Základní informace

Tento dokument popisuje, jak je možné v systému založit nový komplex, a kde je možné nastavit všechna příslušná pole. Také je zde popsáno, proč se daná pole nastavují, a kde jsou dále využívána.

Popis funkcionality

Založení nového komplexu je potřeba v případě, kdy komplex ještě není v systému evidován.

Založení nového komplexu

Založení nového komplexu je možné ze seznamu komplexů. Ten lze otevřít z Role Centra pomocí tlačítka Komplexy. Pro založení nového komplexu slouží akce +Nový.

Open

Po zvolení této akce se otevře karta nového komplexu, kde všechna pole jsou prázdná. Kód komplexu zvolte tak, aby daný kód byl v systému unikátní a také, aby bylo ihned jasné, o který komplex se jedná. Například lze zvolit první dvě písmena ulice, kde se komplex nachází a přidat číslo popisné.

Další pole na kartě komplexu vyplňte dle potřeby.

Nastavení komplexu

Při zakládání nového komplexu je důležité také pamatovat na Nastavení komplexu. Toto nastavení je možné otevřít ze seznamu komplexu, kdy stačí označit v seznamu požadovaný komplex a kliknout na Nastavení nebo Nastavení komplexu je dostupné také z karty komplexu.

Open

V tomto nastavení je potřeba nastavit tato pole v těchto sekcích:

• Sekce Obecné

  • Kód pronajímatele - pronajímatel z komplexu se propíše i do vztažených jednotek, kde jde případně změnit. Informace o pronajímateli se propisují do smluv, dodatků a faktur.

  • Kód makléře - kontaktní údaje makléře jsou zobrazeny nájemníkům v portále. Také je makléř informován o aktivitách nájemníků daného komplexu (např. podá-li někdo výpověď nebo zašle scan dokladu). Dále se kontakt na makléře komplexu propisuje do určitých emailových notifikací.

  • Správce - určuje správce komplexu. Kontaktní údaje se propisují do vybraných emailových notifikací.

  • Technickou správu - kontaktní údaje jsou zobrazeny nájemníkům v portále

  • Automaticky prodlužovat smlouvy - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko je toto pole nastaveno dle tohoto nastavení. Při samotném přiřazení lze nastavení změnit

  • Vyúčtovávat - jestliže by některé služby byly na jednotky přidávány manuálně, tak se automaticky nastaví dle tohoto nastavení. Pokud by daná služby měla opačné nastavení, tak to lze na samotné jednotce/lůžku změnit

  • Číselná řada smluv - číslo smlouvy je automaticky nastaveno dle této číselné řady a nelze změnit. Také je automaticky nastaven variabilní symbol pro danou smlouvu. VS při přiřazování nájemníka lze změnit.

  • Číselná řada pohledávek - čísla pohledávek, které se generují po podpisu smlouvy automaticky mají čísla dle této číselné řady

  • Číslo IDUB - toto číslo je potřeba pro komunikaci s Ubyportem.

  • UbyPort Login - login do webové služby, aby bylo možné nájemníky nahlašovat přímo z BC

  • UbyPort Password - heslo do webové služby, aby bylo možné nájemníky nahlašovat přímo z BC

  • Pohoda středisko - je potřeba vyplnit názvem střediska z Pohody. Název je potřeba vykomunikovat s účetními, kteří mají do Pohody přístup. Díky tohoto pole je poté možný export transakcí do XML a při importu do Pohody systém určí, jakému středisku transakce náleží.

  • Typ smlouvy - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko je toto pole nastaveno dle tohoto nastavení. Při samotném přiřazení lze nastavení změnit

  • Zastoupena plnou mocí - je potřeba vybrat makléř nebo správa. Údaje o této zastupující osobě se poté propisují do některých dokumentů

• Sekce Portál

  • Souhrnná platba v portále - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje nastavení tohoto pole dle nastavení příslušného komplexu. Pokud je toto pole zaškrtlé a měna nájmu i služeb v dané smlouvě je stejná, tak nájemník v portále vidí souhrnnou částku (= nájem + služby).

  • Bez možnosti výpovědi nájemníkem - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje tohoto pole dle nastavení příslušného komplexu. Pokud je toto pole zaškrtlé, tak nájemník nemůže danou smlouvu přes portál vypovědět.

• Sekce Indexace

  • Indexace od - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje tohoto pole dle nastavení příslušného komplexu. Pokud je spuštěna inflační doložka například od 1.3., tak systém respektuje měsíc uvedený v tomto poli a buď danou smlouvu indexuje od pozdějšího měsíce dle nastavení tohoto pole nebo vytvoří pohledávku pokrývající měsíce zpětně. Více viz Úprava výše nájmu a služeb

  • Maximální a minimální indexace - obě pole systém navrhuje při přiřazení nájemníka na jednotku/lůžko dle nastavení komplexu. Při spuštění inflační doložky systém kontroluje, že zvolená inflace je v daném intervalu. Pokud není, tak použije jednu z krajních hodnot intervalu.

  • Typ indexace - typy si mohou uživatelé vytvářet dle potřeby. U každé smlouvy je poté toto pole modifikovatelné. Při spuštění inflační doložky je možné si vyfiltrovat pouze smlouvy, které se mají indexovat dle výpočtu ČNB například.

• Sekce Platby

  • Platební podmínky (jednotlivé data splatností a výpovědní lhůta) - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje tyto data splatností a na základě tohoto nastavení také navrhuje splatnost prvního nájmu a kauce. Vše lze při přiřazování nájemníka změnit

  • Upomínky - dle tohoto nastavení jsou nájemníci upomínáni

• Sekce Smlouvy

  • v této sekci se nastavují šablony pro smlouvy a dodatky, které systém má zasílat jednotlivým nájemníkům do portálu