Zboží lze pořizovat přímo nákupní fakturou a nebo přes nákupní objednávku. Doporučený postup je přes nákupní objednávku, kde je možné oddělit příjem na sklad od samotné fakturace přes možnosti níže.
Pokud zboží pořídíme přímo přes nákupní fakturu, při jejím zaúčtováním v jednom kroku zboží přijmeme a zároveň vyfakturujeme. Není možné např. odlišit datum příjmu zboží od jeho fakturace.
Do hlavičky nákupní objednávky se vyplní informace jako např. u faktury - dodavatel, číslo faktury dodavatele atd.
Pokud nám dodavatel dodává zboží pod 1 objednávkou, ale ve vícero samostatných dodávkách, lze číslo dodávky značit do pole Číslo dodávky dodavatele (dodací list) v hlavičce objednávky a vždy přepisovat na aktuální číslo dodávky až do kompletního dodání ze strany dodavatele a finálního vyfakturování nák. objednávky.
Do řádků nák. objednávky se vyplní typ Zboží a případně VPN (poplatek). Podrobnosti k VPN jsou dostupné Vedlejší pořizovací náklad - poplatky za zboží.
VPN není nutné zadávat již při přijmu zboží. Zboží je možné docenit až při samotné fakturaci o VPN. Současně lze zboží takto doceňovat do nekonečna i historicky. Systém toto docenění promítne do ceny zboží jak na straně nákupu, tak i prodeje (pokud je zboží již prodáno).
K částečnému příjmu zboží slouží pole K příjmu v řádcích nák. objednávky. Hodnotu v tomto poli stačí přepsat na požadovanou hodnotu Analogicky lze využít pole K fakturaci.
Systém neumožňuje vyfakturovat větší množství než je přijaté množství.
Pokud potřebujeme dohledat předchozí příjemky k částečným příjmům zboží, lze přímo v řádku nák. objednávky proklikem v poli Přijaté množství.
Pro příjem zboží a fakturaci slouží akce Účtovat, pod kterou je možné dále oddělit příjem od fakturace
pouze příjem zboží - změna Zúčtovacího data v hlavičce nák. objednávky na požadované datum příjmu. Akce Účtovat → Přijmout.
fakturace - změna Zúčtovacího data a data DPH v hlavičce nák. objednávky na požadované datum fakturace Akce Účtovat → Fakturovat/Přijmout a fakturovat.
Při částečné fakturaci nemusí plně fungovat náhled účtování, pokud nejsou v nák. objednávce obsaženy všechny kroky, které systém vyžaduje (SČ atd).
Pokud nák. objednávka obsahuje částečnou dodávku a navíc SČ je obecně výhodnější vytvořit nák. fakturu, do které se natáhne příjemka z nák. objednávky a nebo fakturovat až když je možné vyfakturovat objednávku kompletně.
Sériové číslo/číslo šarže
Pokud má zboží nastaveno sledování sériového čísla nebo čísla šarže systém bude vyžadovat jeho vyplnění před účtováním dokladu.
Obě hodnoty se vyplňují pro každý řádek zboží v nák. objednávce dle množství daného zboží → Řádky sledování zboží.
Vyplní se sériové číslo a číslo šarže. Pro každý řádek je potřeba zadat Množství (základ) a případně určit, který konkrétní kus zboží je určený k fakturaci a který nikoliv - K fakturaci (základ).
Pokud jsou zboží přiřazována sériová čísla, je nutné mít každý kus zboží na samostatném řádku v řádcích sledování zboží.
