Základní informace
...
Typ řádku je po vytvoření alespoň jednoho řádku plněn automaticky z nastavení “Typ úlohy projektu” z Úloh projektu
Fakturovatelné - podklad k fakturaci, ze kterého tvoříme faktury, tedy ten správný typ
Rozpočet - řádek ovlivňující pouze rozpočet
Plán i fakturovatelné - prozatím nevyužíváme
Datum plánování - datum, kdy je zadán fakturační doklad a musí spadat do fakturačního období. Tedy pokud chci, aby se fakturační podklad objevil na faktuře s DUZP v únoru, který zadávám v březnu, toto datum může být kdykoliv v rozmezí 01.02. - 28.02.
Typ - Finanční účet případně zboží, pokud chceme fakturovat konkrétní zboží ze skladu
Číslo - číslo účtu vybereme podle dané služby, kterou chceme fakturovat, rozeznáváme tyto finanční účty:
Zde můžeme v případě volby zboží v předchozím sloupci samozřejmě vybrat ze seznamu zboží.
Popis hlavičky - volitelné pole, které je uvedeno v hlavičce prodejní faktury, např. “Za servisní služby v období 01.02. - 28.02. vám fakturujeme”. Není třeba uvádět číslo smlouvy nebo objednávky, to je plněno na faktuře automaticky z pole “Číslo externího dokladu” vyplněného na projektu nebo úloze projektu
Popis - text, který zákazník uvidí v řádku prodejní faktury. Systémem je vložen název finančního účtu, ale je zde možnost tento řádek přepsat, např. “Servis 23/02 na projektu XXX”.
Množství - základní hodnota je 1, pokud se však rozhodneme na fakturu umístit počet hodin nebo MD, množství je nutné vyplnit reálnou hodnotou fakturovaných hodin nebo MD
Kód měrné jednotky - měrná jednotka, kterou zákazník uvidí na faktuře, např. hodina nebo MD
Jednotková cena - cena za jedno množství měrné jednotky, případně celá částka řádku prodejní faktury, nejsou-li měrné jednotky použité
Částka na řádku - vypočítá se z množství vynásobené jednotkovou cenou
Vydáno - toto pole zaškrtneme tehdy, když jsou podklady připraveny k fakturaci za konkrétní období, pouze vydané podklady budou systémem brány v potaz při tvorbě prodejních faktur! Více níže.
Fakturovaná částka (LM) - za pomoci tohoto pole jsme schopni určit, zda už byl tento fakturační podklad zaúčtován a zaslán zákazníkovi. Pokud je toto pole vyplněno, finance už vytvořili prodejní fakturu, kterou zaúčtovali a zaslali zákazníkovi
| Info |
|---|
V tomto oknu je možné kdykoliv upravovat dané řádky, dokud nejsou vydané a předány na finance. Jakmile je z fakturačního podkladu vytvořena prodejní faktura, stávají se částky řádku plánování needitovatelné. |
| Info |
|---|
TIP: Pokud je projekt členěn do úloh projektů a fakturační podklady v rámci jedné úlohy mají vždy stejný finanční účet nebo číslo zboží, tak tato data lze nastavit přímo v samotné úloze projektu a řádky plánování projektu v rámci dané úlohy tyto hodnoty dědí, což proces jejich tvorby urychluje a usnadňuje. V úlohám projektů lze takto nastavit i jiná pole jako například o jaký typ se jedná nebo kód časového rozlišení. |
...
Dimenze řádků plánování projektu
Jednotlivým řádkům plánování projektů lze přiřadit dimenze. Toto lze jednak přímo v samotném řádku plánování projektu nebo přes proklik Dimenze.
...
Pokud je žádoucí některou z dimenzí označit červenou hvězdičkou jako je to na obrázku výše, tak lze nastavit v seznamu dimenzí.
...
| Note |
|---|
Červená hvězdička uživatele upozorňuje na dané pole, aby mu byla věnována větší pozornost. Nejedná se ovšem o povinné pole. Řádek tedy lze založit i bez vyplnění označených dimenzí. Toto je z důvodu vyšší uživatelské přívětivosti. |
Časové rozlišení
Do řádků plánování projektu lze doplnit i časové rozlišení. Způsob je obdobný jako u řádků samotných faktur či dobropisů (více informací zde: Časové rozlišení).
Princip je takový, že do řádku plánování je možné vyplnit šablonu časového rozlišní. Po jejím vyplnění nebo při změně datumu plánování či částky systém vždy aktualizuje dané časové rozlišení.
Kdykoliv dojde v řádku plánování projektu ke změně šablony časového rozlišení, ke změně částky (ať už úpravou množství nebo jednotkové ceny) nebo k úpravě datumu, tak systém vždy přepočítá plán časového rozlišení dle nastavení příslušné šablony.
Proto je doporučeno aktuální časové rozlišení kontrolovat a případně manuálně upravovat, až když je řádek plánování projektu plně a správně nastaven.
Aktuálně platné rozlišení pro daný řádek si lze zobrazit přes 3 tečky v příslušném poli.
...
Časové rozlišení lze manuálně také upravit obdobně jako v dokladech.
| Warning |
|---|
Časové rozlišení lze vyplnit v řádku plánování projektu pouze v případě, že je vyplněna pouze Částka na řádku nebo Náklady celkem. Pokud jsou vyplněny obě tyto částky, tak ty nelze časově rozlišit, jelikož šablonu rozlišení lze do řádku nastavit pouze jednu. V tomto případě by tedy bylo potřeba založit dva řádky plánování a ty rozlišit dle odpovídajících šablon. |
Po vytvoření faktury z projektu příslušný řádek časové rozlišení zdědí a i v samotné faktuře je možné časové rozlišení před zaúčtováním upravit.
| Note |
|---|
Pokud dojde k úpravě časového rozlišení až v samotné vytvořené faktuře, tak hrozí nekonzistence dat, pokud časové rozlišení nebude manuálně upraveno uživatelem i v odpovídajícím řádku plánování projektu. |
Zadávání řádkových slev
Pokud chceme zadat řádkovou slevu na konkrétní řádek plánování projektu, stačí vyplnit číslo do sloupce Řádková sleva. Jednotka tohoto sloupce je v procentech, které ale nemusíme vyplňovat. Výsledná částka se po vyplnění řádkové slevy bude nacházet ve sloupci Částka na řádku. Protože jsou tyto sloupce tzv. kalkulovaná pole, nemusíme nic počítat ručně, stačí jen zadat výši slevy.
...
Fakturace balíčků
Pozor, tato funkcionalita nemusí být v rámci systému dostupná, nejedná se o standardní řešení. Pokud chybí, kontaktujte prosím svého konzultanta.
V řádcích plánování projektů je v rámci rozšíření fakturace balíčků přidáno pole “Popis balíčku”.
Řádky plánování projektu, které jsou zahrnuty do faktury a nesou stejný popis balíčku se tisknou v rámci jednoho řádku v celkové částce.
Pokud v jednom balíčku je více řádků s rozdílnými sazbami DPH, tak tisk balíček rozloží do více řádku právě po DPH sazbách.
Řádky, které mají popis balíčku prázdný, se tisknou vždy samostatně.
Měrná jednotka řádků reprezentující balíček je vždy prázdná. Číslo v prvním sloupci také. Sleva balíčku se také netiskne. Procentuální sleva se tiskne pouze v případě, že všechny sloučené řádky mají stejnou procentuální slevu. Jestliže určitý řádek obsahoval slevu, tak tato sleva se promítne v ceně balíčku, jelikož částka byla o slevu ponížena.
| Info |
|---|
Pokud by faktura byla opravena akcí Storno/Opravit/Vytvořit opravný dobropis, tak Popis balíčku je do jednotlivých řádků přenesen a tisk řádků dobropisu probíhá analogicky jako u faktury. |
Opakující se fakturační podklady
...
Po stisknutí OK vytvoří systém množinu řádků, přičemž hodnoty zkopíruje ze zdrojového řádku a “Datum plánování” postupně zvyšuje zadanou periodou.
...
| Info |
|---|
Uvedenou akcí jsou kopírovaná všechna pole zdrojového řádku včetně dimenzí, časového rozlišení, popisu, částek, množství, popisu balíčku… Pokud tedy popis obsahoval i období je možné, že bude potřeba toto pole nebo jiné mírně manuálně upravit. |
Přiložení příloh k podkladům
...