Základní informace
Tato dokumentace popisuje, jakým způsobem je možné sestavit vyúčtování, vytvořit faktury/dobropisy pro nájemníky a z jakých kroků se proces vyúčtování skládá.
Potřebná nastavení
Aby bylo vyúčtování správně sestaveno, je potřeba mít nejdříve zadané alokace nákladů.
Popis funkcionality
Vyúčtování je možné najít přes lupu. Následně přes akci +Nový lze založit nové vyúčtování.
Na kartě nového vyúčtování je potřeba vyplnit následující pole:
Číslo
Může se jednat o alfanumerický řetězec obsahující například kód komplexu a rok
Datum od - do
Datumy určují období, za které vyúčtování sestavujeme
Zúčtovací datum
Určuje, ke kterému dni systém zaúčtuje nedoplatky/přeplatky
Datum vystavení
Určuje, jaké datum dokladu bude vyplněno na vytvořených fakturách/dobropisech
Datum splatnosti
Použitý kurz
Určuje, jakým kurzem budou přepočítány alokace nákladů do cizí měny
Popis hlavičky
Tento popis dokladu vidí také nájemník v portále
Popis řádků
Popis řádků vytvořených dokladů není v portále viditelný, ale případný tisk nebo export do účetního softwaru tento popis může zahrnout
%1 je nahrazeno názvem služby příslušného řádku dokladu
V sekci filtry je potřeba nastavit, kterému komplexu, jednotkám a nájemníkům vyúčtování sestavujeme.
Lze tedy sestavit vyúčtování pro celý komplex nebo ad hoc pro jediného nájemníka například.
Návrh řádků vyúčtování
Jakmile je nastavena hlavička vyúčtování, tak je možné spustit akci Návrh řádků vyúčtování.
Po úspěšném dokončení akce systém vytvoří v příslušném vyúčtování řádky, kdy v zadaném období hledá jednat vytvořené alokace nákladů a dále zálohy jednotlivých služeb všech smluv. Každý řádek poté náleží jedné službě v konkrétní smlouvě.
Pokud má řádek Zálohy = 0, tak to znamená, že byla dané smlouvě vytvořena alokace nákladů, ale nájemník v rámci této smlouvy nehradil zálohové platby na danou službu.
Pokud je naopak Alokace nákladů (LCY) prázdná, tak to znamená, že nájemník platil v rámci smlouvy zálohové služby za danou službu, ale nebylo vytvořena alokace nákladů.
Těmto řádkům je potřeba věnovat zvýšenou pozornost, jelikož dost pravděpodobně chybí alokovat náklady určité služby mezi nájemníky nebo naopak byly náklady alokovány někomu, kdo službu nevyužíval případně platil paušální platby!
Navržené řádky nelze editovat. Lze je ovšem smazat, následně například doplnit chybějící alokaci nákladů nebo upravit výši vypočtené alokace a řádky navrhnout znovu.
Do záloh jsou počítány i neuhrazené zálohy. dluh bude nadále vymáhán na pohledávce za služby, ale v samotném vyúčtování je předpokládáno, že zálohy jsou uhrazeny.
Stornované zálohové pohledávky za služby nejsou do záloh zahrnuty.
Pokud je řádek z alokace nákladů navržen již v určitém vyúčtování, tak systém tento řádek dále nenavrhuje do dalších vyúčtování.
Navržené řádky je možné vyexportovat do Excelu a následně v Excelu například pomocí kontingenčních tabulek zkontrolovat, kteří nájemníci mají nedoplatky/přeplatky a v jaké výši.
Vytvořit doklady
Po navržení a kontrole řádků je dalším krokem vytvoření dokladů pomocí níže zvýrazněné akce.
Pokud není vyplněno některé z polí: Zúčtovací datum, Datum vystavení, Datum splatnosti, Popis hlavičky, Popis řádků, tak systém nedovolí vytvoření dokladů a zobrazí chybu.
Po úspěšném dokladů je každé smlouvě vytvořena jedna faktura nebo jeden dobropis.
Pokud je poté odhalena chyba, tak je možné doklad smazat a poté je možné smazat i svázané řádky vyúčtování a navrhnout je opětovně.