Vázané dimenze jsou rozšířením standardní Business Central funkcionality Dimenze. Business Central umožňuje nastavit až osm různých dimenzí pro všechny hlavní entity jako je bankovní účet, zaměstnanec, dodavatel, apod. Každá z těchto dimenzí na sebe pak může mít navázáno až sedm vázaných dimenzí.
Celkový počet vázaných dimenzí tak vždy odpovídá číslu, které je o jedno menší než celkový počet základních dimenzí.
Hlavní výhodou tohoto rozšíření je, že zrychluje a usnadňuje vyplňování opakujících se údajů do jednotlivých dimenzí a zjednodušuje tak procesy, ze kterých vznikají položky, nad nimiž následně chceme provádět analýzy. Tím, že hodnoty vázaných dimenzí vyplníme pouze jednou při jejich nastavení, se zároveň sníží chybovost, ke které by opakované ruční vyplňování jinak mohlo vést.
Potřebná nastavení
Stejně jako běžné dimenze se i vázané dimenze nastavují na stránce Dimenze, kterou je možné dohledat pomocí vyhledávací lupy. Kromě standardních sloupců jako je Kód či Název jsou zde pak k dispozici také jednotlivé sloupce s názvy Kód vázané dimenze 1-7. Vázanou dimenzi je pak k jiné dimenzi možné přiřadit tak, že si označíme daný řádek a vybereme si pole ve sloupci s vázanou dimenzí. Z tabulky s přehledem dostupných dimenzí si pak vybereme hodnotu, kterou chceme nastavit, a potvrdíme.
Hodnoty vázaných dimenzí vždy odpovídají hodnotám základních dimenzí. V přehledu dostupných vázaných dimenzí tak bude vždy chybět ta dimenze, pro kterou vázané dimenze zrovna nastavujeme.
Nastavení z příkladu níže nám umožní sledovat položky z prodeje podle prodejce a oblasti, kterou má daný prodejce na starost. Zároveň bude také možné sledovat náklady vynaložené na prodejní kampaň za danou oblast. Vázané dimenze mohou být dále užitečné například pro sledování výnosnosti konkrétních projektů či nákladů, které nám plynou na jednotlivé zaměstnance.
Rekurze
Během nastavování vázaných dimenzí je také nutné brát v potaz, že toto rozšíření funguje rekurzivně. Když tedy například některému zákazníkovi přiřadíme konkrétního prodejce, nebo jej vyplníme v prodejní faktuře daného zákazníka, nejen že se automaticky doplní dimenze pro oblast, ale také dimenze prodejní kampaně, která je vázaná k dimenzi oblasti.
Nastavení níže dává smysl.
Nastavení níže smysl nedává. Vezme-li v potaz rekurzivní fungování vázaných dimenzí, je zbytečné vázat prodejní kampaň také k dimenzi prodejce, protože ta už obsahuje dimenzi pro oblast, a tím pádem také veškeré dimenze vázané na tuto dimenzi.
Jakmile jsou takto přiřazeny názvy vázaných dimenzí, v dalším kroku je potřeba jim nastavit konkrétní hodnoty, které se budou při vyplnění hlavní dimenze automaticky doplňovat. Postup je stejný jako při nastavování hodnot běžné dimenze. Označíme si řádek s dimenzemi, pro které chceme hodnoty nastavit a z menu Dimenze zvolit možnost Hodnoty dimenze, kde pak pro každou hodnotu hlavní dimenze zvolíme konkrétní hodnotu vázané dimenze.
Při nastavování kódů dimenzí je vhodné si v systému nastavit kódy obsahující nějakou nosnou informaci o dané dimenzi, jako jsou iniciály prodejce, nebo názvy oblastí a podobně. Toto nastavení pak umožňuje snadnější orientaci v hodnotách dimenzí při analýzách nebo při zpětné kontrole.
Více informací o dimenzích obecně a práci s nimi najdete zde a zde.
Vázané dimenze a kombinace dimenzí
Nastavení dimenzí lze dále zpřesňovat, mimo jiné také nastavením kombinací dimenzí, kde je možné vybrané dimenze mezi sebou zcela uzavřít, případně omezit. V případě, že mezi sebou dvě dimenze omezíme, toto nastavení lze pak dále zpřesnit stanovením konkrétních hodnot dimenzí, které by mezi sebou měly být uzavřeny. Pokud bychom například měli dimenzi pro projekty a dimenzi pro rozpočty, ze kterých jednotlivé projekty financujeme, mohli bychom chtít mezi sebou povolit pouze ty kombinace hodnot dimenzí, které k sobě patří a zbylé pak mezi sebou zakázat a snadno tak předejít chybnému vykazování nákladů.
Obecné informace o nastavení kombinací dimenzí je možné najít zde.
Vázané dimenze nelze nastavit pro uzavřené kombinace dimenzí
Vázané dimenze na toto nastavení reagují v tom smyslu, že pokud jsou kombinace dimenzí A a B mezi sebou zcela uzavřeny, dimenzi A nebude možné nastavit jako vázanou dimenzi dimenze B a naopak. Pokud tedy mezi sebou uzavřeme dimenzi Prodejce a Oblasti z našeho příkladu výše, nebude možné Oblast nastavit jako vázanou dimenzi pro Prodejce a naopak.
V případě, že se pokusíme navzájem uzavřené dimenze nastavit jako vázané, nastavení nebude možné dokončit a objeví se hláška níže:
Stejná hláška se objeví i v případě, že dimenzi Prodejce a Oblasti omezíme a uzavřeme pouze kombinaci konkrétních hodnot. Budeme-li vycházet z našeho nastavení výše, můžeme například chtít zabránit tomu, aby si prodejci navzájem zasahovali do oblastí, které mají na starost, aby následně nedocházelo ke zkreslování sledovaných dat. Pokud tedy omezíme prodejci Jim Oliva, který má na starost oblast severní Evropy, oblasti jižní Evropy a Severní Ameriky, bude sice možné dimenzi Oblast přiřadit jako vázanou dimenzi k dimenzi Prodejce, pokud bychom však v dalším kroku chtěli hodnotu prodejce Jim Oliva přiřadit k jiné oblasti, než je oblast severní Evropy, nastavení nebude možné dokončit.
Zaškrtávací pole Nenabízet zakázané kombinace dimenzí
Pokud se nechceme během nastavování vázaných dimenzí zatěžovat ověřováním, které kombinace dimenzí nebo jejich hodnot jsou vzájemně uzavřené, v Nastavení financí je možné aktivovat funkcionalitu níže s názvem Nenabízet zakázané kombinace dimenzí, díky které nám systém ve výběru hodnot uzavřené dimenze nebo jejich hodnoty nebude vůbec nabízet.
Uzavření kombinací dimenzí po nastavení vázaných dimenzí
Pokud se kdykoliv v průběhu používání vázaných dimenzí rozhodneme uzavřít jejich kombinace nebo kombinace jejich hodnot, systém nám zobrazí hlášku níže a umožní nám stávající nastavení buď vymazat nebo jej zachovat.
Hromadné uzavření kombinací dvou dimenzí
Během nastavování kombinací dimenzí může dojít k situaci, kdy bychom mezi sebou potřebovali omezit dvě dimenze a každá z nich by měla velké množství hodnot, přičemž kombinace jen několika z nich by měly zůstat povoleny.
Pro tento případ je možné využít naši úpravu v podobě akce dostupné v horní liště matice kombinace dimenzí. Pomocí této akce v prvním kroku nastavíme které dvě dimenze by mezi sebou měly být omezeny a akci potvrdíme. Všechny kombinace hodnot obou dimenzí se mezi sebou nyní uzavřou hromadně, aniž bychom je mezi sebou museli uzavírat ručně jednu po druhé.
Jakmile si pak zobrazíme konkrétní hodnoty dané kombinace rozklikem hodnoty Omezeno, jednoduše povolíme jen několik vybraných kombinací hodnot dimenzí a zbylé kombinace zůstanou uzavřeny.
Priority a kolize dimenzí
Priority
Je možné, že během používání tohoto rozšíření, budeme chtít použít stejné vázané dimenze pro vícero dimenzí. Takové situace jsou ošetřeny systémem priorit - vázané dimenze náležící dimenzi, která byla do řádku dokladu doplněna naposledy má vždy nejvyšší prioritu. V praxi to znamená, že vázané dimenze této dimenze přepíší hodnoty shodných vázaných dimenzí vyplněných v předchozích krocích.
S ohledem na tuto funkcionalitu doporučujeme při nastavování vázaných dimenzí dodržovat několik jednoduchých pravidel:
Budeme-li mít všechny vázané dimenze pouze u jedné dimenze, nebudeme muset systému priorit věnovat žádnou pozornost.
Případ výše však z důvodu komplexity firemních procesů často není možné dodržet a je nutné si držet vázané dimenze na více dimenzích. V takovémto případě doporučujeme sloupce v dokladech či denících, kde budeme dimenze evidovat upravit pomocí nástroje Přizpůsobit v logickém sledu tak, aby odpovídaly našemu nastavení dimenzí. Touto úpravou bychom tedy měli být schopni zajistit, aby vázané dimenze následující dimenze nebyly v rozporu s vázanými dimenzemi předchozí dimenze.
Pokud se této situaci nelze vyhnout, je také možné dimenzím, které by se mohly vzájemně přepisovat nastavit stejnou hodnotu.
Pro praktické vysvětlení systému priorit si můžeme uvést následující příklad. V položkách chceme analyzovat náklady vynaložené na prodejní kampaně pro konkrétní segment prodávaného zboží - obchodní skupinu. Dále budeme chtít sledovat také položky prodejců zodpovědných za danou oblast. Každá oblast bude mít zároveň také svou prodejní kampaň, aby bylo možné sledovat náklady vynaložené i na tento typ kampaně.
Z nastavení výše tedy vyplývá, že nejdříve bude doplněn prodejce a jeho vázané dimenze, Oblast s kódem 20, který odpovídá severní Evropě a Prodejní kampaň s odpovídající hodnotou pro kampaň zaměřenou na skandinávské země. Prodejce bude doplněn jako první, protože každý zákazník má obvykle přiřazeného svého prodejce, při vytvoření nového prodejního dokladu, se tak tato hodnota doplní automaticky.
V dalším kroku však musíme doplnit hodnotu také do dimenze pro obchodní skupinu. Jelikož byla obchodní skupina vyplněna jako poslední v pořadí, její hodnota pro dimenzi kampaně přepíše prodejní kampaň vázanou k prodejci. Prodejní kampaně jsou k jednotlivým segmentům zboží přiřazeny takto.
Pokud tedy do obchodní skupiny doplníme obchodní skupinu ELEKTRONIKA, prodejní kampaň se nám přepíše na KAMPUSAKAN odpovídající prodejní kampaní cílící na Severní Ameriku, což může být nežádoucí.
Pokud bychom se v rámci tohoto příkladu chtěli vyhnout vzájemnému přepisování hodnot vázaných dimenzí v důsledku priorit, řešením by například mohlo být nastavit dimenzi Prodejce tak, aby odpovídal za obchodní skupinu a upravit kritéria, podle kterých chceme sledovat náklady na prodejní kampaně, aby kampaň původně vázaná na prodejci mohla být shodná s kampaní za obchodní skupinu.
Dalším řešením je proškolit příslušné uživatele a zdůraznit, že k takovému přepisování může dojít a je tedy nutné si po vyplnění všech dimenzí zkontrolovat jejich hodnoty. K takovéto zpětné kontrole by mělo docházet vždy minimálně ze začátku během testování správného nastavení.
Priority a prázdné hodnoty vázané dimenze
Pokud nastane situace, kdy má vícero dimenzí stejnou vázanou dimenzi a hodnoty u některé z nich zůstanou prázdné a zároveň je dimenze, na kterou je tato dimenze navázána, doplněna do dokladu jako poslední, hodnoty vázaných dimenzí předchozí dimenze zůstanou zachovány a nebudou přepsány prázdnou hodnotou vázané dimenze doplněné naposledy.
Kolize
Pokud se rozhodneme použít stejnou vázanou dimenzi pro více dimenzí, může také dojít ke vzájemné kolizi. Například můžeme mít nastavenou dimenzi prodejce s vázanými dimenzemi pro oblast a prodejní kampaň. Kromě této dimenze pak ještě chceme používat dimenzi oblast, která má rovněž vázanou dimenzi pro prodejní kampaň. Vytvoříme-li pak prodejní doklad, nejdříve se nám pravděpodobně doplní dimenze pro prodejce, protože zákazníci mají ve většině případů nastaveného konkrétního prodejce. Na základě dimenze prodejce se pak do řádku dokladu automaticky doplní také jeho vázané dimenze, tedy odpovídající hodnota pro oblast a prodejní kampaň. Nyní opět přichází na řadu priority dimenzí. Tím, že dimenze pro oblast byla doplněna jako druhá v pořadí a zároveň má svou vlastní vázanou dimenzi pro prodejní kampaň, systém jako prodejní kampaň automaticky doplní hodnotu, kterou vezme z prodejní kampaně vázané přímo na oblast a na hodnotu prodejní kampaně vázané na prodejci tak nikdy nepřijde řada.
Ke kolizím vázaných dimenzí může dojít v důsledku jejich neefektivně navrženého nastavení. Nejjednodušším řešením tedy je si již během samotného nastavování vázaných dimenzí důsledně promyslet, které vázané dimenze nám dávají smysl a které spolu mohou kolidovat. Mimo to je také nezbytné důkladně otestovat všechny scénáře, pro které toto rozšíření budeme používat.
V příkladu, který jsme popsali výše dává smysl prodejní kampaň z dimenze prodejce zcela odstranit. Je totiž pravděpodobné, že kromě analýzy prodejů daného prodejce zodpovídajícího za konkrétní oblast, budeme chtít také sledovat náklady na prodejní kampaně za konkrétní oblast. Tím, že naše nastavení vázaných dimenzí funguje rekurzivně, jinými slovy, že dimenze pro oblast vázaná na prodejci zároveň implicitně obsahuje také dimenzi pro oblast, na kterou je vázaná dimenze pro prodejní kampaň, se nám při správném nastavení hodnot doplní všechny požadované informace tam, kam chceme, a nebudou si navzájem překážet.
