Zápočty verze 20 a výše
- Lucie Odehnalová
- Sebastián Benna
Základní informace
Zákazníci společnosti jsou také často jejími dodavateli. V takových případech je běžné, že společnosti vyrovnají své pohledávky a závazky. Pro tento případ je v Business Central k dispozici funkcionalita zápočtů.
TIP: Tato funkcionalita se nepoužívá k započítávání dobropisů a faktur v rámci jednoho typu obchodního vztahu (tzn. např. v rámci prodeje/nákupu), k tomu slouží funkce vyrovnání položek zákazníka/vyrovnání položek dodavatele. Pokud je ale tento typ zápočtu obdržen, lze jej samozřejmě použít i pro tento účel.
Funkcionalita zápočtů v rámci jednoho obchodního vztahu lze také využít v případech, kdy je nutné odsouhlasit přesné vyrovnání konkrétních položek s druhou stranou. Zápočty před svým zaúčtováním nabízí možnost vytištění dokladu a poslání na schválení druhé straně.
Co je třeba nastavit?
Pokud zjistíme, že některý z našich dodavatelů je zároveň našim zákazníkem, můžeme propojit karty zákazníků a dodavatelů pomocí obchodního vztahu.
Nastavení marketingu
V nastavení marketingu vyplňte číselnou řadu pro kontakty a Kódy obchodního vztahu pro zákazníky a dodavatele. Dále se v nastavování přesuňte na karty zákazníků a dodavatelů.
Nastavení zápočtů
V nastavení zápočtů vyberte účet pro vnitřní zúčtování (pole Číslo protiúčtu zápočtu). Dále nastavte Maximální částku zaokrouhlení zápočtu a účty, na které se má případné zaokrouhlení zaúčtovat. V rámci nastavení Návrh zápočtu dle vyberte, zda chcete aby systém navrhoval zápočty dle IČ nebo dle vámi vytvořených obchodních vztahů.
Pokud vyberete návrh zápočtu dle IČ, i tak je doporučeno nastavit obchodní vztahy dodavatelů a zákazníků (viz následující nastavení). Pokud byste toto neprovedli, přišli byste o funkcionalitu zobrazení zákaznických otevřených položek přímo z karty dodavatele v poli Saldo jako zákazník a naopak.
Jako poslední je nutné vybrat, případně vytvořit číselnou řadu pro zápočty.
Při nenalezení zobrazovat prázdné určuje, jaké položky zákazníků/dodavatelů se mají zobrazovat v případě, že systém žádné nedohledá. Pokud bude hodnota v poli nastavena "NE", zobrazí se položky všech ostatních partnerů, pokud bude nastaveno "ANO", bude stránka prázdná.
Výběr sestav - zápočty
Pokud ve vaší společnosti používáte standardní report pro zápočty, použijte report č. 31270 - Zápočet a č. 31271 - Účtovaný zápočet.
Karty zákazníka a dodavatele
Pro pohodlné sledování možnosti započítání pohledávek a závazků je na kartě každého zákazníka a dodavatele k dispozici pole Saldo jako dodavatel a Saldo jako zákazník. Toto pole je implicitně zašedlé a je třeba nejdříve propojit tyto dvě karty obchodním vztahem. Obchodní vztah vytvoříte tak, že vytvoříte kontakt k jedné z karet. Můžete začít libovolně – u zákazníka anebo dodavatele.
Pomocí kliku na kontakt vytvoříte automaticky kontakt pro zákazníka (v případě že již neexistuje).
Následně pomocí Akce -> Funkce -> Spojit s existujícím ->Dodavatel/Zákazník propojíme obě karty dohromady.
V následujícím okně vybereme odpovídající protistranu.
Na kartě kontaktu pak můžeme zkontrolovat, zda propojení proběhlo správně pomocí Související -> Kontakt -> Společnost -> Obchodní vztahy.
Pozor, propojení karet lze provést, pouze pokud existuje karta kontaktu jen pro jednu entitu (zákazník nebo dodavatel). Pokud mají kartu kontaktu již obě strany, musíte jednu kartu kontaktu vymazat a pak bude propojení možné.
Pokud vše proběhlo jak má, na kartě obchodního vztahu vidíme dodavatele i zákazníka a pole Saldo jako dodavatel či Saldo jako zákazník na kartě Zákazníka/Dodavatele lze rozkliknout.
Popis funkcionality
Tvorba zápočtu ručně
Otevřu stránku Zápočty a kliknu na Nový nebo +na horní části karty stávajícího nezaúčtovaného zápočtu. Vyplním hlavičku zápočtu - minimálně Typ společnosti, Název společnosti a zúčtovací datum.
V řádcích vyberu doklady, které chci započítávat (typ původu a číslo původu).
Při hrubém ručním návrhu se může stát, že Zůstatek zápočtu bude větší než povolené zaokrouhlení v Nastavení zápočtů. Pak je třeba upravit částky jednotlivých dokladů, které se mají do zápočtu zahrnout ve sloupci Částka, případně Částka (LM).
Pokud je Zůstatek zápočtu (LM) v toleranci, lze zápočet zaúčtovat: Domovská stránka → Účtovat. Kontrola zaúčtování se dá provést pomocí Akce → Účtování → Náhled účtování.
Tvorba zápočtu automaticky
Pomocí Domovská stránka → Navrhnout řádky zápočtu zobrazíte položky zákazníka a dodavatele, které by mohly souviset. Pokud je v nastavení zápočtů nastaveno Při nenalezení zobrazovat prázdné - NE, při nenalezení položek pro stejné IČ se zobrazí všechny položky protistrany. Pomocí tří teček v horním menu si můžete zobrazit nabídku dalších akcí, například Přepočítat saldo.
Položky k zápočtu označujeme pomocí funkce Nastavit nebo vymazat značku pod malou šipečkou vedle názvu sekce - Položky zákazníka/Položky dodavatele.
Po označení všech žádoucích položek si můžete pomocí Akce → Přepočítat saldo zjistit celkové saldo označených položek. Jakmile jste s označením spokojeni, klikněte na OK. Označené řádky jsou následně vloženy dpo zápočtu. Dále můžete pokračovat stejným způsobem jako při manuální tvorbě zápočtu.
Rušení zápočtu
K účtovanému zápočtu neexistuje reverzní dokument.
Znamená to tedy, že zrušení zápočtu probíhá pouze rozpárováním souvisejících položek. Otevřeme položky dodavatele/zákazníka, označíme jednu z položek zápočtu a pomocí menu Akce → Funkce → Zrušit vyrovnání položek položky zápočtu rozpojíme.
Jakmile je vyrovnání zápočtu zrušeno, jsou všechny související položky označeny jako otevřené (Filtr Otevřeno = Ano). Modré položky je třeba znovu spojit dohromady (pozůstatky starého zápočtu), žluté použít v dalším zápočtu nebo uhradit.
Pozůstatky starého zápočtu spojím dohromady pomocí Akce → Funkce → Vyrovnat položky. Označím řádek, který chci vyrovnat, kliknu na Nastavit ID vyrovnání. Ve sloupci ID vyrovnání se vyplní kód mého uživatele. Následně kliknu na Účtovat vyrovnání.
Vyberu zúčtovací datum a mohu doplnit Číslo externího dokladu - např. rušení zápočtu a kliknu na OK. Toto provedu pro všechny položky zápočtu.