Přehled

Tento dokument složí k pochopení základních principů služby RapidStart. Uživatel by měl po nastudování tohoto návodu být schopen importovat nová data do tabulky v Business Centralu, případně upravit ty existující.

Kde funkci najít?

Pro vstup do konfiguračních balíčků pomocí vyhledávacího pole najděte Konfigurační balíčky.

Zde naleznete podobný seznam konfiguračních balíčků. Každý z nich obsahuje a je určen na něco jiného. Například balíček DIMENZE slouží pro import dimenzí, ZAMĚSTANCI pro import karet zaměstnanců a jejich výchozích dimenzí.

Pokud svůj balíček ještě nemáte připraven a nejste si jistí, že jej zvládnete sami vytvořit, neváhejte nás kontaktovat.

Kde začít

V první fázi je třeba identifikovat tabulku/tabulky do kterých se budou data importovat. Tato fáze je velmi důležitá. Nejjednodušší je importovat či upravovat data, pouze jedné tabulky například Zákazníci, Zboží, Dodavatelé apod.

Pro lepší pochopení si uvedeme jednoduchý příklad na importu prodejních cen.

Identifikace cílové tabulky

Abychom mohli importovat data, musíme přesně vědět kam. Přesně znamená si zjistit číslo tabulky, do které budeme importovat. V našem případě tedy musíme otevřít kartu Zákazníka → Ceny a slevy ->Ceny.

Otevřeme tedy okno a použijeme klávesovou zkratku Ctrl + Alt + F1, tato zkratka funguje ve všech verzích Business Central. Zde v poli Tabulka zjistíme číslo v závorce 7002.

Příprava konfiguračního balíčku

Pokud konfigurační balíček, který potřebujete, neexistuje, je snadné si jej vytvořit pomocí funkce Nový. Vyplníme Kód balíčku – zde například PRODEJ CENY, Název balíčku: např. Import prodejních cen  a ID jazyka. Vždy 1029 – čeština. Jak vidíme na obrázku níže, balíček je prázdný, protože neobsahuje žádné řádky. Do pole ID tabulky tedy vyplníme číslo, které jsme si zjistili v předchozím kroku: 7002.

Po vyplnění čísla 7002 do konfiguračního balíčku a přeskočení na další řádek se do polí s nulami načtou hodnoty. Provedu Vás pouze těmi nejdůležitějšími z nich.

Hodnoty v konfiguračním balíčku a jak s nimi pracovat

Všechna čísla, viz obrázek níže, jsou aktivními poli. Pokud na ně kliknete, dostanete se do podrobností, případně k dalším akcím.

Počet záznamů balíčku

Toto číslo určuje, kolik záznamů bylo do balíčku již importováno z Excelu.

Počet polí k dispozici

Počet polí tabulky Prodejní ceny, které můžete pomocí Rapidstart doplnit. Do importního souboru lze zahrnout jen některé z nich, počet vybraných polí se pak zobrazí ve sloupci „Počet zahrnutých polí“.

Počet zahrnutých polí

Při exportu šablony do Excelu budou zobrazeny pouze vybrané sloupce.

Počet chyb balíčku

Při importu dat dochází automaticky k ověření relací. Pokud ke správnému ověření nedojde, balíček signalizuje chybu, kterou lze vyřešit buď úpravou přímo v konfiguračním balíčku, nebo změnou dat v Excel souboru a jeho opakovaným importem. Poklikem na Počet chyb se otevře okno, kde pomocí akce Zobrazit chybu můžete zjistit podrobnosti o chybě řádku a případně ji zde i opravit, protože řádky jsou editovatelné

Počet položek v databázi

Jedná se o množství řádků, které jsou k dispozici v NAV.

Jak importovat data?

1. Vyberte si dostupný konfigurační balíček, případně vytvořte nový.

2. Otevřete si balíček pomocí tlačítka Úpravy.

   

3. Označte řádek nebo řádky (pokud balíček obsahuje více tabulek) s cílovou tabulkou a na akcích řádku vyexportujte data do Excelu, čímž si vytvoříte Excelovou šablonu pro import dat.

   

4. BC vás upozorní na to, kolik tabulek exportujete a požádá o potvrzení

   

5. Otevřete soubor v Excelu (úprava v jiném programu není možná) a doplňte hodnoty pro import. Strukturu Excelu v žádném případě nijak neměňte. Nepřesouvejte, ani nepřidávejte sloupce ani listy. V záhlaví sloupců, pro které jsou přípustné pouze předdefinované hodnoty, naleznete info, jak je vyplnit. V našem případě sloupec typ prodeje může obsahovat pouze hodnoty: Zákazník, Cenová sk.zákazníka, Všichni zákazníci nebo Kampaň.

   

6. Jakmile máte Excel doplněný, soubor uložte a zavřete.

7. Vraťte se zpět do BC a v akcích řádků s označeným řádkem tabulky, do které chcete importovat klikněte na akci Import z aplikace Excel a následujte průvodce importem.

8. Po výběru importního souboru se objeví tabulka s rozpoznanými daty k importu, v mém případě mám nyní v excelu dvě záložky - na jedné importuji zákazníky, na druhé dodavatele.

9. Klikněte na Importovat.

9. V rámci importu dojde k ověření základních vazeb a odhalení základních chyb. Import trvá úměrně  dlouho v závislosti na počtu řádků a tabulek.

11. Pro finální ověření platnosti dat použijte na akcích řádku Funkce -> Ověřit relace.

12. NAV se opět zeptá, zda chcete pokračovat. Potvrďte, NAV ověří vazby tabulky. Pokud nalezne chyby, podrobnosti naleznete po zpracování tabulek ve sloupci Počet chyb balíčku. V našem případě NAV nalezl 170 chyb, které budeme muset ideálně před importem opravit. Naše chyby jsou způsobeny tím, že se snažíme importovat prodejní ceny pro zboží, které neexistuje: Pole Číslo zboží z tabulky Prodejní cena obsahuje hodnotu (106016) kterou nelze nalézt ve svázané tabulce (Zboží).

13. Tato chyba se vyřeší dotvořením karet zboží pro všechny řádky prodejních cen. Chyba na druhém řádku je přidružená k první chybě. Jakmile na nové kartě zboží vyplníme měrnou jednotku, vyřeší se i tato chyba.

14. Po vyřešení chyb přejdeme znovu do akcí řádku a zvolíme akci Použít data. Pro použití dat můžeme v krajním případě přejít i před vyřešením chyb. Data, která obsahují chybu, se prostě neimportují a zůstanou v balíčku viset.

Jak upravovat existující data?

Celý proces probíhá stejně jako import, jen s tím rozdílem, že ve fázi exportu šablony z Konfiguračního balíčku do Excelu bude sešit, který uložíte obsahovat data z NAV. Data tedy upravíte a naimportujete zpět. Pokud chcete upravit jen některé z řádků, smažte ty přebytečné a zpět importujte pouze ty upravené. Ušetříte čas. Pokud jste pokročilý uživatel, můžete si data pro úpravu před exportem do Excelu nejdříve vyfiltrovat pomocí funkce řádku – Tabulka -> Filtry. Zde např. filtr na položky, jejichž číslo začíná na jedna.