Základní informace
Tato dokumentace popisuje, jak se v rámci Business Central pracuje ze zálohovými fakturami a platbami. Dále je zde uvedeno, jak je možné zaúčtovat daňový zálohový doklad, případně dobropis. Na začátku dokumentu je popsáno nastavení spojené se zálohami.
| Child pages (Children Display) |
|---|
Potřebná nastavení
Šablony záloh
V šablonách záloh je možné určit jednu nebo více šablon jak pro prodejní, tak i pro nákupní zálohy. V každé šabloně se určuje kontace pro daný typ zálohy, číselná řada zálohových faktur, zálohových daňových dokladů a zálohových daňových dobropisů.
Dále je možné v šabloně záloh určit, jestli se má automaticky účtovat zálohový daňový doklad. Toto nastavení je relevantní pouze u šablon pro prodejní zálohy. Pokud je tato volba povolena a na prodejní zálohovou fakturu je napárovaná platba, tak systém k automaticky po napárování platby zaúčtuje zálohový daňový doklad.
...
Výběr sestav
Ve výběru sestav - prodej se nastavuje tisková sestava pro zálohovou fakturu a zálohový daňový doklad. Obdobně je možné tiskovou sestavu nastavit i pro nákupní zálohy ve Výběr sestav - nákup.
...
Popis funkcionality
Vytvoření zálohové faktury
Jak prodejní, tak i nákupní zálohovou fakturu, lze vytvořit samostatně bez vazby na jakýkoliv jiný doklad v systému. Toto založení je možné v seznamu Prodejních zálohových faktur, respektive Nákupních zálohových faktur pomocí akce +Nový.
...
Po zvolení výše uvedené akce uživatel musí vybrat šablonu zálohy, dle které bude danou zálohovou fakturu tvořit.
...
Následně se otevře karta zálohové faktury, kde je potřeba v hlavičce vyplnit:
Číslo - vyplní systém z číselné řady
Číslo zákazníka
Datum dokladu
Datum splatnosti zálohy
Variabilní symbol
Kód bankovního účtu
...
V samotných řádcích je potřeba nastavit DPH účto skupinu zboží a částku daného řádku vč. DPH.
...
Druhou možností, jak zálohovou fakturu v systému vytvořit je z prodejní nebo nákupní objednávky. Nejdříve je tedy potřeba založit danou objednávku a poté na její kartě přes Akce → Záloha → Vytvořit zálohu je ožné založit zálohovou fakturu pro danou objednávku.
...
| Info |
|---|
TIP: Výše zmíněná akce je dostupná i v seznamu objednávek (NENÍ součástí standardní funkcionality!). V seznamu je možné vyfiltrovat vícero objednávek, které je potřeba v seznamu označit a následně je možné pro označené objednávky založit zálohové faktury hromadně. |
...
V obou případech je potřeba určit šablonu zálohy, výše zálohy v % a zdali je vyžadováno zálohovou fakturu navrhnout dle řádků.
Pokud je Navrhnout dle řádků zaškrtlé, tak vytvořená zálohová faktura má stejné řádky jako daná objednávka.
Pokud tato možnost není zaškrtlá, tak vytvořená zálohová faktura má tolik řádků, kolik bylo řádků v objednávce s různými DPH účto skupinami zboží, přičemž částka těchto řádků v záloze je rovna součtu částek řádků z objednávky, které mají danou DPH účto skupinu zboží.
| Info |
|---|
Hromadná tvorba zálohových faktur ze seznamu objednávek lze použít pouze pro objednávky, kde záloha má být vytvořena dle stejné šablony a % zálohy pro dané objednávky je totožné. |
Pokud je Záloha % menší než 100, tak dané % je aplikováno pro každý řádek objednávky.
Po potvrzení akce systém založí pro každou objednávku jednu zálohovou fakturu, kde jsou již údaje vyplněny dle objednávky, ale je možné je na kartě zálohové faktury změnit (například datum splatnosti zálohy).
Propojení zálohy s objednávkou
Pokud byla zálohová faktury vytvořena samostatně a je potřeba ji propojit s nákupní či prodejní objednávkou, tak toto je možné na kartě objednávky přes Akce → Záloha → Propojit zálohovou fakturu.
...
V okně které se objeví je potřeba pro propojení se zálohou kliknout na +Nový. V čísle zálohy je potřeba vybrat zálohu, kterou chceme na objednávku napárovat a v částce určit částku zálohy, kterou na objednávku chceme přiřadit.
Přes stejnou akci je možné se z objednávky podívat na to, které zálohové faktury jsou aktuálně k objednávce napárovány a v jaké výši, případně se na danou zálohovou fakturu prokliknout.
Také pomocí této akce je možné již existující vazby mezi objednávkou a zálohovou fakturou smazat nebo upravit částku, které má být propojena mezi příslušnými doklady.
Zálohová platba
| Info |
|---|
Aby bylo možné přijatou platbu na zálohu napárovat nebo aby platební příkaz navrhoval úhradu dodavatelské zálohy, je potřeba danou zálohovou fakturu vydat. |
Po vydání se změní stav zálohové faktury z Nový na K úhradě. Dále částka k úhradě bude mít hodnotu celkové výše dané zálohy.
...
Platba zálohy, ať se jedná o úhradu zálohy dodavateli nebo úhradu zálohy zákazníkem, se objeví na bankovním výpise. Systém se dle přednastavených pravidel pokusí platbu na zálohu napárovat. Pokud se mu toto nepodaří, tak je možné platbu na zálohu napárovat manuálně v řádku deníku plateb v poli číslo zálohy.
...
Tato napárovaný řádek po zaúčtovaní bude ihned na danou zálohu přiřazen.
Pokud v době účtování výpisu není možné určit, že daná platba patří k určité záloze je možné platbu zaúčtovat bez napárování za zálohu. Poté v položkách zákazníků/dodavatelů je potřeba vyhledat danou platbu a pomocí Akce → Záloha → Propojit zálohovou fakturu je možné platbu na zálohu propojit.
...
V okně, které se objeví je potřeba pomocí +Nový vybrat, ke které záloze/zálohám daná platba má být napárovaná a v jaké výši.
...
Po napárování platby/plateb se částka k úhradě na dané zálohové faktuře poníží o částku plateb a částka k použití o tuto částku vzroste.
Pokud je zálohová faktura plně uhrazena, tak je stav je změněn z K úhradě na K použití.
...
V případě, kdy je již platba se zálohovou fakturou propojena a vazbu je potřeba odstranit, tak k tomu slouží akce dostupná z položek zálohy, které je možné si otevřít z karty zálohové faktury přes Historie → Položky zálohy.
...
V položkách zálohy je potřeba vybrat položku typu platba a odpojení platby od zálohy je možné přes Akce → Platba → Odpojit platbu zálohy.
...
V položkách zálohy je i dohledatelné, která platba/platby byly na zálohovou fakturu napárovány. To samé platí pro daňové zálohové doklady popsány v následující kapitole.
Účtování zálohových daňových dokladů
Pokud je na prodejní zálohové faktuře zaškrtlé pole Automaticky účtovat doklad DPH, tak daňový doklad k přijaté platbě je zaúčtován automaticky systém po napárování platby na danou prodejní zálohovou fakturu.
Pokud je potřeba manuálně zaúčtovat daňový doklad k přijaté platbě, tak to je možné až po napárování platby na konkrétní zálohovou fakturu. Na kartě této zálohové faktury je potřeba kliknout na Historie → Položky zálohy.
...
V položkách záloh bude jedna nebo více položek typu Platby. Tento řádek je potřeba označit a následně kliknout na Akce → Účtování → Účtovat daňový doklad.
...
Po zvolení akce je vytvořena další položka u zálohové faktury, která je typu Platba DPH. Pokud je označena tato položka, tak v Sestavy je možné vytisknout daňový doklad k přijaté platbě, případně ho odeslat na zvolený email.
...
| Warning |
|---|
Pokud by tisk nebo odeslání nebylo možné z důvodu chybějící sestavy, tak je potřeba nastavit tiskovou sestavu pro daný doklad (viz Potřebná nastavení). |
Pokud by bylo potřeba k vydanému zálohovému dokladu vystavit opravný doklad, tak to je možné opět z položek zálohové faktury. V tomto případě je potřeba vybrat položku s typem Platba DPH. Následně je možné přes Akce → Účtování Účtovat daňový dobropis zaúčtovat opravný daňový zálohový doklad.
...
Po jeho zaúčtování vznikne další položka zálohy, která je typu Platba DPH, ale základ a částka DPH mají opačné znaménko jako původní zálohový daňový doklad.
...
Účtování finální faktury
Finální fakturu je možné zaúčtovat přímo z objednávky, existuje-li. Po zaúčtování této faktury její zůstatek bude ponížen o částky napárovaných faktur, které ještě nebyly použity na předchozí faktury (je možné, že jedna objednávka je fakturována například přes 3 faktury).
Také je možné nákupní či prodejní fakturu založit v systému samostatně v seznamu nákupních nebo prodejních faktur pomocí +Nový.
V nově založené faktuře je potřeba vyplnit:
Číslo dokladu - systém vyplní z číselné řady
Číslo zákazníka
Zúčtovací datum
Datum DPH
Datum splatnosti
Datum dokladu
V řádcích je potřeba vyplnit co bylo prodáno či nakoupeno.
...
Následně na kartě dané faktury přes Akce → Záloha → Propojit zálohovou fakturu je možné napárovat jednu nebo více zálohových faktur na danou fakturu.
...
Funkcionalita funguje obdobně jako u propojení zálohové faktury s objednávkou → je potřeba vybrat číslo zálohové faktury a částku, ve které ji chceme na fakturu napárovat.
...
Opět přes tuto akci je možné zkontrolovat, které zálohové faktury jsou aktuálně na fakturu napárované a v jaké výši. Vazby mezi doklady je zde možné mimo přidávání i odebrat nebo upravit částku propojení.
Po zaúčtování faktury je faktura přesunuta mezi účtovaných faktur a její zůstatek je ponížen o přiřazenou částku zálohové faktury.
...
Pokud dojde k zaúčtování finální faktury před jejím propojením se zálohovou fakturou, tak propojení je stále možné z karty účtované faktury přes Akce → Záloha → Použít zálohovou fakturu.
Akce funguje obdobně jako propojení zálohové faktury s objednávkou nebo nezaúčtovanou fakturou → je potřeba vybrat číslo zálohové faktury a částku k propojení.
O propojenou částku je poté ponížen zůstatek účtované faktury.
...
Oprava finální faktury
Aby bylo finální fakturu opravit pomocí jedné ze tří funkcí - Opravit, Storno, Vytvořit opravný dobropis - tak je potřeba nejdříve odpárovat propojenou zálohu/zálohy z dané faktury. To lze z karty účtované faktury přes Akce → Záloha → Zrušit použití zálohové faktury.
...
Akci je potřeba potvrdit.
...
Po potvrzení je možné použít jednu ze tří zmíněných akcí a odpárovná záloha opět bude mít částku k použití.
...
Uzavření zálohy
Pokud dojde k situaci, že zálohová faktura je například v celkové výši 30 000 a zákazník uhradí 20 000, tak poté existuje možnost vystavit zálohový daňový doklad k přijaté platbě ve výši 20 000 a čekat až zákazník uhradí zálohu do plné výše (= pošle zbývajících 10 000).
Nebo je možné vystavit ihned finální fakturu. Ta po zaúčtování bude mít zůstatek 10 000, protože částka k použití na záloze byla pouze 20 000. V tomto případě čekáme již na uhrazení 10 000 na finální faktuře a neočekáváme, že zákazník uhradí i zbývajících 10 000 na zálohové faktuře.
Pro tyto případy na kartě zálohové faktury je Akce → Funkce → Uzavři zálohu. Tato akce uzavře ještě neuhrazenou část zálohové faktury. Jinými slovy poníží částku k úhradě na 0.
...
V položkách zálohy je poté toto uzavření zpětně dohledatelné. Položky uzavření mají Typ Původní položka ovšem s opačným znaménkem v poli částka než úplně první položka.
...
Uzavření zálohy se používá i v případě, že byla v systému založena zálohová faktury, ale jedná se chybné založení nebo již úhradu nečekáváme.