Základní informace
Tato dokumentace popisuje, jak se v rámci Business Central vytváří fakturační podklady. Tento proces bude modelován na projektu číslem 999-DEMO, kde níže je zobrazena karta toho projektu.
Řádky plánování projektu
Pokud chceme zaznamenat řádky plánování projektu, které tvoří fakturační podklady, máme tři způsoby jak na to:
kliknutím na kalkulované pole jedné z úloh projektu (modré pole). Pole “Počáteční datum” a “Koncové datum” zobrazí všechny podklady dané úlohy, pole s částkami pak pouze ty řádky, které ovlivňují daný sloupec
zobrazit fakturační podklady pro konkrétní úlohu projektu pomocí ikony s trojtečkou → řádky plánování projektu
tento způsob vytřídí pouze podklady týkající se pouze konkrétní úlohy projektu
jsou zobrazeny jak nevyfakturované, tak vyfakturované
zobrazit přes hlavní panel na kartě projekt → řádky plánování projektu
tento způsob zobrazí podklady pro všechny úlohy daného projektu
jsou zobrazeny jak nevyfakturované, tak vyfakturované
Tvorba nového fakturačního podkladu
Po přesměrování na řádky plánování projektu klikneme na ikonu +Nový, případně klikneme do prázdného řádku.
TIP - klávesa F8 zkopíruje hodnotu z řádku nad aktuálně označeným. Více klávesových zkratek najdete v dokumentaci On Pointu s názvem “Klávesové zkratky”
Začneme s vyplněním:
Typ řádku je po vytvoření alespoň jednoho řádku plněn automaticky z nastavení “Typ úlohy projektu” z Úloh projektu
Fakturovatelné - podklad k fakturaci, ze kterého tvoříme faktury, tedy ten správný typ
Rozpočet - řádek ovlivňující pouze rozpočet
Plán i fakturovatelné - prozatím nevyužíváme
Datum plánování - datum, kdy je zadán fakturační doklad a musí spadat do fakturačního období. Tedy pokud chci, aby se fakturační podklad objevil na faktuře s DUZP v únoru, který zadávám v březnu, toto datum může být kdykoliv v rozmezí 01.02. - 28.02.
Typ - Finanční účet
Číslo - číslo účtu vybereme podle dané služby, kterou chceme fakturovat, rozeznáváme tyto finanční účty:
Popis hlavičky - volitelné pole, které je uvedeno v hlavičce prodejní faktury, např. “Za servisní služby v období 01.02. - 28.02. vám fakturujeme”. Není třeba uvádět číslo smlouvy nebo objednávky, to je plněno na faktuře automaticky z pole “Číslo externího dokladu” vyplněného na projektu nebo úloze projektu
Popis - text, který zákazník uvidí v řádku prodejní faktury. Systémem je vložen název finančního účtu, ale je zde možnost tento řádek přepsat, např. “Servis 23/02 na projektu XXX”.
Množství - základní hodnota je 1, pokud se však rozhodneme na fakturu umístit počet hodin nebo MD, množství je nutné vyplnit reálnou hodnotou fakturovaných hodin nebo MD
Kód měrné jednotky - měrná jednotka, kterou zákazník uvidí na faktuře, např. hodina nebo MD
Jednotková cena - cena za jedno množství měrné jednotky, případně celá částka řádku prodejní faktury, nejsou-li měrné jednotky použité
Částka na řádku - vypočítá se z množství vynásobené jednotkovou cenou
Vydáno - toto pole zaškrtneme tehdy, když jsou podklady připraveny k fakturaci za konkrétní období, pouze vydané podklady budou systémem brány v potaz při tvorbě prodejních faktur! Více níže.
Fakturovaná částka (LM) - za pomoci tohoto pole jsme schopni určit, zda už byl tento fakturační podklad zaúčtován a zaslán zákazníkovi. Pokud je toto pole vyplněno, finance už vytvořili prodejní fakturu, kterou zaúčtovali a zaslali zákazníkovi
V tomto oknu je možné kdykoliv upravovat dané řádky, dokud nejsou vydané a předány na finance. Jakmile je z fakturačního podkladu vytvořena prodejní faktura, stávají se částky řádku plánování needitovatelné.
Zadávání řádkových slev
Pokud chceme zadat řádkovou slevu na konkrétní řádek plánování projektu, stačí vyplnit číslo do sloupce Řádková sleva. Jednotka tohoto sloupce je v procentech, které ale nemusíme vyplňovat. Výsledná částka se po vyplnění řádkové slevy bude nacházet ve sloupci Částka na řádku. Protože jsou tyto sloupce tzv. kalkulovaná pole, nemusíme nic počítat ručně, stačí jen zadat výši slevy.
Opakující se fakturační podklady
Pro vytváření pravidelných fakturačních podkladů (např. pro servis) jsme vyvinuli funkci, která umožňuje kopírovat řádky plánování projektu podle zadané periody. Tuto funkci najdeme v řádcích plánování projektu na horním panelu po rozkliknutí tlačítka Proces → Kopírovat řádky
Po stisku této funkce nás systém vyzve k zadání periody (1D - den, 1T = 1 týden, 2M = 2 měsíce, 3R = 3 roky) a do jakého data chceme řádky vytvořit. Více o datech v dokumentaci “Řazení, filtrování a vyhledávání dat v BC” nebo zde Zadávání dat a časů v Business Central - Business Central | Microsoft Learn.
Po stisknutí OK vytvoří systém množinu řádků, přičemž hodnoty zkopíruje ze zdrojového řádku a “Datum plánování” postupně zvyšuje zadanou periodou.
Přiložení příloh k podkladům
K jednotlivým fakturačním podkladům je možné nahrát přílohy, které mohou obsahovat např. výkaz práce,…
Po kliknutí na ikonu “i” vpravo nahoře, se nám zobrazí možnost vložit přílohu nějakého dokumentu.
Všechny přiložené přílohy, které jsou vloženy k fakturačním podkladům jsou přeneseny do prodejní faktury z nich vytvořené a zaslané zákazníkovi společně s PDF faktury.
Add-in “Attachment viewer” umí zobrazovat PDF přílohy, ve kterých se lze pohybovat za pomoct Ctrl + kolečka myši. Nezobrazí však náhled TXT nebo XLS souboru. Pro zobrazení tohoto typu přílohy je nutné přílohu stáhnout.
U příloh s nepodporovaným náhledem vidíme pouze název souboru a jeho velikost. Přílohu můžeme stáhnout a zkontrolovat správnost obsahu.
Vydání fakturačního podkladu
Pokud jsme již spokojeni s fakturačními podklady, tak zaškrtneme políčko Vydáno u všech řádků, které chceme fakturovat. Po vytvoření faktury ze strany financí se stávají řádky needitovatelnými.
Změna po vydání fakturačního podkladu - storno faktury
Pokud jsme zjistili, že jsme zadali např. špatnou částku v řádku plánování projektu, můžeme fakturační podklad upravit pouze tehdy, když není faktura ještě vytvořená nebo zaúčtovaná.
Pokud je faktura pouze vytvořená, ale ještě není zaúčtovaná a odeslaná ze systému, ve sloupci Fakturovaná částka je stále 0. Jelikož je již vytvořená prodejní faktura, kterou poznáme podle zašedlého checkboxu ve sloupci Vydáno, musíme kontaktovat Finance. Ti mohou vytvořenou prodejní fakturu smazat a my můžeme upravit daný řádek, ve kterém jsme zadali chybné údaje.
Pokud je již ve sloupci Fakturovaná částka vyplněna jednotková cena, tak faktura je již zaúčtovaná. Finance musí stornovat zaúčtovanou fakturu a informovat zákazníka (poslat dobropis). Vytvoří se opravné řádky plánování projektu, kde uvidíme částky s mínusem. Fakturační podklad je nutné zadat znovu s již správnými daty, vydat jej a následně kontaktovat znovu Finance, aby mohli fakturu znovu vytvořit a zaúčtovat.
Fakturační podklady je tedy nutné vydat, až když jsme si jisti jejich správností.
Jednotkové ceny a další slevy
V Kartě projektu můžeme najít záložku Ceny & slevy, kde můžeme nastavit jednotkové ceny a řádkové slevy. To nám může ulehčit práci při vytváření fakturačních podkladů.
V záložce Finanční účet můžeme zadat pro jakýkoliv finanční účet jednotkovou cenu, řádkovou slevu a také pořizovací cenu. Po této operaci se nám v řádcích plánování projektu budou vyplňovat zadané údaje pro konkrétní účet.