Základní informace
Tento dokument popisuje, jak je možné v systému založit nový komplex, a kde je možné nastavit všechna příslušná pole. Také je zde popsáno, proč se daná pole nastavují, a kde jsou dále využívána.
Popis funkcionality
Založení nového komplexu je potřeba v případě, kdy komplex ještě není v systému evidován.
Založení nového komplexu
Založení nového komplexu je možné ze seznamu komplexů. Ten lze otevřít z Role Centra pomocí tlačítka Komplexy. Pro založení nového komplexu slouží akce +Nový.
Po zvolení této akce se otevře karta nového komplexu, kde všechna pole jsou prázdná. Kód komplexu zvolte tak, aby daný kód byl v systému unikátní a také, aby bylo ihned jasné, o který komplex se jedná. Například lze zvolit první dvě písmena ulice, kde se komplex nachází a přidat číslo popisné.
Kód komplexu se dále v systému propisu do seznamu smluv, seznamu nájemníků…Proto je důležité tento kód zvolit vhodně, aby bylo každému jasné, o který komplex se jedná. Pomocí tohoto pole je také možné příslušné seznamy filtrovat.
Další pole na kartě komplexu vyplňte dle potřeby.
Pole Typ Komplexu lze nastavit na Bytový či Lůžkový. Pokud poté založíte jednotku k tomuto komplexu, tak jednotka automaticky zdědí tento typ. Na jednotce lze ale typ přepsat. Toto je možné, protože některé komplexy mohou být smíšené (mohou mít bytové i lůžkové jednotky). Toto pole tedy nastavte dle toho, který typ jednotek v komplexu je četnější.
Status lze nastavit na Aktivní či Neaktivní. Pouze aktivní komplexy se zahrnují do statistik viditelných v Role Centru (počet volných jednotek, měsíční ztráta…). Proto pokud v systému již evidujete komplex, který ovšem ještě není v komplexu nastavte jej na neaktivní, aby tyto statistiky neovlivňoval.
Pole ze sekce Adresa či informace o vlastníkovi nejsou využívaná dalšími funkcionalitami, ale hodnoty těchto polí se propisují do smluv.
Nastavení komplexu
Při zakládání nového komplexu je důležité také pamatovat na Nastavení komplexu. Toto nastavení je možné otevřít ze seznamu komplexu, kdy stačí označit v seznamu požadovaný komplex a kliknout na Nastavení nebo Nastavení komplexu je dostupné také z karty komplexu.
V tomto nastavení je potřeba nastavit tato pole v těchto sekcích:
Sekce Obecné
Kód makléře - kontaktní údaje makléře jsou zobrazeny nájemníkům v portále. Také je makléř informován o aktivitách nájemníků daného komplexu (např. podá-li někdo výpověď nebo zašle scan dokladu)
Technickou správu - kontaktní údaje jsou zobrazeny nájemníkům v portále
Automaticky prodlužovat smlouvy - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko je toto pole nastaveno dle tohoto nastavení. Při samotném přiřazení lze nastavení změnit
Vyúčtovávat - jestliže by některé služby byly na jednotky přidávány manuálně, tak se automaticky nastaví dle tohoto nastavení. Pokud by daná služby měla opačné nastavení, tak to lze na samotné jednotce/lůžku změnit
Číselná řada smluv - číslo smlouvy je automaticky nastaveno dle této číselné řady a nelze změnit. Také je automaticky nastaven variabilní symbol pro danou smlouvu. VS při přiřazování nájemníka lze změnit.
Číselná řada pohledávek - čísla pohledávek, které se generují po podpisu smlouvy automaticky mají čísla dle této číselné řady
Číslo IDUB - toto číslo je potřeba pro komunikaci s Ubyportem.
Sekce Platby
Kód bankovního účtu - číslo bankovního účtu je zobrazeno v portále, aby nájemníci věděli, na který účet mají zasílat své platby
Kód bank. úč. komerce - číslo tohoto účtu se zobrazuje v portále, byla-li pronajata jednotka typu komerce
Platební podmínky (jednotlivé data splatností a výpovědní lhůta) - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje tyto data splatností a na základě tohoto nastavení také navrhuje splatnost prvního nájmu a kauce. Vše lze při přiřazování nájemníka změnit
Upomínky - dle tohoto nastavení jsou nájemníci upomínáni
Sekce smlouvy
v této sekci se nastavují šablony pro smlouvy a dodatky, které systém má zasílat jednotlivým nájemníkům do portálu