Základní informace

Tato dokumentace popisuje, jak se v rámci Business Central vytváří fakturační podklady. Tento proces bude modelován na projektu číslem 999-DEMO, kde níže je zobrazena karta toho projektu.

Open

Řádky plánování projektu

Pokud chceme zaznamenat řádky plánování projektu, které tvoří fakturační podklady, máme tři způsoby jak na to:

1. kliknutím na kalkulované pole jedné z úloh projektu (modré pole). Pole “Počáteční datum” a “Koncové datum” zobrazí všechny podklady dané úlohy, pole s částkami pak pouze ty řádky, které ovlivňují daný sloupec

   Open

   

2. zobrazit fakturační podklady pro konkrétní úlohu projektu pomocí ikony s trojtečkou → řádky plánování projektu

   • tento způsob vytřídí pouze podklady týkající se pouze konkrétní úlohy projektu

   • jsou zobrazeny jak nevyfakturované, tak vyfakturované

3. zobrazit přes hlavní panel na kartě projekt → řádky plánování projektu

   • tento způsob zobrazí podklady pro všechny úlohy daného projektu

   • jsou zobrazeny jak nevyfakturované, tak vyfakturované
     
     

Tvorba nového fakturačního podkladu

Po přesměrování na řádky plánování projektu klikneme na ikonu +Nový, případně klikneme do prázdného řádku.

Začneme s vyplněním:

• Typ řádku je po vytvoření alespoň jednoho řádku plněn automaticky z nastavení “Typ úlohy projektu” z Úloh projektu

  • Fakturovatelné - podklad k fakturaci, ze kterého tvoříme faktury, tedy ten správný typ

  • Rozpočet - řádek ovlivňující pouze rozpočet

  • Plán i fakturovatelné - prozatím nevyužíváme

• Datum plánování - datum, kdy je zadán fakturační doklad a musí spadat do fakturačního období. Tedy pokud chci, aby se fakturační podklad objevil na faktuře s DUZP v únoru, který zadávám v březnu, toto datum může být kdykoliv v rozmezí 01.02. - 28.02.

• Typ - Finanční účet případně zboží, pokud chceme fakturovat konkrétní zboží ze skladu

• Číslo - číslo účtu vybereme podle dané služby, kterou chceme fakturovat, rozeznáváme tyto finanční účty:

Zde můžeme v případě volby zboží v předchozím sloupci samozřejmě vybrat ze seznamu zboží.

• Popis hlavičky - volitelné pole, které je uvedeno v hlavičce prodejní faktury, např. “Za servisní služby v období 01.02. - 28.02. vám fakturujeme”. Není třeba uvádět číslo smlouvy nebo objednávky, to je plněno na faktuře automaticky z pole “Číslo externího dokladu” vyplněného na projektu nebo úloze projektu

• Popis - text, který zákazník uvidí v řádku prodejní faktury. Systémem je vložen název finančního účtu, ale je zde možnost tento řádek přepsat, např. “Servis 23/02 na projektu XXX”.

• Množství - základní hodnota je 1, pokud se však rozhodneme na fakturu umístit počet hodin nebo MD, množství je nutné vyplnit reálnou hodnotou fakturovaných hodin nebo MD

• Kód měrné jednotky - měrná jednotka, kterou zákazník uvidí na faktuře, např. hodina nebo MD

• Jednotková cena - cena za jedno množství měrné jednotky, případně celá částka řádku prodejní faktury, nejsou-li měrné jednotky použité

• Částka na řádku - vypočítá se z množství vynásobené jednotkovou cenou

• Vydáno - toto pole zaškrtneme tehdy, když jsou podklady připraveny k fakturaci za konkrétní období, pouze vydané podklady budou systémem brány v potaz při tvorbě prodejních faktur! Více níže.

• Fakturovaná částka (LM) - za pomoci tohoto pole jsme schopni určit, zda už byl tento fakturační podklad zaúčtován a zaslán zákazníkovi. Pokud je toto pole vyplněno, finance už vytvořili prodejní fakturu, kterou zaúčtovali a zaslali zákazníkovi

Dimenze řádků plánování projektu

Jednotlivým řádkům plánování projektů lze přiřadit dimenze. Toto lze jednak přímo v samotném řádku plánování projektu nebo přes proklik Dimenze.

Pokud je žádoucí některou z dimenzí označit červenou hvězdičkou jako je to na obrázku výše, tak lze nastavit v seznamu dimenzí.

Časové rozlišení

Do řádků plánování projektu lze doplnit i časové rozlišení. Způsob je obdobný jako u řádků samotných faktur či dobropisů (více informací zde: Časové rozlišení).

Princip je takový, že do řádku plánování je možné vyplnit šablonu časového rozlišní. Po jejím vyplnění nebo při změně datumu plánování či částky systém vždy aktualizuje dané časové rozlišení.

Aktuálně platné rozlišení pro daný řádek si lze zobrazit přes 3 tečky v příslušném poli.

Časové rozlišení lze manuálně také upravit obdobně jako v dokladech.

Po vytvoření faktury z projektu příslušný řádek časové rozlišení zdědí a i v samotné faktuře je možné časové rozlišení před zaúčtováním upravit.

Zadávání řádkových slev

Pokud chceme zadat řádkovou slevu na konkrétní řádek plánování projektu, stačí vyplnit číslo do sloupce Řádková sleva. Jednotka tohoto sloupce je v procentech, které ale nemusíme vyplňovat. Výsledná částka se po vyplnění řádkové slevy bude nacházet ve sloupci Částka na řádku. Protože jsou tyto sloupce tzv. kalkulovaná pole, nemusíme nic počítat ručně, stačí jen zadat výši slevy.

Fakturace balíčků

Pozor, tato funkcionalita nemusí být v rámci systému dostupná, nejedná se o standardní řešení. Pokud chybí, kontaktujte prosím svého konzultanta.

V řádcích plánování projektů je v rámci rozšíření fakturace balíčků přidáno pole “Popis balíčku”.

Řádky plánování projektu, které jsou zahrnuty do faktury a nesou stejný popis balíčku se tisknou v rámci jednoho řádku v celkové částce.

Opakující se fakturační podklady

Pro vytváření pravidelných fakturačních podkladů (např. pro servis) jsme vyvinuli funkci, která umožňuje kopírovat řádky plánování projektu podle zadané periody. Tuto funkci najdeme v řádcích plánování projektu na horním panelu po rozkliknutí tlačítka Proces → Kopírovat řádky

Po stisku této funkce nás systém vyzve k zadání periody (1D - den, 1T = 1 týden, 2M = 2 měsíce, 3R = 3 roky) a do jakého data chceme řádky vytvořit. Více o datech v dokumentaci “Řazení, filtrování a vyhledávání dat v BC” nebo zde Zadávání dat a časů v Business Central - Business Central | Microsoft Learn.

Po stisknutí OK vytvoří systém množinu řádků, přičemž hodnoty zkopíruje ze zdrojového řádku a “Datum plánování” postupně zvyšuje zadanou periodou.

Přiložení příloh k podkladům

K jednotlivým fakturačním podkladům je možné nahrát přílohy, které mohou obsahovat např. výkaz práce,…

Po kliknutí na ikonu “i” vpravo nahoře, se nám zobrazí možnost vložit přílohu nějakého dokumentu.

Add-in “Attachment viewer” umí zobrazovat PDF přílohy, ve kterých se lze pohybovat za pomoct Ctrl + kolečka myši. Nezobrazí však náhled TXT nebo XLS souboru. Pro zobrazení tohoto typu přílohy je nutné přílohu stáhnout.

U příloh s nepodporovaným náhledem vidíme pouze název souboru a jeho velikost. Přílohu můžeme stáhnout a zkontrolovat správnost obsahu.

Vydání fakturačního podkladu

Pokud jsme již spokojeni s fakturačními podklady, tak zaškrtneme políčko Vydáno u všech řádků, které chceme fakturovat. Po vytvoření faktury ze strany financí se stávají řádky needitovatelnými.

Změna po vydání fakturačního podkladu - storno faktury

Pokud jsme zjistili, že jsme zadali např. špatnou částku v řádku plánování projektu, můžeme fakturační podklad upravit pouze tehdy, když není faktura ještě vytvořená nebo zaúčtovaná.

Pokud je faktura pouze vytvořená, ale ještě není zaúčtovaná a odeslaná ze systému, ve sloupci Fakturovaná částka je stále 0. Jelikož je již vytvořená prodejní faktura, kterou poznáme podle zašedlého checkboxu ve sloupci Vydáno, musíme kontaktovat Finance. Ti mohou vytvořenou prodejní fakturu smazat a my můžeme upravit daný řádek, ve kterém jsme zadali chybné údaje.

Pokud je již ve sloupci Fakturovaná částka vyplněna jednotková cena, tak faktura je již zaúčtovaná. Finance musí stornovat zaúčtovanou fakturu a informovat zákazníka (poslat dobropis). Vytvoří se opravné řádky plánování projektu, kde uvidíme částky s mínusem. Fakturační podklad je nutné zadat znovu s již správnými daty, vydat jej a následně kontaktovat znovu Finance, aby mohli fakturu znovu vytvořit a zaúčtovat.

Jednotkové ceny a další slevy

V Kartě projektu můžeme najít záložku Ceny & slevy, kde můžeme nastavit jednotkové ceny a řádkové slevy. To nám může ulehčit práci při vytváření fakturačních podkladů.

V záložce Finanční účet můžeme zadat pro jakýkoliv finanční účet jednotkovou cenu, řádkovou slevu a také pořizovací cenu. Po této operaci se nám v řádcích plánování projektu budou vyplňovat zadané údaje pro konkrétní účet.