...
| Info |
|---|
ObálkyPro bezpečný přenos dokumentů Docusign používá takzvané obálky. V podstatě se jedná o virtuální obdobu klasické papírové obálky - nejedná se tedy o dokument samotný, jedna obálka tím pádem může obsahovat více dokumentů a stránek a může být odeslána vícero podepisovatelům. Za spotřebovanou je obálka považovaná, jakmile je odeslaná k podpisu, bez toho aniž by ji někdo musel přijmout či podepsat. S naší integrací můžete používat buď své vlastní obálky, v případě, že máte u Docusign předplatné. Nebo je možné používat naše používat obálky za výhodnou cenu, které jsou přímo součástí našeho řešení. V takovém případě není potřeba mít vlastní Docusign účet a počet spotřebovaných obálek vám bude fakturován za každý měsíc zpětně. Od toho, jaký model si zvolíte, se poté budou odvíjet údaje, které bude nutné doplnit v následujících sekcích. |
...
Chcete-li průvodce použít, buďto je možné jej vyhledat přes vyhledávací lupu dohledejte jako Nastavení integrace s DocuSign. Případně je dostupný také v sekci Asistované nastavení. Ze seznamu vyberte Nastavte integraci Docusign Anything.
Kliknutím průvodce spustíte. Po pročtení obchodních podmínek společnosti Docusign a naší licenční smlouvy zaškrtněte obě přepínací tlatčítka a kliknětě na Další.
...
| Note |
|---|
Tento krok je povinný, bez kliknutí na odkaz přijetí podmínek nebudete moci přejít k dalšímu kroku. |
...
| Info |
|---|
Pokud jste během udělování souhlasu přihlášeni ke svému účtu Docusign nebo pokud jste již v minulosti aplikaci souhlas udělili (například při přepínání mezi scénáři), nezobrazí se při spuštění akce přihlašovací formulář, ale pouze prázdné vyskakovací okno, které se po spuštění akce zavře. |
...
Všechny tři hodnoty najdete na kartě Settings Admin vašeho účtu Docusign v sekci Apps and Keys v levém postranním menu v sekci Integrations.
...
Zbylé informace již budou v průvodci předvyplněny a pro dokončení nastavení stačí projít všemi kroky asistovaného nastavení, tedy udělit souhlas aplikaci Docusign, otestovat připojení a poté potvrdit nastavení kliknutím na tlačítko Dokončit.screenshots
Vedle pole s názvem Nové ID uživatele společnosti rozklikněte nabídku se třemi tečkami.
...
Jakmile údaje potvrdíte, objeví se hláška níže, která vás informuje o odeslání aktivačního odkazu na vámi uvedený email a o nutnosti aktivace vašeho uživatele, než přistoupíte k dalšímu kroku.
screenshot
...
Aktivační email vypadá následovně.
...
Jakmile heslo vytvoříte a potvrdíte přihlášení pomoci tlačítka Log in, zobrazí se vám následující informace, kde vás DocuSign Anything požádá o udělení souhlasu s přístupem k vašemu účtu DocuSign. Pro udělení souhlasu informaci potvrďte pomocí Allow Access.
...
Následně budete přesměrováni na váš účet DocuSign, kde můžete sledovat podrobnosti a částečně měnit nastavení budete přesměrováni na váš účet Docusign, kde můžete sledovat podrobnosti a částečně měnit nastavení spojená s odesíláním vašich obálek.
...
Jakmile se vrátíte zpět do průvodce nastavením, do pole s ID uživatele společnosti se doplní odpovídající hodnota. Poté můžete přejít k dalšímu kroku a udělit oprávnění aplikaci. K přihlášení .
Zobrazí se vám následující informace, kde vás DocuSign Anything požádá o udělení souhlasu s přístupem k vašemu účtu Docusign. Pro udělení souhlasu informaci potvrďte pomocí Allow Access.
...
Pokud po vás bude vyžadováno přihlášení, použijete přístupové údaje, které jste vyplnili během založení Docusign uživatele pro svoji společnost v předchozím kroce. Jakmile je oprávnění uděleno, přejděte na další stránku.
...
| Tip |
|---|
Tento krok sice není povinný, doporučujeme jej však splnit, abyste si mohli být před dokončením nastavení stoprocentně jistí, že je integrace připravena k použití. |
vyměň screenshot - překlady
...
| Info |
|---|
Bez ohledu na to, jaký scénář nastavení integrace zvolíte, musíte vždy projít všemi kroky našeho průvodce nastavením a potvrdit nastavení kliknutím na tlačítko Dokončit. Po potvrzení nastavení se vám zobrazí hláška níže, jejím potvrzením se přesunete na stránku Nastavení Docusign, která je detailně popsána níže. |
...
Tato sekce nastavení umožňuje přizpůsobit předmět a obsah emailu odesílaný spolu s dokumenty k podpisu. Tuto funkcionalitu lze aktivovat pomocí přepínače s názvem Použít šablonu emailu a poté stačí doplnit požadovaný text do polí Předmět emailu a Obsah emailu.
| Info |
|---|
Pokud přepínač ponecháte vypnutý, vaše dokumenty budou odesílány se standardními texty generovanými Docusign. |
...
Nastavený text se pak bude vašim podepisovatelům v e-mailech emailech od Docusign zobrazovat takto.
...
Docusign API v současné době umožňuje pouze přenos textu v prostém textovém formátu.
Horizontální menu
screenshot s překladem ds dok
...
| Tip |
|---|
V případě, že integraci nastavujete manuálně, je po vyplnění všech potřebných údajů do polí v nastavení potřeba postupně kliknout na Udělit oprávnění aplikaci a poté na Test připojení. |
Udělit oprávnění aplikaci
Tato akce vám umožní udělit dát aplikaci Docusign Anything souhlas s se vzdáleným přístupem k vašim datům v aplikaci vašemu Docusign účtu ze systému Business Central.
Tento proces je třeba provést pouze jednou za instalaci, tedy nastavení konkrétního scénáře pro vlastnictví obálek. Jakmile odkaz rozkliknete, budete vyzváni k přihlášení do aplikace Docusign. Způsob přihlášení se bude lišit v závislosti na tom, pro který scénář své hodnoty nastavujete.
...
| Tip |
|---|
Tento krok sice není povinný, doporučujeme jej však splnit, abyste si mohli být před dokončením nastavení stoprocentně jistí, že je integrace připravena k použití. |
...
...
Výběr sestav
Kliknutím na tuto akci se přesunete na stránku Docusign výběr sestav pro nastavení jednotlivých reportů - typů dokumentů, které budete chtít odesílat k podpisu. Více detailů naleznete v odpovídající sekci této dokumentace.
...
Pomocí této se přesunete do dokumentace Docusign, kde je možné zjistit podrobnosti o jednotlivých polích nastavení výše.
...
Aby bylo možné dokument elektronicky podepsat, je nějdříve potřeba nastavit příslušný report na stránce Docusign výběr sestav. Konkrétně je nutné nastavit tato pole:
ID sestavy
...
Číslo sestavy
Výběrem sestavy z vyhledávacího pole ji nastavíte pro podepisovací proces v DocuSign.
ID tabulky podepisovatele
Určuje Tato hodnota představuje tabulku, ze které bude následně možné určit pole níže s bližšími informacemi o podepisovateli.
Číslo pole s křestním jménem podepisovatele
Určuje pole nesoucí jméno podepisující osoby.
Číslo pole s příjmením podepisovatele
Určuje pole nesoucí příjmení podepisující osoby. V případě, že toto pole ve zdrojové tabulce nemá vyplněnou žádnou hodnotu, je možné jej ponechat prázdné.
Číslo pole s emailem podepisovatele
Určuje pole nesoucí emailovou adresu, na kterou bude zaslán dokument k podpisu.
| Note |
|---|
Pokud vámi určený report neobsahuje tabulku, ze které by bylo možné vybrat jméno a email podepisovatele, nebo ji chybně zvolíte, dokument nebude možné odeslat k podpisu. Pokud k takové situaci dojde, ve Frontě Docusign dohledejte odpovídající řádek s dokumentem a ve sloupci Stav a Popis Stavu se vám zobrazí detailní údaje o tom, co je v nastavení potřeba upravit. |
Předgenerované reporty
| Info |
|---|
Pro snadnější nastavení nejpoužívanějších reportů jsme připravili akci, která je přednastaví automaticky. Stisknutím akce Generovat základní výběr sestav se automaticky přednastaví tyto tři reporty:
Pro nastavení dalších reportů postupujte dle instrukcí výše. |
Šablony emailu
...
Následující pole vám umožňují vytvářet vlastní předměty a obsahy emailů pro jednotlivé typy dokumentů.
Použít šablonu emailu
Tuto funkci povolíte zaškrtnutím tohoto políčka u příslušného řádku sestavy.
Rozkliknutím podtržítka ve sloupci Předmět emailu či Obsah emailu se vám zobrazí dialogové okno, kde je možné doplnit požadovaný text do obou polí.
| Info |
|---|
Pokud máte definovanou šablonu emailu v Nastavení Docusign a zároveň také u konkrétního reportu v Docusign výběru sestav, šablona emailu v Docusign výběru sestav má vždy přednost před šablonou definovanou v Nastavení Docusign. Pokud ponecháte pole ve Výběru sestav prázdná, systém použije texty zadané v Nastavení Docusign. Pokud nemáte v Nastavení Docusign definovaný žádný text, budou vaše dokumenty odesílány se standardními texty generovanými Docusign. |
Docusign API v současné době umožňuje pouze přenos textu v prostém textovém formátu.
Zaslání dokumentu k podpisu
Jakmile je v Business Central vygenerovaný dokument, který je nastaven pro elektronické podepisování, jeho odeslání na email podepisovatele se spouští vždy přes záložku Tisk/odeslání pomocí vytisknutí dokumentu.
| Note |
|---|
Pozor, název akce pro tisk dokumentu se může mírně lišit v závislosti na tom, jaký dokument jste si pro podpis zvolili. Například u prodejní faktury se akce pro odeslání k podpisu jmenuje Návrh faktury.  |
Následně se otevře okno se standardní request page tiskové sestavy, kde je potřeba filtrem určit podepisující osobu a dokument, který chceme pro podepsání odeslat.
| Tip |
|---|
Pokud je tisk spuštěn přímo z daného dokumentu, odpovídající hodnoty budou ve filtru nastavené automaticky. |
Vzorový příklad
Na příkladu níže bude k podpisu odeslána prodejní faktura s číslem 102232 pro zákazníka číslo 10000.
...
Konkrétní dokument a podepisující osobu je potřeba filtrem specifikovat přímo v tabulkách, které byly pro daný report nastaveny v rámci Docusign výběru sestav. Pro příklad výše je v Docusign výběru sestav nastaven report 1303 Návrh faktury a podepisující osobou bude záznam z tabulky 36 Prodejní hlavička. Před odesláním je tedy potřeba správně nastavit filtr v rámci tabulky Návrh faktury na konkrétní dokument, který bude odeslán k podpisu a v tabulce Prodejní hlavička vyfiltrovat konkrétní záznam, kterému bude dokument následně zaslán.
screenshot až budeme mít doplněné ostatní reporty v core selection
Odeslání
Pro samotné odeslání třetí straně je možné zvolit jakoukoliv ze tří akcí v pravém spodním rohu okna pro tisk dokumentu:
Odeslat do…
Tisk
Náhled
Při zvolení jedné z akcí se vždy zobrazí následující dialog. Pokud jej potvrdíte, dokument se odešle k podpisu a poté se zobrazí další dialog, pomocí kterého se buď můžete přesunout do Fronty Docusign a sledovat tak podrobnosti o odeslaném dokumentu nebo zůstat na původní stránce.
...
| Tip |
|---|
Pokud dialog zamítnete, nastane pouze související akce bez odeslání dokumentu. Díky této funkcionalitě si tak například můžete daný dokument nejdříve zkontrolovat pomocí náhledu a až poté odeslat k podepsání. |
| Note |
|---|
Pokud je dokument k podpisu odeslán omylem nebo s chybou, je stále možné odeslání odvolat pomocí odpovídající funkcionality ve Frontě Docusign. |
Pokud není některý z potřebných údajů ve filtru vyplněn, systém uživatele při pokusu o odeslání dokumentu upozorní informační hláškou níže s detaily o chybějící infromaci a opět mu nabídne možnost pouze přejít k související akci bez odeslání dokumentu k podpisu. Tedy k odeslání do specifického formátu, tisku či náhledu, podle toho, kterou možnost uživatel pro odeslání zvolil.
...
| Info |
|---|
Zejména při vývoji vlastních reportů na míru je tedy potřeba pamatovat na to, aby request page při tisku obsahovala filtry nad potřebnými tabulkami, je-li u daného dokumentu vyžadováno elektronické podepisování přes Docusign. Případně Docusign výběr sestav nastavit tak, aby request page filtr nad danou tabulkou již obsahovala a daná tabulka měla pole určující email, jméno a příjmení podepisující osoby. |
Fronta Docusign
Podrobnosti ke každému odeslanému dokumentu lze sledovat na stránce s názvem Fronta Docusign, kam je možné se dostat buď proklikem z Nastavení Docusign, případně přes vyhledávací lupu. V jednotlivých záznamech lze dohledat kým byl daný dokument odeslán, kdy, na jakou adresu a v jakém stavu se odeslání aktuálně nachází.
screenshot fronty se všemi stavy
Stavy obálek
Stavy, kterými může odeslaný dokument procházet jsou následující:
| Info |
|---|
ZaslánoPokud byl dokument úspěšně odeslán, příslušný záznam ve Frontě Docusign bude ve stavu Zasláno. |
| Tip |
|---|
PodepsánoJakmile byl dokument podepsán, záznam přejde do stavu Podepsáno a je k němu doplněno datum podpisu. |
| Warning |
|---|
Chyba zasláníPokud se dokument na email třetí strany nepovedlo odeslat, odpovídající záznam přejde do stavu Chyba zaslání a v poli Popis stavu je možné dohledat detailnější popis chyby. Screenshot s errorem v tooltipu Jakmile je uvedená chyba vyřešena, je možné řádek s daným záznamem označit a zkusit jej znovu odeslat pomocí akce Znovu zaslání k podpisu, kterou najdete v horním menu fronty. Screenshot s akcí |
| Note |
|---|
ZneplatněnoPokud byl dokument k podpisu zaslán omylem, lze jeho odeslání odvolat. Samozřejmě pouze v případě, že ještě nebyl podepsán. Toho je možné docílit pomocí akce Zneplatnit podepsání dokumentu. |
Nastavení Docusign
V horním ovládacím panelu se dále nachází odkaz na Nastavení Docusign.
Kontrola podpisu dokumentu
Další dostupnou akcí je Kontrola podpisu dokumentu, pomocí které je možné ověřit, zda byl daný dokument již podepsán a pokud ano, stáhne se ke svázané entitě (v případě prodejních dokumentů k zákazníkovi, v případě dokumentů spojených s lidskými zdroji k zaměstnanci, apod.).
screenshot faktury s detailem na přiložený doku
| Info |
|---|
Podepsané dokumenty jsou do Business Central stahovány pomocí Položky fronty úloh, která se spouští v nastaveném intervalu. Pokud se stav odeslání neaktualizuje na Podepsáno, je možné, že daná fronta ještě nebyla spuštěna. Jedná se o položku fronty úloh pro Proceduru 70502 - OP DS Docusign Automation. Stav odeslání je také možné ověřit manuálně pomocí akce výše. |
Stažení dokumentu
Poslední akcí, která se na tomto panelu nachází je Stažení dokumentu. Oznančením libovolného řádku či řádků s podepsaným dokumentem a spuštěním této akce se podepsaný dokument stáhne do složky ve vašem počítači. Daný řádek musí být ve stavu Podepsáno.
Podpis dokumentu v Docusign
Při úspěšném odeslání je na nastavený email doručena zpráva, která vypadá následovně.
...
K podepsání je potřeba kliknout na tlačítko Review document. Tento odkaz vede do Docusign, kde se zaslaný dokument zobrazí a podepisovatel si jej může zkontrolovat a podepsat. Před zobrazením dokumentu je nejprve nutné potvrdit váš záměr kliknutím na Continue. Podpis je možný přes akci Signature.
...
Po zvolení akce Signature je potřeba kliknutím určit, do které části dokumentu chceme podpis vložit. Systém následně vygeneruje podpis dle údajů nastavených pro jméno a příjmení podepisovatele v Docusign výběru sestav. Tyto hodnoty lze poté manuálně přepsat v polích Full Name, případně Initials, dále je možné podpis nakreslit myší v záložce Draw, či nahrát již existující podpis přes záložku Upload. Styl rukopisu je možné změnit pomocí funkcionality Change Style v pravém horním rohu rámečku s náhledem.
...
Po potvrzení podpisu přes Adopt and Sign je podpis vložen do dokumentu na místo určené v předchozím kroku. Vložený podpis lze přesunout pomocí drag and drop. Dále je možné jej odstranit, upravit a vložit znovu, případně vytvořit zcela nový podpis.
| Info |
|---|
V dalším kroku vás aplikace může vyzvat k vytvoření Docusign účtu. Tento krok není pro podpis nutný, umožní vám však ukládat kopie dokumentů či vytvářet podpisové vzory. Pro detailní informace o možnostech podepisování doporučujeme nahlédnout do oficiální dokumentace Docusign. |
Jakmile je podpis vytvořen a umístěn na dokument, je potřeba podpis dokončit přes tlačítko Finish v pravém spodním rohu.
...
Po úspěšném podpisu přijde podepisovateli potvrzovací email s podepsaným dokumentem v příloze.
...
Pozice podpisu
V rámci Docusign Anything je možné nastavit si v dokumentech k podpisu přesné místo, kam se vaši podepisovatelé mají podepsat. Tuto funkcionalitu je možné si nastavit na stránce Vlastní rozvržení sestav v kombinaci s nastaveními dostupnými v Docusign výběru sestav.
| Tip |
|---|
Vzhledem k tomu, že nastavení této funkcionality je zcela na vás a pro přesné nastavení pozice podpisu budete pravděpodobně potřebovat zvolený dokument několikrát odeslat do Docusign, abyste si jej mohli zobrazit a postupně zpřesnit odsazení od podpisové kotvy. Doporučujeme si tuto funkcionalitu nejdříve odzkoušet ve vašem Docusign demo účtu. |
Vlastní rozvržení sestav
Nejdříve je potřeba vytvořit nové rozvržení sestavy, které pro danou sestavu chcete použít. Pomocí možnosti Nový si vytvořte nové nebo zkopírujte již existující rozvržení.
...
Rozvržení sestavy si doporučujeme nejdříve zobrazit pomocí náhledu. Pro náhled je nutné sestavu spustit pomocí odpovídající akce v záložce Domovská stránka. Abyste si zvolené rozvržení mohli zobrazit, bude nutné nastavit odpovídající filtry na konkrétní dokument, který budete nakonec posílat k podpisu.
...
Poté si rozvržení vyexportujte pomocí akce dostupné ve stejné záložce jako výše, poté si jej otevřte v textovém editoru a na libovolné místo přidejte text nebo znaky, které budou podpis doprovázet. Tímto si vytvoříte vlastní podpisovou kotvu, od které bude dále potřeba pozici podpisu přesněji odsadit pomocí x,y souřadnic.
...
Podpisová kotva může vypadat například takto.
...
Jakmile máte podpisovou kotvu vytvořenou, rozvržení sestavy uložte a importujte zpět do Business Central pomocí odpovídající akce dostupné v záložce Domovská stránka. Text podpisové kotvy si zkopírujte.
...
| Info |
|---|
Pokud podpis nemusí být doprovázen konkrétními znaky nebo textem, jako podpisovou kotvu lze také použít text či znaky, které existují přímo v dánem rozvržení sestavy. Ujistěte se však, že vámi zvolená kotva je v dánem rozvržení sestavy unikátní a vyskytuje se poblíž místa, kam budete chtít podpis umístit. Jako podpisovou kotvu nedoporučujeme používat proměnné. |
String podpisové kotvy
Ze stránky Vlastní rozvržení sestav poté přejděte do Docusign výběru sestav a do pole String podpisové kotvy si k řádku s odpovídající sestavou zkopírujte podpisovou kotvu, kterou jste si vytvořili v předchozím kroce.
...
Odsazení od podpisové kotvy X
Tuto hodnotu zadáváte v cm. Dále je nutné počítat s tím, že vámi zvolená kotva již na archu určitou pozici má, pokud tedy zadáte pro osu X zápornou hodnotu, tuto hodnotu od již existující pozice odečítáte a místo pro váš podpis se posune od podpisové kotvy doleva. V případě kladné hodnoty, tuto hodnotu k již existující pozici přičítáte a místo pro podpis se posune od kotvy napravo.
Odsazení od podpisové kotvy Y
Pro odsazení na ose Y platí stejná pravidla jako výše, s tím rozdílem, že pokud zadáte zápornou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy nahoru. Zadáte-li kladnou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy dolů.
| Tip |
|---|
Pro hodnoty odsazení doporučujeme používat celá čísla. |
| Note |
|---|
V případě, že vaše odsazení bude příliš velké a přesáhne hranice dokumentu nebo v případě, že podpisová kotva byla špatně zkopírovaná, dokument nebude možné odeslat k podpisu a na chybu budete upozorněni odpovídající chybovou hláškou ve Frontě Docusign. |
Jakmile máte vyplněny potřebné údaje v Docusign výběru sestav, přejděte zpět na stránku Vlastní rozvržení sestav a sestavu spusťte pomocí akce Spustit sestavu v záložce Domovská stránka. Zbytek procesu již odpovídá standardní funkcionalitě zasílání dokumentu k podpisu, která je detailně popsaná v této sekci.
| Info |
|---|
Dokument tedy můžete odeslat do Docusign pomocí všech tří dostupných akcí Odeslat do…, Tisk či Náhled. Vzhledem k tomu, že v tomto případě dokument neodesíláte z jeho karty, nezapomeňte nastavit potřebné filtry na konkrétní dokument. |
Takto pak vypadá vaše nastavení při podpisu dokumentu v Docusign.
...
A takto vypadá výsledný podpis.
...
Vícero podepisovatelů - obrázek podpisu
Podobným způsobem jako jste si nastavili podpisovou kotvu výše, je možné do rozvržení sestav libovolně vložit také obrázek s podpisem.
Tuto možnost můžete použít pro případ, že váš dokument vyžaduje více než jeden podpis, nebo například v situacích, kdy se jeden z podpisů opakuje a zbylé z nich jsou pokaždé jiné.
Dobrým příkladem může být třeba podpis pracovních smluv, kdy na jedné straně každou smlouvu musí podepsat ředitel společnosti a na straně druhé zaměstnanec. V případě, že vaše společnost nabíra více zaměstnanců najednou, vám tato funkcionalita může ušetřit mnoho času.
Zde je příklad, jak může vypadat vložení obrázku do rozvržení sestavy.
...
A takto pak vypadá vaše nastavení při podpisu dokumentu v Docusign.
...
Obrázek podpisu a jeho pozici lze libovolně kombinovat.
Hromadné rozesílání dokumentů zaměstancům
Při správě zaměstnanců často dochází k situacím, kdy je potřeba rozeslat stejný typ dokumentu vícero zaměstnancům, jako například dodatek ke smlouvě, předávací protokol, doklad o absolvování školení, apod. Naše integrace pro tyto případy disponuje funkcionalitou s názvem Hromadné odeslání Docusign, kterou lze najít na stránce Zaměstnanci v záložce Domovská stránka.
screenshot akce
Na stránce se seznamem zaměstnanců je nejdříve potřeba si pomocí Ctrl + klinutí levým tlačítkem myši označit libovolný počet zaměstnanců, kterým budeme dokument k podpisu zasílat. Poté je potřeba spustit funkcionalitu Hromadné odeslání Docusign.
...
Jakmile je funkcionalita spuštěna, otevře se tabulka s nastavením podobná Docusign výběru sestav, zde však uvidíte pouze reporty vztahující se k zaměstnancům. V této tabulce si můžete zkontrolovat, že jsou vaše reporty správně nastaveny, případně si kliknutím na daný řádek označit report, který se zrovna chystáte použít, v případě, že jich máte k podpisu nastavených více. Poté stačí potvrdit váš výběr pomocí Ok.
| Info |
|---|
Výběr sestav pro zaměstnanecnké reporty také obsahuje pole s šablonou emailu. Předmět a text vašich doprovodných emailů tak můžete upravovat zde, změny se do Docusign výběru sestav propíšou. |
...
Následně se vám zobrazí dialogové okno, kde je možné ve filtrech zkontrolovat, jestli jste skutečně vybrali všechny zaměstnance, kterým chcete dokument odeslat, případně je možné filtr upravit. Pro odeslání k podpisu opět potvrďtě pomocí Ok.
...
V tomto okamžiku je vámi zvolený dokument odeslán všem zaměstnancům vybraným v prvním kroku.
Pokud dialog zamítnete, nastane pouze související akce bez odeslání dokumentu. V tomto případě se vám daný report vytiskne do PDF.systém určuje údaje o jménu a emailu podepisovatele v následujících třech polích. Tabulka podepisovatele musí být k dispozici jako filtr na stránce požadavku sestavy. Dataset této tabulky tedy musí vstupovat do vámi zvolené sestavy.
| Info |
|---|
Pokud si nejste jisti, jak definovat zdrojovou tabulku podepisovatele, další možností je použít klávesovou zkratku Ctrl + Alt + F1 pro zobrazení zdrojové tabulky stránky s dokumentem, který chcete odeslat k podpisu.  Na výše uvedeném příkladu vidíte, že jsme právě určili tabulku podepisovatele pro sestavu Návrh faktury nastavenou na prvním snímku obrazovky Docusign výběr sestav na začátku této kapitoly. |
Číslo pole s křestním jménem podepisovatele
Představuje pole, ze kterého systém určuje křestní jméno podepisovatele. Toto pole musí být součástí tabulky podepisovatele, kterou jste vybrali v předchozím kroku.
Číslo pole s příjmením podepisovatele
Představuje pole, ze kterého systém určuje příjmení podpisovatele. Toto pole musí být součástí tabulky podepisovatele, kterou jste vybrali v předchozím kroku. V případě, že toto pole ve zdrojové tabulce nemá vyplněnou žádnou hodnotu, je možné jej ponechat prázdné.
Číslo pole s emailem podepisovatele
Představuje pole, ze kterého systém určuje emailovou adresu podpisovatele. Toto pole musí být součástí tabulky podepisovatele, kterou jste vybrali v předchozím kroku.
| Note |
|---|
Pokud chybně zvolíte tabulku podepisovatele, například proto, že s touto tabulkou vámi zvolená sestava nepracuje, nebo pokud jste zdrojovou tabulku zvolili správně, ale neobsahuje pole, ze kterých by systém následně mohl určit jméno, příjmení a emailovou adresu podepisovatele, dokument nebude možné odeslat k podpisu. Pokud k takové situaci dojde, ve Frontě Docusign dohledejte odpovídající řádek s dokumentem a ve sloupci Stav a Popis Stavu se vám zobrazí detailní údaje o tom, co je v nastavení potřeba upravit. |
Předgenerované sestavy
| Info |
|---|
Pro snadnější nastavení nejpoužívanějších reportů jsme připravili akci, která je přednastaví automaticky. Spuštěním akce Generovat základní výběr sestav se automaticky přednastaví tyto tři reporty:
Pro nastavení dalších reportů postupujte dle instrukcí výše. Jakmile je definována konkrétní sestava, je výběr tabulek ve všech zbývajících polích upraven tak, aby se uživateli zobrazily pouze tabulky, které jsou v sestavě reálně použity. |
Šablony emailu
Následující pole vám umožňují vytvářet vlastní předměty a obsahy emailů pro jednotlivé sestavy.
Použít šablonu emailu
Tuto funkci povolíte zaškrtnutím tohoto políčka u příslušného řádku sestavy.
...
Text pro předmět emailu můžete rovnou vepsat do odpovídajícího pole Předmět emailu.
Rozkliknutím podtržítka ve sloupci Obsah emailu se vám zobrazí dialogové okno, kam je možné doplnit požadovaný text, jak pro obsah, tak pro předmět email a nastavení potvrdit klinutím na Ok.
...
| Info |
|---|
Pokud máte definovanou šablonu emailu v Nastavení Docusign a zároveň také u konkrétního reportu v Docusign výběru sestav, šablona emailu v Docusign výběru sestav má vždy přednost před šablonou definovanou v Nastavení Docusign. Pokud ponecháte pole ve Výběru sestav prázdná, systém použije texty zadané v Nastavení Docusign. Pokud nemáte v Nastavení Docusign definovaný žádný text, budou vaše dokumenty odesílány se standardními texty generovanými Docusign. |
Docusign API v současné době umožňuje pouze přenos textu v prostém textovém formátu.
Trigger sestavy - vlastní workflow
| Info |
|---|
Tuto možnost lze přidat do tabulky výběru sestav pomocí režimu Přizpůsobit. |
Jakmile je nějaká sestava nastavená v Docusign výběru sestav, DocuSign Anything se pro každý dokument vytvořený pomocí této sestavy automaticky zeptá uživatele, zda si přeje dokument odeslat do Docusign k podpisu. Tento proces odpovídá standardní workflow, hodnota tohoto pole je defaultně nastavená na Automatický a není potřeba ji měnit.
Pokud byste standardní workflow chtěli pozměnit, hodnotu změníte na Vlastní a kontaktujte našeho vývojáře jjaspar@onpointserv.com, který vám poskytne více detailů k dostupným eventům, které jsme pro vás připravili.
Zaslání dokumentu k podpisu
Jakmile v Business Central vytvoříte dokument, který je nastaven pro elektronické podepisování, jeho odeslání na email podepisovatele se spouští vždy přes záložku Tisk/odeslání pomocí vytisknutí dokumentu.
| Note |
|---|
Název akce pro tisk dokumentu se může mírně lišit v závislosti na tom, jaký dokument jste si pro podpis zvolili. Například u prodejní faktury se akce pro odeslání k podpisu jmenuje Návrh faktury. |
Následně se otevře okno se standardní request page tiskové sestavy, kde je potřeba filtrem určit podepisující osobu a dokument, který chceme pro podepsání odeslat.
| Tip |
|---|
Pokud je tisk spuštěn přímo z karty daného dokumentu, odpovídající hodnoty budou ve filtru nastavené automaticky. |
Vzorový příklad
Na příkladu níže bude k podpisu odeslána prodejní faktura s číslem 102232 pro zákazníka číslo 10000.
...
Konkrétní dokument a podepisující osobu je potřeba filtrem specifikovat přímo v tabulkách, které byly pro daný report nastaveny v rámci Docusign výběru sestav. Pro příklad výše je v Docusign výběru sestav nastaven report 1303 Návrh faktury a podepisující osobou bude záznam z tabulky 36 Prodejní hlavička. Před odesláním je tedy potřeba správně nastavit filtr v rámci tabulky Návrh faktury na konkrétní dokument, který bude odeslán k podpisu a v tabulce Prodejní hlavička vyfiltrovat konkrétní záznam, kterému bude dokument následně zaslán.
...
Odeslání
Pro samotné odeslání třetí straně je možné zvolit jakoukoliv ze tří akcí v pravém spodním rohu okna pro tisk dokumentu:
Odeslat do…
Tisk
Náhled
Při zvolení jedné z akcí se vždy zobrazí následující dialog. Pokud jej potvrdíte, dokument se odešle k podpisu a poté se zobrazí další dialog, pomocí kterého se buď můžete přesunout do Fronty Docusign a sledovat tak podrobnosti o odeslaném dokumentu nebo zůstat na původní stránce.
| Tip |
|---|
Odeslání dokumentu vždy doporučujeme kontrolovat ve Frontě Docusign. |
...
| Info |
|---|
Pokud dialog zamítnete, nastane pouze související akce bez odeslání dokumentu. Díky této funkcionalitě si tak například můžete daný dokument nejdříve zkontrolovat pomocí náhledu a až poté odeslat k podepsání. |
| Note |
|---|
Pokud je dokument k podpisu odeslán omylem nebo s chybou, je stále možné odeslání odvolat pomocí odpovídající funkcionality ve Frontě Docusign. |
Pokud není některý z potřebných údajů ve filtru vyplněn, systém uživatele při pokusu o odeslání dokumentu upozorní informační hláškou níže s detaily o chybějící infromaci a opět mu nabídne možnost pouze přejít k související akci bez odeslání dokumentu k podpisu. Tedy k odeslání do specifického formátu, tisku či náhledu, podle toho, kterou možnost uživatel pro odeslání zvolil.
...
| Info |
|---|
Zejména při vývoji vlastních reportů na míru je tedy potřeba pamatovat na to, aby request page při tisku obsahovala filtry nad potřebnými tabulkami, je-li u daného dokumentu vyžadováno elektronické podepisování přes Docusign. Případně Docusign výběr sestav nastavit tak, aby request page filtr nad danou tabulkou již obsahovala a daná tabulka měla pole určující email, jméno a příjmení podepisující osoby. |
Fronta Docusign
Podrobnosti ke každému odeslanému dokumentu lze sledovat na stránce s názvem Fronta Docusign, kam je možné se dostat buď proklikem z Nastavení Docusign, případně přes vyhledávací lupu. V jednotlivých záznamech lze dohledat, kým byl daný dokument odeslán, kdy, na jakou adresu a v jakém stavu se odeslání aktuálně nachází.
| Info |
|---|
Podepsané dokumenty jsou automaticky stahovány k odpovídajícím entitám, pokud to Business Central dovoluje. Pro usnadnění orientace v systému je tak ve Frontě Docusign možné dohledat informace o tom, k jaké entitě byl podepsaný dokument stažen, pod jakým číslem a názvem a mnoho dalšího. |
...
Automatické stahování podepsaných dokumentů
Podepsané dokumenty jsou do Business Central stahovány pomocí odpovídající Položky fronty úloh, která se automaticky zakládá s instalací produktu. Jakmile ji nastavíte na Připraveno, bude se sama spouštět v přednastaveném intervalu.
Interval i další nastavení položky fronty úloh je zcela na vás, pro zachování optimální funkcionality vám však doporučujeme přednastavený interval nezkracovat.
| Tip |
|---|
Pro přepnutí položky do stavu Připraveno jděte do Položek fronty úloh a vyhledejte položku s názvem OP DS Docusign Automation s číslem 70502. |
...
| Info |
|---|
Řádky s úspěšně podepsanými dokument pak změní stav ze Zasláno na Podepsáno. |
Stav odeslání je také možné ověřit manuálně pomocí akce níže.
Manuální stahování podepsaných dokumentů
Kontrola podpisu dokumentu
Další dostupnou akcí je Kontrola podpisu dokumentu, pomocí které je možné ověřit, zda byl daný dokument již podepsán a pokud ano, stáhnout jej ke svázané entitě, tam, kde je možné přílohy evidovat. Posíláte-li tedy k podpisu prodejní fakturu, podepsaný dokument se stáhne ke konkrétnímu dokladu, v případě dokumentů spojených s lidskými zdroji k zaměstnanci, apod.
Nastavení Docusign
V horním ovládacím panelu se dále nachází odkaz na Nastavení Docusign.
Znovu zaslání k podpisu,
Tuto akci můžete využít v případě, že se vám nepodařilo dokument odeslat k podpisu, například z důvodu chybného nastavení, chybu jste již opravili a dokument chcete odeslat znovu. V takovém případě by se stav řádku měl změnit z chybového stavu na Zasláno.
Zneplatnit podepsání dokumentu
Pokud si uvědomíte, že jste v odeslaném dokumentu udělali chybu nebo jste jej odeslali omylem, odeslání dokumentu je možné odvolat pomocí této akce. Systém ověří, zda byl dokument již podepsán a pokud ne, odeslání k podpisu zruší. V takovém případě se stav řádku změní ze Zasláno na Zneplatněno.
Stažení dokumentu
Poslední akcí, která se na tomto panelu nachází je Stažení dokumentu. Oznančením libovolného řádku či řádků s podepsaným dokumentem a spuštěním této akce se podepsaný dokument stáhne do složky ve vašem počítači. Daný řádek musí být ve stavu Podepsáno.
Stavy obálek
...
Stavy, kterými může odeslaný dokument procházet jsou následující:
| Info |
|---|
ZaslánoPokud byl dokument úspěšně odeslán, příslušný záznam ve Frontě Docusign bude ve stavu Zasláno a ve sloupci číslo obálky se objeví odpovídající hodnota vygenerovaná Docusign. |
| Tip |
|---|
PodepsánoJakmile byl dokument podepsán, záznam přejde do stavu Podepsáno a je k němu doplněno datum a čas podpisu. Pokud se stav odeslání neaktualizuje na Podepsáno, je pravděpodobné, že jste ještě nespustili položku fronty úloh, která zajišťuje automatické stahování podepsaných dokumentů do Business Central, jak je popsáno v odpovídající sekci výše. Pokud jste položku fronty již spustili, je možné, že daná obálka teprve čeká na stažení v návaznosti na nastavený interval. V takovém případě je možné její stav ověřit ručně pomocí funkcionality na kontrolu podpisu dokumentu popsanou výše. |
| Warning |
|---|
Chyba zasláníPokud se dokument na email třetí strany nepovedlo odeslat, odpovídající záznam přejde do stavu Chyba zaslání a v poli Popis stavu je možné dohledat detailnější popis chyby. Jakmile je uvedená chyba vyřešena, je možné řádek s daným záznamem označit a zkusit jej znovu odeslat pomocí akce Znovu zaslání k podpisu, kterou najdete v horním menu fronty.  |
| Note |
|---|
ZneplatněnoPokud byl dokument k podpisu zaslán omylem, lze jeho odeslání odvolat. Samozřejmě pouze v případě, že ještě nebyl podepsán. Toho je možné docílit pomocí akce Zneplatnit podepsání dokumentu.  |
Podpis dokumentu v Docusign
Při úspěšném odeslání je na nastavený email doručena zpráva, která vypadá následovně.
...
K podepsání je potřeba kliknout na tlačítko Review document. Tento odkaz vede do Docusign, kde se zaslaný dokument zobrazí a podepisovatel si jej může zkontrolovat a podepsat. Před zobrazením dokumentu je nejprve nutné potvrdit váš záměr kliknutím na Continue. Podpis je možný přes akci Signature.
...
Po zvolení akce Signature je potřeba kliknutím určit, do které části dokumentu chceme podpis vložit. Systém následně vygeneruje podpis dle údajů nastavených pro jméno a příjmení podepisovatele v Docusign výběru sestav. Tyto hodnoty lze poté manuálně přepsat v polích Full Name, případně Initials, dále je možné podpis nakreslit myší v záložce Draw, či nahrát již existující podpis přes záložku Upload. Styl rukopisu je možné změnit pomocí funkcionality Change Style v pravém horním rohu rámečku s náhledem.
...
Po potvrzení podpisu přes Adopt and Sign je podpis vložen do dokumentu na místo určené v předchozím kroku. Vložený podpis lze přesunout pomocí drag and drop. Dále je možné jej odstranit, upravit a vložit znovu, případně vytvořit zcela nový podpis.
| Info |
|---|
V dalším kroku vás aplikace může vyzvat k vytvoření Docusign účtu. Tento krok není pro podpis nutný, umožní vám však ukládat kopie dokumentů či vytvářet podpisové vzory. Pro detailní informace o možnostech podepisování doporučujeme nahlédnout do oficiální dokumentace Docusign. |
Jakmile je podpis vytvořen a umístěn na dokument, je potřeba podpis dokončit přes tlačítko Finish v pravém spodním rohu.
...
Po úspěšném podpisu přijde podepisovateli potvrzovací email s podepsaným dokumentem v příloze.
...
Pozice podpisu
S Docusign Anything je možné nastavit si v dokumentech k podpisu přesné místo, kam se vaši podepisovatelé mají podepsat. Tuto funkcionalitu je možné si nastavit na stránce Vlastní rozvržení sestav v kombinaci s nastaveními dostupnými v Docusign výběru sestav.
| Tip |
|---|
Vzhledem k tomu, že nastavení této funkcionality je zcela na vás a pro přesné nastavení pozice podpisu budete pravděpodobně potřebovat zvolený dokument několikrát odeslat do Docusign, abyste si jej mohli zobrazit a postupně zpřesnit odsazení od podpisové kotvy. Doporučujeme si tuto funkcionalitu nejdříve odzkoušet ve vašem Docusign demo účtu. |
Vlastní rozvržení sestav
Nejdříve je potřeba vytvořit nové rozvržení sestavy, které pro danou sestavu chcete použít. Pomocí možnosti Nový si vytvořte nové nebo zkopírujte již existující rozvržení.
...
Rozvržení sestavy si doporučujeme nejdříve zobrazit pomocí náhledu. Pro náhled je nutné sestavu spustit pomocí odpovídající akce v záložce Domovská stránka. Abyste si zvolené rozvržení mohli zobrazit, bude nutné nastavit odpovídající filtry na konkrétní dokument, který budete nakonec posílat k podpisu.
...
Poté si rozvržení vyexportujte pomocí akce dostupné ve stejné záložce jako výše, otevřte si jej v textovém editoru a na libovolné místo přidejte text nebo znaky, které budou podpis doprovázet. Tímto si vytvoříte vlastní podpisovou kotvu, od které bude dále potřeba pozici podpisu přesněji odsadit pomocí x,y souřadnic.
...
Podpisová kotva může vypadat například takto.
...
Jakmile máte podpisovou kotvu vytvořenou, rozvržení sestavy uložte a importujte zpět do Business Central pomocí odpovídající akce dostupné v záložce Domovská stránka. Text podpisové kotvy si zkopírujte.
...
| Info |
|---|
Pokud podpis nemusí být doprovázen konkrétními znaky nebo textem, jako podpisovou kotvu lze také použít text či znaky, které existují přímo v dánem rozvržení sestavy. Ujistěte se však, že vámi zvolená kotva je v dánem rozvržení sestavy unikátní a vyskytuje se poblíž místa, kam budete chtít podpis umístit. Případně je možné barvu kotvy změnit na stejnou barvu, jako má pozadí celého dokumentu, podepisovatel tak vaši kotvu neuvidí, ale stále budete schopni určit přesné místo, kam se má podepsat. Pro hodnoty odsazení doporučujeme používat celá čísla. Jako podpisovou kotvu nedoporučujeme používat proměnné. |
String podpisové kotvy
Ze stránky Vlastní rozvržení sestav poté přejděte do Docusign výběru sestav a do pole String podpisové kotvy si k řádku s odpovídající sestavou zkopírujte podpisovou kotvu, kterou jste si vytvořili v předchozím kroce.
...
Jak odsazování na osách X,Y funguje?
Počáteční bod (0,0) obou os Docusign automaticky umisťuje do levého spodního rohu vaší kotvy, totéž platí pro štítek Sign here, místo kterého pak podepisovatel umístí svůj podpis. Během odsazování neurčujete pozici podpisové kotvy samotné, ale naopak od ní odsazujete místo pro podpis. Osy x a y tedy používáte pouze jako pomůcku pro horizontální a vertikální posun. Hodnoty pro odsazení se pak chovají následovně, zadáte-li kladnou hodnotu, místo pro podpis se posune dále od kotvy, zadáte-li zápornou hodnotu, místo pro podpis se posouvá blíže k ní, případně za ni, nebo nad ni. Obě hodnoty zadáváte v cm.
Odsazení od podpisové kotvy X
Pokud zadáte pro osu x zápornou hodnotu, můžete si představit, že tuto hodnotu od podpisové kotvy odečítáte a místo pro váš podpis se posune od podpisové kotvy doleva. V případě kladné hodnoty zase, že tuto hodnotu k podpisové kotvě přičítáte a místo pro podpis se posune od kotvy napravo.
Odsazení od podpisové kotvy Y
Pro odsazení na ose y platí stejná pravidla jako výše, s tím rozdílem, že pokud zadáte zápornou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy směrem nahoru. Zadáte-li kladnou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy dolů.
| Note |
|---|
V případě, že vaše odsazení bude příliš velké a přesáhne hranice dokumentu, nebo v případě, že podpisová kotva byla špatně zkopírovaná, dokument nebude možné odeslat k podpisu a na chybu budete upozorněni odpovídající chybovou hláškou ve Frontě Docusign. |
Jakmile máte vyplněny potřebné údaje v Docusign výběru sestav, přejděte zpět na stránku Vlastní rozvržení sestav a sestavu spusťte pomocí akce Spustit sestavu v záložce Domovská stránka. Zbytek procesu již odpovídá standardní funkcionalitě zasílání dokumentu k podpisu, která je detailně popsaná v této sekci.
| Info |
|---|
Dokument tedy můžete odeslat do Docusign pomocí všech tří dostupných akcí Odeslat do…, Tisk či Náhled. Vzhledem k tomu, že v tomto případě dokument neodesíláte z jeho karty, nezapomeňte nastavit potřebné filtry na konkrétní dokument. |
Takto pak vypadá vaše nastavení při podpisu dokumentu v Docusign.
...
A takto vypadá výsledný podpis.
...
Vícero podepisovatelů - obrázek podpisu
Podobným způsobem jako jste si nastavili podpisovou kotvu výše, je možné do rozvržení sestav libovolně vložit také obrázek s podpisem.
Tuto možnost můžete použít pro případ, že váš dokument vyžaduje více než jeden podpis, nebo například v situacích, kdy se jeden z podpisů opakuje a zbylé z nich jsou pokaždé jiné.
Dobrým příkladem může být třeba podpis pracovních smluv, kdy na jedné straně každou smlouvu musí podepsat ředitel společnosti a na straně druhé zaměstnanec. V případě, že vaše společnost nabírá více zaměstnanců najednou, vám tato funkcionalita může ušetřit mnoho času.
Zde je příklad, jak může vypadat vložení obrázku do rozvržení sestavy.
...
A takto pak vypadá vaše nastavení při podpisu dokumentu v Docusign.
...
Obrázek podpisu a jeho pozici lze libovolně kombinovat.
Hromadné rozesílání dokumentů zaměstancům
Při správě zaměstnanců často dochází k situacím, kdy je potřeba rozeslat stejný typ dokumentu vícero zaměstnancům, jako například dodatek ke smlouvě, předávací protokol nebo doklad o absolvování školení. Naše integrace pro tyto případy disponuje funkcionalitou s názvem Hromadné odeslání Docusign, kterou lze najít na stránce Zaměstnanci v záložce Domovská stránka.
| Tip |
|---|
Sestavu, kterou chcete hromadně odeslat vašim zaměstnancům nejdříve opět nastavte v Docusign výběru sestav a poté přejděte na stránku se Zaměstnanci. |
Na stránce se seznamem zaměstnanců je potřeba si pomocí Ctrl + klinutí levým tlačítkem myši označit libovolný počet zaměstnanců, kterým budeme dokument k podpisu zasílat. Poté je potřeba spustit funkcionalitu Hromadné odeslání Docusign.
...
Jakmile je funkcionalita spuštěna, otevře se tabulka s názvem Docusign Přehled Sestav - Zaměstnanci, kde si můžete zkontrolovat, že jsou vaše reporty nastaveny správně, případně si kliknutím na daný řádek označit report, který se zrovna chystáte použít, v případě, že jich máte k podpisu nastavených více. Poté stačí potvrdit váš výběr pomocí Ok.
| Info |
|---|
Tato tabulka je needitovatelná, slouží pouze pro přehled. Potřebujete-li však nastavení zaměstnaneckých reportů změnit, můžete se proklikem přes číslo sestavy dostat do Docusign výběru sestav, kde je možné reporty libovolně upravovat. Změny se do přehledu zaměstnaneckých reportů propíšou. |
...
Následně se vám zobrazí dialogové okno, kde je možné ve filtrech zkontrolovat, jestli jste skutečně vybrali všechny zaměstnance, kterým chcete dokument.
| Note |
|---|
Filtr na stránce požadavku není možné měnit. Pokud hodnoty potřebujete upravit, stránku požadavku zavřete a váš výběr upravte rovnou na seznamu zaměstanců. |
Pro odeslání k podpisu opět potvrďtě pomocí Ok.
...
V tomto okamžiku je vámi zvolený dokument odeslán všem zaměstnancům vybraným v prvním kroku.
| Info |
|---|
Pro spuštění akce pro hromadné odeslaní je nutné vybrat více než jednoho zaměstnance. Pokud však chcete dokument poslat pouze jednomu zaměstnanci, spusťe vámi nastavený report z karty zaměstnance nebo z jiné stránky, kde je dostupný. |
Chybové hlášky
Pole Celé jméno musí mít hodnotu
Pokud se vám po odeslání dokumentu do Docusign zobrazí hláška níže, znamená to, že váš Docusign uživatel nemá vyplněné jméno na stránce Uživatelé.
Pro tuto změnu je nutné jít do Centra pro správu Microsoft Entra vaší společnosti, najít uživatele, pomocí jehož ID jste integraci nastavovali, doplnit jeho jméno a poté se vrátit zpět na stránku Uživatelé v Business Central a změnu potvrdit pomocí akce Aktualizace uživatele Microsft 365, jakmile je jméno uživatele doplněno, budete moci odesílat dokumenty k podpisu.
...