Následující text je kompletní dokumentací integrace mezi Docusign a Business Central. Skládá se ze tří hlavních částí: nastavení integrace samotné, nastavení dokumentů k podpisu včetně popisu podepisovacího procesu a popisu fronty Docusign, kde je možné odesílané dokumenty monitorovat, případně dalších dostupných funkcionalit.
Potřebná nastavení
Abyste mohli Docusign Anything začít používat, je nejdříve nutné nastavit integraci samotnou, což je možné pomocí průvodce nastavením Nastavte integraci Docusign Anything, další možnosti nastavení jsou pak dostupné v Nastavení Docusign.
Jakmile je obecné nastavení dokončeno, můžete si přednastavit reporty - typy dokumentů, které budete rozesílat k podpisu. Toto je možné provést v Docusign výběr sestav. Všechny rozesílané dokumenty je dále možné podrobně monitorovat ve Frontě Docusign.
Obálky
Pro bezpečný přenos dokumentů Docusign používá takzvané obálky. V podstatě se jedná o virtuální obdobu klasické papírové obálky - nejedná se tedy o dokument samotný, jedna obálka tím pádem může obsahovat více dokumentů a stránek a může být odeslána vícero podepisovatelům.
Za spotřebovanou je obálka považovaná, jakmile je odeslaná k podpisu, bez toho aniž by ji někdo musel přijmout či podepsat.
S naší integrací můžete používat buď své vlastní obálky, v případě, že máte u Docusign předplatné.
Nebo je možné používat naše obálky za výhodnou cenu, které jsou přímo součástí našeho řešení. V takovém případě není potřeba mít vlastní Docusign účet a počet spotřebovaných obálek vám bude fakturován za každý měsíc zpětně.
Od toho, jaký model si zvolíte, se poté budou odvíjet údaje, které bude nutné doplnit v následujících sekcích.
Asistované nastavení
Pro zjednodušení celého procesu nastavení doporučujeme použít našeho průvodce nastavením, který vás provede všemi kroky instalace, pomůže vám udělit aplikaci Docusign přístup z Business Central a ověřit, zda bylo spojení mezi systémy úspěšně navázáno.
Chcete-li průvodce použít, přes vyhledávací lupu dohledejte sekci Asistované nastavení. Ze seznamu vyberte Nastavte integraci Docusign Anything.
Kliknutím průvodce spustíte. Po pročtení obchodních podmínek společnosti Docusign a naší licenční smlouvy zaškrtněte obě přepínací tlatčítka a kliknětě na Další.
Tento krok je povinný, bez přijetí podmínek nebudete moci přejít k dalšímu kroku.
Vyberte, kdo vlastní obálky Docusign
Na další stránce budete vyzváni, k určení vlastníka obálek Docusign, které budete používat pro odesílání dokumentů k podpisu. Můžete si vybrat ze tří scénářů.
My - máme vlastní Docusign předplatné, tuto možnost si vyberete, pokud máte u Docusign vlastní účet a předplatné.
On Point - chceme používat obálky od On Pointu, tuto možnost si vyberete, pokud máte účet u Docusign, ale nemáte předplatné, nebo účet Docusign vůbec nemáte.
Poslední možností je My - Demo prostředí, tuto možnost si vyberete, pokud si nejdříve naše řešení chcete vyzkoušet nanečisto.
Každý ze tří scénářů je podrobněji popsán v následujících sekcích dokumentace. Podle scénáře, který si zvolíte v tomto kroku, se budou lišit hodnoty, které budete zadávat v následujích krocích nastavení.
Oprávnění aplikace
Tento krok je společný pro všechny tři scénáře nastavení. V případě, že budete používat naše obálky, tomuto kroku ještě předchází založení Docusign uživatele pro vaši společnost. Pro scénář, kde nastavujete vlastní demo prostředí budete před tímto krokem ještě vyplňovat integrační klíč a RSA privátní klíč vašeho demo prostředí.
Kliknutím na ikonu odkazu dáváte aplikaci Docusign Anything souhlas se vzdáleným přístupem k vašemu Docusign účtu ze systému Business Central.
Než na odkaz kliknete, ujistěte se, že máte ve svém prohlížeči povolena vyskakovací okna, jinak udělení souhlasu nemusí fungovat správně. Tuto možnost je obvykle možné dohledat v nastavení vašeho prohlížeče, přes vyhledávací lupu vyhledejte vyskakovací okna a následně klikněte na Povolit.
Tento proces je třeba provést pouze jednou za instalaci, tedy nastavení konkrétního scénáře. Jakmile odkaz rozkliknete, objeví se vyskakovací okno a budete vyzváni k přihlášení do aplikace Docusign. Způsob přihlášení se bude lišit v závislosti na tom, pro který scénář své hodnoty nastavujete.
Pokud máte své Docusign předplatné, použijete vlastní přístupové údaje, kterými se přihlašujete do Docusign.
Pokud budete používat obálky od On Point, použijete přístupové údaje, které jste vyplnili během založení Docusign uživatele pro svoji společnost.
Pokud nastavujete demo prostředí, použijete vlastní přístupové údaje, pod kterými, jste si založili svůj Docusign vývojářský účet.
Pokud udělení souhlasu proběhne úspěšně, ikonka odkazu se změní na zatržítko.
Pokud jste během udělování souhlasu přihlášeni ke svému účtu Docusign nebo pokud jste již v minulosti aplikaci souhlas udělili, nezobrazí se při spuštění akce přihlašovací formulář, ale pouze prázdné vyskakovací okno, které se po spuštění akce zavře.
Tento krok je povinný, bez kliknutí na odkaz nebudete moci přejít k dalšímu kroku.
Máme vlastní Docusign předplatné
Nastavení API
Pokud máte své Docusign předplatné, k udělení oprávnění aplikaci v předchozím kroce použijete vlastní přístupové údaje, kterými se přihlašujete do Docusign.
Poté, co přejdete na další stránku, vás požádáme o doplnění všech tří hodnot níže z vašeho účtu Docusign.
ID uživatele
Odpovídá ID, které slouží k identifikaci uživatele Docusign během procesu autentizace.
Číslo účtu
Odpovídá ID, které slouží k identifikaci vašeho účtu Docusign. Tato hodnota je spolu se základní API URL adresou obsažena ve většině volání aplikačního rozhraní.
Základní API URL
Odpovídá výchozí hodnotě adresy URL použité při volání aplikačního rozhraní. Tato hodnota může být například https://eu.docusign.net, ale může se mírně lišit v závislosti na vaší poloze.
Pokud si zakládáte vlastní demo prostředí, bude tato adresa automaticky nastavena na https://demo.docusign.net.
Všechny tři hodnoty najdete na kartě Admin vašeho účtu Docusign v sekci Apps and Keys v levém postranním menu v sekci Integrations.
Po kliknutí na Apps and Keys se vám v horní části stránky zobrazí všechny potřebné informace na jednom místě. Stačí je jen zkopírovat a vložit do průvodce nastavením.
Poté můžete projít k předposlednímu kroku průvodce nastavením a otestovat připojení.
Chceme používat obálky od On Pointu
Vytvořte uživatele společnosti
Pokud se rozhodnete pro obálky, které jsou součástí našeho řešení, první krok, který bude následovat po výběru scénáře, je založení Docusign uživatele pro vaši společnost. Jediné dva údaje, které je během nastavení potřeba vyplnit, je název vaší společnosti a emailová adresa, pod kterou systém založí vašeho uživatele Docusign.
Zbylé informace již budou v průvodci předvyplněny a pro dokončení nastavení stačí projít všemi kroky asistovaného nastavení, tedy udělit souhlas aplikaci Docusign, otestovat připojení a poté potvrdit nastavení kliknutím na tlačítko Dokončit.
Vedle pole s názvem Nové ID uživatele společnosti rozklikněte nabídku se třemi tečkami.
Zobrazí se formulář, kam je oba údaje potřeba vyplnit a následně potvrdit.
Název uživatele společnosti
Pod tímto jménem bude systém odesílat emaily vaším podepsiovatelům, doporučujeme tedy uvést název vaší společnosti, případně jinou relevantní hodnotu, jako například Contoso Ltd, Adatum Corporation, apod.
Email uživatele společnosti
Tato adresa bude rovněž součástí emailů, které bude systém odesílat vaším podepisovatelům, doporučujeme tedy uvést obecnou emailovou adresu vaší společnosti, jako například info@contoso.com či sales@adatum.com.
Pro každou společnost, za kterou budete dokumenty odesílat, je možné založit pouze jednoho Docusign uživatele. Pokud tedy budete Docusign Anything využívat napříč odděleními, doporučujeme do obou polí vyplnit co nejobecnější hodnoty.
Jakmile údaje potvrdíte, objeví se hláška níže, která vás informuje o odeslání aktivačního odkazu na vámi uvedený email a o nutnosti aktivace vašeho uživatele, než přistoupíte k dalšímu kroku.
Aktivační email vypadá následovně.
Po kliknutí na tlačíkto Activate budete vyzvání k vytvoření hesla.
Přístupové údaje si připravte pro udělení oprávnění aplikaci v dalším kroce a uschovejte si je pro případ, že byste potřebovali aplikaci opětovně udělit souhlas, například při změně vlastníka obálek.
Jakmile heslo vytvoříte a potvrdíte přihlášení pomoci tlačítka Log in, budete přesměrováni na váš účet Docusign, kde můžete sledovat podrobnosti a částečně měnit nastavení spojená s odesíláním vašich obálek.
Níže je uveden příklad, kde vaši podepisovatelé uvidí informace spojené s Docusign uživatelem vaší společnosti.
Jakmile se vrátíte zpět do průvodce nastavením, do pole s ID uživatele společnosti se doplní odpovídající hodnota. Poté můžete přejít k dalšímu kroku a udělit oprávnění aplikaci.
Zobrazí se vám následující informace, kde vás DocuSign Anything požádá o udělení souhlasu s přístupem k vašemu účtu Docusign. Pro udělení souhlasu informaci potvrďte pomocí Allow Access.
Pokud po vás bude vyžadováno přihlášení, použijete přístupové údaje, které jste vyplnili během založení Docusign uživatele pro svoji společnost v předchozím kroce. Jakmile je oprávnění uděleno, přejděte na další stránku.
Nastavení API
Všechny hodnoty na této stránce pak budou předvyplněny a můžete tedy rovnou přejít k předposlednímu kroku průvodce nastavením a otestovat připojení.
Demo prostředí
Autorizace
Pro tento scénář je nejdříve potřeba si u Docusign založit tzv. vývojářský účet, poté vytvořit integrační klíč pro vaše demo prostředí a vygenerovat odpovídající RSA privátní klíč. Obě tyto hodnoty následně doplníte do průvodce nastavením.
Vývojářský účet je možné založit pomocí tohoto odkazu. Tento typ účtu je zdarma a automaticky k němu dostanete vlastní demo prostředí, které vám umožní rozesílat a podepisovat dokumenty, aniž byste museli platit za obálky. Demo funkcionalita je k nerozeznání od produkční, umožní vám tedy otestovat vše, co potřebujete. Jediným rozdílem je, že dokumenty podepsané v rámci Docusign demo prostředí jsou zneplatněny vodoznakem a nemají tedy žádnou právní hodnotu.
Integrační klíč a RSA privátní klíč
Po vytvoření vývojářského účtu můžete přejít do následující části dokumentace Docusign a podle pokynů vytvořit integrační klíč (sekce How to get an integration key) a vygenerovat vlastní RSA privátní klíč (sekce How to get a RSA key pair).
Při generování RSA privátního klíče se vám zobrazí okno s několika hodnotami, Keypair ID, Public Key a Private Key, k nastavení naší integrace potřebujete pouze hodnotu Private Key. Doporučujeme si ji při zobrazení rovnou zkopírovat a uložit na bezpečné místo, jakmile totiž tuto hodnotu jednou zobrazíte, už nebude možné ji zobrazit znovu.
Přesměrovací URI
Jakmile jste vytvořili a vyplnili obě hodnoty výše, bude potřeba ve vašem demo účtu Docusign ještě nastavit obecnou přesměrovací adresu URI, aby bylo možné dokončit následující krok.
Jděte tedy zpět na stránku s vaším demo integračním klíčem, klikněte na rozbalovací menu napravo a vyberte možnost Edit.
Následně se vám zobrazí stránka s možnostmi podrobnějšího nastavení pro váš integrační klíč. Sjeďte níže do sekce s názvem Additional Settings a hned v prvním pododdíle Redirect URI klikněte na možnost + Add URI. Vložte obecnou URI adresu pro přesměrování:
https://businesscentral.dynamics.com/OAuthLanding.htm
a nastavení potvrďte kliknutím na tlačítko Save dostupné na konci stránky.
V dalším kroce pak udělíte souhlas aplikaci, pro přihlášení použijete přístupové údaje k vašemu demo účtu a přesunete se na další stránku průvodce nastavením.
Zde vás požádáme o doplnění hodnot pro ID uživatele a číslo účtu z vašeho demo účtu Docusign. Kde obě hodnoty získat najdete v jedné z předchozích částí dokumentace popisující nastavení scénáře s vlastním Docusign předplatným.
Pole Základní API URL bude předvyplněno automaticky.
Poté přejděte ke kroku níže.
Otestovat připojení
Předposlední krok je opět společný pro všechny tři scénáře nastavení. Kliknutím na Otestovat připojení je možné ověřit, zda bylo připojení mezi oběma systémy úspěšně navázáno. Pokud test proběhne v pořádku, zobrazí se vám hláška níže.
Tento krok sice není povinný, doporučujeme jej však splnit, abyste si mohli být před dokončením nastavení stoprocentně jistí, že je integrace připravena k použití.
Bez ohledu na to, jaký scénář nastavení integrace zvolíte, musíte vždy projít všemi kroky našeho průvodce nastavením a potvrdit nastavení kliknutím na tlačítko Dokončit. Po potvrzení nastavení se vám zobrazí hláška níže, jejím potvrzením se přesunete na stránku Nastavení Docusign, která je detailně popsána níže.
Pokud hlášku zamítnete, dostanete se zpět na stránku Asistovaná nastavení, odkud se můžete libovolně přesunout například do Docusign výběru sestav pro nastavení konkrétních typů dokumentů, které budete chtít nastavit k podpisu.
Nastavení Docusign
Kromě potvrzení hlášky, která následuje po úspěšném dokončení průvodce nastavením, je možné se do nastavení spojeného s integrací s Docusign dostat přes vyhledávací lupu zadáním Nastavení Docusign.
Obecné
Povolit
Pomocí tohoto přepínače je možné povolit nebo zakázat dostupnost integrace v Business Central.
Pokud jste integraci nastavili pomocí našeho průvodce nastavením, aplikace bude povolena automaticky.
Pokud byste integraci nastavovali ručně, případně hodnoty níže dodatečně měnili přímo v Nastavení Docusign, doporučujeme se vždy ujistit, že je přepínač zapnutý.
Vlastník obálek
V této sekci je možné si zvolit, kdo bude vlastníkem Docusign obálek, které budete v rámci integrace používat. V případě nastavení integrace pomocí našeho průvodce nastavením, bude vlastnictví obálek odpovídat scénáři, který jste si v průvodci zvolili.
Pokud budete chtít typ vlastnictví obálek v průběhu používání integrace změnit, po potvrzení z hlášky níže se hodnoty v nastavení přepíší tak, aby odpovídaly zvolenému typu vlastnictví. Některé hodnoty bude nutné vyplnit znovu, stejně jako udělit souhlas aplikaci Docusign a otestovat připojení.
Autorizace
Hodnoty vyplněné v této části jsou vždy stejné bez ohledu na to, kdo vlastní obálky Docusign, s výjimkou případu, kdy si nastavujete vlastní demo prostředí.
Další informace o nastavení vlastního demo prostředí naleznete v této části dokumentace.
URL autentizačního serveru
Tato adresa je vždy nastavena na https://account.docusign.com, což je URL adresa autentizačního serveru pro produkční prostředí. Pokud nastavujete vlastní demo prostředí, bude tato adresa automaticky nastavena na https://account-d.docusign.com.
Integrační klíč
Tento klíč je jedinečným identifikátorem integrace a je nezbytnou součástí volání API, která oba systémy používají ke komunikaci. Toto pole je vždy nastaveno na stejnou hodnotu. Pokud nastavujete vlastní demo prostředí, vytvoříte si vlastní integrační klíč.
Přesměrovací URI
Tato adresa určuje, kam Docusign přesměruje prohlížeč poté, co uživatel udělí aplikaci Docusign Anything souhlas s přístupem k jeho účtu Docusign. S touto hodnotou pracujete pouze, pokud nastavujete vlastní demo prostředí. V Nastavení Docusign bude vždy needitovatelná.
Nastavení API
Všechna pole v této části nastavení jsou podrobněji popsána v této části dokumentace týkající se průvodce nastavením.
Šablona emailu
Tato sekce nastavení umožňuje přizpůsobit předmět a obsah emailu odesílaný spolu s dokumenty k podpisu. Tuto funkcionalitu lze aktivovat pomocí přepínače s názvem Použít šablonu emailu a poté stačí doplnit požadovaný text do polí Předmět emailu a Obsah emailu.
Pokud přepínač ponecháte vypnutý, vaše dokumenty budou odesílány se standardními texty generovanými Docusign.
Nastavený text se pak bude vašim podepisovatelům v emailech od Docusign zobrazovat takto.
Kromě tohoto nastavení, které je společné pro všechny typy reportů, je v rámci naší integrace dostupné také podrobnější nastavení, kde můžete definovat předmět a obsah emailu pro každý typ reportů zvlášť. Toto nastavení najdete v sekci Docusign výběr sestav.
Pokud vyplníte tato pole jak v Nastavení Docusign, tak ve Výběru sestav, má druhé z nich vyšší prioritu. Pokud necháte pole ve Výběru sestav prázdná, systém použije texty, které jste zadali v Nastavení Docusign.
Docusign API v současné době umožňuje pouze přenos textu v prostém textovém formátu.
Horizontální menu
V případě, že integraci nastavujete manuálně, je po vyplnění všech potřebných údajů do polí v nastavení potřeba postupně kliknout na Udělit oprávnění aplikaci a poté na Test připojení.
Udělit oprávnění aplikaci
Tato akce vám umožní dát aplikaci Docusign Anything souhlas se vzdáleným přístupem k vašemu Docusign účtu ze systému Business Central.
Tento proces je třeba provést pouze jednou za instalaci, tedy nastavení konkrétního scénáře pro vlastnictví obálek. Jakmile odkaz rozkliknete, budete vyzváni k přihlášení do aplikace Docusign. Způsob přihlášení se bude lišit v závislosti na tom, pro který scénář své hodnoty nastavujete.
Více informací o této akci naleznete v této části dokumentace.
Otestovat připojení
Touto akcí ověříte, zda bylo připojení mezi oběma systémy úspěšně navázáno. Pokud test proběhne v pořádku, zobrazí se vám hláška níže.
Tento krok sice není povinný, doporučujeme jej však splnit, abyste si mohli být před dokončením nastavení stoprocentně jistí, že je integrace připravena k použití.
Výběr sestav
Kliknutím na tuto akci se přesunete na stránku Docusign výběr sestav pro nastavení jednotlivých reportů - typů dokumentů, které budete chtít odesílat k podpisu. Více detailů naleznete v odpovídající sekci této dokumentace.
Fronta Docusign
Kliknutím na tuto akci se přesunete na stránku Fronta Docusign, kde se budou zobrazovat detaily k jednotlivým dokumentům odeslaným k podpisu a kde je možné monitorovat stavy podepisovaných dokumentů. Více detailů naleznete v odpovídající sekci této dokumentace.
Docusign dokumentace
Pomocí této se přesunete do dokumentace Docusign, kde je možné zjistit podrobnosti o jednotlivých polích nastavení výše.
Tuto dokumentaci můžete využít zejména při nastavování vlastního demo účtu.
Docusign výběr sestav
Aby bylo možné dokument elektronicky podepsat, je nějdříve potřeba nastavit příslušný report na stránce Docusign výběr sestav. Konkrétně je nutné nastavit tato pole:
Číslo sestavy
Výběrem sestavy z vyhledávacího pole ji nastavíte pro podepisovací proces v DocuSign.
ID tabulky podepisovatele
Tato hodnota představuje tabulku, ze které systém určuje údaje o jménu a emailu podepisovatele v následujících třech polích. Tabulka podepisovatele musí být k dispozici jako filtr na stránce požadavku sestavy. Dataset této tabulky tedy musí vstupovat do vámi zvolené sestavy.
Pokud si nejste jisti, jak definovat zdrojovou tabulku podepisovatele, další možností je použít klávesovou zkratku Ctrl + Alt + F1 pro zobrazení zdrojové tabulky stránky s dokumentem, který chcete odeslat k podpisu.
Na výše uvedeném příkladu vidíte, že jsme právě určili tabulku podepisovatele pro sestavu Návrh faktury nastavenou na prvním snímku obrazovky Docusign výběr sestav na začátku této kapitoly.
Číslo pole s křestním jménem podepisovatele
Představuje pole, ze kterého systém určuje křestní jméno podepisovatele. Toto pole musí být součástí tabulky podepisovatele, kterou jste vybrali v předchozím kroku.
Číslo pole s příjmením podepisovatele
Představuje pole, ze kterého systém určuje příjmení podpisovatele. Toto pole musí být součástí tabulky podepisovatele, kterou jste vybrali v předchozím kroku. V případě, že toto pole ve zdrojové tabulce nemá vyplněnou žádnou hodnotu, je možné jej ponechat prázdné.
Číslo pole s emailem podepisovatele
Představuje pole, ze kterého systém určuje emailovou adresu podpisovatele. Toto pole musí být součástí tabulky podepisovatele, kterou jste vybrali v předchozím kroku.
Pokud chybně zvolíte tabulku podepisovatele, například proto, že s touto tabulkou vámi zvolená sestava nepracuje, nebo pokud jste zdrojovou tabulku zvolili správně, ale neobsahuje pole, ze kterých by systém následně mohl určit jméno, příjmení a emailovou adresu podepisovatele, dokument nebude možné odeslat k podpisu.
Pokud k takové situaci dojde, ve Frontě Docusign dohledejte odpovídající řádek s dokumentem a ve sloupci Stav a Popis Stavu se vám zobrazí detailní údaje o tom, co je v nastavení potřeba upravit.
Předgenerované sestavy
Pro snadnější nastavení nejpoužívanějších reportů jsme připravili akci, která je přednastaví automaticky. Spuštěním akce Generovat základní výběr sestav se automaticky přednastaví tyto tři reporty:
Prodejní nabídka
Prodejní objednávka
Prodejní faktura
Pro nastavení dalších reportů postupujte dle instrukcí výše.
Jakmile je definována konkrétní sestava, je výběr tabulek ve všech zbývajících polích upraven tak, aby se uživateli zobrazily pouze tabulky, které jsou v sestavě reálně použity.
Šablony emailu
Následující pole vám umožňují vytvářet vlastní předměty a obsahy emailů pro jednotlivé sestavy.
Použít šablonu emailu
Tuto funkci povolíte zaškrtnutím tohoto políčka u příslušného řádku sestavy.
Text pro předmět emailu můžete rovnou vepsat do odpovídajícího pole Předmět emailu.
Rozkliknutím podtržítka ve sloupci Obsah emailu se vám zobrazí dialogové okno, kam je možné doplnit požadovaný text, jak pro obsah, tak pro předmět email a nastavení potvrdit klinutím na Ok.
Pokud máte definovanou šablonu emailu v Nastavení Docusign a zároveň také u konkrétního reportu v Docusign výběru sestav, šablona emailu v Docusign výběru sestav má vždy přednost před šablonou definovanou v Nastavení Docusign.
Pokud ponecháte pole ve Výběru sestav prázdná, systém použije texty zadané v Nastavení Docusign.
Pokud nemáte v Nastavení Docusign definovaný žádný text, budou vaše dokumenty odesílány se standardními texty generovanými Docusign.
Docusign API v současné době umožňuje pouze přenos textu v prostém textovém formátu.
Trigger sestavy - vlastní workflow
Tuto možnost lze přidat do tabulky výběru sestav pomocí režimu Přizpůsobit.
Jakmile je nějaká sestava nastavená v Docusign výběru sestav, DocuSign Anything se pro každý dokument vytvořený pomocí této sestavy automaticky zeptá uživatele, zda si přeje dokument odeslat do Docusign k podpisu. Tento proces odpovídá standardní workflow, hodnota tohoto pole je defaultně nastavená na Automatický a není potřeba ji měnit.
Pokud byste standardní workflow chtěli pozměnit, hodnotu změníte na Vlastní a kontaktujte našeho vývojáře jjaspar@onpointserv.com, který vám poskytne více detailů k dostupným eventům, které jsme pro vás připravili.
Zaslání dokumentu k podpisu
Jakmile v Business Central vytvoříte dokument, který je nastaven pro elektronické podepisování, jeho odeslání na email podepisovatele se spouští vždy přes záložku Tisk/odeslání pomocí vytisknutí dokumentu.
Název akce pro tisk dokumentu se může mírně lišit v závislosti na tom, jaký dokument jste si pro podpis zvolili. Například u prodejní faktury se akce pro odeslání k podpisu jmenuje Návrh faktury.
Následně se otevře okno se standardní request page tiskové sestavy, kde je potřeba filtrem určit podepisující osobu a dokument, který chceme pro podepsání odeslat.
Pokud je tisk spuštěn přímo z karty daného dokumentu, odpovídající hodnoty budou ve filtru nastavené automaticky.
Vzorový příklad
Na příkladu níže bude k podpisu odeslána prodejní faktura s číslem 102232 pro zákazníka číslo 10000.
Konkrétní dokument a podepisující osobu je potřeba filtrem specifikovat přímo v tabulkách, které byly pro daný report nastaveny v rámci Docusign výběru sestav. Pro příklad výše je v Docusign výběru sestav nastaven report 1303 Návrh faktury a podepisující osobou bude záznam z tabulky 36 Prodejní hlavička. Před odesláním je tedy potřeba správně nastavit filtr v rámci tabulky Návrh faktury na konkrétní dokument, který bude odeslán k podpisu a v tabulce Prodejní hlavička vyfiltrovat konkrétní záznam, kterému bude dokument následně zaslán.
Odeslání
Pro samotné odeslání třetí straně je možné zvolit jakoukoliv ze tří akcí v pravém spodním rohu okna pro tisk dokumentu:
Odeslat do…
Tisk
Náhled
Při zvolení jedné z akcí se vždy zobrazí následující dialog. Pokud jej potvrdíte, dokument se odešle k podpisu a poté se zobrazí další dialog, pomocí kterého se buď můžete přesunout do Fronty Docusign a sledovat tak podrobnosti o odeslaném dokumentu nebo zůstat na původní stránce.
Odeslání dokumentu vždy doporučujeme kontrolovat ve Frontě Docusign.
Pokud dialog zamítnete, nastane pouze související akce bez odeslání dokumentu. Díky této funkcionalitě si tak například můžete daný dokument nejdříve zkontrolovat pomocí náhledu a až poté odeslat k podepsání.
Pokud je dokument k podpisu odeslán omylem nebo s chybou, je stále možné odeslání odvolat pomocí odpovídající funkcionality ve Frontě Docusign.
Pokud není některý z potřebných údajů ve filtru vyplněn, systém uživatele při pokusu o odeslání dokumentu upozorní informační hláškou níže s detaily o chybějící infromaci a opět mu nabídne možnost pouze přejít k související akci bez odeslání dokumentu k podpisu. Tedy k odeslání do specifického formátu, tisku či náhledu, podle toho, kterou možnost uživatel pro odeslání zvolil.
Zejména při vývoji vlastních reportů na míru je tedy potřeba pamatovat na to, aby request page při tisku obsahovala filtry nad potřebnými tabulkami, je-li u daného dokumentu vyžadováno elektronické podepisování přes Docusign.
Případně Docusign výběr sestav nastavit tak, aby request page filtr nad danou tabulkou již obsahovala a daná tabulka měla pole určující email, jméno a příjmení podepisující osoby.
Fronta Docusign
Podrobnosti ke každému odeslanému dokumentu lze sledovat na stránce s názvem Fronta Docusign, kam je možné se dostat buď proklikem z Nastavení Docusign, případně přes vyhledávací lupu. V jednotlivých záznamech lze dohledat, kým byl daný dokument odeslán, kdy, na jakou adresu a v jakém stavu se odeslání aktuálně nachází.
Podepsané dokumenty jsou automaticky stahovány k odpovídajícím entitám, pokud to Business Central dovoluje. Pro usnadnění orientace v systému je tak ve Frontě Docusign možné dohledat informace o tom, k jaké entitě byl podepsaný dokument stažen, pod jakým číslem a názvem a mnoho dalšího.
Automatické stahování podepsaných dokumentů
Podepsané dokumenty jsou do Business Central stahovány pomocí odpovídající Položky fronty úloh, která se automaticky zakládá s instalací produktu. Jakmile ji nastavíte na Připraveno, bude se sama spouštět v přednastaveném intervalu.
Interval i další nastavení položky fronty úloh je zcela na vás, pro zachování optimální funkcionality vám však doporučujeme přednastavený interval nezkracovat.
Pro přepnutí položky do stavu Připraveno jděte do Položek fronty úloh a vyhledejte položku s názvem OP DS Docusign Automation s číslem 70502.
Řádky s úspěšně podepsanými dokument pak změní stav ze Zasláno na Podepsáno.
Stav odeslání je také možné ověřit manuálně pomocí akce níže.
Manuální stahování podepsaných dokumentů
Kontrola podpisu dokumentu
Další dostupnou akcí je Kontrola podpisu dokumentu, pomocí které je možné ověřit, zda byl daný dokument již podepsán a pokud ano, stáhnout jej ke svázané entitě, tam, kde je možné přílohy evidovat. Posíláte-li tedy k podpisu prodejní fakturu, podepsaný dokument se stáhne ke konkrétnímu dokladu, v případě dokumentů spojených s lidskými zdroji k zaměstnanci, apod.
Nastavení Docusign
V horním ovládacím panelu se dále nachází odkaz na Nastavení Docusign.
Znovu zaslání k podpisu,
Tuto akci můžete využít v případě, že se vám nepodařilo dokument odeslat k podpisu, například z důvodu chybného nastavení, chybu jste již opravili a dokument chcete odeslat znovu. V takovém případě by se stav řádku měl změnit z chybového stavu na Zasláno.
Zneplatnit podepsání dokumentu
Pokud si uvědomíte, že jste v odeslaném dokumentu udělali chybu nebo jste jej odeslali omylem, odeslání dokumentu je možné odvolat pomocí této akce. Systém ověří, zda byl dokument již podepsán a pokud ne, odeslání k podpisu zruší. V takovém případě se stav řádku změní ze Zasláno na Zneplatněno.
Stažení dokumentu
Poslední akcí, která se na tomto panelu nachází je Stažení dokumentu. Oznančením libovolného řádku či řádků s podepsaným dokumentem a spuštěním této akce se podepsaný dokument stáhne do složky ve vašem počítači. Daný řádek musí být ve stavu Podepsáno.
Stavy obálek
Stavy, kterými může odeslaný dokument procházet jsou následující:
Zasláno
Pokud byl dokument úspěšně odeslán, příslušný záznam ve Frontě Docusign bude ve stavu Zasláno a ve sloupci číslo obálky se objeví odpovídající hodnota vygenerovaná Docusign.
Podepsáno
Jakmile byl dokument podepsán, záznam přejde do stavu Podepsáno a je k němu doplněno datum a čas podpisu.
Pokud se stav odeslání neaktualizuje na Podepsáno, je pravděpodobné, že jste ještě nespustili položku fronty úloh, která zajišťuje automatické stahování podepsaných dokumentů do Business Central, jak je popsáno v odpovídající sekci výše. Pokud jste položku fronty již spustili, je možné, že daná obálka teprve čeká na stažení v návaznosti na nastavený interval. V takovém případě je možné její stav ověřit ručně pomocí funkcionality na kontrolu podpisu dokumentu popsanou výše.
Chyba zaslání
Pokud se dokument na email třetí strany nepovedlo odeslat, odpovídající záznam přejde do stavu Chyba zaslání a v poli Popis stavu je možné dohledat detailnější popis chyby.
Jakmile je uvedená chyba vyřešena, je možné řádek s daným záznamem označit a zkusit jej znovu odeslat pomocí akce Znovu zaslání k podpisu, kterou najdete v horním menu fronty.
Zneplatněno
Pokud byl dokument k podpisu zaslán omylem, lze jeho odeslání odvolat. Samozřejmě pouze v případě, že ještě nebyl podepsán. Toho je možné docílit pomocí akce Zneplatnit podepsání dokumentu.
Podpis dokumentu v Docusign
Při úspěšném odeslání je na nastavený email doručena zpráva, která vypadá následovně.
K podepsání je potřeba kliknout na tlačítko Review document. Tento odkaz vede do Docusign, kde se zaslaný dokument zobrazí a podepisovatel si jej může zkontrolovat a podepsat. Před zobrazením dokumentu je nejprve nutné potvrdit váš záměr kliknutím na Continue. Podpis je možný přes akci Signature.
Po zvolení akce Signature je potřeba kliknutím určit, do které části dokumentu chceme podpis vložit. Systém následně vygeneruje podpis dle údajů nastavených pro jméno a příjmení podepisovatele v Docusign výběru sestav. Tyto hodnoty lze poté manuálně přepsat v polích Full Name, případně Initials, dále je možné podpis nakreslit myší v záložce Draw, či nahrát již existující podpis přes záložku Upload. Styl rukopisu je možné změnit pomocí funkcionality Change Style v pravém horním rohu rámečku s náhledem.
Po potvrzení podpisu přes Adopt and Sign je podpis vložen do dokumentu na místo určené v předchozím kroku. Vložený podpis lze přesunout pomocí drag and drop. Dále je možné jej odstranit, upravit a vložit znovu, případně vytvořit zcela nový podpis.
V dalším kroku vás aplikace může vyzvat k vytvoření Docusign účtu. Tento krok není pro podpis nutný, umožní vám však ukládat kopie dokumentů či vytvářet podpisové vzory. Pro detailní informace o možnostech podepisování doporučujeme nahlédnout do oficiální dokumentace Docusign.
Jakmile je podpis vytvořen a umístěn na dokument, je potřeba podpis dokončit přes tlačítko Finish v pravém spodním rohu.
Po úspěšném podpisu přijde podepisovateli potvrzovací email s podepsaným dokumentem v příloze.
Pozice podpisu
S Docusign Anything je možné nastavit si v dokumentech k podpisu přesné místo, kam se vaši podepisovatelé mají podepsat. Tuto funkcionalitu je možné si nastavit na stránce Vlastní rozvržení sestav v kombinaci s nastaveními dostupnými v Docusign výběru sestav.
Vzhledem k tomu, že nastavení této funkcionality je zcela na vás a pro přesné nastavení pozice podpisu budete pravděpodobně potřebovat zvolený dokument několikrát odeslat do Docusign, abyste si jej mohli zobrazit a postupně zpřesnit odsazení od podpisové kotvy. Doporučujeme si tuto funkcionalitu nejdříve odzkoušet ve vašem Docusign demo účtu.
Vlastní rozvržení sestav
Nejdříve je potřeba vytvořit nové rozvržení sestavy, které pro danou sestavu chcete použít. Pomocí možnosti Nový si vytvořte nové nebo zkopírujte již existující rozvržení.
Rozvržení sestavy si doporučujeme nejdříve zobrazit pomocí náhledu. Pro náhled je nutné sestavu spustit pomocí odpovídající akce v záložce Domovská stránka. Abyste si zvolené rozvržení mohli zobrazit, bude nutné nastavit odpovídající filtry na konkrétní dokument, který budete nakonec posílat k podpisu.
Poté si rozvržení vyexportujte pomocí akce dostupné ve stejné záložce jako výše, otevřte si jej v textovém editoru a na libovolné místo přidejte text nebo znaky, které budou podpis doprovázet. Tímto si vytvoříte vlastní podpisovou kotvu, od které bude dále potřeba pozici podpisu přesněji odsadit pomocí x,y souřadnic.
Podpisová kotva může vypadat například takto.
Jakmile máte podpisovou kotvu vytvořenou, rozvržení sestavy uložte a importujte zpět do Business Central pomocí odpovídající akce dostupné v záložce Domovská stránka. Text podpisové kotvy si zkopírujte.
Pokud podpis nemusí být doprovázen konkrétními znaky nebo textem, jako podpisovou kotvu lze také použít text či znaky, které existují přímo v dánem rozvržení sestavy.
Ujistěte se však, že vámi zvolená kotva je v dánem rozvržení sestavy unikátní a vyskytuje se poblíž místa, kam budete chtít podpis umístit.
Případně je možné barvu kotvy změnit na stejnou barvu, jako má pozadí celého dokumentu, podepisovatel tak vaši kotvu neuvidí, ale stále budete schopni určit přesné místo, kam se má podepsat.
Pro hodnoty odsazení doporučujeme používat celá čísla.
Jako podpisovou kotvu nedoporučujeme používat proměnné.
String podpisové kotvy
Ze stránky Vlastní rozvržení sestav poté přejděte do Docusign výběru sestav a do pole String podpisové kotvy si k řádku s odpovídající sestavou zkopírujte podpisovou kotvu, kterou jste si vytvořili v předchozím kroce.
Jak odsazování na osách X,Y funguje?
Počáteční bod (0,0) obou os Docusign automaticky umisťuje do levého spodního rohu vaší kotvy, totéž platí pro štítek Sign here, místo kterého pak podepisovatel umístí svůj podpis. Během odsazování neurčujete pozici podpisové kotvy samotné, ale naopak od ní odsazujete místo pro podpis. Osy x a y tedy používáte pouze jako pomůcku pro horizontální a vertikální posun. Hodnoty pro odsazení se pak chovají následovně, zadáte-li kladnou hodnotu, místo pro podpis se posune dále od kotvy, zadáte-li zápornou hodnotu, místo pro podpis se posouvá blíže k ní, případně za ni, nebo nad ni. Obě hodnoty zadáváte v cm.
Odsazení od podpisové kotvy X
Pokud zadáte pro osu x zápornou hodnotu, můžete si představit, že tuto hodnotu od podpisové kotvy odečítáte a místo pro váš podpis se posune od podpisové kotvy doleva. V případě kladné hodnoty zase, že tuto hodnotu k podpisové kotvě přičítáte a místo pro podpis se posune od kotvy napravo.
Odsazení od podpisové kotvy Y
Pro odsazení na ose y platí stejná pravidla jako výše, s tím rozdílem, že pokud zadáte zápornou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy směrem nahoru. Zadáte-li kladnou hodnotu, místo pro podpis se posune od podpisové kotvy dolů.
V případě, že vaše odsazení bude příliš velké a přesáhne hranice dokumentu, nebo v případě, že podpisová kotva byla špatně zkopírovaná, dokument nebude možné odeslat k podpisu a na chybu budete upozorněni odpovídající chybovou hláškou ve Frontě Docusign.
Jakmile máte vyplněny potřebné údaje v Docusign výběru sestav, přejděte zpět na stránku Vlastní rozvržení sestav a sestavu spusťte pomocí akce Spustit sestavu v záložce Domovská stránka. Zbytek procesu již odpovídá standardní funkcionalitě zasílání dokumentu k podpisu, která je detailně popsaná v této sekci.
Dokument tedy můžete odeslat do Docusign pomocí všech tří dostupných akcí Odeslat do…, Tisk či Náhled.
Vzhledem k tomu, že v tomto případě dokument neodesíláte z jeho karty, nezapomeňte nastavit potřebné filtry na konkrétní dokument.
Takto pak vypadá vaše nastavení při podpisu dokumentu v Docusign.
A takto vypadá výsledný podpis.
Vícero podepisovatelů - obrázek podpisu
Podobným způsobem jako jste si nastavili podpisovou kotvu výše, je možné do rozvržení sestav libovolně vložit také obrázek s podpisem.
Tuto možnost můžete použít pro případ, že váš dokument vyžaduje více než jeden podpis, nebo například v situacích, kdy se jeden z podpisů opakuje a zbylé z nich jsou pokaždé jiné.
Dobrým příkladem může být třeba podpis pracovních smluv, kdy na jedné straně každou smlouvu musí podepsat ředitel společnosti a na straně druhé zaměstnanec. V případě, že vaše společnost nabírá více zaměstnanců najednou, vám tato funkcionalita může ušetřit mnoho času.
Zde je příklad, jak může vypadat vložení obrázku do rozvržení sestavy.
A takto pak vypadá vaše nastavení při podpisu dokumentu v Docusign.
Obrázek podpisu a jeho pozici lze libovolně kombinovat.
Hromadné rozesílání dokumentů zaměstancům
Při správě zaměstnanců často dochází k situacím, kdy je potřeba rozeslat stejný typ dokumentu vícero zaměstnancům, jako například dodatek ke smlouvě, předávací protokol nebo doklad o absolvování školení. Naše integrace pro tyto případy disponuje funkcionalitou s názvem Hromadné odeslání Docusign, kterou lze najít na stránce Zaměstnanci v záložce Zaměstnanec.
Sestavu, kterou chcete hromadně odeslat vašim zaměstnancům nejdříve opět nastavte v Docusign výběru sestav a poté přejděte na stránku se Zaměstnanci.
Na stránce se seznamem zaměstnanců je potřeba si pomocí Ctrl + klinutí levým tlačítkem myši označit libovolný počet zaměstnanců, kterým budeme dokument k podpisu zasílat. Poté je potřeba spustit funkcionalitu Hromadné odeslání Docusign.
Jakmile je funkcionalita spuštěna, otevře se tabulka s nastavením podobná Docusign výběru sestav, zde však uvidíte pouze reporty vztahující se k zaměstnancům. V této tabulce si můžete zkontrolovat, že jsou vaše reporty správně nastaveny, případně si kliknutím na daný řádek označit report, který se zrovna chystáte použít, v případě, že jich máte k podpisu nastavených více. Poté stačí potvrdit váš výběr pomocí Ok.
Výběr sestav pro zaměstnanecnké reporty také obsahuje pole s šablonou emailu. Předmět a text vašich doprovodných emailů tak můžete upravovat zde, změny se do Docusign výběru sestav propíšou.
Následně se vám zobrazí dialogové okno, kde je možné ve filtrech zkontrolovat, jestli jste skutečně vybrali všechny zaměstnance, kterým chcete dokument odeslat, případně je možné filtr upravit. Pro odeslání k podpisu opět potvrďtě pomocí Ok.
V tomto okamžiku je vámi zvolený dokument odeslán všem zaměstnancům vybraným v prvním kroku.