Účto skupiny mapují položky, jako jsou zákazníci, dodavatelé, zboží, zdroje, nebo prodejní a nákupní doklady, do finančních účtů hlavní knihy. Šetří čas a pomáhají se vyhnout chybám při účtování transakcí. Hodnoty transakcí jsou zaúčtovány na účty určené v účto skupině pro tento konkrétní subjekt. Jediným požadavkem je mít účetní osnovu. Následující text pojednává o nastavení účetních skupin.

...

Struktura účto skupin

V obecné (či teoretické) rovině se účto skupiny dělí na:

• Obecné - Definují, od koho nakupujete a komu prodáváte, nebo co nakupujete a co prodáváte. Můžete také zkombinovat skupiny a specifikovat věci, jako jsou účty ve výsledovce, do kterých chcete účtovat, nebo použijte skupiny pro filtrování sestav.

• Specifické - Použijte například prodejní doklady, místo přímého účtování do hlavní knihy. Když vytvoříte položky zákazníka, v hlavní knize se provedou odpovídající záznamy.

• Daňové - Definujte procenta DPH a typy výpočtu, které se vztahují na to, od koho nakupujete a komu prodáváte, nebo co nakupujete a co prodáváte.

Účto skupiny v BC

Sekce níže popisují, jaké účto skupiny se v systému nacházejí, jaké jsou jejich přesné názvy, a v jakém nastavení dále figurují.

Jednoduché účto skupiny

...

Příkladem jednoduché účto skupiny je účto skupina zákazníka, kde se nastavuje zejména účet pohledávek. Konkrétní účto skupina se poté konkrétnímu zákazníkovi nastaví na jeho kartě. Obdobně se nastavuje účto skupina dodavatele, bankovního účtu, pokladny nebo třeba zaměstnance.

Kombinované účto skupiny

Jak již bylo zmíněno výše, kombinované účto skupiny dokáží kontace určit ve dvojici. Níže jsou popsány dvojice účto skupin, které spolu dokáží kontace určit, a v jakém nastavení.

Obecné účto skupiny

Existuje jednak Obecná účto skupina zboží, která se nastavuje zpravidla na kartě zboží nebo finančního účtu a Obecná obchodní účto skupina, která se nastavuje na kartě zákazníka či dodavatele.

Ve dvojici (vždy jedna obchodní a jedna účto skupina zboží) se v Nastavení obecného účtování nastavuje účet výnosů, Nákupní účet, účet pro řádkové slevy…

DPH účto skupiny

Opět jsou v systému dvě - DPH účto skupina zboží, která se obdobně jako u Obecné účto skupiny zboží nastavuje na kartě zboží či finančního účtu. Dále existuje DPH obchodní účto skupina, která analogicky jako u obecné obchodní účto skupiny se nastavuje na kartě zákazníka či dodavatele.

Ve dvojici (vždy jedna DPH obchodní a jedna DPH účto skupina zboží) tyto účto skupiny určují sazbu DPH, analytické účty pro DPH či klauzuli DPH. Toto je možné nastavit v Nastavení účtování DPH.

...

Účto skupina zboží

Jak již název napovídá, tak tato účto skupina se nastavuje na kartě zboží. Tato skupina je také kombinovaná, ale není ve dvojici s jinou účto skupinou ale lokací. Tato dvojice (vždy jedna lokace a jedna účto skupina zboží) určují účet zásob, dočasných účet zásob…Toto nastavení je možné v Nastavení účtování zásob.

...

Nastavení účto skupin na základních entitách

Sekce níže popisují jaké účto skupiny lze nastavit na kartách základních entit. U jednotlivých účto skupin je i popsáno, kdy je systém vyžaduje nebo kdy vyplněné být nemusí.

FINANČNÍ ÚČTY

Typ obecného účtování určuje obecný typ zúčtování použitý při účtování tohoto účtu. Zejména cíli na DPH a určuje, jestli se jedná o nákupní DPH nebo prodejní DPH. Toto pole není potřeba vyplňovat, pokud daný účet bude využíván v řádcích dokladů, protože systém sám určí, jestli se jedná o prodejní či nákupní doklad. Naopak při účtování řádku deníku bude vyžadovat vyplnit toto pole, pokud transakce z deníku má DPH <> 0.

Obecná obchodní účto skupina určuje typ dodavatele, od kterého nakupujeme nebo zákazníka, kterému prodáváme, k propojení transakcí provedených pro tohoto obchodního partnera s odpovídajícím účtem hlavní knihy podle obecného nastavení účtování. Není potřeba vyplňovat pro účty využívané v rámci dokladů, jelikož tato skupina je určena z karty zákazníka/dodavatele. Naopak v deníku tato účto skupina bude vyžadována, pokud je třeba uplatněna řádková sleva.

Obecná účto skupina zboží určuje typ položky produktu k propojení transakcí pro tuto položku s odpovídajícím účtem hlavní knihy podle nastavení obecného účtování pro zaúčtování transakcí. Je potřeba vyplnit pro finanční účty využívané v rámci dokladů.

...

DPH účto skupina zboží určuje specifikaci DPH souvisejícího zboží, finančního účtu nebo zdroje pro propojení transakce provedených pro tento záznam s příslušným finančním účtem dle nastavení účtování DPH.

Uvažte jako příklad účet Tržby z prodeje služeb, který se používá při prodeji na finanční účet.

Při účtování transakce s DPH se systém zeptá jestli jde o prodej nebo nákup, pokud to neví podle Pole typ obecného účtování. Toto pole vyplníte, pokud chcete, aby jej bylo možné použít v deníku. Při účtování přes doklad systém sám určí, jestli se jedná o prodej nebo nákup dle typu daného dokladu.

Obecná obchodní účto skupina se v dokladu nastaví z karty zákazníka/dodavatele, není potřeba vyplnit. Pokud ale účtujeme o slevě přes deník, pka je potřeba tuto skupinu určit přímo v řádku deníku. Při účtování přes deník nezapomínejte na zaškrtlé pole Přímé účtování v sekci “Obecné” konkrétního finančního účtu.

...

ZBOŽÍ

Obecná účto skupina zboží přiřazená zboží určuje, co prodáváte a co nakupujete. To nastavíte na Obec. účto skupiny zboží Když tak učiníte, zvažte počet skupin, které budete potřebovat k rozdělení prodejů podle produktů (zboží a služeb) a nákupů podle položek. Například rozdělte tyto skupiny podle surovin, maloobchodu, zdrojů, kapacity atd.

DPH účto skupina zboží uvádí daňové výpočty potřebné pro typy položek, které kupujete nebo prodáváte. Toto nastavení je v Nastavení účtování DPH.

Účto skupina zboží určuje spojení mezi obchodními transakcemi provedenými pro zboží a skladový účet ve financích, k seskupení částek pro ten typ zboží. Definujte Účetní skupiny zboží, které pak přiřadíte k příslušným účtům zboží na stránce Nastavení účtování zásob. Když tímto způsobem zaúčtujete položky týkající se zboží, systém zaúčtuje na účet hlavní knihy, který je nastaven pro kombinaci účetní skupiny zboží a umístění, které je se zbožím spojeno. Účetní skupiny zboží také poskytují dobrý způsob, jak uspořádat váš inventář, takže při generování sestav můžete oddělit položky podle jejich skupiny účtování. Tyto nastavte na stránce Účto skupiny zboží.

...

Systém při zboží nezná výnosový a nákladový účet, jelikož nejde o účet finanční. Proto se ptá, kam má např. výnos z prodeje zboží zaúčtovat, což nastavíme v matici Nastavení obecného účtování, kde určujeme kombinaci zbožové a obchodní obecné účto skupiny a nastavujeme pro ně jednotlivé kontace. Naopak, služby se prodávají na výnosový nebo nákladový finanční účet v rámci faktury.

Prázdna obecná účto skupina nebo kombinace prázdných skupin se využívají při manuálním nastavení zbožové skupiny pro dodavatele a zákazníka (ze kterého získáváme informaci o obecné obchodní účto skupině).

...

Účto skupina zboží, která v kooperaci s kódem lokace - skladem určuje skladové účty.

...

...

Pokud zakládáte novou účto skupinu nebo upravujete DPH skupiny, okrem účtování v kombinaci s DPH obchodní skupinou nesmíte zapomenout upravit i výkaz DPH, jinak by nastal problém s přiznáním DPH.

V případě, že měníte jenom sazbu DPH v existujícím řádku, není třeba výkaz DPH upravovat. Úprava se projeví jenom na nových dokladech.

Pro obecné účto skupiny zboží můžete nastavit výchozí DPH účto skupiny zboží.

Při tvorbě dokladů se kontroluje Nastavení účtovaní DPH až při účtování dokladu, nikoliv při vyplnění řádků.

...

ZÁKAZNÍCI

Obecná obchodní účto skupina určuje komu prodávateprodáváte, tedy typ obchodu zákazníka k propojení transakcí transakci tohoto zákazníka s odpovídajícím finančním účtem dle nastavení obecného účtování. To nastavíte na Obec. obchodní účto skupiny. Když tak učiníte, rozmyslete si, kolik skupin budete potřebovat k rozdělení prodejů. Seskupte například zákazníky podle zeměpisné oblasti nebo podle typu podnikání.

DPH obchodní účto skupina určí specifikaci, jak vypočítat a účtovat daň z obratu pro zákazníka. Tyto nastavte na stránce DPH obchodní účto skupiny. Když to uděláte, rozmyslete Rozmyslete si, kolik skupin budete potřebovat. Toto může například záviset na různých faktorech jako místní legislativa, anebo zda obchodujete na domácím i mezinárodním trhu.

Účto skupina zákazníka definujte analytické účty podle typu trhu zákazníka, které se mají použít při účtování a propojení transakcí s pohledávkami. Zde se zejména nastavuje účet pohledávek, ale i třeba účet pro skonta jsou-li využívána. Počet účto skupin zákazníka se zpravidla odvozuje z účetní osnovy dle počtu analytických účtů pro pohledávky.

Pokud používáte inventář zboží s pohledávkami, obecná obchodní účto skupina přiřazená vašemu zákazníkovi a obecná účto skupina zboží přiřazená k položce inventáře zboží určují výnosové účty, na které se řádky prodejních objednávek zaúčtují. Viz „Obecné obchodní účto skupiny“ a „Obecné účto skupiny zboží“ v Nastavení obecného účtování. Tyto nastavte na stránce Účto skupiny zákazníka.

...

Účto skupina může být jedna nebo jich můžeme mít i víc, které definují účtování na účtech.

...

DODAVATELÉ

Obecná obchodní účto skupina z pohledu dodavatele určuje, od koho nakupujete. Určuje typ obchodu dodavatele ke ve spojení transakcís transakci, vytvořených pro tohoto dodavatele, s odpovídajícím finančním účtem na základě nastavení finančního účtování. Obdobně, jako u zákazníka, nastavíte na Obec. obchodní účto skupiny.obecného účtování.

DPH obchodní účto skupina určuje specifikaci DPH příslušného dodavatele pro propojení transakcí provedených pro tento záznam s příslušným finančním účtem dle nastavení účtování DPH. Tyto nastavte na stránce DPH obchodní účto skupiny, jako u zákazníka.

Pole Účto skupina dodavatele určuje typ obchodu dodavatele ke spojení obchodní transakce vytvořené pro dodavatele s odpovídajícím účtem hlavní knihy. Definuje, kde se mají účtovat transakce u účtů závazků, účtů poplatků za služby a účtů slev. Toto je podobné Účto skupinám zákazníků, ale nastavte je na stránce Účto skupiny dodavateleObdobně jako u účto skupin zákazníka zde nastavujeme účet závazků, skont ale i jiné.

...

BANKOVNÍ ÚČTY

Účto skupina bankovního účtu definuje účty pro bankovní účty. To může například zjednodušit procesy trasování transakcí a sladění bankovních účtů. Tyto nastavte na stránce Účto skupiny bankovního účtu.

...

Při založení nového bankovního účtu je tedy potřeba založit i nový analytický účet v účetní osnově a novou účto skupinu bankovního účtu, pokud transakce s pro nový bankovní účet mají mít svou vlastní analytiku.

...

Obdobně se nastavuje účto skupina pokladny na kartě pokladny.

Úpravy účto skupin

V případě změn DPH účto skupin, je potřeba při zakládání nové DPH účto skupiny nebo nastavení nové kombinace DPH účto skupin v Nastavení účtování DPH pamatovat i na úpravu výkazu DPH, jinak by nastal problém s přiznáním DPH.

V případě, že měníte jenom sazbu DPH v existujícím řádku, není třeba výkaz DPH upravovat. Úprava se projeví jenom na nově vytvořených dokladech.

Tvorba dokladů

Při vyplnění konkrétního čísla zboží/finančního účtu/dlouhodobého majetku/zdroje na řádku dokladu systém zná jak DPH obchodní (z karty zákazníka/dodavatele), tak i DPH účto skupinu zboží. Při potvrzení zvoleného čísla zboží (nebo jiné entity) systém kontroluje, že existuje v Nastavení účtování DPH řádek pro danou kombinaci DPH účto skupin. Pokud neexistuje, tak řádek nedovolí vytvořit.

Systém však nekontroluje, že jsou nastaveny potřebné analytiky pro daný řádek v Nastavení účtování DPH. To kontroluje až při náhledu účtování nebo při samotném účtování. V tomto bodě vás tedy upozorní, že nezná analytiku a je tedy potřeba nastavení upravit nebo na daném řádku v dokladu vyplnit DPH účto skupinu zboží.