Corresponding Dimensions are an extension of the standard Business Central functionality Dimensions. Business Central allows you to set up to eight different dimensions for all master entities such as bank account, employee, salesperson, and so on. Each of these dimensions can then have up to seven bound dimensions tied to it.
The total number of bound dimensions always corresponds to a number that is one less than the total number of base dimensions.
The main advantage of this extension is that it speeds up and simplifies the filling of repetitive data into the individual dimensions, and simplifies the processes that produce the entries we want to analyse. By filling in the values of the bound dimensions only once when setting them up, it also reduces the error rate that repeated manual filling in might otherwise lead to.
Settings
Like standard dimensions, corresponding dimensions can be set on the Dimensions page, which can be accessed through the search bar. In addition to the standard columns such as Code or Name, there are also individual columns called Corresponding Dimension Code 1-7. A corresponding dimension can be assigned to another dimension by selecting the desired row and selecting a field in the column with the bound dimension. We can then select the value we want to set from the table of available dimensions and confirm
The values of the corresponding dimensions and the corresponding dimensions themselves always match the values of the primary dimensions. Therefore, the dimension for which you are currently setting the bound dimensions will always be missing from the list of available bound dimensions.
The settings from the example below will allow us to track sales entries by salesperson and the area the salesperson is responsible for. It will also be possible to track the cost spent on a sales campaign for a given area. Corresponding dimensions can be further useful, for example, to track the profitability of specific projects or the costs we incur per employee.
Recursion
When setting up corresponding dimensions, you must also keep in mind that this extension works recursively. So, for example, when you assign a specific salesperson to a customer, or fill it out in the sales invoice of that customer, not only the dimension for the area is automatically populated, but also the sales campaign dimension that is bound to that area dimension.
The settings below make sense.
The settings below don't make sense. Given the recursive nature of correspodning dimensions, it is unnecessary to bind the sales campaign to the salesperson dimension, since the salesperson dimension already contains the dimension for the area, and with it all the dimensions bound to that dimension.
After the names of the corresponding dimensions have been assigned, the next step is to set specific values for them. This value will be then automatically filled in when the main dimension is filled in. The procedure is the same as for setting the values of a standard dimension. Select the row with the dimensions for which you want to set the values and choose Dimension Values from the Dimensions menu, then select a specific corresponding dimension value for each main dimension value.
When setting up dimension codes in the system, it is recommended to set up codes that contain some supporting information about the dimension, such as the initials of the salesperson, or the names of areas, etc. This setup then makes it easier to naviagte in the dimensions values during analysis or back-checking.
More information about dimensions in general and about how to work with them can be found here.
Corresponding Dimensions and Dimensions Combinations
Dimension settings can be further refined by specifying combinations of dimensions and their values that can be either completely blocked or limited. If two dimensions are limited, this setting can be further refined by defining the specific values of the dimensions that should be blocked from each other. For example, if we had a dimension for projects and a dimension for budgets that fund the projects, we may want to allow only those combinations of dimension values that belong together and then disallow the rest, to easily prevent misreporting of costs.
General information about setting dimensions combinations can be found here.
Corresponding dimensions cannot be set for blocked dimensions combinations
Corresponding dimensions react to these settings in the sense that if the combinations of dimensions A and B are completely blocked, dimension A cannot be set as the bound dimension of dimension B and vice versa. Therefore, if we block against each other the Salesperson and Area dimensions from our example above, it will not be possible to set Area as the bound dimension of Salesperson and vice versa.
If we try to set mutually blocked dimensions as bound, the setup will not be completed and the message below will appear.
The same message appears if we limit the salesperson and area dimensions and only block the combination of certain values. For example, based on our setup above, we might want to prevent salespeople from interfering with each other's areas of responsibility to prevent subsequent distortion of the tracked data. Therefore, if we limit Jim Oliva's access to areas of Southern Europe and North America, as he is only responsible for Northern Europe, it will be possible to assign the Area as a corresponding dimension of the Salesperson, but if in the next step we try to assign the salesperson Jim Oliva to a region other than Northern Europe, we will not be able to complete the setup.
Toggle button Do not display blocked dimensions combinations
If we do not want to bother with verifying which combinations of dimensions or their values are mutually blocked, we can activate the functionality below called Do not display blocked dimensions combinations in the General Ledger Setup, thanks to which the system will not offer us blocked dimensions or their values in the selection of values.
Blocking of dimensions combinations after setting the corresponding dimensions
If at any time during the use of corresponding dimensions we decide to block their combinations or combinations of their values, the system will display the message below and allow us to either delete the existing setting or keep it.
Bulk blocking of combinations of two dimensions
When setting up combinations of dimensions, there may be a situation where we need to limit two dimensions between themselves, and each of them would have a large number of values, while combinations of only a few of them should be allowed.
For this case, you can use our modification in the form of an action available in the top bar of the Dimension Combination Matrix. Using this action, in the first step we set which two dimensions should be limited between each other and confirm the action. All combinations of values of the two dimensions will now be blocked between each other in bulk, without having to manually constrain them one by one.
Then once you view the specific values of a given combination by clicking the Limited value, you simply enable only a few selected combinations of dimensions values and the remaining combinations will remain blocked. The example below shows bulk blocking of dimensions Project and Budget.
Priority a kolize dimenzí
Priority
Je možné, že během používání tohoto rozšíření, budeme chtít použít stejné vázané dimenze pro vícero dimenzí. Takové situace jsou ošetřeny systémem priorit - vázané dimenze náležící dimenzi, která byla do řádku dokladu doplněna naposledy má vždy nejvyšší prioritu. V praxi to znamená, že vázané dimenze této dimenze přepíší hodnoty shodných vázaných dimenzí vyplněných v předchozích krocích.
S ohledem na tuto funkcionalitu doporučujeme při nastavování vázaných dimenzí dodržovat několik jednoduchých pravidel:
Budeme-li mít všechny vázané dimenze pouze u jedné dimenze, nebudeme muset systému priorit věnovat žádnou pozornost.
Případ výše však z důvodu komplexity firemních procesů často není možné dodržet a je nutné si držet vázané dimenze na více dimenzích. V takovémto případě doporučujeme sloupce v dokladech či denících, kde budeme dimenze evidovat upravit pomocí nástroje Přizpůsobit v logickém sledu tak, aby odpovídaly našemu nastavení dimenzí. Touto úpravou bychom tedy měli být schopni zajistit, aby vázané dimenze následující dimenze nebyly v rozporu s vázanými dimenzemi předchozí dimenze.
Pokud se této situaci nelze vyhnout, je také možné dimenzím, které by se mohly vzájemně přepisovat nastavit stejnou hodnotu.
Pro praktické vysvětlení systému priorit si můžeme uvést následující příklad. V položkách chceme analyzovat náklady vynaložené na prodejní kampaně pro konkrétní segment prodávaného zboží - obchodní skupinu. Dále budeme chtít sledovat také položky prodejců zodpovědných za danou oblast. Každá oblast bude mít zároveň také svou prodejní kampaň, aby bylo možné sledovat náklady vynaložené i na tento typ kampaně.
Z nastavení výše tedy vyplývá, že nejdříve bude doplněn prodejce a jeho vázané dimenze, Oblast s kódem 20, který odpovídá severní Evropě a Prodejní kampaň s odpovídající hodnotou pro kampaň zaměřenou na skandinávské země. Prodejce bude doplněn jako první, protože každý zákazník má obvykle přiřazeného svého prodejce, při vytvoření nového prodejního dokladu, se tak tato hodnota doplní automaticky.
V dalším kroku však musíme doplnit hodnotu také do dimenze pro obchodní skupinu. Jelikož byla obchodní skupina vyplněna jako poslední v pořadí, její hodnota pro dimenzi kampaně přepíše prodejní kampaň vázanou k prodejci. Prodejní kampaně jsou k jednotlivým segmentům zboží přiřazeny takto.
Pokud tedy do obchodní skupiny doplníme obchodní skupinu ELEKTRONIKA, prodejní kampaň se nám přepíše na KAMPUSAKAN odpovídající prodejní kampaní cílící na Severní Ameriku, což může být nežádoucí.
Pokud bychom se v rámci tohoto příkladu chtěli vyhnout vzájemnému přepisování hodnot vázaných dimenzí v důsledku priorit, řešením by například mohlo být nastavit dimenzi Prodejce tak, aby odpovídal za obchodní skupinu a upravit kritéria, podle kterých chceme sledovat náklady na prodejní kampaně, aby kampaň původně vázaná na prodejci mohla být shodná s kampaní za obchodní skupinu.
Dalším řešením je proškolit příslušné uživatele a zdůraznit, že k takovému přepisování může dojít a je tedy nutné si po vyplnění všech dimenzí zkontrolovat jejich hodnoty. K takovéto zpětné kontrole by mělo docházet vždy minimálně ze začátku během testování správného nastavení.
Priority a prázdné hodnoty vázané dimenze
Pokud nastane situace, kdy má vícero dimenzí stejnou vázanou dimenzi a hodnoty u některé z nich zůstanou prázdné a zároveň je dimenze, na kterou je tato dimenze navázána, doplněna do dokladu jako poslední, hodnoty vázaných dimenzí předchozí dimenze zůstanou zachovány a nebudou přepsány prázdnou hodnotou vázané dimenze doplněné naposledy.
Kolize
Pokud se rozhodneme použít stejnou vázanou dimenzi pro více dimenzí, může také dojít ke vzájemné kolizi. Například můžeme mít nastavenou dimenzi prodejce s vázanými dimenzemi pro oblast a prodejní kampaň. Kromě této dimenze pak ještě chceme používat dimenzi oblast, která má rovněž vázanou dimenzi pro prodejní kampaň. Vytvoříme-li pak prodejní doklad, nejdříve se nám pravděpodobně doplní dimenze pro prodejce, protože zákazníci mají ve většině případů nastaveného konkrétního prodejce. Na základě dimenze prodejce se pak do řádku dokladu automaticky doplní také jeho vázané dimenze, tedy odpovídající hodnota pro oblast a prodejní kampaň. Nyní opět přichází na řadu priority dimenzí. Tím, že dimenze pro oblast byla doplněna jako druhá v pořadí a zároveň má svou vlastní vázanou dimenzi pro prodejní kampaň, systém jako prodejní kampaň automaticky doplní hodnotu, kterou vezme z prodejní kampaně vázané přímo na oblast a na hodnotu prodejní kampaně vázané na prodejci tak nikdy nepřijde řada.
Ke kolizím vázaných dimenzí může dojít v důsledku jejich neefektivně navrženého nastavení. Nejjednodušším řešením tedy je si již během samotného nastavování vázaných dimenzí důsledně promyslet, které vázané dimenze nám dávají smysl a které spolu mohou kolidovat. Mimo to je také nezbytné důkladně otestovat všechny scénáře, pro které toto rozšíření budeme používat.
V příkladu, který jsme popsali výše dává smysl prodejní kampaň z dimenze prodejce zcela odstranit. Je totiž pravděpodobné, že kromě analýzy prodejů daného prodejce zodpovídajícího za konkrétní oblast, budeme chtít také sledovat náklady na prodejní kampaně za konkrétní oblast. Tím, že naše nastavení vázaných dimenzí funguje rekurzivně, jinými slovy, že dimenze pro oblast vázaná na prodejci zároveň implicitně obsahuje také dimenzi pro oblast, na kterou je vázaná dimenze pro prodejní kampaň, se nám při správném nastavení hodnot doplní všechny požadované informace tam, kam chceme, a nebudou si navzájem překážet.
