Emailové notifikace a upomínky
- Sebastián Benna
Základní informace
Tento dokument popisuje, jaké notifikace systém zasílá nájemníkům v rámci emailových notifikací a jak upozorňuje na blížící se splatnost pohledávek a pohledávky již po splatnosti.
Potřebná nastavení
Uživatelská nastavení
Aby nájemníkovi byly posílány emailové notifikace, upozornění a upomínky je potřeba na jeho kartě mít povoleno Odesílat emailové notifikace.
Na kartě nájemníka je také potřeba nastavit kód jazyk, určující, jestli emaily budou mít českou (kód jazyka CSY) textaci nebo anglickou (ostatní kódy jazyka).
V rámci každého komplexu v rámci nastavení komplexu lze nastavit E-mailové Upomínky:
Upozornění na blížící se splatnost
Počet dní upomínek před splatností - nastavuje se počet dní určující, kolik dní před splatností systém zašle první upozornění nájemníkovi ohledně blížící se splatnosti
Perioda upomínání před spl. (dny) - určuje periodu dní v jaké jsou posílány další upozornění na blížící se splatnost za předpokladu, že pohledávka ještě nebyla uhrazena
Pokud v rámci příslušného komplexu nemají být upozornění na blížící se splatnosti zasílány, tak je potřeba obě pole vyplnit 0.
Pokud je žádoucí poslat například jen jedno upozornění 5 dní před splatností, tak toto lze nastavit 5 v obou polích. V den samotné splatnosti systém upozornění na blížící se splatnost již neposílá, protože ji banky dost pravděpodobně nestihnou realizovat. Proto je vhodné toto upozornění poslat alespoň den před splatností pohledávky.
Upomínání dluhu po splatnosti
Perioda upomínání po splatnosti - určuje v jaké periodě systém má nájemníka upomínat na neuhrazený dluh po splatnosti
3 v tomto poli například znamená, že systém bude upomínat každý den po splatnosti, dokud dluh nebude uhrazen.
V samotný den splatnosti se tato upomínka neposílá.
Pokud upomínky po splatnosti pro daný komplex nemají být zasílány, tak pole je potřeba vyplnit 0.
Nastavení položek fronty úloh
Automatické zasílání upozornění na blížící se splatnost a dluh po splatnosti je zajištěno položkami fronty úloh. Pokud nájemníkům určitý typ zprávy z těchto dvou typů není zasílán, tak je buď chybně nastaveno nastavení uvedené výše nebo daná fronta není nastavena nebo je ve stavu “Chyba”.
Popis funkcionality
Notifikace nájemníků
Notifikace jsou zasílány automaticky nájemníkům s povelenými emailovými notifikace. Notifikace zde je myšleno notifikování o vytvoření smlouvy/dodatku, podepsání smlouvy…
Upozornění na blížící se splatnost
Upozornění na blížící se splatnost jsou zaslány, pokud má nájemník povoleny emailové notifikace a má neuhrazenou pohledávku jejíž datum splatnosti je v budoucnu a spadá do vzorce: Aktuální datum = Datum splatnosti pohledávky - Počet dní upomínek před splatností + x * Perioda upomínání před spl. (dny)
Za “x” lze dosadit libovolné přirozené číslo (0; 1; 2…).
Emaily jsou posílány po variabilních symbolem (VS). Pokud se tedy nájemníkovi blíží splatnost pohledávky s VS = 123 a pohledávky s VS = 321, tak obdrží 2 emaily na obě pohledávky.
Pokud se blíží splatnost vícero pohledávek splňující kritéria výše se stejným VS, tak systém částku pohledávek sečte.
Upomínání dluhu po splatnosti
Upomínky po splatnosti jsou zasílání nájemníkům, pokud má nájemník povoleny emailové notifikace a existuje neuhrazená pohledávka jejíž datum splatnosti je v minulosti a zároveň platí vzorec: Aktuální datum = Datum splatnosti pohledávky + x * Perioda upomínání po splatnosti
Za x lze dosadit libovolné přirozené číslo (0; 1; 2…).