Základní informace

Integrace s Outlookem slouží k tomu, aby byl uživatel schopen interagovat se zákazníky a dodavateli přímo z aplikace Microsoft Outlook. Díky této integraci bude uživatel schopen vidět účetní data spjatá se zákazníkem či dodavatelem přímo z Outlooku. Dalším významným benefitem je možnost tvořit a odesílat účetní dokumenty jako např. faktury přímo z aplikace Outlook.

Potřebná nastavení

Pro to, aby byla provedena integrace Outlooku s BC, je třeba provést potřebná nastavení:

Nejdříve je třeba si nastavit integraci v BC.

• Vyhledáme Asistované nastavení

• Po otevření okna Asistované nastavení najdeme oddíl S Business Central můžete udělat více a pod ním již nalezneme Nastavit vaši schránku v aplikaci Outlook

• nastavení integrace začnete kliknutím na Nastavit vaši schránku v aplikaci Outlook a po přečtení úvodního okna kliknete pro pokračování na další

• v dalším okně si zvolíte zda chcete integraci provést pouze pro svou poštovní schránku či pro celou společnost a po potvrzení vaší volby kliknete na další

• 

  v dalším okně již zadáte váš e-mail a heslo, nebo v případe integrace s Outlookem pro celou společnost je třeba zadat přihlašovací údaje pro účet správce

• při zadání správných údajů již stačí integraci pouze dokončit

Daším potřebným krokem je restartování aplikace Outlook či v případě potřeby restartování počítače. Po restartování se na liště aplikace nově objeví ikona Business Central.

Ruční přidání doplňků

V některých případech se doplňky do aplikace Outlook nepřidávají automaticky. I když jste vy nebo kolega spustili asistované průvodce instalací jménem společnosti, Business Central nemusí být v aplikaci Outlook zobrazena. Pokud k tomuto problému dojde, můžete přidat doplňky Business Central ručně.

Nejprve musíte ověřit, zda máte přístup k doplňkům ve svém účtu Office 365. Stačí jednoduše otevřít aplikaci Outlook v prohlížeči, otevřít zprávu, vybrat Další akce (...) v horní části zprávy a pak v dolní části seznamu zvolit možnost Získat doplňky . Otevře se stránka Doplňky pro aplikaci Outlook, kde můžete pro aplikaci Outlook povolit Business Central. Poté, co přejdete zpět do aplikace Outlook, Business Central by mělo být k dispozici.

Popis funkcionality

Integrace s Outlookem uživateli umožní:

Rychlý náhled

Uživatel bude schopen ze svého Outlooku rychle a jednoduše nahlédnout do informací, které má v Business Central ohledně určitého zákazníka či dokumentu.

Řekněme, že dostanete e-mail od zákazníka, který chce získat nabídku na některé zboží. Přímo v aplikaci Outlook můžete otevřít doplněk Business Central, který rozpozná odesílatele jako zákazníka a otevírá zákaznickou kartu pro jeho společnost. Na tomto ovládacím panelu můžete vidět přehledné informace o zákazníkovi a podrobnější informace o konkrétních dokladech. Můžete také nahlédnout do historie prodeje pro zákazníka. Pokud se jedná o nový kontakt, můžete jej vytvořit jako nového zákazníka v aplikaci Business Central bez opuštění aplikace Outlook.

Velice užitečné je, že díky integraci je uživatel schopen nahlédnout pouhým kliknutím do účetních dokumentů zmíněných v emailových zprávách. Obdržíte-li například e-mailovou zprávu, která zmiňuje text S-QUO100 , Business Central ji označuje jako prodejní nabídku, takže můžete tento doklad otevřít v aplikaci Outlook. V aplikaci Outlook vyberte tlačítko Odkazy na doklady bezprostředně nad tělem e-mailové zprávy. V aplikaci Outlook Web App zvolte text S-QUO1001 v těle e-mailové zprávy.

Někdy chcete zobrazit více polí, než je v doplňku možné zobrazit, například když chcete vyplnit řádky faktury. Chcete-li mít více místa pro práci, můžete tento doplněk vložit na samostatnou stránku. Stále je součástí aplikace Outlook, ale máte více místa. Při zadávání dat ve vyskakovacím okně se změny automaticky ukládají. Po dokončení zadávání dat do dokladu můžete zvolit tlačítko OK. Výběrem rámce doplňku v aplikaci Outlook se automaticky obnoví dokument se změnami provedenými ve vyskakovacím zobrazení.

Tvoření faktur a jiných účetních dokumentů

Dalším benefitem, který tato integrace nabízí , je možnost vytváření účetních dokumentů přímo z Outlooku.