...
The settings from the example below will allow us to track sales entries by salesperson and the area the salesperson is responsible for. It will also be possible to track the cost spent on profitability of a sales campaign for a given area. Corresponding dimensions can be further useful, for example, to track the profitability of specific projects or the costs we incur per employee.
...
When setting up corresponding dimensions, you must also keep in mind that this extension works recursively. So, for example, when you assign a specific salesperson to a customer, or fill it out in the sales invoice of that customer, not only the dimension for the area is automatically populated, but also the sales campaign Sales Campaign dimension that is bound to that area Area dimension.
| Tip |
|---|
The settings below make sense. |
...
| Warning |
|---|
The settings below don't make sense. Given the recursive nature of correspodning dimensions, it is unnecessary to bind the sales campaign to the |
...
Salesperson dimension, since the |
...
Salesperson dimension already contains the dimension for the area, and with it all the dimensions bound to that dimension. |
...
After the names of the corresponding dimensions have been assigned, the next step is to set specific values for them. This value will be then automatically filled in when the main dimension is filled in. The procedure is the same as for setting the values of a standard dimension. Select the row with the dimensions for which you want to set the values and choose Dimension Values from the Dimensions menu, then select a specific corresponding dimension value for each main dimension value.
...
| Tip |
|---|
When setting up dimension codes in the system, it is recommended to set up codes that contain some supporting information about the dimension, such as the initials of the salesperson, or the names of areas, etc. This setup then makes it easier to naviagte in the dimensions values during analysis or back-checking. |
More information about dimensions in general and about how to work with them can be found here.
...
| Note |
|---|
The same message appears if we limit the salesperson Salesperson and area Area dimensions and only block the combination of certain values. For example, based on our setup above, we might want to prevent salespeople from interfering with each other's areas of responsibility to prevent subsequent distortion of the tracked data. Therefore, if we limit Jim Oliva's access to areas of Southern Europe and North America, as he is only responsible for Northern Europe, it will be possible to assign the Area as a corresponding dimension of the Salesperson, but if in the next step we try to assign the salesperson Jim Oliva to a region other than Northern Europe, we will not be able to complete the setup. |
...
If we do not want to bother with verifying which combinations of dimensions or their values are mutually blocked, we can activate the functionality below called Do not display blocked dimensions combinations in the General Ledger Setup, thanks to which the system will not offer us blocked dimensions or their values in the selection of values.
...
Uzavření kombinací dimenzí po nastavení vázaných dimenzí
Pokud se kdykoliv v průběhu používání vázaných dimenzí rozhodneme uzavřít jejich kombinace nebo kombinace jejich hodnot, systém nám zobrazí hlášku níže a umožní nám stávající nastavení buď vymazat nebo jej zachovat.
...
Hromadné uzavření kombinací dvou dimenzí
Během nastavování kombinací dimenzí může dojít k situaci, kdy bychom mezi sebou potřebovali omezit dvě dimenze a každá z nich by měla velké množství hodnot, přičemž kombinace jen několika z nich by měly zůstat povoleny.
Pro tento případ je možné využít naši úpravu v podobě akce dostupné v horní liště matice kombinace dimenzí. Pomocí této akce v prvním kroku nastavíme které dvě dimenze by mezi sebou měly být omezeny a akci potvrdíme. Všechny kombinace hodnot obou dimenzí se mezi sebou nyní uzavřou hromadně, aniž bychom je mezi sebou museli uzavírat ručně jednu po druhé.
...
Jakmile si pak zobrazíme konkrétní hodnoty dané kombinace rozklikem hodnoty Omezeno, jednoduše povolíme jen několik vybraných kombinací hodnot dimenzí a zbylé kombinace zůstanou uzavřeny.
...
Priority a kolize dimenzí
Priority
Je možné, že během používání tohoto rozšíření, budeme chtít použít stejné vázané dimenze pro vícero dimenzí. Takové situace jsou ošetřeny systémem priorit - vázané dimenze náležící dimenzi, která byla do řádku dokladu doplněna naposledy má vždy nejvyšší prioritu. V praxi to znamená, že vázané dimenze této dimenze přepíší hodnoty shodných vázaných dimenzí vyplněných v předchozích krocích.
| Tip |
|---|
S ohledem na tuto funkcionalitu doporučujeme při nastavování vázaných dimenzí dodržovat několik jednoduchých pravidel:
|
Pro praktické vysvětlení systému priorit si můžeme uvést následující příklad. V položkách chceme analyzovat náklady vynaložené na prodejní kampaně pro konkrétní segment prodávaného zboží - obchodní skupinu. Dále budeme chtít sledovat také položky prodejců zodpovědných za danou oblast. Každá oblast bude mít zároveň také svou prodejní kampaň, aby bylo možné sledovat náklady vynaložené i na tento typ kampaně.
...
Z nastavení výše tedy vyplývá, že nejdříve bude doplněn prodejce a jeho vázané dimenze, Oblast s kódem 20, který odpovídá severní Evropě a Prodejní kampaň s odpovídající hodnotou pro kampaň zaměřenou na skandinávské země. Prodejce bude doplněn jako první, protože každý zákazník má obvykle přiřazeného svého prodejce, při vytvoření nového prodejního dokladu, se tak tato hodnota doplní automaticky.
...
V dalším kroku však musíme doplnit hodnotu také do dimenze pro obchodní skupinu. Jelikož byla obchodní skupina vyplněna jako poslední v pořadí, její hodnota pro dimenzi kampaně přepíše prodejní kampaň vázanou k prodejci. Prodejní kampaně jsou k jednotlivým segmentům zboží přiřazeny takto.
...
Pokud tedy do obchodní skupiny doplníme obchodní skupinu ELEKTRONIKA, prodejní kampaň se nám přepíše na KAMPUSAKAN odpovídající prodejní kampaní cílící na Severní Ameriku, což může být nežádoucí.
...
Pokud bychom se v rámci tohoto příkladu chtěli vyhnout vzájemnému přepisování hodnot vázaných dimenzí v důsledku priorit, řešením by například mohlo být nastavit dimenzi Prodejce tak, aby odpovídal za obchodní skupinu a upravit kritéria, podle kterých chceme sledovat náklady na prodejní kampaně, aby kampaň původně vázaná na prodejci mohla být shodná s kampaní za obchodní skupinu.
...
Dalším řešením je proškolit příslušné uživatele a zdůraznit, že k takovému přepisování může dojít a je tedy nutné si po vyplnění všech dimenzí zkontrolovat jejich hodnoty. K takovéto zpětné kontrole by mělo docházet vždy minimálně ze začátku během testování správného nastavení.
Priority a prázdné hodnoty vázané dimenze
| Info |
|---|
Pokud nastane situace, kdy má vícero dimenzí stejnou vázanou dimenzi a hodnoty u některé z nich zůstanou prázdné a zároveň je dimenze, na kterou je tato dimenze navázána, doplněna do dokladu jako poslední, hodnoty vázaných dimenzí předchozí dimenze zůstanou zachovány a nebudou přepsány prázdnou hodnotou vázané dimenze doplněné naposledy. |
Kolize
Pokud se rozhodneme použít stejnou vázanou dimenzi pro více dimenzí, může také dojít ke vzájemné kolizi. Například můžeme mít nastavenou dimenzi prodejce s vázanými dimenzemi pro oblast a prodejní kampaň. Kromě této dimenze pak ještě chceme používat dimenzi oblast, která má rovněž vázanou dimenzi pro prodejní kampaň. Vytvoříme-li pak prodejní doklad, nejdříve se nám pravděpodobně doplní dimenze pro prodejce, protože zákazníci mají ve většině případů nastaveného konkrétního prodejce. Na základě dimenze prodejce se pak do řádku dokladu automaticky doplní také jeho vázané dimenze, tedy odpovídající hodnota pro oblast a prodejní kampaň. Nyní opět přichází na řadu priority dimenzí. Tím, že dimenze pro oblast byla doplněna jako druhá v pořadí a zároveň má svou vlastní vázanou dimenzi pro prodejní kampaň, systém jako prodejní kampaň automaticky doplní hodnotu, kterou vezme z prodejní kampaně vázané přímo na oblast a na hodnotu prodejní kampaně vázané na prodejci tak nikdy nepřijde řada.
...
| Tip |
|---|
Ke kolizím vázaných dimenzí může dojít v důsledku jejich neefektivně navrženého nastavení. Nejjednodušším řešením tedy je si již během samotného nastavování vázaných dimenzí důsledně promyslet, které vázané dimenze nám dávají smysl a které spolu mohou kolidovat. Mimo to je také nezbytné důkladně otestovat všechny scénáře, pro které toto rozšíření budeme používat. |
V příkladu, který jsme popsali výše dává smysl prodejní kampaň z dimenze prodejce zcela odstranit. Je totiž pravděpodobné, že kromě analýzy prodejů daného prodejce zodpovídajícího za konkrétní oblast, budeme chtít také sledovat náklady na prodejní kampaně za konkrétní oblast. Tím, že naše nastavení vázaných dimenzí funguje rekurzivně, jinými slovy, že dimenze pro oblast vázaná na prodejci zároveň implicitně obsahuje také dimenzi pro oblast, na kterou je vázaná dimenze pro prodejní kampaň, se nám při správném nastavení hodnot doplní všechny požadované informace tam, kam chceme, a nebudou si navzájem překážet.
...
Blocking of dimensions combinations after setting the corresponding dimensions
If at any time during the use of corresponding dimensions we decide to block their combinations or combinations of their values, the system will display the message below and allow us to either delete the existing setting or keep it.
...
Bulk blocking of combinations of two dimensions
When setting up combinations of dimensions, there may be a situation where we need to limit two dimensions between themselves, and each of them would have a large number of values, while combinations of only a few of them should be allowed.
For this case, you can use our modification in the form of an action available in the top bar of the Dimension Combination Matrix. Using this action, in the first step we set which two dimensions should be limited between each other and confirm the action. All combinations of values of the two dimensions will now be blocked between each other in bulk, without having to manually constrain them one by one.
...
Then once you view the specific values of a given combination by clicking the Limited value, you simply enable only a few selected combinations of dimensions values and the remaining combinations will remain blocked. The example below shows bulk blocking of dimensions Project and Budget.
...
Priorities and collisions of dimensions
Priorities
It is possible that while using this extension we will want to use the same corresponding dimensions for several dimensions. Such situations are handled by the priority system - the corresponding dimension belonging to the last dimension added to the document line always has the highest priority. In practice, this means that the corresponding dimensions of this dimension will override the values of the identical corresponding dimensions filled in the previous steps.
| Tip |
|---|
With this functionality in mind, we recommend following a few simple rules when setting corresponding dimensions:
|
For a practical explanation of the priority system, we can use the following example. We want to analyse the profitability of sales campaigns for a specific segment of the goods sold - a business group. Furthermore, we also want to keep track of the entries of the salespeople responsible for a given area. Each area will also have its own sales campaign so that we can track the profitability of this type of campaign as well.
...
The setup above therefore implies that the first thing to be added is the Salesperson and its corresponding dimensions, the Area with code 20 corresponding to Northern Europe and the Sales Campaign with the corresponding value for a campaign targeting Scandinavian countries. The Salesperson will be added first because each customer usually has a salesperson assigned to them, so when a new sales document is created, this value will be added automatically.
...
In the next step, however, we must also fill in the value to the dimension for the Business Group. Since the Business Group was filled in last in the sequence, its value for the Sales Campaign will overwrite the Sales Campaign tied to the salesperson. The Sales Campaigns are assigned to each product segment as follows.
...
Therefore, if we fill in the the Business Group with the value ELECTRONICS, the sales campaign will be overwritten with the value CAMPUSACAN corresponding to the Sales Campaign targeting North America, which may be undesirable.
...
If, in the context of this example, we wanted to avoid overwriting corresponding dimensions values due to the system of priorities, the following change in the dimensions settings could be a solution. The Salesperson dimension will now also carry a dimension for the Business Group, so that we are able to track the entries for the segment of goods sold. And we will adjust the criteria by which we want to track the profitability of sales campaigns so that it can be tied either only to the segment of goods sold (see below), or only to the area that the campaign would target.
...
Another solution is to train the users concerned and point out that such overwriting can occur and it is therefore necessary to check the values of all dimensions after they have been filled in. Such back-checking should always take place minimally at the beginning when testing the correct settings.
Priorities and empty values of the corresponding dimension
| Info |
|---|
If there is a situation where multiple dimensions have the same corresponding dimension and the values of one of them remain empty, and at the same time the dimension to which this dimension is bound is added to the document last, the value of the corresponding dimension of the previous dimension will be preserved and will not be overwritten by the empty value of the corresponding dimension added last. |
Collisions
If we decide to use the same corresponding dimension for multiple dimensions, it may also cause a collision. For example, we may have a Salesperson dimension set up with corresponding dimensions for Area and Sales Campaign. In addition to this dimension, we also want to use the Area dimension, which has a corresponding dimension for the Sales Campaign. Next, when we create a sales document, we will probably add the Salesperson dimension first, because in most cases customers are assigned to a particular salesperson. Based on the Salesperson dimension, their corresponding dimensions - the value for the Area and Sales Campaign, are then automatically added to the document line. At this point, the dimension priorities come into play again. Because the dimension for the Area is added second, and also has its own corresponding dimension for the Sales Campaign, the system will automatically fill in the value it takes from the Sales Campaign directly tied to the Area, and the value of the Sales Campaign bound to the Salesperson will never have its turn.
...
| Tip |
|---|
Collision of corresponding dimensions can occur due to inefficiently designed settings. The best solution is therefore to consider which corresponding dimensions make sense and which can conflict with each other during the process of setting up the corresponding dimensions. Besides, it is also necessary to thoroughly test all scenarios for which we intend to use this extension. |
In the example we described above, it makes sense to remove the Sales Campaign from the Salesperson dimension entirely. Because it is likely that, in addition to analysing the sales of a particular salesperson responsible for a particular area, we will also want to track the sales campaigns for a particular area. And because the corresponding dimensions are recursive, meaning that the Area dimension tied to the Salesperson also implicitly contains the Area dimension to which the Sales Campaign is tied, it will fill in all the required information exactly where we want it, and the dimension values will not interfere with each other if the setup is done correctly.
...