Základní informace

Cílem této dokumentace je ukázat způsob, jak je možné měnit již vygenerované pohledávky v Business Central.

Popis funkcionality

Pohledávky jsou v systému vygenerovány po podpisu smlouvy či jejím prodloužení. Může se ovšem stát, že ne všechny údaje byly ve smlouvě vyplněny správně a tento dokument slouží jako návod, jak danou situaci řešit.

Oprava otevřených pohledávek

Jakmile dojde k podpisu smlouvy či jejímu prodloužení, tak se vytvoří tzv. otevřené pohledávky. Tyto pohledávky ještě nejsou zaúčtované a lze údaje v rámci nich měnit.

Otevřené pohledávky si lze zobrazit z Role centra pomocí Finance → Otevřené pohledávky.

Open

V seznamu otevřených pohledávek lze filtrovat pohledávky, které je potřeba opravit (například dle čísla smlouvy). V námi zvoleném příkladu byla kauce pro smlouvu 1900003 stanovena ve výši 10 500 Kč se splatností 8.12.2020.

Open

Pokud tyto údaje nejsou správně, tak je potřeba si danou pohledávku otevřít a na její kartě upravit patřičná pole.

Oprava již zaúčtovaných pohledávek

Každou noc Business Central účtuje otevřené pohledávky, které jsou splatné v právě aktuálním měsíci. U již zaúčtovaných pohledávek nelze údaje měnit tak snadno jako tomu bylo u otevřených pohledávek.

Pokud zjistíte, že byla zaúčtovaná pohledávka s vyšší částkou než je správná, tak toto lze vyřešit dobropisem. Nejdříve je potřeba zaúčtovanou pohledávku najít. To lze z Role centra pomocí Finance → Zaúčtované pohledávky.

V našem příkladu je špatně zaúčtovaná pohledávka 1920200018, jejíž celková částka činí 12 000 Kč.

Pro více informací je možné si otevřít kartu dané pohledávky. Z karty je možné zjistit například, že se jedná o nájem za únor 2021 a celková částka je tvořena nájemným ve výši 10 500 Kč a zálohou na elektřinu bytu ve výši 1 500 Kč.

Po zaúčtování této pohledávky, ovšem mohlo dojít k tomu k více scénářům popsaných v následujících kapitolách.

Pouze část zaúčtované pohledávky je špatně

Například po zaúčtování je zjištěno, že nájemník dostal slevu na nájemném 500 za únor 2021. Zálohy na služby ovšem zůstaly nezměněny. V zaúčtované pohledávce nelze přepsat samotnou částku, ale lze vytvořit opravný dobropis v seznamu zaúčtovaných pohledávek. Nejdříve je v seznamu zaúčtovaných pohledávek potřeba označit řádek se špatnou pohledávkou a poté kliknout na Opravit → Vytvořit opravný dobropis.

Touto akcí se otevře karta opravného dobropisu. V našem případě jsme upravili částku v řádku pro nájem na hodnotu 500, což znamená, že nájem bude zlevněn o 500 Kč. Druhý řádek zcela odstraníme, protože záloha na elektřinu nebyla změněna.

Jakmile jsou řádky dobropisu upraveny dle potřeba, tak je nutné kliknout v kartě dobropisu na Účtování → účtovat.

Po zaúčtování dobropisu není samotná částka původní pohledávky změněna, ale změněn je zůstatek této pohledávky.

Zaúčtovaná pohledávka byla zaúčtovaná omylem

Pokud k zaúčtovaní určité pohledávky nemělo vůbec dojít, tak nejjednodušší způsob, jak vyřešit tuto situaci je opět přes zaúčtované pohledávky. V seznamu těchto pohledávek, ale i na kartě dané pohledávky klikněte na Opravit → Storno.

Po samotném stornu není pohledávka ze systému smazána, ale je k ní zaúčtován opravný dobropis v plné výši pohledávky. Tím se zůstatek pohledávky změní na 0 a pole Stornováno je vyplněno hodnotou Ano.

Zrušení již zaúčtované pohledávky a zaúčtování nové

Poslední možností je na zaúčtované pohledávce zvolit Opravit → Opravit.

V našem případě máme zaúčtovanou pohledávku ve výši 11 000 Kč (pohledávka se skládá pouze z nájmu bez služeb). Správná částka ovšem činí 13 000 Kč (12 000 nájem a 1000 za elektřinu, která se bude vyúčtovávat).

Jakmile máte všechny údaje v nové pohledávce správně nastaveny, tak klikněte na Účtování → účtovat.

Původní pohledávka byla tedy stornovaná a má zůstatek 0. Nová pohledávka je v celkové výši 13 000 Kč.