v předchozím kroce.
...
Jak odsazování na osách X,Y funguje?
Počáteční bod (0,0) obou os Docusign automaticky umisťuje do levého spodního rohu vaší kotvy, totéž platí pro štítek Sign here, místo kterého pak podepisovatel umístí svůj podpis. Během odsazování neurčujete pozici podpisové kotvy samotné, ale naopak od ní odsazujete místo pro podpis. Osy x a y tedy používáte pouze jako pomůcku pro horizontální a vertikální posun. Hodnoty pro odsazení se pak chovají následovně, zadáte-li kladnou hodnotu, místo pro podpis se posune dále od kotvy, zadáte-li zápornou hodnotu, místo pro podpis se posouvá blíže k ní, případně za ni, nebo nad ni. Obě hodnoty zadáváte v cm.
Odsazení od podpisové kotvy X
Pokud zadáte pro osu x zápornou hodnotu, můžete si představit, že tuto hodnotu od podpisové kotvy odečítáte a místo pro váš podpis se posune od podpisové kotvy doleva. V případě kladné hodnoty zase, že tuto hodnotu k podpisové kotvě přičítáte a místo pro podpis se posune od kotvy napravo.
Odsazení od podpisové kotvy Y
Pro odsazení na ose y platí stejná pravidla jako výše, s tím rozdílem, že pokud zadáte zápornou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy směrem nahoru. Zadáte-li kladnou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy dolů.
| Note |
|---|
V případě, že vaše odsazení bude příliš velké a přesáhne hranice dokumentu, nebo v případě, že podpisová kotva byla špatně zkopírovaná, dokument nebude možné odeslat k podpisu a na chybu budete upozorněni odpovídající chybovou hláškou ve Frontě Docusign. |
Jakmile máte vyplněny potřebné údaje v Docusign výběru sestav, přejděte zpět na stránku Vlastní rozvržení sestav a sestavu spusťte pomocí akce Spustit sestavu v záložce Domovská stránka. Zbytek procesu již odpovídá standardní funkcionalitě zasílání dokumentu k podpisu, která je detailně popsaná v této sekci.
| Info |
|---|
Dokument tedy můžete odeslat do Docusign pomocí všech tří dostupných akcí Odeslat do…, Tisk či Náhled. Vzhledem k tomu, že v tomto případě dokument neodesíláte z jeho karty, nezapomeňte nastavit potřebné filtry na konkrétní dokument. |
Takto pak vypadá vaše nastavení při podpisu dokumentu v Docusign.
...
A takto vypadá výsledný podpis.
...
Vícero podepisovatelů - obrázek podpisu
Podobným způsobem jako jste si nastavili podpisovou kotvu výše, je možné do rozvržení sestav libovolně vložit také obrázek s podpisem.
Tuto možnost můžete použít pro případ, že váš dokument vyžaduje více než jeden podpis, nebo například v situacích, kdy se jeden z podpisů opakuje a zbylé z nich jsou pokaždé jiné.
Dobrým příkladem může být třeba podpis pracovních smluv, kdy na jedné straně každou smlouvu musí podepsat ředitel společnosti a na straně druhé zaměstnanec. V případě, že vaše společnost nabírá více zaměstnanců najednou, vám tato funkcionalita může ušetřit mnoho času.
Zde je příklad, jak může vypadat vložení obrázku do rozvržení sestavy.
...
A takto pak vypadá vaše nastavení při podpisu dokumentu v Docusign.
...
Obrázek podpisu a jeho pozici lze libovolně kombinovat.
Hromadné rozesílání dokumentů zaměstancům
Při správě zaměstnanců často dochází k situacím, kdy je potřeba rozeslat stejný typ dokumentu vícero zaměstnancům, jako například dodatek ke smlouvě, předávací protokol nebo doklad o absolvování školení. Naše integrace pro tyto případy disponuje funkcionalitou s názvem Hromadné odeslání Docusign, kterou lze najít na stránce Zaměstnanci v záložce Domovská stránka.
| Tip |
|---|
Sestavu, kterou chcete hromadně odeslat vašim zaměstnancům nejdříve opět nastavte v Docusign výběru sestav a poté přejděte na stránku se Zaměstnanci. |
Na stránce se seznamem zaměstnanců je potřeba si pomocí Ctrl + klinutí levým tlačítkem myši označit libovolný počet zaměstnanců, kterým budeme dokument k podpisu zasílat. Poté je potřeba spustit funkcionalitu Hromadné odeslání Docusign.
...
Jakmile je funkcionalita spuštěna, otevře se tabulka s názvem Docusign Přehled Sestav - Zaměstnanci, kde si můžete zkontrolovat, že jsou vaše reporty nastaveny správně, případně si kliknutím na daný řádek označit report, který se zrovna chystáte použít, v případě, že jich máte k podpisu nastavených více. Poté stačí potvrdit váš výběr pomocí Ok.
| Info |
|---|
Tato tabulka je needitovatelná, slouží pouze pro přehled. Potřebujete-li však nastavení zaměstnaneckých reportů změnit, můžete se proklikem přes číslo sestavy dostat do Docusign výběru sestav, kde je možné reporty libovolně upravovat. Změny se do přehledu zaměstnaneckých reportů propíšou. |
...
Následně se vám zobrazí dialogové okno, kde je možné ve filtrech zkontrolovat, jestli jste skutečně vybrali všechny zaměstnance, kterým chcete dokument.
| Note |
|---|
Filtr na stránce požadavku není možné měnit. Pokud hodnoty potřebujete upravit, stránku požadavku zavřete a váš výběr upravte rovnou na seznamu zaměstanců. |
Pro odeslání k podpisu opět potvrďtě pomocí Ok.
...
V tomto okamžiku je vámi zvolený dokument odeslán všem zaměstnancům vybraným v prvním kroku.
| Info |
|---|
Pro spuštění akce pro hromadné odeslaní je nutné vybrat více než jednoho zaměstnance. Pokud však chcete dokument poslat pouze jednomu zaměstnanci, spusťe vámi nastavený report z karty zaměstnance nebo z jiné stránky, kde je dostupný. |
Chybové hlášky
Pole Celé jméno musí mít hodnotu
Pokud se vám po odeslání dokumentu do Docusign zobrazí hláška níže, znamená to, že váš Docusign uživatel nemá vyplněné jméno na stránce Uživatelé.
Pro tuto změnu je nutné jít do Centra pro správu Microsoft Entra vaší společnosti, najít uživatele, pomocí jehož ID jste integraci nastavovali, doplnit jeho jméno a poté se vrátit zpět na stránku Uživatelé v Business Central a změnu potvrdit pomocí akce Aktualizace uživatele Microsft 365, jakmile je jméno uživatele doplněno, budete moci odesílat dokumenty k podpisu.
...