Základní informace
Cílem této dokumentace je popsat proces fyzické inventury v Business Central.
Potřebná nastavení
V Nastavení zásob je třeba nastavit číselné řady pro objednávky fyzické inventury a dále výchozí šablony pro fyzickou inventuru. Tyto šablony určují kontace pro zaúčtování fyzické inventury.
Popis funkcionality
Pro vytvoření seznamu zboží, které je třeba inventovat slouží objednávka fyzické inventury, kterou lze dohledat přes vyhledávací pole v horní pravém rohu.
Proces fyzické inventury lze provádět přes deník fyzické inventury a nebo přes objednávku fyzické inventury.
Výhodou procesu přes objednávky fyzické inventury je dohledatelnost všech dokladů a návaznost tiskových sestav.
Použití deníku fyzické inventury je méně časově náročné, ale ztrácí se tak možnost dohledat spojené doklady a použít příslušné sestavy. Zaúčtováním deníku fyzické inventury budou dohledatelné pouze zaúčtované pohyby. Informace k použití deníku fyzické inventury - https://onpointserv.atlassian.net/wiki/spaces/MBCKB/pages/3160408082/Fyzick+inventura#Den%C3%ADk-fyzick%C3%A9-inventury
Číslo
Popis
Kód lokace
Osoba odpovědná
Datum objednávky
Zúčtovací datum - datum, ke kterému budou zaúčtovány inventarizační rozdíly
Eventuálně lze přiřadit objednávce dimenze (Alt +D) a nebo 2 globální přímo na kartě objednávky
Vygenerování seznamu zboží k inventuře je přes akci Připravit → Vypočítat → Výpočet řádků, která vypočítá veškeré množství, které je skladem.
Akce spustí úlohu pro výpočet řádků, kde se standardně vybere možnost Vypočítat očekávané mn.
Vypočítat očekávané množství - vytvoří řádky objednávky fyzické inventury (FI) pro zboží, které je aktuálně na skladě v době výpočtu - doporučený standard.
Zboží, které není skladem - určuje, zda mají být vytvořeny řádky objednávky FI pro zboží, které není na skladě (inventace nul). Lze využít, pokud je očekáváno, že bude nalezeno zboží, které není aktuálně skladem.
Zahrnout zboží bez transakcí - určuje, zda mají být vytvořeny řádky objednávky FI pro zboží, které není na skladě a není použito v žádných transakcích.
Možnosti výpočtu řádků pro zboží, které není skladem a nebo je bez transakcí není nutné zapínat. Pokud bude nalezeno při inventuře zboží, které dle systému není aktuálně skladem, lze jej manuálně doplnit do archů
Výpočet řádků lze upravit pomocí zvolených filtrů - lokace, přihrádka atd.
Po odsouhlasení výpočtu řádků fyzické inventury se vygenerují řádky do objednávky fyzické inventury.
Následně je možné vytisknout záznamní archy pro uživatele, kteří fyzicky inventují zásoby na skladě. Přes domovskou stránku se zvolí akce → Vytvořit nový záznam.
Pro každý nový záznam je možné zvolit odpovídající filtr dle potřeb. Dále je možné zaškrtnout pole
Pouze řádky, které nejsou v záznamech - v případě, že je generováno více záznamů dle odlišných filtrů např. pro více uživatelů, toto pole zabrání duplicitnímu zobrazování mezi jednotlivými záznamy
Povolit záznam bez objednávky - v případě, že je nalezena nová zásoba, která není zatím zaznamenána v archu, je možné ji doplnit do něj doplnit
Vytvořené záznamy lze zobrazit přes akci Související → Objednávka → Záznamy
Nový záznam fyzické inventury má v řádcích záznamu FI vždy množství = 0. Tento záznam (arch) je možné exportovat do txt., xls. a nebo vytisknout přímo sestavu přes akci Tisk.
Zaznamenat lze datum a čas záznamu, osobu záznamu, která provedla fyzickou inventuru.
Množství se zaznamená do pole množství v řádcích záznamu FI. Jakmile se změní původní množství z nuly na jinou hodnotu automaticky se zaškrtne pole zaznamenáno.
Pokud je pro záznam FI inventury povoleno přidávat nové řádky pro zboží, které nebylo v původním záznamu, uživatel jej může manuálně zadat do řádků.
Pokud je během inventury zjištěno, že zboží které má dle systému skladovou zásobu <>0 a přitom nebylo nalezeno, záznam množství uživatel přepíše na 0 a zaškrtne zaznamenáno.
Zboží, které má nastaveno sledování, má v řádcích záznamu FI zaškrtnuto pole Použito sledování. Toto zboží je třeba přepočítat i včetně sériových čísel a pokud je zadána šarže, tak pro každou šarži vytvořit nový řádek zboží a vybrat odpovídající číslo šarže a doplnit množství. Systém negeneruje řádky pro zboží dle čísel šarží automaticky.
Po dokončení fyzické inventury uživatel musí zvolit akci Dokončit, čímž potvrdí záznam fyzické inventury a uzavře jej pro editování. Systém přenese hodnoty ze záznamu do řádků objednávky fyzické inventury
Aby mohl být záznam FI dokončen, musí mít každý řádek záznamu zaškrtnuto pole zaznamenáno.
Po dokončení záznamu se změní stav na dokončeno a není jej možné editovat, pouze znovu otevřít.
V řádcích objednávky FI se promítly dokončené záznamy FI
Očekávané množství základ - množství vypočtené systémem, pokud byl záznam přidám dodatečně manuálně je hodnota 0
Očekávané množství vypočteno - pokud je pole zaškrtnuté, záznam byl generován systémem
Zaznamenané množství základ - hodnota fyzicky spočteného množství
Na řádcích záznamu - množství záznamových archů, na kterých bylo zboží evidováno
Množství dokončených záznamů
V případě, že během inventury dojde k dodatečnému naskladnění zboží, lze opětovně spustit akci Výpočet řádků, která do stávající objednávky FI přidá pouze nové řádky. Analogicky při vytvářené nových záznamů FI systém načte pouze nově přidané řádky z objednávky FI.
Po dokončení fyzické inventury na kartě objednávky FI je třeba spustit akci Výpočet očekávaného množství. Touto akcí se zaktualizuje očekávané množství, kterým se poměřuje jaké množství má být přijato/vydáno (pohyby zásob).
V případě, že uživatel zapomene spustit akci Výpočet očekávaného množství, zobrazí se mu hláška níže.
Pokud je potřeba upravit cenu zboží při inventuře, stačí si do řádků objednávky přes přizpůsobení přidat pole jednotková cena a tu manuálně přepsat.
Pro finální dokončení objednávky FI slouží akce Dokončit
Dokončením objednávky FI se změní stav na dokončeno a do řádků objednávky FI se promítnou šablony pohybu zásob dle Nastavení zásob a odpovídající účto skupiny.
Dokud není objednávka FI zaúčtovaná lze ji opětovně otevřít a upravit a dokončit.
Zaúčtování fyzické inventury je přes akci Účtovat, před účtováním je doporučeno zkontrolovat účtování přes Náhled účtování.
Účtovanou objednávku FI a s ní spojené doklady lze vyhledat v seznamu účtovaných objednávek FI.
Na kartě zboží v sekci Sklad je dostupné poslední datum fyzické inventury.
Deník fyzické inventury
Deník fyzické inventury (FI) nabízí jednodušší možnost jak provést a zaúčtovat pohyby fyzické inventury zboží. Deník fyzické inventury lze vyhledat přes lupu v pravém horním rohu.
Na řádcích deníku FI jsou dostupná obdobná pole jako na řádcích objednávky FI
Zúčtovací datum - datum, ke kterému budou zaúčtovány inventarizační rozdíly
Šablona pohybu zásob - určuje kontaci účtování pro pohyb zásob v rámci inventarizace
Typ položky
Množství (vypočtené) - aktuální množství zboží skladem dle systému
Množství (fyz. inventura) - fyzicky přepočtené reálné množství zboží skladem
Pro vytvoření řádků deníku FI slouží akce Připravit → Vypočítat množství zásob, kde je potřeba zadat
Zúčtovací datum
Číslo dokladu
Volitelně lze přidat další filtry a podmínky pro výpočet množství zásob
Zboží, které není skladem - určuje, zda mají být vytvořeny řádky deníku FI pro zboží, které není na skladě (inventace nul). Lze využít, pokud je očekáváno, že bude nalezeno zboží, které není aktuálně skladem.
Zahrnout zboží bez transakcí - určuje, zda by měly být řádky deníku vytvořeny pro zboží, které není na skladě a není použité v žádné transakci.
Zboží bez pohybu - určuje, zda by měly být vytvořeny řádky pro zboží, které se nemění
Použít dimenze zboží - určuje, zda budou použity dimenze zboží pro skladové položky
Systém vypočte množství zásob dle definovaných podmínek a vytvoří řádky v deníku FI dle zadaného zúčtovacího data a čísla dokladu.
Množství (fyz. inventura) systém automaticky vyplňuje stejnou hodnotou jako v poli Množství (vypočtené), je tedy nutné přepsat na reálnou hodnotu dle fyzické inventury.
Množství fyzicky přepočítaného množství zboží uživatel zapíše do pole Množství fyz. inventura
Pro zboží, které má nastaveno sledování, lze fyzicky přepočítat dle šarží po zobrazení řádků sledování zboží. Systém automaticky negeneruje řádky zboží dle šarží.
Pokud pro zboží, které má nastaveno sledování, bylo zjištěno fyzickou inventurou odlišné množství než jaké vypočetl systém, je nutné před zaúčtováním deníku FI pro daný řádek přiřadit číslo šarže dle množství.
Pro případ, že je nalezeno zboží, které nebylo vygenerováno systémem při výpočtu, lze použít opětovně akci Vypočítat množství zásob a zaškrtnout možnost pro zahrnutí i zboží, které je aktuálně 0 a zadat filtr na toto zboží. Systém tak vygeneruje řádek pro zboží s množstvím 0 a uživatel může upravit pole Množství (fyz. inventura).
V případě, že během inventury dojde k dodatečnému naskladnění zboží, lze opětovně spustit akci Vypočítat množství zásob, ale je předtím třeba vymazat řádky deníku FI, u kterých k dodatečnému naskladnění zásob a akci pro opětovný výpočet spustit s filtry na požadované zboží, aby nedošlo k duplikování řádků.
Pokud by nedošlo k vymazání řádku před opětovným spuštěním výpočtu, systém automaticky pouze přidá nové řádky a neaktualizuje/nesmaže stávající řádky.
Pro nalezené množství, které nemá automaticky vytvořený řádek v deníku FI, systém nedovolí přidat manuálně nový řádek a vyplnit hodnotu do pole Množství (fyz. inventura).
Doplněním pole Množství (fyz. inventura) systém automaticky vyplní pole Množství a přiřadí odpovídající šablonu pohybu zásob včetně účto skupiny dle, které budou účtovány rozdíly v množství zásob.
V případě, že je potřeba použít jinou šablonu pohybu zásob než je nastavena jako výchozí pro fyzickou inventuru, stačí u daného řádku změnit šablonu pohybu zásob a nebo smazat šablonu a pouze změnit/nastavit odpovídající účto skupinu pro požadovanou kontaci.
Pokud fyzickou inventurou prošly všechny řádky v deníku FI, je možné si doklad vytisknout před jeho zaúčtováním. Před zaúčtování je doporučeno spustit náhled účtování.
U varianty fyzické inventury přes deník neexistují sestavy, které by bylo možné dohledat a např. zobrazit seznam zboží z fyzické inventury.
Na kartě zboží v sekci Sklad je dohledatelná informace o datu poslední fyz. inventury. V případě, že jsou využívány kódy období fyz. inventury, je na kartě zboží dostupné datum příštího začátku a konce období fyz. inventury.
