Pro získání těchto údajů je potřeba kontaktovat cizineckou policii s žádostí o zaslání přihlašovacích údajů do WS (webové služby) a zaslat jim IDUBy zařízení.

Cizinecká policie také požaduje název poskytovatele programu (On Point) a jméno aplikace, pod kterou byla registrována (OnPoint Portal).

Pokud počet úspěšně registrovaných záznamů je 0, tak problém je možné najít v Ubyport fronta úloh (tuto sekci lze vyhledat přes vyhledávací okno).

I úspěšně odeslané záznamy lze dohledat v Ubyport fronta úloh. To jednak z důvodu historie (abychom věděli, od jakého data máme nahlašovat případné prodloužení smlouvy), ale třeba i kontroly, aby bylo možné prokázat, že cizinec byl opravdu nahlášen a kdy. Úspěšně odeslané záznamy mají v Ubyport fronta úloh v poli Stav hodnotu Odesláno.

Pokud je nájemník úspěšně registrován, tak mu je automaticky stažena doručenka z UbyPortu a přiložena k jeho kartě v BC. Doručenka není automaticky poslána do portálu.

Pokud nájemník prodlouží smlouvu, tak je potřeba akci Registrovat v Ubyport spustit znovu. Při prodloužení je na cizineckou policii zasláno, že nájemník je ubytován od data, které je rovné předchozímu konci nájmu a datum do je rovno datu do daného prodloužení. Jinými slovy se poslední den předchozího ubytování překrývá s prvním dnem následujícího prodloužení. Takto to cizinecká policie vyžaduje.

Do kdy má nájemník platnou smlouvu, a do jakého data je nahlášen na cizinecké polici lze nejsnadněji porovnat na kartě nájemníka v Sekci Bydlení & Smlouva.

Pokud daný nájemník má více smluv, tak akce Registrovat v Ubyportu automaticky zkontroluje nahlášení pro všechny dostupné smlouvy příslušného nájemníka. Pokud má například 2 smlouvy, a ani u jedné ještě nebyl úspěšně registrován (nebo existuje prodloužení, pro které nebyl registrován), tak akce automaticky zkusí provést registraci pro obě smlouvy a v informační hlášce zobrazí, kolik záznamů bylo úspěšně registrováno.

Pokud jedna z dvou smluv je již registrována, tak BC bude nahlašovat pouze tu ještě neregistrovanou. Jinými slovy nelze jednu smlouvu nebo jedno prodloužení registrovat podruhé, pokud již v minulosti proběhlo úspěšné nahlášení.

Nahlašování přes UbyPort lze i zautomatizovat. Pro zautomatizování je potřeba kontaktovat On Point s žádostí o nastavení položky fronty úloh, která bude cizince automaticky nahlašovat.

Automatické nahlašování funguje pouze pro komplexy, které mají vyplněno IDUB, UbyPort Login a UbyPort Password v nastavení komplexu. Pokud některé z polí je vyplněno chybně, tak Business Centralu se nepodaří do UbyPortu přihlásit, a automatická služby bude padat na chybě.

Automatické nahlašování funguje pouze pro již započaté smlouvy. Pokud tedy cizinci začíná smlouva až za týden, tak až v den počátku smlouvy se BC pokusí nájemníka nahlásit. Maximálně se o to bude automatické nahlašování pokoušet 5 dní. Poté již nájemníka nahlašovat nebude, jelikož je po uplynutí intervalu a cizinecká policie by nám vracela neustále chybu = Pozdní nahlášení. Stejný interval je nastaven i pro automatické nahlašování prodloužení.

Pokud nájemníka nahlásíte mimo BC, tak na kartě nájemníka v sekci Bydlení & Smlouva je možné manuálně vyplnit pole “Registrace do” datem, do kterého jste nájemníka nahlásili. Systém poté při případném prodloužení zkusí nájemníka nahlásit. Pokud je Registrace do prázdné, tak prodloužení systém nenahlašuje, protože neví, od kdy má prodloužení nahlásit.

Chyby při nahlašování lze vidět v Role Centru v dlaždici Chyby v aut. reg. UbyPort. Chyby je potřeba aktivně řešit. Systém se pokusí v dalším intervalu nahlásit i nájemníky, kteří v předchozím pokusu měli nějakou chybu. Pokud na cizineckou policii budeme posílat spoustu záznamů s chybou, tak to budou považovat za zahlcení jejich serveru a automatické nahlašování nám zakáží.