Základní informace

Tento dokument jednak popisuje, jak a kdy je možné v systému požádat o vrácení kauce, a také je zde popsáno, jak je možné žádost schválit či zamítnout. 

Potřebná nastavení

Aby výše zmíněné akce fungovaly zcela správně, je nutné v nastavení komplexu uvést tiskové sestavy pro:

• Žádost o vrácení kauce

• Schválení vrácení jistoty

• Zamítnutí vrácení jistoty

Open

Dále je potřeba na kartách kontaktů (=pronajímatelů) nastavit email účetních. Na tento email se posílají informace o schválených kaucích, aby účetní věděly, komu mají peníze zaslat, s jakými údaji a kdy.

Open

Jestliže by byla schválena kauce u smlouvy, jejíž pronajímatel nemá vyplněný email účetních, tak systém pro notifikaci použije email účetních z Informací o společnosti.

Kauce je vždy v měně nájmu dané smlouvy. Na kartě každé měny, která je využívaná, je potřeba nastavit Deník vrácení jistoty. Po schválení vrácení jistoty se v rámci nastaveného deníku poté vytvoří řádek (po zaúčtovaní vznikne dobropis).

Popis funkcionality

Tato sekce se postupně věnuje tomu, jak je možné požádat o vrácení kauce a dále, jak je možné tuto žádost schválit nebo zamítnout.

Žádost o vrácení kauce

Žádat o kauce lze pouze u smluv, které splní všechny tyto podmínky:

• Aktuální (dnešní) datum je větší než datum platnosti smlouvy nebo jejího posledního prodloužení = lze žádat o vrácení kauce pouze u smluv, jejichž platnost již skončila

• U dané smlouvy nebylo ještě o vrácení kauce požádáno = u každé smlouvy lze žádat pouze jednou o vrácení kauce

Požádat o vrácení kauce může nájemník přímo z portálu.

Stejná akce je dostupná i v BC, pokud by si nájemník neuměl sám požádat o vrácení kauce nebo portál nevyužívá. Tato akce je dostupná na kartě smlouvy přes Proces → Žádost o vrácení jistoty.

V opačném případě je u dané smlouvy založen dodatek “Žádost o vrácení kauce”.

Pro lepší přehled makléře existuje v Role Centru dlaždice “Žádosti o vrácení kauce”. Tato dlaždice zobrazuje počet již založených žádostí, které ještě nebyly vyřízeny (= k dané smlouvě neexistuje dodatek zamítnutí vrácení jistoty nebo její schválení).

Po rozkliknutí dlaždice je možné si zobrazit více detailní informace a zjistit například, ke kterým smlouvám tyto žádosti byly založeny.

Pokud byl tento dodatek založen makléřem přes BC, tak v rámci dodatku je vyplněn bankovní účet, ze kterého nájemník platil nájmy, respektive tento účet uvedl v portále, že z něj platit bude.

Bankovní údaje, kam má platba být vrácena lze v BC zjistit na kartě příslušného dodatku.

Zamítnutí vrácení kauce

Pokud žádosti o vrácení kauce nebude z určitého důvodu vyhověno, tak akce pro zamítnutí je dostupná opět z karty smlouvy přes Proces → Zamítnutí vrácení jistoty.

Zamítnou žádost o vrácení jistoty lze pouze u smluv, které splňují všechny tyto podmínky:

• U smlouvy existuje dodatek “Žádost o vrácení kauce”

• U smlouvy neexistuje dodatek “Zamítnutí vrácení jistoty” ani dodatek “Schválení vrácení kauce”

V opačném případě je u smlouvy vytvořen dodatek “Zamítnutí vrácení jistoty”.

Započtení kauce oproti dluhu

Jestliže vrácení kauce bylo zamítnuto, tak je potřeba v systému nejdříve manuálně vytvořit fakturu pro daného nájemníka, která bude reprezentovat vzniklý dluh, na který budou peníze z kauce využity. Fakturu je možné vytvořit v otevřených pohledávkách.

V záložce obecné je potřeba vyplnit tato pole:

• číslo zákazníka - určuje jakému nájemníkovi dluh vznikl

• Text položky - tento text vidí i nájemník v portále u dané pohledávky

• Datum splatnosti - s ohledem na toto datum začne systém i nájemníka upozorňovat v případě, že platba není uhrazena včas

• Kód komplexu

• Číslo jednotky

• Případně i číslo lůžka

• Variabilní symbol

• Číslo smlouvy

V sekci řádky je potřeba vyplnit:

• Typ = Zboží

• Číslo - je potřeba vybrat správné “zboží”, které bude ve faktuře

• Množství

• Jednotková cena

Jakmile je faktura hotová, tak je potřeba ji zaúčtovat.

Vyrovnání položek

Pro správné vyrovnání položek je potřeba si otevřít kartu příslušného nájemníka. V sekci Zaúčtované pohledávky je pohledávka pro kauci, která je uhrazena původní platbou. Platbu je potřeba z kauce odpárovat. To lze následujícími kroky.

Poté je potřeba platbu napárovat na fakturu reprezentující dluh. To lze posloupností těchto kroků.

V okně, které se objeví je nutné vybrat pohledávku/pohledávky, které chceme platbou z předchozího kroku uhradit.

A poté vyrovnání zaúčtovat.

Zůstatek na platbě a dluhu tedy bude 0. Kauci do 0 vyrovnáme manuálně vytvořeným dobropisem.

Schválení vrácení kauce

Schválení vrácení kauce je opět možné provést pomocí akce, která je na kartě smlouvy v sekci Proces → Schválení vrácení jistoty.

Tuto akci je možné spustit pouze v případě, že k příslušné smlouvě již byl založen dodatek “Žádost o vrácení kauce”.

Pokud uživatel opravdu chce vrácení kauce schválit, tak poté musí vyplnit výši, kauce, kterou chce nájemníkovi vrátit a datum splatnosti. Obě pole jsou modifikovatelná.

Po potvrzení akce je jednak u smlouvy založen dodatek “Schválení vrácení jistoty”.

Dále v deníku plateb je založen záznam s datem splatnosti a v celkové výši, kterou uživatel během akce potvrdil. Mimo to je v deníku vyplněno:

• Číslo externího dokladu - odpovídá číslu smlouvy

• Popis - odpovídá popisu “Vrácení kauce + číslo smlouvy”

• Platební reference - odpovídá variabilnímu symbolu

• Bankovní účet příjemce - odkazuje na účet nájemníka, kam má být platba vrácena

• Kód měny - vždy je stejná jako měna nájmu příslušné smlouvy (prázdná měna je tzv. lokální měna nastavená v Nastavení financí)

Dále je také zaslán email ohledně schválení vrácení kauce na email, který je nastavený v Informacích o společnosti (viz Potřebná nastavení).

Napárování položek zákazníka

Jakmile je řádek deníku plateb zaúčtován, tak vznikne položka typu Dobropis pro příslušného nájemníka.

Na jeho kartě je potřeba najít příslušnou kauci a odpárovat na ni napárovanou platbu (viz sekce Započtení kauce oproti dluhu → vyrovnání položek).

Následně je možné napárovat již vytvořený dobropis na kauci.

Následně po nahrání bankovního výpisu do BC je potřeba zaúčtovat příslušnou odchozí platbu a napárovat ji na platbu, která byla jako původně napárovaná na kauci. Tím zůstatek všech položek bude 0.