Attachment Viewer je nadstavba Microsoft Dynamics 365 Business Central, která je dostupná v některých oblastech, jako jsou Banka a Platby nebo Prodej a Nákup (podrobnější seznam stránek naleznete na konci dokumentace). V české lokalizaci lze funkcionality navíc využít v sekci Pokladní doklady. Tento nástroj je pro tyto sekce klíčový, protože umožňuje uživatelům přidávat přílohy snadným přetažením dokumentu. Přílohy lze navíc snadno a rychle prohlížet pomocí náhledů, aniž by bylo nutné každou přílohu stahovat.

Dostupnost funkcionality Attachment Viewer

Attachment Viewer lze nalézt na mnoha stránkách. O dostupnosti této funkcionality informuje přítomnost této ikony pod nadpisem Attachment Viewer:

Pokud se pod nadpisem Attachment Viewer nezobrazí přesně tato ikona, není tato funkce na stránce dostupná.

Přidání nové přílohy

Uživatel může přidat novou přílohu dvěma způsoby. Buď může přílohu přidat přetažením souboru na ikonu značící dostupnost Attachment Viewer, nebo může uživatel vybrat přílohu z určité složky v počítači kliknutím na ikonu značící Attachment Viewer.

Přidání doplňujících příloh a odstranění přílohy

Doplňkovou přílohu lze přidat buď kliknutím na ikonu , která se nachází v pravém horním rohu pod "Attachment Viewer". Tuto další přílohu lze také přidat přetažením souboru na ikonu .

Uživatel se může mezi jednotlivými přílohami pohybovat pomocí šipek ⬅️ ➡️ .

Přílohu lze naopak odstranit kliknutím na ikonu a potvrzením, že uživatel chce přílohu skutečně odstranit.

Zvětšení přílohy

Přílohu lze zvětšovat pomocí klávesové zkratky CTRL + kolečko myši.

Náhled přílohy v novém okně

Uživatel si může zobrazit přílohu kliknutím na následující ikonu:

Tato ikona se nachází vpravo od ikony . Vybraná příloha se otevře v nové kartě.

Uložení přílohy

Uživatel může dokument snadno stáhnout kliknutím na následující ikonu, která se nachází vedle ikony pro zobrazení dokumentu v novém okně:

Tisk přílohy

Přílohy lze vytisknout (Tisk) kliknutím pravým tlačítkem myši na náhled přílohy.

Nedostupný náhled přílohy

Pokud je velikost přiloženého souboru větší než 3 MB (nebo jiný limit, který je možné nastavit v Nastavení Attachment Viewer), náhled přílohy se nezobrazí a místo něj se objeví ikona napravo společně s názvem souboru a dalšíimi detaily.

V tomto případě navíc uživatel nemá možnost zobrazit celou přílohu v novém okně pomocí speciální ikony, která se nachází vpravo od ikony .

Pokud uživatel nahraje soubor v jiném formátu než PDF, objeví se ikona níže (ostatní formáty jako například Excel či JSON jsou také podporovány, náhled je však umožněn pouze pro PDF).

Nastavení

Attachment Viewer se dá nastavit ve dvou sekcích.

Attachment Viewer Settings

Attachment Viewer respektuje standardní procesy v Business Central a používá standardní tabulky příloh - jeho fukncionalita tak pouze rozšířuje tyto procesy. Nastavení Attachment Viewer lze provést na stránce Attachment Viewer Settings (Nastavení Attachment Viewer) kde uživatelé, kromě jiného, mohou aktivovat či deaktivovat tyto dvě funkcionality.

Copy Planning Line Att. To SH (Zkopírovat přílohu z řádků plánování do prodejních dokladů)

Zapnutí tohoto tlačítka rozšiřuje funkcionalitu modulu Projekty. Uživatel má tak možnost přidávat přílohy do řádků plánování projektu, jakmile z nich pak vytvoří Prodejní fakturu, do příloh se automaticky zkopírují ty, které uživatel přidal k danému řádku.

Když se nacházíte ve vybraných Řádcích plánování projektu, označte řádek ke kterému chcete přidat přílohu a nahrejte ji.

Pro vytvoření Prodejní faktury jsou pak potřeba následující kroky:

1. Vrátit se na Kartu projektu a kliknout na záložku Řádky.

2. Vybrat Doklady.

3. Zvolit možnost Vytvořit prodejní fakturu.

Po vytvoření faktury se přesuňte do Prodejní faktury/Dobropisy (tato akce je dostupná ze stejné sekce jako Vtyvořit prodejní fakturu). Zde pak zvolte buď možnost Účtovat nebo Účtovat a Odeslat. Druhá možnost je detailněji popsaná v textu níže.

Když si zobrazíte nově vytvořenou fakturu v Účtovaných prodejních fakturách, příloha z odpovídajícího řádku projektu se zobrazí v příslušném oddílu napravo.

Copy Att. from Inc. Doc. on PSI (Zkopírovat přílohu z Účtovaných prodejních faktur do dialogového okna mailu)

Tato funkcionalita umožňuje ručně přidávat přílohy z Účtovaných prodejních faktur během akce Účtovat a Odeslat.

Po vytvoření nové Prodejní faktury s libovolnou přílohou, rozkliknětě šipku vedle možnosti Účtovat v levém horním rohu a zvolte akci Účtovat a Odeslat.

Poté, co se objeví dialogové okno s přednastavenými možnostmi odeslání mailu, přesuňte se na spodní část stránky a vyhledetjte možnost Přidat soubory z výchozího výběru.

Vyberte přílohu ze seznamu a potvrďte. Příloha se nyní objeví ve spodní části okna pod Prodejní fakturou.

Editace příloh v účetních položkách a účtovaných dokladech

Standardní verze Attachment Viewer neumožňuje upravovat přílohy v účetních položkách nebo v již zaúčtovaných dokladech. Navrhli jsme bezpečný tříúrovňový systém úprav pro případ, že byste potřebovali provést nějaké dodatečné změny.

Úroveň 1: Nejsou povoleny žádné úpravy

Na této úrovni není možné provádět žádné změny v dokumentech přiložených k vašim účtovaným nákupním či prodejním fakturám a dobropisům stejně jako k věcným položkám a položkám zákazníka či dodavatele.

Úroveň 2: Zaškrtávací políčko v Nastavení uživatelů

Na této úrovni je možné povolit přidávání dodatečných příloh na stránky výše pro jednotlivé uživatele. Funkcionalitu lze nastavit v Nastavení uživatelů přidáním zaškrátvacího políčka s názvem Allow Edit Posted Doc. in Att. Viewer přes akci Přizpůsobit.

Jakmile se pod hlavní ovládací lištou objeví lišta režimu Přizpůsobit, klikněte na tlačítko + Pole a v pravém postranním okně se vám zobrazí dostupná pole, které je možné přidat na tuto stránku.

Vyberte pole Allow Edit Posted Doc. in Att. Viewer a přetáhněte jej na stránku s nastavením. Přizpůsobení potvrďte kliknutím na červené tlačítko Hotovo v pravém horním rohu.

Poté pole zaškrtněte u konkrétního uživatele, kterému chcete dodatečné přidávání příloh povolit.

Úroveň 3: Přepínač v Attachment Viewer Settings

Na této úrovni můžete povolit přidávání i mazání příloh na výše uvedených stránkách všem uživatelům v systému. Podobně jako na druhé úrovni musíte nejprve přidat příslušné pole prostřednictvím režimu Přizpůsobit. Tentokrát přejděte do Attachment Viewer Settings, aktivujte režim Přizpůsobit a do tabulky s nastavením přidejte přepínač Posted document editable. Změnu potvrďte.

Přepínač zapněte. Zobrazí se okno níže do kterého musíte zadat heslo, které vám na vyžádání zašleme.

Možnost hromadného stažení příloh v Attachment Viewer Settings

Pro hromadné stažení příloh je možné využít funkcionalitu, která vám umožní stáhnout přílohy podle vybraných parametrů do jednoho .zip souboru. Tato možnost je dostupná na stránce Attachment Viewer Settings, v sekci Akce klikněte Download Attachments.

Zobrazí se vám stránka, kde lze přepnutím jednotlivých tlačítek určit, zda chcete exportovat prodejní či nákupní doklady, případně přílohy spojené s projekty. Pro každou kategorii je dále možné upřesnit váš výběr pomocí filtrů. Jakmile jsou filtry nastaveny tak, jak potřebujete, nastavení potvrdíte talčítkem OK a všechny zvolené přílohy se stáhnou jako jeden .zip soubor.

Přítomnost příloh v položkách

Pokud nejste zvyklí mít při práci s položkami otevřený factbox s přílohou, přítomnost přílohy u daného řádku položky také jednoduše zjistíte pomocí sloupce Attachment Exists. Hodnoty v tomto sloupci mohou být buď Ano nebo Ne, podle toho, zda u dané položky systém eviduje přílohy či nikoliv. Na hodnoty v tomto sloupci je možné filtrovat.

Tato funkcionalita je dostupná ve věcných položkách, položkách dodavatele a zákazníka.

Attachment Viewer Pages

V této sekci lze na stránkách zmíněných v tabulce níže zobrazit nebo skrýt funkcionalitu Attachment Viewer.

Při zobrazení některé ze stránek, které podporují Attachment Viewer funkcionalitu, se v tabulce vytvoří nový řádek pro tuto stránku. Pro tento nový řádek se automaticky zaškrtne pole ve sloupci Visible (viditelný).

Pokud na některé stránce ze seznamu uživatel nechce Attachment Viewer zobrazovat, může toto nastavení jednoduše změnit tím, že pole ve sloupci Visible odznačí.

Podporované stránky a jejich ID lze do tabulky také vkládat ručně.

Seznam stránek v Business Central, kde je možné nahrávat a prohlížet přílohy

Bankovní účty
Deníky plateb
Dlouhodobý majetek
Dodavatelé
Finanční deníky projektu
Finanční deníky
Hromadná nákupní objednávka
Karta bankovního účtu
Karta DM
Karta dodavatele
Karta kontaktu
Karta příležitosti
Karta projektu
Karta zákazníka
Karta zaměstnance
Kontakty
Nákupní dobropis
Nákupní dobropisy
Nákupní faktura
Nákupní faktury
Nákupní hromadné objednávky
Nákupní objednávka
Nákupní objednávky
Nákupní poptávka
Nákupní poptávky
Objednávka nákupní vratky
Objednávka prodejní vratky
Objednávky nákupní vratky
Objednávky prodejní vratky
Položky dodavatele
Položky zákazníka
Příležitosti
Prodejní dobropis
Prodejní dobropisy
Prodejní faktura
Prodejní faktury
Prodejní hromadná objednávka
Prodejní hromadné objednávky
Prodejní nabídka
Prodejní nabídky
Prodejní objednávka
Prodejní objednávky
Projekty
Řádky plánování projektu
Účtovaná nákupní faktura
Účtovaná prodejní faktura
Účtované nákupní dobropisy
Účtované nákupní faktury
Účtované prodejní dobropisy
Účtované prodejní faktury
Účtovaný nákupní dobropis
Účtovaný prodejní dobropis
Věcné položky
Zákazníci
Zaměstnanci