Základní informace
Tento dokument popisuje, jak přiřadit nájemníka na jednotku či lůžko. Také je zde popsáno, co vše se v systému stane, jakmile je nájemník úspěšně přiřazen.
Potřebná nastavení
Akce pro přiřazení nájemníka se nachází na kartě jednotku či lůžka nebo v seznamu jednotek či lůžek. Aby tedy bylo možné nájemníka někam přiřadit, je nutné, aby daná jednotka či lůžko v systému již existovaly.
Dále při přiřazení nájemníka je kontrolováno, že nastavení komplexu je kompletní. Pro přiřazení je potřeba, aby na nastavení komplexu byly vyplněny všechny doby splatnosti, výpovědní lhůta a číselná řada smluv.
Také musí být vyplněno pole Nájemní smlouva.
Popis funkcionality
Přiřazení nájemníka je funkce, která přiřadí zvoleného nájemníka na vybranou jednotku či lůžko. Po úspěšném přiřazení se nájemníkovi v systému vygeneruje také smlouvy. Tuto funkci je tedy vhodné použít v situaci, kdy nájemník má o pronájem skutečně zájem.
Přiřazení nájemníka na jednotku
Přiřadit nájemníka na jednotku je možné ze seznamu jednotek či z karty jednotky. Akce se na obou místech jmenuje +Přiřadit nájemníka. Přiřazení přímo na jednotku je možné pouze v případě, že Typ = Bytový.
Doporučený postup je přiřazovat nájemníka z karty jednotky, protože už před samotným přiřazením je možné zkontrolovat například výši nájemného, kauce či zálohy na jednotlivé služby.
Pokud v systému existuje lůžková jednotka, která má například 2 lůžka a nájemník si ji chce pronajmout celou pro sebe, tak není potřeba mu pronajímat obě lůžka samostatně nebo lůžka ze systému mazat. Stačí pole Typ na kartě dané jednotky změnit na Bytový a následně je možné jednotku pronajmout jako celek.
Pokud akci +Přiřadit nájemníka zvolíte a v Nastavení komplexu chybí některé z povinných nastavení, tak systém na tuto skutečnost upozorní. V chybové hlášce je vždy uveden název pole, které není nastaveno. Je tedy potřeba otevřít Nastavení příslušného komplexu a uvedené pole nastavit.
Pokud je veškeré povinné nastavení vyplněno, tak po kliknutí na akci se otevře formulář, kde je potřeba vyplnit pole dle potřeby. Povinná pole jsou označena červenou *.
Některá pole jsou již automaticky vyplněna dle nastavení komplexu nebo z karty jednotky. Konkrétně se jedná o:
Variabilní symbol - automaticky je vyplněn číslem smlouvy, které se určí z číselné řady, která je v Nastavení komplexu
Automaticky prodlužovat smlouvu - toto nastavení je v Nastavení komplexu. Pokud toto pole je zaškrtlé, tak smlouva bude automaticky prodloužena o 1 rok 3 měsíce před jejím koncem, pokud k ní neexistuje výpověď.
Splatnost kauce - datum splatnosti je určeno dle vzorce: dnešní datum + Splatnost kauce z Nastavení komplexu
Splatnost prvního nájmu - automaticky se vyplní, jakmile určíte Počátek nájmu. Toto pole je vypočítáno jako: Počátek nájmu + Splatnost prvního nájmu z Nastavení komplexu
Splatnost pohledávek - automaticky se doplní z Nastavení komplexu
Splatnost posledního nájmu - automaticky se vypočítá po určení Konce nájmu. Vzorec výpočtu je: Konec nájmu + Splatnost posledního nájmu z Nastavení komplexu
Délka výpovědní lhůty - automaticky se doplní z Nastavení komplexu
První nájem - automaticky se vyplní po určení Počátku nájmu. Vzorec výpočtu = Nájem jednotky * počet dní nájmu v prvním měsíci/počet dní daného měsíce
Nájem - automaticky se vyplní dle nájmu, který je na kartě příslušné jednotky
Poslední nájem - automaticky se vyplní, jakmile je určen Konec nájmu. Vzorec výpočtu = Nájem jednotky * počet dní nájmu v posledním měsíci/počet dní daného měsíce
Kauce - automaticky je vyplněna dle kauce z karty příslušné jednotky
Služby - automaticky se vyplní dle služeb dané jednotky
Všechna pole lze při přiřazování nájemníka změnit dle potřeby. Pole Služby není modifikovatelné. Pokud je potřeba změnit služby, tak to lze pomocí 3 teček vedle tohoto pole.
Konec nájmu lze vyplnit manuálně nebo lze vyplnit nejdříve Počátek nájmu a dále pole Počet měsícu. Business Central následně sám dopočítá Konec nájmu.
Je důležité uvést, že jakákoliv změna, která se týká pole z karty jednotky se po dokončení této akce také promítne do karty dané jednotky. Změníte-li tedy například nájem během přiřazovaní z 10 000 na 11 500, tak po přiřazení nájemníka bude nájem na kartě příslušné jednotky 11 500.
Pokud upravíte během přiřazování nájemníka pole, které bylo automaticky určeno z Nastavení komplexu, tak tato změna se do Nastavení komplexu nepromítne. Příkladem je Splatnost pohledávek.
Pokud jsou všechny údaje vyplněny dle potřeby, tak akci lze dokončit pomocí OK.
Pokud není vyplněno některé z povinných polí, tak Business Central na to upozorní hláškou, ve které je vždy uvedeno, které pole je potřeba vyplnit.
Po dokončení akce pomocí OK Business Central kontroluje, zdali zvolená jednotka není ve zvoleném intervalu již obsazena. Pokud je, tak na tuto skutečnost upozorní hláškou. Uživatel má poté možnost jednotku pronajmout více nájemníkům najednou - možnost ANO. Pomocí volby NE se lze vrátit do formuláře pro přiřazení nájemníka a upravit údaje dle potřeby.
Přiřazení nájemníka na lůžko
Přiřazení nájemníka na lůžko probíhá obdobně jako přiřazení na jednotku. Rozdíl je v tom, že přiřazení probíhá pomocí akce +Přiřadit nájemníka, která je na kartě lůžka či v seznamu lůžek. Dále lůžko lze pronajmout pouze na jednotkách, které mají Typ = Lůžkový.
Rozdíl je také v tom, že pokud ve formuláři pro přiřazení nájemníka změníte výši nájmu, tak změna se promítne do karty příslušného lůžka. Následně se také přepočítá nájme vztažené jednotky, protože ten je roven součtu nájmů všech přiřazených lůžek.
Dopady přiřazení nájemníka
Po úspěšném přiřazení nájemníka na jednotku či lůžko se jednak vygeneruje smlouvy pro daného nájemníka. Smlouva je ve Stavu = Nepodepsaná a obsahuje jednak informace o nájemníkovi a také informace dle nastavení formuláře pro přiřazení nájemníka - jednotlivé splatnosti, výše nájemného, částky za jednotlivé služby, doba pronájmu, zdali má dojít k automatickému prodloužení smlouvy… V sekci Historie je také viditelné, kdo smlouvu založil a kdy.
Je důležité upozornit, že údaje ve smlouvě nelze měnit! Pouze údaje ze sekce nájemník lze změnit tak, že upravíte dané údaje přímo na kartě příslušného nájemníka. Pokud smlouva není podepsaná, tak změna osobních údajů nájemníka se promítne i do smlouvy. Finanční údaje (nájem, služby, kauce), délka pronájmu ani splatnosti změnit nelze. To znamená, že před samotným potvrzením přiřazení nájemníka si důkladně zkontrolujte všechny vyplněné údaje.
Změna po přiřazení je také v samotné jednotce či lůžku. Pomocí akce Nájemníci, která je na kartě jednotky/lůžka nebo i seznamu jednotek/lůžek, si lze zobrazit všechny nájemníky dané jednotky nebo lůžka.
Po zvolení této akce je filtr automaticky nastaven na právě aktivní nájemníky. Pokud by bylo potřeba zobrazit si i budoucí nebo historické nájemníky, tak je potřeba upravit filtr.
Změna je také možná na kartě jednotky/lůžka. Pokud došlo během přiřazení k modifikaci nájmu například, tak tato změna se projeví i na kartě jednotky/lůžka. Dále pokud zvolený interval nájmu byl aktivní již během dnešního data, tak jednotka/lůžko se označí jako Obsazeno. Pokud nájme bude aktivní třeba až od začátku dalšího měsíce, tak jednotka/lůžko se označí automaticky jako Obsazeno v první den nájmu.
Také na kartě jednotky v sekci Bydlení & Smlouva je viditelná právě vytvořená smlouva a všechny smlouvy vytvořené dříve.
Poslední změna je na kartě nájemníka. V sekci Bydlení & Smlouva si lze zobrazit všechny smlouvy daného nájemníka.
