...
Jakmile heslo vytvoříte a potvrdíte přihlášení pomoci tlačítka Log in, zobrazí se vám následující informace, kde vás DocuSign Anything požádá o udělení souhlasu s přístupem k vašemu účtu Docusign. Pro udělení souhlasu informaci potvrďte pomocí Allow Access.
...
Následně budete přesměrováni na váš účet Docusign, kde můžete sledovat podrobnosti a částečně měnit nastavení spojená s odesíláním vašich obálek.
...
Jakmile se vrátíte zpět do průvodce nastavením, do pole s ID uživatele společnosti se doplní odpovídající hodnota. Poté můžete přejít k dalšímu kroku a udělit oprávnění aplikaci. K přihlášení
Zobrazí se vám následující informace, kde vás DocuSign Anything požádá o udělení souhlasu s přístupem k vašemu účtu Docusign. Pro udělení souhlasu informaci potvrďte pomocí Allow Access.
...
Pokud po vás bude vyžadováno přihlášení, použijete přístupové údaje, které jste vyplnili během založení Docusign uživatele pro svoji společnost v předchozím kroce. Jakmile je oprávnění uděleno, přejděte na další stránku.
...
Podrobnosti ke každému odeslanému dokumentu lze sledovat na stránce s názvem Fronta Docusign, kam je možné se dostat buď proklikem z Nastavení Docusign, případně přes vyhledávací lupu. V jednotlivých záznamech lze dohledat, kým byl daný dokument odeslán, kdy, na jakou adresu a v jakém stavu se odeslání aktuálně nachází.
Stavy obálek
...
Stavy, kterými může odeslaný dokument procházet jsou následující:
| Info |
|---|
ZaslánoPokud byl dokument úspěšně odeslán, příslušný záznam ve Frontě Docusign bude ve stavu Zasláno. |
| Tip |
|---|
PodepsánoJakmile byl dokument podepsán, záznam přejde do stavu Podepsáno a je k němu doplněno datum podpisu. |
| Warning |
|---|
Chyba zasláníPokud se dokument na email třetí strany nepovedlo odeslat, odpovídající záznam přejde do stavu Chyba zaslání a v poli Popis stavu je možné dohledat detailnější popis chyby. Jakmile je uvedená chyba vyřešena, je možné řádek s daným záznamem označit a zkusit jej znovu odeslat pomocí akce Znovu zaslání k podpisu, kterou najdete v horním menu fronty.  |
| Note |
|---|
ZneplatněnoPokud byl dokument k podpisu zaslán omylem, lze jeho odeslání odvolat. Samozřejmě pouze v případě, že ještě nebyl podepsán. Toho je možné docílit pomocí akce Zneplatnit podepsání dokumentu.  |
Nastavení Docusign
V horním ovládacím panelu se dále nachází odkaz na Nastavení Docusign.
| Info |
|---|
Podepsané dokumenty jsou automaticky stahovány k odpovídajícím entitám, pokud to Business Central dovoluje. Pro usnadnění orientace v systému je tak ve Frontě Docusign možné dohledat informace o tom, k jaké entitě byl podepsaný dokument stažen, pod jakým číslem a názvem a mnoho dalšího. |
...
Automatické stahování podepsaných dokumentů
Podepsané dokumenty jsou do Business Central stahovány pomocí odpovídající Položky fronty úloh, která se automaticky zakládá s instalací produktu. Jakmile ji nastavíte na Připraveno, bude se sama spouštět v přednastaveném intervalu.
Interval i další nastavení položky fronty úloh je zcela na vás, pro zachování optimální funkcionality vám však doporučujeme přednastavený interval nezkracovat.
| Tip |
|---|
Pro přepnutí položky do stavu Připraveno jděte do Položek fronty úloh a vyhledejte položku s názvem OP DS Docusign Automation s číslem 70502. |
...
| Info |
|---|
Řádky s úspěšně podepsanými dokument pak změní stav ze Zasláno na Podepsáno. |
Stav odeslání je také možné ověřit manuálně pomocí akce níže.
Manuální stahování podepsaných dokumentů
Kontrola podpisu dokumentu
Další dostupnou akcí je Kontrola podpisu dokumentu, pomocí které je možné ověřit, zda byl daný dokument již podepsán a pokud ano, stáhnout jej ke svázané entitě, tam, kde je možné přílohy evidovat. Posíláte-li tedy k podpisu prodejní fakturu, podepsaný dokument se stáhne ke konkrétnímu dokladu, v případě dokumentů spojených s lidskými zdroji k zaměstnanci, apod.
...
Podepsané dokumenty jsou do Business Central stahovány pomocí Položky fronty úloh, která se spouští v nastaveném intervalu. Pokud se stav odeslání neaktualizuje na Podepsáno, je možné, že daná fronta ještě nebyla spuštěna. Jedná se o položku fronty úloh pro Proceduru 70502 - OP DS Docusign Automation.
...
Nastavení Docusign
V horním ovládacím panelu se dále nachází odkaz na Nastavení Docusign.
Znovu zaslání k podpisu,
Tuto akci můžete využít v případě, že se vám nepodařilo dokument odeslat k podpisu, například z důvodu chybného nastavení, chybu jste již opravili a dokument chcete odeslat znovu. V takovém případě by se stav řádku měl změnit z chybového stavu na Zasláno.
Zneplatnit podepsání dokumentu
Pokud si uvědomíte, že jste v odeslaném dokumentu udělali chybu nebo jste jej odeslali omylem, odeslání dokumentu je možné odvolat pomocí této akce. Systém ověří, zda byl dokument již podepsán a pokud ne, odeslání k podpisu zruší. V takovém případě se stav řádku změní ze Zasláno na Zneplatněno.
Stažení dokumentu
Poslední akcí, která se na tomto panelu nachází je Stažení dokumentu. Oznančením libovolného řádku či řádků s podepsaným dokumentem a spuštěním této akce se podepsaný dokument stáhne do složky ve vašem počítači. Daný řádek musí být ve stavu Podepsáno.
...
Podpis dokumentu v Docusign
Při úspěšném odeslání je na nastavený email doručena zpráva, která vypadá následovně.
...
K podepsání je potřeba kliknout na tlačítko Review document. Tento odkaz vede do Docusign, kde se zaslaný dokument zobrazí a podepisovatel si jej může zkontrolovat a podepsat. Před zobrazením dokumentu je nejprve nutné potvrdit váš záměr kliknutím na Continue. Podpis je možný přes akci Signature.
...
Po zvolení akce Signature je potřeba kliknutím určit, do které části dokumentu chceme podpis vložit. Systém následně vygeneruje podpis dle údajů nastavených pro jméno a příjmení podepisovatele v Docusign výběru sestav. Tyto hodnoty lze poté manuálně přepsat v polích Full Name, případně Initials, dále je možné podpis nakreslit myší v záložce Draw, či nahrát již existující podpis přes záložku Upload. Styl rukopisu je možné změnit pomocí funkcionality Change Style v pravém horním rohu rámečku s náhledem.
...
Po potvrzení podpisu přes Adopt and Sign je podpis vložen do dokumentu na místo určené v předchozím kroku. Vložený podpis lze přesunout pomocí drag and drop. Dále je možné jej odstranit, upravit a vložit znovu, případně vytvořit zcela nový podpis.
| Info |
|---|
V dalším kroku vás aplikace může vyzvat k vytvoření Docusign účtu. Tento krok není pro podpis nutný, umožní vám však ukládat kopie dokumentů či vytvářet podpisové vzory. Pro detailní informace o možnostech podepisování doporučujeme nahlédnout do oficiální dokumentace Docusign. |
Jakmile je podpis vytvořen a umístěn na dokument, je potřeba podpis dokončit přes tlačítko Finish v pravém spodním rohu.
...
Po úspěšném podpisu přijde podepisovateli potvrzovací email s podepsaným dokumentem v příloze.
...
Pozice podpisu
S Docusign Anything je možné nastavit si v dokumentech k podpisu přesné místo, kam se vaši podepisovatelé mají podepsat. Tuto funkcionalitu je možné si nastavit na stránce Vlastní rozvržení sestav v kombinaci s nastaveními dostupnými v Docusign výběru sestav.
| Tip |
|---|
Vzhledem k tomu, že nastavení této funkcionality je zcela na vás a pro přesné nastavení pozice podpisu budete pravděpodobně potřebovat zvolený dokument několikrát odeslat do Docusign, abyste si jej mohli zobrazit a postupně zpřesnit odsazení od podpisové kotvy. Doporučujeme si tuto funkcionalitu nejdříve odzkoušet ve vašem Docusign demo účtu. |
Vlastní rozvržení sestav
Nejdříve je potřeba vytvořit nové rozvržení sestavy, které pro danou sestavu chcete použít. Pomocí možnosti Nový si vytvořte nové nebo zkopírujte již existující rozvržení.
...
Rozvržení sestavy si doporučujeme nejdříve zobrazit pomocí náhledu. Pro náhled je nutné sestavu spustit pomocí odpovídající akce v záložce Domovská stránka. Abyste si zvolené rozvržení mohli zobrazit, bude nutné nastavit odpovídající filtry na konkrétní dokument, který budete nakonec posílat k podpisu.
...
Poté si rozvržení vyexportujte pomocí akce dostupné ve stejné záložce jako výše, otevřte si jej v textovém editoru a na libovolné místo přidejte text nebo znaky, které budou podpis doprovázet. Tímto si vytvoříte vlastní podpisovou kotvu, od které bude dále potřeba pozici podpisu přesněji odsadit pomocí x,y souřadnic.
...
Podpisová kotva může vypadat například takto.
...
Jakmile máte podpisovou kotvu vytvořenou, rozvržení sestavy uložte a importujte zpět do Business Central pomocí odpovídající akce dostupné v záložce Domovská stránka. Text podpisové kotvy si zkopírujte.
...
| Info |
|---|
Pokud podpis nemusí být doprovázen konkrétními znaky nebo textem, jako podpisovou kotvu lze také použít text či znaky, které existují přímo v dánem rozvržení sestavy. Ujistěte se však, že vámi zvolená kotva je v dánem rozvržení sestavy unikátní a vyskytuje se poblíž místa, kam budete chtít podpis umístit. Jako podpisovou kotvu nedoporučujeme používat proměnné. |
String podpisové kotvy
Ze stránky Vlastní rozvržení sestav poté přejděte do Docusign výběru sestav a do pole String podpisové kotvy si k řádku s odpovídající sestavou zkopírujte podpisovou kotvu, kterou jste si vytvořili v předchozím kroce.
...
Odsazení od podpisové kotvy X
...
Stavy obálek
...
Stavy, kterými může odeslaný dokument procházet jsou následující:
| Info |
|---|
ZaslánoPokud byl dokument úspěšně odeslán, příslušný záznam ve Frontě Docusign bude ve stavu Zasláno a ve sloupci číslo obálky se objeví odpovídající hodnota vygenerovaná Docusign. |
| Tip |
|---|
PodepsánoJakmile byl dokument podepsán, záznam přejde do stavu Podepsáno a je k němu doplněno datum a čas podpisu. Pokud se stav odeslání neaktualizuje na Podepsáno, je pravděpodobné, že jste ještě nespustili položku fronty úloh, která zajišťuje automatické stahování podepsaných dokumentů do Business Central, jak je popsáno v odpovídající sekci výše. Pokud jste položku fronty již spustili, je možné, že daná obálka teprve čeká na stažení v návaznosti na nastavený interval. V takovém případě je možné její stav ověřit ručně pomocí funkcionality na kontrolu podpisu dokumentu popsanou výše. |
| Warning |
|---|
Chyba zasláníPokud se dokument na email třetí strany nepovedlo odeslat, odpovídající záznam přejde do stavu Chyba zaslání a v poli Popis stavu je možné dohledat detailnější popis chyby. Jakmile je uvedená chyba vyřešena, je možné řádek s daným záznamem označit a zkusit jej znovu odeslat pomocí akce Znovu zaslání k podpisu, kterou najdete v horním menu fronty. |
| Note |
|---|
ZneplatněnoPokud byl dokument k podpisu zaslán omylem, lze jeho odeslání odvolat. Samozřejmě pouze v případě, že ještě nebyl podepsán. Toho je možné docílit pomocí akce Zneplatnit podepsání dokumentu. |
Podpis dokumentu v Docusign
Při úspěšném odeslání je na nastavený email doručena zpráva, která vypadá následovně.
...
K podepsání je potřeba kliknout na tlačítko Review document. Tento odkaz vede do Docusign, kde se zaslaný dokument zobrazí a podepisovatel si jej může zkontrolovat a podepsat. Před zobrazením dokumentu je nejprve nutné potvrdit váš záměr kliknutím na Continue. Podpis je možný přes akci Signature.
...
Po zvolení akce Signature je potřeba kliknutím určit, do které části dokumentu chceme podpis vložit. Systém následně vygeneruje podpis dle údajů nastavených pro jméno a příjmení podepisovatele v Docusign výběru sestav. Tyto hodnoty lze poté manuálně přepsat v polích Full Name, případně Initials, dále je možné podpis nakreslit myší v záložce Draw, či nahrát již existující podpis přes záložku Upload. Styl rukopisu je možné změnit pomocí funkcionality Change Style v pravém horním rohu rámečku s náhledem.
...
Po potvrzení podpisu přes Adopt and Sign je podpis vložen do dokumentu na místo určené v předchozím kroku. Vložený podpis lze přesunout pomocí drag and drop. Dále je možné jej odstranit, upravit a vložit znovu, případně vytvořit zcela nový podpis.
| Info |
|---|
V dalším kroku vás aplikace může vyzvat k vytvoření Docusign účtu. Tento krok není pro podpis nutný, umožní vám však ukládat kopie dokumentů či vytvářet podpisové vzory. Pro detailní informace o možnostech podepisování doporučujeme nahlédnout do oficiální dokumentace Docusign. |
Jakmile je podpis vytvořen a umístěn na dokument, je potřeba podpis dokončit přes tlačítko Finish v pravém spodním rohu.
...
Po úspěšném podpisu přijde podepisovateli potvrzovací email s podepsaným dokumentem v příloze.
...
Pozice podpisu
S Docusign Anything je možné nastavit si v dokumentech k podpisu přesné místo, kam se vaši podepisovatelé mají podepsat. Tuto funkcionalitu je možné si nastavit na stránce Vlastní rozvržení sestav v kombinaci s nastaveními dostupnými v Docusign výběru sestav.
| Tip |
|---|
Vzhledem k tomu, že nastavení této funkcionality je zcela na vás a pro přesné nastavení pozice podpisu budete pravděpodobně potřebovat zvolený dokument několikrát odeslat do Docusign, abyste si jej mohli zobrazit a postupně zpřesnit odsazení od podpisové kotvy. Doporučujeme si tuto funkcionalitu nejdříve odzkoušet ve vašem Docusign demo účtu. |
Vlastní rozvržení sestav
Nejdříve je potřeba vytvořit nové rozvržení sestavy, které pro danou sestavu chcete použít. Pomocí možnosti Nový si vytvořte nové nebo zkopírujte již existující rozvržení.
...
Rozvržení sestavy si doporučujeme nejdříve zobrazit pomocí náhledu. Pro náhled je nutné sestavu spustit pomocí odpovídající akce v záložce Domovská stránka. Abyste si zvolené rozvržení mohli zobrazit, bude nutné nastavit odpovídající filtry na konkrétní dokument, který budete nakonec posílat k podpisu.
...
Poté si rozvržení vyexportujte pomocí akce dostupné ve stejné záložce jako výše, otevřte si jej v textovém editoru a na libovolné místo přidejte text nebo znaky, které budou podpis doprovázet. Tímto si vytvoříte vlastní podpisovou kotvu, od které bude dále potřeba pozici podpisu přesněji odsadit pomocí x,y souřadnic.
...
Podpisová kotva může vypadat například takto.
...
Jakmile máte podpisovou kotvu vytvořenou, rozvržení sestavy uložte a importujte zpět do Business Central pomocí odpovídající akce dostupné v záložce Domovská stránka. Text podpisové kotvy si zkopírujte.
...
| Info |
|---|
Pokud podpis nemusí být doprovázen konkrétními znaky nebo textem, jako podpisovou kotvu lze také použít text či znaky, které existují přímo v dánem rozvržení sestavy. Ujistěte se však, že vámi zvolená kotva je v dánem rozvržení sestavy unikátní a vyskytuje se poblíž místa, kam budete chtít podpis umístit. Případně je možné barvu kotvy změnit na stejnou barvu, jako má pozadí celého dokumentu, podepisovatel tak vaši kotvu neuvidí, ale stále budete schopni určit přesné místo, kam se má podepsat. Pro hodnoty odsazení doporučujeme používat celá čísla. Jako podpisovou kotvu nedoporučujeme používat proměnné. |
String podpisové kotvy
Ze stránky Vlastní rozvržení sestav poté přejděte do Docusign výběru sestav a do pole String podpisové kotvy si k řádku s odpovídající sestavou zkopírujte podpisovou kotvu, kterou jste si vytvořili v předchozím kroce.
...
Jak odsazování na osách X,Y funguje?
Počáteční bod (0,0) obou os Docusign automaticky umisťuje do levého spodního rohu vaší kotvy, totéž platí pro štítek Sign here, místo kterého pak podepisovatel umístí svůj podpis. Během odsazování neurčujete pozici podpisové kotvy samotné, ale naopak od ní odsazujete místo pro podpis. Osy x a y tedy používáte pouze jako pomůcku pro horizontální a vertikální posun. Hodnoty pro odsazení se pak chovají následovně, zadáte-li kladnou hodnotu, místo pro podpis se posune dále od kotvy, zadáte-li zápornou hodnotu, místo pro podpis se posouvá blíže k ní, případně za ni, nebo nad ni. Obě hodnoty zadáváte v cm.
Odsazení od podpisové kotvy X
Pokud zadáte pro osu x zápornou hodnotu, můžete si představit, že tuto hodnotu od podpisové kotvy odečítáte a místo pro váš podpis se posune od podpisové kotvy doleva. V případě kladné hodnoty zase, že tuto hodnotu k již existující pozici podpisové kotvě přičítáte a místo pro podpis se posune od kotvy napravo.
Odsazení od podpisové kotvy Y
Pro odsazení na ose Y y platí stejná pravidla jako výše, s tím rozdílem, že pokud zadáte zápornou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy směrem nahoru. Zadáte-li kladnou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy dolů.
...
.
| Note |
|---|
V případě, že vaše odsazení bude příliš velké a přesáhne hranice dokumentu, nebo v případě, že podpisová kotva byla špatně zkopírovaná, dokument nebude možné odeslat k podpisu a na chybu budete upozorněni odpovídající chybovou hláškou ve Frontě Docusign. |
...