...
Založení nového komplexu je možné ze seznamu komplexů. Ten lze otevřít z Role Centra pomocí tlačítka Komplexy. Pro založení nového komplexu slouží akce +Nový.
...
Po zvolení této akce se otevře karta nového komplexu, kde všechna pole jsou prázdná. Kód komplexu zvolte tak, aby daný kód byl v systému unikátní a také, aby bylo ihned jasné, o který komplex se jedná. Například lze zvolit první dvě písmena ulice, kde se komplex nachází a přidat číslo popisné.
Kód komplexu se dále v systému propisu propisuje do seznamu smluv, seznamu nájemníků…Proto nájemníků…Proto je důležité tento kód zvolit vhodně, aby bylo každému jasné, o který komplex se jedná. Pomocí tohoto pole je také možné příslušné seznamy filtrovat.
...
| Info |
|---|
Status lze nastavit na Aktivní či Neaktivní. Pouze aktivní komplexy se zahrnují do statistik viditelných v Role Centru (počet volných jednotek, měsíční ztráta…). Proto pokud v systému již evidujete komplex, který ovšem ještě není v komplexu provozu nastavte jej na neaktivní, aby tyto statistiky neovlivňoval. |
...
V tomto nastavení je potřeba nastavit tato pole v těchto sekcích:
Sekce Obecné
Kód pronajímatele - pronajímatel z komplexu se propíše i do vztažených jednotek, kde jde případně změnit. Informace o pronajímateli se propisují do smluv, dodatků a faktur.
Kód makléře - kontaktní údaje makléře jsou zobrazeny nájemníkům v portále. Také je makléř informován o aktivitách nájemníků daného komplexu (např. podá-li někdo výpověď nebo zašle scan dokladu). Dále se kontakt na makléře komplexu propisuje do určitých emailových notifikací.
Správce - určuje správce komplexu. Kontaktní údaje se propisují do vybraných emailových notifikací.
Technickou správu - kontaktní údaje jsou zobrazeny nájemníkům v portále
Automaticky prodlužovat smlouvy - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko je toto pole nastaveno dle tohoto nastavení. Při samotném přiřazení lze nastavení změnit
Vyúčtovávat - jestliže by některé služby byly na jednotky přidávány manuálně, tak se automaticky nastaví dle tohoto nastavení. Pokud by daná služby měla opačné nastavení, tak to lze na samotné jednotce/lůžku změnit
Číselná řada smluv - číslo smlouvy je automaticky nastaveno dle této číselné řady a nelze změnit. Také je automaticky nastaven variabilní symbol pro danou smlouvu. VS při přiřazování nájemníka lze změnit.
Číselná řada pohledávek - čísla pohledávek, které se generují po podpisu smlouvy automaticky mají čísla dle této číselné řady
Číslo IDUB - toto číslo je potřeba pro komunikaci s Ubyportem.
Sekce Platby
Kód bankovního účtu - číslo bankovního účtu je zobrazeno v portále, aby nájemníci věděli, na který účet mají zasílat své platby
Kód bank. úč. komerce - číslo tohoto účtu se zobrazuje v portále, byla-li pronajata jednotka typu komerce.
UbyPort Login - login do webové služby, aby bylo možné nájemníky nahlašovat přímo z BC
UbyPort Password - heslo do webové služby, aby bylo možné nájemníky nahlašovat přímo z BC
Pohoda středisko - je potřeba vyplnit názvem střediska z Pohody. Název je potřeba vykomunikovat s účetními, kteří mají do Pohody přístup. Díky tohoto pole je poté možný export transakcí do XML a při importu do Pohody systém určí, jakému středisku transakce náleží.
Typ smlouvy - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko je toto pole nastaveno dle tohoto nastavení. Při samotném přiřazení lze nastavení změnit
Zastoupena plnou mocí - je potřeba vybrat makléř nebo správa. Údaje o této zastupující osobě se poté propisují do některých dokumentů
| Info |
|---|
Každé ubytovací zařízení má v rámci UbyPortu své přihlašovací údaje - login + heslo. Pro udělení těchto údajů je potřeba kontaktovat cizineckou polici s prosbou o udělení přihlašovacích údajů do webové služby (WS) UbyPort + zaslat IDUB daného zařízení. Dále cizinecká policie potřebuje znát název softwaru, přes který budou nájemníci nahlašováni. Název jsme zvolili “OnPoint Portal”. |
Sekce Portál
Souhrnná platba v portále - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje nastavení tohoto pole dle nastavení příslušného komplexu. Pokud je toto pole zaškrtlé a měna nájmu i služeb v dané smlouvě je stejná, tak nájemník v portále vidí souhrnnou částku (= nájem + služby).
Bez možnosti výpovědi nájemníkem - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje tohoto pole dle nastavení příslušného komplexu. Pokud je toto pole zaškrtlé, tak nájemník nemůže danou smlouvu přes portál vypovědět.
Sekce Indexace
Indexace od - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje tohoto pole dle nastavení příslušného komplexu. Pokud je spuštěna inflační doložka například od 1.3., tak systém respektuje měsíc uvedený v tomto poli a buď danou smlouvu indexuje od pozdějšího měsíce dle nastavení tohoto pole nebo vytvoří pohledávku pokrývající měsíce zpětně. Více viz Úprava výše nájmu a služeb
Maximální a minimální indexace - obě pole systém navrhuje při přiřazení nájemníka na jednotku/lůžko dle nastavení komplexu. Při spuštění inflační doložky systém kontroluje, že zvolená inflace je v daném intervalu. Pokud není, tak použije jednu z krajních hodnot intervalu.
Typ indexace - typy si mohou uživatelé vytvářet dle potřeby. U každé smlouvy je poté toto pole modifikovatelné. Při spuštění inflační doložky je možné si vyfiltrovat pouze smlouvy, které se mají indexovat dle výpočtu ČNB například.
Sekce Platby
Platební podmínky (jednotlivé data splatností a výpovědní lhůta) - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje tyto data splatností a na základě tohoto nastavení také navrhuje splatnost prvního nájmu a kauce. Vše lze při přiřazování nájemníka změnit
Upomínky - dle tohoto nastavení jsou nájemníci upomínáni
| Info |
|---|
Pro upomínání jsou k dispozici 3 nastavovací pole:
Pokud pole pro upomínání před nebo po splatnosti mají vyplněnou 0, tak nájemníci daného komplexu nejsou upomínáni před/po splatnosti v závislosti na tom, ve kterém poli je 0 nastavena. Více k emailovému upomínání zde: Emailové notifikace a upomínky |
...
Obdobné nastavení existuje také pro sms upomínky. Více zde: Notifikace a upomínky přes sms |
Sekce Smlouvy
v této sekci se nastavují šablony pro smlouvy a dodatky, které systém má zasílat jednotlivým nájemníkům do portálu
...
| Info |
|---|
Tiskové sestavy pro samotné smlouvy lze nastavit v systému 3. Jedna je pro lůžkové smlouvy a tato sestava se tedy tiskne, je-li pronajato lůžko. Další dvě sestavy jsou pro bytové smlouvy a dle typu smlouvy (nájemní/podnájemní) systém určí, kterou sestavu vytiskne a případně zašle nájemníkovi do portálu k podpisu. |
| Info |
|---|
V sekci smlouvy ENG se nastavují anglické textace jednotlivých dokumentů. Pokud nájemník nemá na své kartě uveden kód jazyka CSY nebo SKY, tak se mu budou posílat dokumenty v anglické verzi, pokud tato verze existuje. Obdobná logika nastavení jazyka je i u zasílání emailových notifikací. |