Základní informace
Tento dokument jednak popisuje, jak a kdy je možné v systému požádat o vrácení kauce, a také je zde popsáno, jak je možné žádost schválit či zamítnout.
Potřebná nastavení
Aby výše zmíněné akce fungovaly zcela správně, je nutné v nastavení komplexu uvést tiskové sestavy pro:
Žádost o vrácení kauce
Schválení vrácení jistoty
Zamítnutí vrácení jistoty
Dále je potřeba na kartách kontaktů (=pronajímatelů) nastavit email účetních. Na tento email se posílají informace o schválených kaucích, aby účetní věděly, komu mají peníze zaslat, s jakými údaji a kdy.
Pokud by byla schválená kauce u smlouvy, jejíž pronajímatel nemá vyplněný email účetních, tak systém pro notifikaci použije email účetních z Informací o společnosti.
Toto nastavení emailu může zůstat prázdné. Pokud ovšem není vyplněn email účetních ani na kartě kontaktu ani v informacích o společnosti, tak nikdo nebude emailem notifikován ohledně schválení vrácení kauce.
V poli Email účetní, ať už na kartě kontaktu nebo v informacích o společnosti, lze uvést vícero emailových adres oddělených “;”. Notifikace ohledně schválené kauce je poté zaslána na všechny tyto emaily.
Kauce je vždy v měně nájmu dané smlouvy. Na kartě každé měny, která je využívaná, je potřeba nastavit Deník vrácení jistoty. Po schválení vrácení jistoty se v rámci nastaveného deníku poté vytvoří řádek (po zaúčtovaní vznikne dobropis).
Pokud by nastavení chybělo, tak při schválení vrácení jistoty systém na tuto skutečnost upozorní chybovou hláškou.
Popis funkcionality
Tato sekce se postupně věnuje tomu, jak je možné požádat o vrácení kauce a dále, jak je možné tuto žádost schválit nebo zamítnout.
Žádost o vrácení kauce
Žádat o kauce lze pouze u smluv, které splní všechny tyto podmínky:
Aktuální (dnešní) datum je větší než datum platnosti smlouvy nebo jejího posledního prodloužení = lze žádat o vrácení kauce pouze u smluv, jejichž platnost již skončila
U dané smlouvy nebylo ještě o vrácení kauce požádáno = u každé smlouvy lze žádat pouze jednou o vrácení kauce
Požádat o vrácení kauce může nájemník přímo z portálu.
Aby mohl o vrácení nájemník sám požádat, tak musí mít přístup do portálu i po skončení jeho nájemní smlouvy.
Stejná akce je dostupná i v BC, pokud by si nájemník neuměl sám požádat o vrácení kauce nebo portál nevyužívá. Tato akce je dostupná na kartě smlouvy přes Proces → Žádost o vrácení jistoty.
Pokud není některá z výše uvedených podmínek splněna, tak systém na to upozorní chybovou hláškou.
V opačném případě je u dané smlouvy založen dodatek “Žádost o vrácení kauce”.
Pro lepší přehled makléře existuje v Role Centru dlaždice “Žádosti o vrácení kauce”. Tato dlaždice zobrazuje počet již založených žádostí, které ještě nebyly vyřízeny (= k dané smlouvě neexistuje dodatek zamítnutí vrácení jistoty nebo její schválení).
Po rozkliknutí dlaždice je možné si zobrazit více detailní informace a zjistit například, ke kterým smlouvám tyto žádosti byly založeny.
Pokud byl tento dodatek založen makléřem přes BC, tak v rámci dodatku je vyplněn bankovní účet, ze kterého nájemník platil nájmy, respektive tento účet uvedl v portále, že z něj platit bude.
V portále má nájemník možnost během akce “Požádat o vrácení kauce” změnit číslo bankovního účtu, IBAN a SWIFT dle toho, kam si přeje, aby mu peníze byly vráceny.
Bankovní údaje, kam má platba být vrácena lze v BC zjistit na kartě příslušného dodatku.
Pokud by bylo potřeba změnit tyto údaje, tak stačí kliknout do jednoho z výše vyznačených polí a otevře se karta příslušného účtu. Na této kartě lze přepsat číslo bankovního účtu, IBAN i SWIFT. Změna se promítne i do dodatku.
Zamítnutí vrácení kauce
Pokud žádosti o vrácení kauce nebude z určitého důvodu vyhověno, tak akce pro zamítnutí je dostupná opět z karty smlouvy přes Proces → Zamítnutí vrácení jistoty.
Zamítnou žádost o vrácení jistoty lze pouze u smluv, které splňují všechny tyto podmínky:
U smlouvy existuje dodatek “Žádost o vrácení kauce”
U smlouvy neexistuje dodatek “Zamítnutí vrácení jistoty” ani dodatek “Schválení vrácení kauce”
Pokud některá z těchto podmínek není splněna, tak systém na to upozorní chybovou hláškou.
V opačném případě je u smlouvy vytvořen dodatek “Zamítnutí vrácení jistoty”.
Pokud daný nájemník má na své kartě v BC zaškrtlé pole “Odesílat emailové notifikace”, tak bude o vytvoření nového dodatku automaticky informován emailem. Toto platí pro všechny dodatky založené v BC.
Započtení kauce oproti dluhu
Jestliže vrácení kauce bylo zamítnuto, tak je potřeba v systému nejdříve manuálně vytvořit fakturu pro daného nájemníka, která bude reprezentovat vzniklý dluh, na který budou peníze z kauce využity. Fakturu je možné vytvořit v otevřených pohledávkách.
V záložce obecné je potřeba vyplnit tato pole:
číslo zákazníka - určuje jakému nájemníkovi dluh vznikl
Text položky - tento text vidí i nájemník v portále u dané pohledávky
Datum splatnosti - s ohledem na toto datum začne systém i nájemníka upozorňovat v případě, že platba není uhrazena včas
Kód komplexu
Číslo jednotky
Případně i číslo lůžka
Variabilní symbol
Číslo smlouvy
V sekci řádky je potřeba vyplnit:
Typ = Zboží
Číslo - je potřeba vybrat správné “zboží”, které bude ve faktuře
Množství
Jednotková cena
Jakmile je faktura hotová, tak je potřeba ji zaúčtovat.
Případně systém ji zaúčtuje 1. den v měsíci, kdy je její splatnost.
Vyrovnání položek
Pro správné vyrovnání položek je potřeba si otevřít kartu příslušného nájemníka. V sekci Zaúčtované pohledávky je pohledávka pro kauci, která je uhrazena původní platbou. Platbu je potřeba z kauce odpárovat. To lze následujícími kroky.
Poté je potřeba platbu napárovat na fakturu reprezentující dluh. To lze posloupností těchto kroků.
V okně, které se objeví je nutné vybrat pohledávku/pohledávky, které chceme platbou z předchozího kroku uhradit.
A poté vyrovnání zaúčtovat.
Zůstatek na platbě a dluhu tedy bude 0. Kauci do 0 vyrovnáme manuálně vytvořeným dobropisem.
Pokud kauce byla v plné výši využita na úhradu dluhu, tak dobropis pro kauci lze vytvořit akcí Zrušit (viz print screen výše, kde je znázorněna akce na tvorbu dobropisu).
Schválení vrácení kauce
Schválení vrácení kauce je opět možné provést pomocí akce, která je na kartě smlouvy v sekci Proces → Schválení vrácení jistoty.
Tuto akci je možné spustit pouze v případě, že k příslušné smlouvě již byl založen dodatek “Žádost o vrácení kauce”.
Lze tedy například schválit vrácení kauce vícekrát (pokud by například částka v prvním schválení nebyla správná) nebo lze schválit vrácení i po předchozím zamítnutí. V těchto případech se ovšem systém uživatele zeptá, jestli si i přes tuto skutečnost přeje pokračovat.
Pokud uživatel opravdu chce vrácení kauce schválit, tak poté musí vyplnit výši, kauce, kterou chce nájemníkovi vrátit a datum splatnosti. Obě pole jsou modifikovatelná.
Výše kauce je automaticky vyplněna ve výší 100 % kauce pro danou smlouvu. Splatnost kauce je automaticky vyplněna aktuálním datem + 14 dní.
Po potvrzení akce je jednak u smlouvy založen dodatek “Schválení vrácení jistoty”.
Dále v deníku plateb je založen záznam s datem splatnosti a v celkové výši, kterou uživatel během akce potvrdil. Mimo to je v deníku vyplněno:
Číslo externího dokladu - odpovídá číslu smlouvy
Popis - odpovídá popisu “Vrácení kauce + číslo smlouvy”
Platební reference - odpovídá variabilnímu symbolu
Bankovní účet příjemce - odkazuje na účet nájemníka, kam má být platba vrácena
Kód měny - vždy je stejná jako měna nájmu příslušné smlouvy (prázdná měna je tzv. lokální měna nastavená v Nastavení financí)
Řádky deníku jsou účtovány automaticky systémem. Každou noc systém prochází existující řádky příslušného deníku a zaúčtuje existující řádky deníky.
Po zaúčtování je vytvořen danému nájemníkovi dobropis v částce schváleného vrácení kauce. V Role centru je dlaždice nenapárované dobropisy pro snadnější přehlednost, které dobropisy ještě mají určitý zůstatek a lze je tedy napárovat na některou z pohledávek.
Dále je také zaslán email ohledně schválení vrácení kauce na email, který je nastavený v Informacích o společnosti (viz Potřebná nastavení).
Napárování položek zákazníka
Jakmile je řádek deníku plateb zaúčtován, tak vznikne položka typu Dobropis pro příslušného nájemníka.
Na jeho kartě je potřeba najít příslušnou kauci a odpárovat na ni napárovanou platbu (viz sekce Započtení kauce oproti dluhu → vyrovnání položek).
Následně je možné napárovat již vytvořený dobropis na kauci.
Pokud se jednalo pouze o částečné vrácení (např. kauce byla v celkové výši 15 000 a vráceno mu bylo 10 000), tak nejdříve je potřeba vytvořit manuální dobropis na zbývající část (v našem případě 5 000). Manuální dobropis je možné vytvořit z karty nájemníka v sekci Zaúčtované pohledávky pomocí Spravovat → Vytvořit opravný dobropis.
Po spuštění této akce se vytvoří dobropis, ve kterém je potřeba v řádku upravit částku na zbývající část (v našem příkladě 5 000). Poté je nutné dobropis zaúčtovat. Po zaúčtování bude dobropis automaticky napárován na kauci. Poslední krok je napárování dobropisu v hodnotě 10 000, který systém vytvořil při schválení vrácení kauce. Tím bude kauce vyrovnána do 0.
Na původní platbě bude zůstatek 5 000, protože platba byla v původní výši 15 000 a refundace bude ve výši 10 000. Pro zbylých 5 000 je potřeba manuálně vytvořit fakturu pro daného nájemníka, která reprezentuje dluh, který byl uhrazen částí kauce (viz kapitola Započtení kauce oproti dluhu). Tuto fakturu je poté možné vyrovnat zůstatkem na platbě.
Následně po nahrání bankovního výpisu do BC je potřeba zaúčtovat příslušnou odchozí platbu a napárovat ji na platbu, která byla jako původně napárovaná na kauci. Tím zůstatek všech položek bude 0.