Projekty v Business Central mohou mít širší využití od evidence skutečných projektů, kdy lze každý projekt rozfázovat s termíny dokončení jednotlivých fází a tento modul umožňuje také kontrolu nákladů a výnosů po jednotlivých fázích. Dále lze projekty využít pro evidenci zakázek a jejich výnosovost a nákladovost nebo kupříkladu pro evidenci reklamačních řízení a sledování nákladů reklamací.
Založení projektu
Projekt se skládá ze tří úrovní, a sice hlavičky, úloh a řádků plánování.
V rámci zakládání projektu je potřeba nejdříve vyplnit údaje z hlavičky, přičemž nejdůležitější údaje k vyplnění jsou tyto:
Číslo
Číslo projektu je doplněno automaticky číselnou řadou, pokud je nastavena.
Popis
Jedná se o popis určující, o jaký projekt se jedná. Pole slouží pro snadnější dohledání daného projektu a orientaci uživatelů, co projekt reprezentuje
Číslo zákazníka
Po vyplnění čísla zákazníka se do projektu nahrají svázané informace jako adresa, platební podmínky, způsob platby, plátce, měna…Tyto informace lze manuálně změnit obdobně jako u faktury například
V projektu lze nastavit, v jaké měně je projekt plánován a v jaké fakturován.
Dále lze v hlavičce nastavit:
Vedoucího projektu
Osobu odpovědnou
Číslo externího dokladu
Vaše reference
Záleží na zákazníkovi, jak daná pole využije (jestli vůbec) a co pro něj reprezentují.
Pokud je potřeba vytvořené doklady posílat v kopii a skryté kopii na určité emailové adresy, tak tyto emaily lze nastavit po nasazení úpravy na míru. Emaily lze nastavit jak v hlavičce projektu, tak v úlohám projektu v případě, že napříč úlohami se tento email bude lišit. Více informací zde: /wiki/spaces/MOR/pages/2365915156
Úlohy projektu
Každý projekt musí mít minimálně jednu úlohu, ale může jich mít i vícero, přičemž maximální počet úloh není omezen.
Úloha projektu reprezentuje fázi projektu, kdy pro každou úlohu lze nastavit datum začátku a plánované datum ukončení dané úlohy. Dále lze po úlohám sledovat náklady a výnosy.
Mimo to, že úlohy rozdělují projekt do fází a usnadňují tak kontrolu průběhu projektu z projektového hlediska, tak dalším důvodem pro rozdělení projektu do více úloh může být usnadnění tvorby fakturačních podkladů.
Rozšíření On Pointu umožňuje v rámci úloh projektu nastavit výchozí zboží/text/zdroj/finanční účet, časové rozlišení, typ řádku…Tyto údaje jsou poté automaticky systémem vyplněny v řádcích plánování projektu, které jsou navázány k dané úloze projektu, přičemž plat, že uživatel m možnost tyto údaje manuálně změnit přímo v řádku plánování projektu.
Řádky plánování projektu jsou nejnižší ze tří úrovní projektu (hlavička projektu → úlohy projektu → řádky plánování projektu), přičemž řádky plánování reprezentují fakturační podklady a plán daného projektu. Více informací, jak s řádky plánování pracovat zde: Projekty - Fakturační podklady
Dimenze v projektu
Dimenze lze nastavit v hlavičce projektu. Pokud poté dojde k vytvoření úlohy daného projektu, tak úloha dimenze z hlavičky projektu ponese také.
Pokud dojde k úpravě hlavičkových dimenzí projektu v době, kdy již úlohy projektu existují, tak systém se zeptá, jestli dané změny má promítnout také do úloh projektu. Tato změna tedy může být nápomocná, pokud je potřeba zaznamenat změnu dimenzí ve všech úlohách projektu.
Ve standardu Business Central poté řádky vytvořených faktur a dobropisů mají nastaveny dimenze dle úlohy projektu, ze kterého řádky vznikly.
Rozšíření On Pointu umožňuje dimenze nastavit i na řádcích plánování projektu, které jsou vždy vztaženy k jedné úloze projektu.
Pokud úloha má nějaké dimenze vyplněny, tak řádek plánování při svém vytvoření tyto dimenze zdědí, ale uživatel je může manuálně upravit.
Pokud dojde k úpravě dimenzí na úloze v době, kdy již existují řádky plánování projektu, tak systém se zeptá, jestli má změny promítnout i do již existujících řádků plánování, které ještě nebyly vyfakturovány.
Logika je tedy obdobná jako u hlavičkových dimenzí a dimenzí na úlohách projektu.
Pokud je toto rozšíření využíváno, tak řádky vytvořených dokladů z projektu dědí dimenze z řádku plánování, ze kterého vznikly.
Práci s dimenzemi v rámci projektu mohou usnadnit výchozí dimenze. Pokud například zákazník má vyplněnou určitou výchozí dimenzi, tak tato dimenze je doplněna automaticky do dimenzí hlavičky projektu při vyplnění daného zákazníka do projektu.