Základní informace
Cílem této dokumentace je ukázat způsob, jak je možné měnit již vygenerované pohledávky v Business Central.
Popis funkcionality
Pohledávky jsou v systému vygenerovány po podpisu smlouvy či jejím prodloužení. Může se ovšem stát, že ne všechny údaje byly ve smlouvě vyplněny správně a tento dokument slouží jako návod, jak danou situaci řešit.
Oprava otevřených pohledávek
Jakmile dojde k podpisu smlouvy či jejímu prodloužení, tak se vytvoří tzv. otevřené pohledávky. Tyto pohledávky ještě nejsou zaúčtované a lze údaje v rámci nich měnit.
Otevřené pohledávky si lze zobrazit z Role centra pomocí Finance → Otevřené pohledávky.
V seznamu otevřených pohledávek lze filtrovat pohledávky, které je potřeba opravit (například dle čísla smlouvy). V námi zvoleném příkladu byla kauce pro smlouvu 1900003 stanovena ve výši 10 500 Kč se splatností 8.12.2020.
Pokud tyto údaje nejsou správně, tak je potřeba si danou pohledávku otevřít a na její kartě upravit patřičná pole.
Pokud by ve smlouvě byl špatně stanoven nájem, tak je potřeba jeho výši upravit ve všech pohledávkách manuálně (mimo pohledávky pro kauci). Změnu nestačí provést pouze v jedné z pohledávek.
Měnit lze mimo data splatností a částek také ostatní údaje. Například pokud při přiřazování nájemníka špatně nastavíte, že určitá služba se vyúčtovává, ale správně se vyúčtovávat nemá, tak změnu lze provést na příslušném řádku v pohledávce pomocí pole “Vyúčtovávat”. Opět tato změna se bude týkat všech pohledávek mimo kauci.
Oprava již zaúčtovaných pohledávek
Každou noc Business Central účtuje otevřené pohledávky, které jsou splatné v právě aktuálním měsíci. U již zaúčtovaných pohledávek nelze údaje měnit tak snadno jako tomu bylo u otevřených pohledávek.
Automaticky se účtují vždy všechny pohledávky splatné v daném měsíci, protože pouze na zaúčtované pohledávky lze párovat příchozí platby nájemníků.
Pokud zjistíte, že byla zaúčtovaná pohledávka s vyšší částkou než je správná, tak toto lze vyřešit dobropisem. Nejdříve je potřeba zaúčtovanou pohledávku najít. To lze z Role centra pomocí Finance → Zaúčtované pohledávky.
V našem příkladu je špatně zaúčtovaná pohledávka 1920200018, jejíž celková částka činí 12 000 Kč.
Pro více informací je možné si otevřít kartu dané pohledávky. Z karty je možné zjistit například, že se jedná o nájem za únor 2021 a celková částka je tvořena nájemným ve výši 10 500 Kč a zálohou na elektřinu bytu ve výši 1 500 Kč.
Po zaúčtování této pohledávky, ovšem mohlo dojít k tomu k více scénářům popsaných v následujících kapitolách.
Pouze část zaúčtované pohledávky je špatně
Například po zaúčtování je zjištěno, že nájemník dostal slevu na nájemném 500 za únor 2021. Zálohy na služby ovšem zůstaly nezměněny. V zaúčtované pohledávce nelze přepsat samotnou částku, ale lze vytvořit opravný dobropis v seznamu zaúčtovaných pohledávek. Nejdříve je v seznamu zaúčtovaných pohledávek potřeba označit řádek se špatnou pohledávkou a poté kliknout na Opravit → Vytvořit opravný dobropis.
Touto akcí se otevře karta opravného dobropisu. V našem případě jsme upravili částku v řádku pro nájem na hodnotu 500, což znamená, že nájem bude zlevněn o 500 Kč. Druhý řádek zcela odstraníme, protože záloha na elektřinu nebyla změněna.
Slevu zadávejte kladnou hodnotou. Jelikož se jedná o dobropis, tak BC ví, že má danou částku z původní pohledávky odečíst.
Jakmile jsou řádky dobropisu upraveny dle potřeba, tak je nutné kliknout v kartě dobropisu na Účtování → účtovat.
Po zaúčtování dobropisu není samotná částka původní pohledávky změněna, ale změněn je zůstatek této pohledávky.
Zaúčtovaná pohledávka byla zaúčtovaná omylem
Pokud k zaúčtovaní určité pohledávky nemělo vůbec dojít, tak nejjednodušší způsob, jak vyřešit tuto situaci je opět přes zaúčtované pohledávky. V seznamu těchto pohledávek, ale i na kartě dané pohledávky klikněte na Opravit → Storno.
Stornovat lze pouze pohledávku, která ještě nebyla zcela ani částečně uhrazena. Jinými slovy zůstatek = částka. V opačném případě vás systém upozorní, že danou pohledávku nelze stornovat.
Po samotném stornu není pohledávka ze systému smazána, ale je k ní zaúčtován opravný dobropis v plné výši pohledávky. Tím se zůstatek pohledávky změní na 0 a pole Stornováno je vyplněno hodnotou Ano.
Po stornování nájemník stále pohledávku vidí v portále, ale s 0 zůstatkem.
Zrušení již zaúčtované pohledávky a zaúčtování nové
Poslední možností je na zaúčtované pohledávce zvolit Opravit → Opravit.
V našem případě máme zaúčtovanou pohledávku ve výši 11 000 Kč (pohledávka se skládá pouze z nájmu bez služeb). Správná částka ovšem činí 13 000 Kč (12 000 nájem a 1000 za elektřinu, která se bude vyúčtovávat).
Akce “Opravit” jednak zaúčtuje dobropis v plné výši pohledávky (chová se stejně jako storno), ale zároveň vám otevře kartu nové pohledávky, kde jsou určitá pole již předvyplněna (například datum splatnosti dle původní objednávky).
Jakmile máte všechny údaje v nové pohledávce správně nastaveny, tak klikněte na Účtování → účtovat.
Na print screenu výše uživatel pouze upravil oba řádky. Ostatní pole jako například datum splatnosti, číslo smlouvy, VS…byly doplněny automaticky systémem dle nastavení původní pohledávky. V případě potřeby lze i tato pole přepsat.
Nezapomeňte v nové pohledávce přepsat pole “Text položky”. Tento text se totiž propisuje nájemníkům do portálu. Příkladem textace může být “Inflace 01/21-03/21”, “Upravený nájem za únor 2021”…
Původní pohledávka byla tedy stornovaná a má zůstatek 0. Nová pohledávka je v celkové výši 13 000 Kč.
