Základní informace
Tento dokument popisuje funkcionalitu modulu pokladen. Uvádí jednak, jak je možné vytvářet a účtovat pokladní doklady a dále popisuje, jak je možné provést inventuru pokladny.
ENGLISH VERSION
This document describes the functionality of the cash desk module. It shows how to create and post cash documents and how to take stock.
Nastavení
Karta pokladny
Na kartě pokladny, je potřeba vyplnit tato pole:
Číslo - musí být v dané BC společnosti unikátní
Název
Kód měny - pokud je pole prázdné, znamená to, že pokladna je v lokální měně společnosti
Povolit odchylku DPH - určuje, zda je možné manuálně na kartě pokladního dokladu upravovat částku DPH
Částky vč. DPH - určuje, zda uživatelé v pokladních dokladech budou vyplňovat částku s nebo bez DPH
Účto skupina pokladny - určuje kontaci pokladny
MD a Dal účet zaokrouhlení
Kód způsobu zaokrouhlení
Limit příjemky hotovosti
Limit výdejky hotovosti
Maximální saldo
Kontrola maximálního salda
Bez kontroly = maximální saldo není kontrolováno
Varování = při snaze zaúčtovat pokladní doklad, kterým by bylo překročeno maximální saldo pokladny bude uživatel upozorněn na tuto skutečnost
Blokováno = systém nedovolí zaúčtování pokladního dokladu, pokud by to znamenalo překročení maximálního salda
Minimální saldo
Kontrola minimálního salda - stejná logika jako u kontroly maximálního salda
Č. příjmových pokladních dokladů - číselná řada příjmových dokladů
Č. výdejových pokladních dokladů - číselná řada výdejových dokladů
Uživatelé pokladny a odpovědnosti
U každé pokladny je možné nastavit jednoho nebo více uživatelů pokladny. Toto nastavení je dostupné z karty pokladny přes Související → Nastavení → Uživatelé pokladny
U každého uživatele je možné nastavit, zdali má právo:
Vytvořit pokladní doklad
Vydat pokladní doklad
Účtovat pokladní doklad
Možné je nastavit i libovolnou kombinaci výše popsaných operací spojených s pokladními doklady.
Pokud je některý uživatel uveden jako uživatel konkrétní pokladny, tak má pouze přístup k této pokladně a k jiné pokladně v BC přístup nemá, není-li u ní také nastaven jako uživatel pokladny.
Pokud by u jedné pokladny bylo více uživatelů s právem vydat nebo účtovat pokladní doklad a bylo by vyžadováno, že pouze jeden z těchto uživatelů má právo na daný krok v danou chvíli, tak toto je možné zajistit pomocí Akce Předání odpovědnosti.
V této akci je potřeba vybrat, jestli je aktuálně nastavována odpovědnost za vydávání/účtování dokladů, a který uživatel tuto odpovědnost bude v danou chvíli mít.
Předání odpovědnosti se potvrdí přes Náhled & Zavřít. Pokud je potřeba protokol o předání odpovědnosti vytisknout a podepsat, tak to je možné pomocí možnosti Tisk. Protokol má následující podobu.
Odpovědnost za vydání/účtování je poté uvedena přímo na kartě dané pokladny v sekci Odpovědnost.
Pokladní případy
Pro každou pokladnu je možné založit jeden nebo i více pokladních případů. Toto nastavení je dostupné přes vyhledávací lupu pod názvem “Nastavení pokladních případů”.
U každého pokladního případu je potřeba nastavit:
Kód - musí být pro danou pokladnu unikátní
Popis
Číslo pokladny - pokud pole zůstane prázdné, tak daný pokladní případ bude dostupný pro všechny pokladny společnosti
Typ pokladního dokladu
Typ účtu
Číslo účtu
Další pole je možné nastavit dle potřeby. Při využití daného pokladního případu systém nastavená pole vyplní příslušným způsobem na řádku daného pokladního dokladu, ale vždy má uživatel možnost toto nastavení pro daný doklad změnit.
Díky toho, že u pokladního případu je možné nastavit kontaci, tak následně i uživatelé pokladny, kteří nejsou znalí účetnictví jsou schopni doklad správně vyplnit a účetní jen doklad zkontrolují a zaúčtují bez nutnosti úprav.
Pokladní doklady
Tvorba pokladních dokladů probíhá přímo z karty dané pokladny přes Nový → Pokladní doklad.
Na pokladním dokladu je potřeba vyplnit:
Typ dokladu
Účel platby
Zúčtovací datum
Datum dokladu
Datum DPH
Přijato od/Vyplaceno komu - v závislosti na typu dokladu
V sekci řádky je potřeba zadat alespoň jeden nebo je možné zadat i více řádků. Buď je možné pole pro daný řádek vyplnit manuálně nebo vyplnit pole Pokladní případ a příslušná pole se nastaví dle nastavení zvoleného pokladního případu.
Pokud je vybrán Typ účtu Zákazník/dodavatel nebo zaměstnanec, tak v poli Č. vyrovnání dokladu je možné vybrat, který doklad byl hrazen. Po zaúčtování pokladního dokladu, je poté daný řádek napárován na zvolený doklad.
Pokud by byla hrazena záloha, tak její napárování je možné v poli Číslo zálohy.
Doklad je po vytvoření možné vydat nebo rovnou zaúčtovat. Pokud je doklad vydán, tak je stav změněn z Otevřený na Vydaný a vydaný pokladní doklad je možné zaúčtovat nebo novu otevřít pro případné úpravy v případě potřeby. Přes Náhled účtování je možné před samotným účtováním si zkontrolovat položky, které zaúčtováním vzniknou.
Doklad je možné vytisknout z jeho karty přes Sestavy → Tisk
Všechny pokladní doklady pro určitou pokladu jsou dohledatelné z karty pokladny přes Související → Doklady.
Statistika, saldo, položky
U každé pokladny je dostupné saldo a statistika. Statistika zobrazuje sumu všech vydaných a zaúčtovaných pokladních dokladů. Saldo zobrazuje sumu pouze zaúčtovaných dokladů.
V položkách pokladny lze dohledat veškeré transakce a operace spojené s pokladnou. V položkách jsou tedy zahrnuty jednotlivé pokladní doklady ale třeba i úprava směnného kurzu.
V sekci saldo lze sledovat jaký byl pohyb v jednotlivých časových intervalech (dnech, měsících) nebo jak se měnilo saldo poklady v daných intervalech.
Sestavy pokladny
Na kartě pokladny jsou dostupné dvě sestavy:
Pokladní kniha zobrazuje jak vydané tak zaúčtované pokladní doklady, přičemž sestavu je možné omezit například na doklady v konkrétním časovém období.
Kniha pokladního účtu zobrazuje pouze zaúčtované doklady. Pokud se jedná o valutovou pokladnu, tak sestava umožňuje zobrazit částky v měně pokladny nebo přepočet do lokální měny.
Inventarizace pokladny
Inventarizace pokladny slouží ke kontrole, zda souhlasí fyzický stav peněz v příslušné pokladně s účetním stavem na účtu pokladna. Toto porovnání se vytvoří pomocí výčetky platidel.
Potřebná nastavení
Pro to, aby funkce Inventarizace pokladny byla funkční, musíme nejdříve nastavit nominální hodnoty měny.
Nastavení nominálních hodnot měny
Aby bylo možné provést Inventarizaci pokladny, je třeba nejdříve nastavit Nominální hodnoty měny.
Vyhledáme Nominální hodnoty měny.
Po otevření okna Nominální hodnoty měny, je třeba vyplnit sloupce kód měny a hodnota.
Kód měny: je třeba zvolit, pro kterou měnu budeme vyplňovat nominální hodnoty. V případě, že chceme navolit údaje pro lokální měnu, pole se nevyplňuje.
Hodnota: do tohoto sloupce vyplníme nominální hodnoty platidel dané měny.
Popis funkcionality
Nejdříve si inventarizaci pokladny najdeme ve vyhledávacím okně.
Případně je možné inventarizaci pokladny spustit přímo z karty pokladny přes Sestavy → Inventarizace pokladny.
Po kliknutí na správný odkaz se otevře okno Inventarizace pokladny.
V případě, že se objeví chybová hláška: „Neexistuje žádná Nominální hodnota měny ve filtru. Filtry: Kód měny“, není nastavená nominální hodnota měny a je třeba vrátit se ke kroku Potřebná nastavení.
V tomto okně budeme dále vyplňovat potřebná pole.
Kód pokladny: v tomto poli si zvolíme pokladnu, pro kterou chceme využít funkci Inventarizace pokladny
Pokud byla inventarizace pokladny spuštěna z karty pokladny, tak toto pole je již vyplněno kódem pokladny, ze které byla sestava spuštěna
Datum: vyplníme datum, ke kterému chceme Inventarizaci pokladny provést
Zobrazit účetní stav: zvolíme, pokud chceme vidět rozdíl rozdíl mezi účetním a fyzickým stavem
V oddíle Nominální hodnoty vyplníme počty bankovek v jednotlivých nominálních hodnotách nacházejících se v pokladně
Po vyplnění všech polí je třeba zvolit si, co chceme, aby se s dokumentem dále stalo. Zvolit můžeme z těchto akcí: odeslat do (možnost vybrat si vytvoření Excel, Word, nebo pdf dokumentu), tisk, náhled a zavřít, nebo storno.
Závěrečný vzhled dokumentu:
