Zboží lze pořizovat přímo nákupní fakturou a nebo přes nákupní objednávku. Doporučený postup je přes nákupní objednávku, kde je možné oddělit příjem na sklad od samotné fakturace přes možnosti níže. Tento postup odpovídá i reálné praxi (skladník fyzicky přijímá zboží, administrativa zpracovává faktury).
Pokud zboží pořídíme přímo přes nákupní fakturu, při jejím zaúčtováním v jednom kroku zboží přijmeme a zároveň vyfakturujeme. Není možné např. odlišit datum příjmu zboží od jeho fakturace.
Do hlavičky nákupní objednávky se vyplní informace jako např. u faktury - dodavatel, číslo faktury dodavatele atd.
Pokud nám dodavatel dodává zboží pod 1 objednávkou, ale ve vícero samostatných dodávkách, lze číslo dodávky značit do pole Číslo dodávky dodavatele (dodací list) v hlavičce objednávky a vždy přepisovat na aktuální číslo dodávky až do kompletního dodání ze strany dodavatele a finálního vyfakturování nák. objednávky.
Do řádků nák. objednávky se vyplní typ Zboží a případně VPN (poplatek). Podrobnosti k VPN jsou dostupné Vedlejší pořizovací náklad - poplatky za zboží.
VPN není nutné zadávat již při přijmu zboží. Zboží je možné docenit až při samotné fakturaci o VPN. Zboží lze doceňovat do nekonečna i historicky a u různých příjemek.
Docenění se promítne přes úpravu nákladů do ceny zboží jak na straně nákupu, tak i prodeje (pokud je zboží již prodáno).
V případě, že docenění zboží nastane po uzavření fiskálního roku, je nutné v Nastavení financí vyplnit adekvátně pole Zúčt.datum pol. uzavřeného období - první možné zúčtovací datum pro položky vznikající úpravou nákladů na zboží (např. první den aktuálního fiskálního roku).
K částečnému příjmu zboží slouží pole K příjmu v řádcích nák. objednávky. Hodnotu v tomto poli stačí přepsat na požadovanou hodnotu Analogicky lze využít pole K fakturaci.
Systém neumožňuje vyfakturovat větší množství než je přijaté množství.
Pokud potřebujeme dohledat předchozí příjemky k částečným příjmům zboží, lze přímo v řádku nák. objednávky proklikem v poli Přijaté množství.
Pro příjem zboží a fakturaci slouží akce Účtovat, pod kterou je možné dále oddělit příjem od fakturace
pouze příjem zboží - změna Zúčtovacího data v hlavičce nák. objednávky na požadované datum příjmu. Akce Účtovat → Přijmout.
fakturace - změna Zúčtovacího data a data DPH v hlavičce nák. objednávky na požadované datum fakturace Akce Účtovat → Fakturovat/Přijmout a fakturovat.
Při částečné fakturaci nemusí plně fungovat náhled účtování, pokud nejsou v nák. objednávce obsaženy všechny kroky, které systém vyžaduje (SČ atd).
Pokud nák. objednávka obsahuje částečnou dodávku a navíc SČ je obecně výhodnější vytvořit nák. fakturu, do které se natáhne příjemka z nák. objednávky a nebo fakturovat až když je možné vyfakturovat objednávku kompletně.
Sériové číslo/číslo šarže
Pokud má zboží nastaveno sledování sériového čísla nebo čísla šarže systém bude vyžadovat jeho vyplnění před účtováním dokladu.
Obě hodnoty se vyplňují pro každý řádek zboží v nák. objednávce dle množství daného zboží → Řádky sledování zboží.
Vyplní se sériové číslo a číslo šarže. Pro každý řádek je potřeba zadat Množství (základ) a případně určit, který konkrétní kus zboží je určený k fakturaci a který nikoliv - K fakturaci (základ).
Pokud jsou zboží přiřazována sériová čísla, je nutné mít každý kus zboží na samostatném řádku v řádcích sledování zboží.
