Při účtování transakcí vznikají v systému položky různých typů (položky zákazníka, dodavatele, věcné položky…). Položky stejného typu pro stejnou entitu (např. stejného zákazníka) lze vyrovnat mezi sebou pomocí postupu popsaného níže.
Pokud je potřeba vyrovnat položky více různých entit, například zákazníka a dodavatele, pak použijte funkcionalitu zápočtů popsanou zde: Zápočty verze 20 a výše.
Pro vyrovnání položek je možné využít akci Vyrovnání položek, která je dostupná na stránce položek zákazníka, dodavatele a dalších typech položek. Nejdříve je potřeba vyhledat položku, která má zůstatek různý od 0. Po vybrání této položky je možné spustit akci Vyrovnat položky.
Po zvolení dané akce se otevře stránka s položka stejné entity (v našem příkladě stejného zákazníka), které mají zůstatek různý od 0. Z tohoto seznamu lze vybrat položky, které chceme navzájem vyrovnat mezi sebou s původně zvolenou položkou. Toto lze provést pomocí akce Nastavit ID vyrovnání.
TIP: ID vyrovnání není třeba nastavovat položku po položce, ale lze vybrat pomocí Ctrl nebo Shift více řádků najednou a poté kliknutím na nastavit ID vyrovnání. Systém nastaví ID vyrovnání pro všechny vybrané řádky.
Jakmile je ID vyrovnání nastaveno pro určitou položku/položky, tak systém ve spodní části stránky přepočítá saldo daného vyrovnání. V hlavičce stránky lze vidět, kterou položku vyrovnáváme (= ze které položky byla spuštěna akce Vyrovnat položky) a její aktuální zůstatek. Saldo je vypočítáno jako zůstatek této položky + zůstatek všech položek, kterým jsme nastavili ID vyrovnání.
Vždy je nutné vyrovnávat položky s opačnými znaménky zůstatků. Zpravidla se například vyrovnávají platby/dobropisy s fakturami. Pokud po nastavení ID vyrovnání není vypočítané saldo 0, tak dle znaménka salda lze určit, jestli částka dobropisů/plateb nebo faktur je vyšší.
Do jednoho vyrovnání lze zahrnout vícero plateb/dobropisů a faktur. Pokud saldo není 0 a vyrovnání potvrdíme, tak systém určí sám, na které položce nebude zůstatek 0. Pokud potřebujeme zajistit, aby zůstatek zůstal na konkrétním dokladu, tak to lze zajistit přepsáním částky k vyrovnání pro danou položku.
Pokud ID vyrovnání nastavíte omylem pro špatnou položku, stačí ID vyrovnání vymazat. ID vyrovnání systém odstraní také v případě, že daný řádek vybereme a opět spustíme akci Nastavit ID vyrovnání.
Vyrovnání je potřeba potvrdit přes akci Účtovat vyrovnání. Před samotným zaúčtováním lze spustit Náhled účtování pro kontrolu.
Při vyrovnání položek se účtuje (= vznikají věcné položky) při těchto scénářích:
při vyrovnání položek vznikl nárok na skonto
při vyrovnání položek došlo k uplatnění platební odchylky
při vyrovnání položek došlo ke kurzovému zisku/ztrátě
Pokud výše uvedené body nejsou při vyrovnání položek uplatněny, tak věcné položky nevznikají.
Po zaúčtování vyrovnání nevznikají další položky zákazníka nebo dodavatele (jako by tomu bylo při využití funkcionality zápočtů) ale vznikají takzvané detailní položky zákazníka/dodavatele, které upravují zůstatek položek zákazníka/dodavatele.
Volba data vyrovnání dokladu
Při účtování vyrovnání lze určit datum, ke kterému chcete vybrané položky vyrovnat. Systém toto datum defaultně plní nejpozdějším datem dokladu ze všech zahrnutých položek. Datum lze ale manuálně změnit. Toto datum vyrovnání je důležité zejména pro výpočet kurzového rozdílu, případně pro zohlednění skonta nebo pro výpočet penále, protože toto datum systému určuje, kdy k vyrovnání došlo.
Částečné vyrovnání položky - úprava vyrovnávané částky
TIP: Jakmile nastavíte ID vyrovnání, tak systém předpokládá, že chcete vyrovnat celý zůstatek vybrané položky. Pokud se stane, že platbu v částce 10 000 chcete do vyrovnání zahrnout pouze v částce 8 000, po nastavení ID vyrovnání upravte hodnotu ve sloupci částka k vyrovnání.
Jakmile přepíšete částku k vyrovnání (lze vepsat pouze částku nižší v absolutní hodnotě než je zůstatek dané položky), tak systém opět přepočítá saldo.
Dohledání vyrovnaných položek
Jestliže potřebujeme dohledat s jakými položkami je některá položka již vyrovnaná, tak to lze provést kliknutím do pole zůstatek v rámci příslušné položky.
Stránka, která se otevře, zobrazuje takzvané detailní položky, které zahrnují jednak položku typu Původní položka (jedná se o položku vzniklou ve chvíli zaúčtování platby/faktury/dobropisu/refundace apod.) má vždy celkovou hodnotu prvotně zaúčtované položky, ze které jsme do zůstatku kliknuli a dále položky typu vyrovnání určující, že u dané položky došlo k vyrovnání, ke kterému dni k vyrovnání došlo a v jaké celkové částce.
Pokud došlo v rámci vyrovnání i k zaúčtování platební odchylky, k uplatnění skonta nebo se vypočetl kurzový rozdíl, tak mimo detailní položky typu vyrovnání vznikne i detailní položka jednoho z vyjmenovaných typů. Skonto, platební odchylku, kurzové rozdíly tedy systém účtuje automaticky při vyrovnání položek (u skonta a platební odchylky musí být tato funkcionalita nejdříve zapnuta v nastavení).
Detailní položky uchovávají historii vyrovnání. Pokud tedy dojde k vyrovnání v určité výši a poté k zrušení tohoto vyrovnání, tak původní detailní položka typu vyrovnání není smazána ale vytvoří se další detailní položka typu vyrovnání s opačným znaménkem částky než bylo původní vyrovnání. Tyto detailní položky se tedy navzájem ruší. Tyto položky také mají zaškrtnuto pole Vyrovnání zrušeno.
Druhou možností, jak dohledat, se kterými položkami je určitá položka vyrovnána je přes akci Vyrovnané položky.
Tento pohled nezobrazuje historii (již v minulosti zrušená vyrovnání), ale pouze aktuálně platná vyrovnání.
Zrušení již existujícího vyrovnání
Pokud došlo k vyrovnání položek a je potřeba toto vyrovnání zrušit, tak to lze v rámci detailních položek. Vyhledáme tedy jednu z položek, která je součástí chybného vyrovnání a klikneme do jejího zůstatku. V detailních položkách, které se otevřou, je potřeba vybrat řádek, kde Typ položky = Vyrovnání a Vyrovnání zrušeno = Nepravda. Pro tuto položku je dostupná akce Zrušit vyrovnání položek.
Pokud by jste vybrali položku, která nesplňuje výše uvedená kritéria, tak systém zobrazí chybu při spuštění akce Zrušit vyrovnání položek.
Po úspěšném spuštění akce Zrušit vyrovnání položek je potřeba vyrovnání potvrdit v následujícím okně, které se otevře. Před jeho potvrzením je možné spustit náhled zrušení vyrovnání pro kontrolu položek, které zrušením vzniknou.
Pokud u původního vyrovnání bylo účtováno o skontu, kurzovém rozdílu, platební odchylce, tak zrušení vyrovnání vytvoří stejné věcné položky, ale s opačným znaménkem.
Jako již bylo uvedeno výše, zrušení vyrovnání nemaže původně vytvořené detailní položky typu vyrovnání, ale pro zachování historie tvoří nové detailní položky s opačným znaménkem. Zrušené vyrovnání mají v detailním položkách pole Vyrovnání zrušeno = Ano.
Pokud rušíme vyrovnání u položky, která byla vyrovnána s více jinými položkami a tato vyrovnání ještě nebyla zrušena, pak je třeba nejdříve zrušit vyrovnání, které vzniklo jako poslední v řadě a poté je možné zrušit další vyrovnání v pořadí.
Vyrovnání položek v cizí měně
Pokud dochází k vyrovnání položek v cizí měně a položky nemají stejný kurz, tak při potvrzení jejich vyrovnání systém automaticky dopočítá a zaúčtuje kurzový zisk nebo ztrátu. Samotné vyrovnání probíhá stejně jako je popsáno výše. Rozdíl je v tom, že po vyrovnání vznikne detailní položka vyrovnání a ještě jedna s typem položky Realizovaný zisk/ztráta.
Vyrovnávat lze i položky s různými měnami. Toto je ovšem potřeba povolit v Nastavení prodeje a pohledávek, respektive v Nastavení nákupu a závazků (viz Potřebná nastavení).