Základní informace
V tomto dokumentu je popsáno, kdy dochází k automatickému prodlužování smluv. Také je zde uvedeno, jak je možné manuálně prodloužit určitou smlouvu, je-li to potřeba.
Popis funkcionality
K prodlužování smluv dochází jednak v systému automaticky a také je možné smlouvu prodloužit manuálně.
Automatické prodlužování smluv
Každý den v noci Business Central kontroluje smlouvy. Pokud jsou splněny všechny následující podmínky, tak dojde k automatickému prodloužení a to vždy o jeden rok.
Smlouva je podepsaná (stav = Platná)
Neexistuje platná výpověď
Konec smlouvy je za tři měsíce nebo dříve
Na smlouvě je zaškrtnuto “Automaticky prodlužovat smlouvu”
U smlouvy neexistuje platné prodloužení = automatické prodloužení je možné pouze 1x
Systém může automaticky smlouvy prodloužit pouze 1x. Uživatel může i již prodlouženou smlouvu prodloužit dalším prodloužením. Pokud u smlouvy existuje prodloužení z minulosti, tak uživatel je na tuto skutečnost systémem upozorněn a může zvolit, jestli smlouvu chce i tak prodloužit nebo ne.
Některé typy výpovědí jsou platné až po podepsání nájemníkem. Nepodepíše-li nájemník tuto výpověď, tak systém i přes její existenci smlouvu prodlouží, protože výpověď bez podpisu není platná.
Pro konec smlouvy systém vyhledává poslední prodloužení, které určuje, do kdy je smlouva platná.
Manuální prodloužení smlouvy
Manuálně lze prodloužit pouze smlouvy, které splňují všechna kritéria jako při automatickém prodlužování.
Pokud některé z daných kritérií není splněno, tak systém Vás na to upozorní odpovídající chybovou hláškou.
Manuálně lze smlouvu prodloužit z její karty pomocí Proces → Prodloužit smlouvu.
Po kliknutí na tuto akci se objeví okno, kde je potřeba vyplnit pole “Prodloužit do”.
Pokud toto pole vyplníte datem, které je dříve než je datum v poli “Prodloužit od”, tak systém Vás na to upozorní.
“Prodloužit od” je automaticky vyplněno dle konce smlouvy + 1 den. Končí-li tedy příslušná smlouva například 31.08.2021, tak “Prodloužit od” bude vyplněno datem 01.09.2021. Toto datum je nemodifikovatelné, protože prodlužovat smlouvu lze pouze, pokud prodloužení navazuje na předchozí periodu nájmu.
Dopady prodloužení
Dopady prodloužení jsou stejné bez ohledu na to, jestli byla smlouva prodloužena automaticky nebo manuálně.
První změnou je, že dokončení této akce vytvoří pro příslušnou smlouvu dodatek typu prodloužení.
Dodatek vidí v portále i nájemník. Jeho znění (podoba pdf) je určeno v Nastavení komplexu, v sekci Smlouvy, v poli “Dodatek prodlužující smlouvu”.
Pokud je na kartě příslušného nájemníka zaškrtlé pole “Odesílat emailové notifikace”, tak ho systém také automaticky informuje emailem, že mu byl vytvořen dodatek ke smlouvě a jeho podrobnosti jsou v portále.
Dále jsou vygenerovány pohledávky pro období, o které byla smlouva prodloužena. Tyto pohledávky vidí v portále i nájemník.
Pokud nájme končil v půlce měsíce (např. 15.6.), tak prodloužení bude od 16.6. Při prodloužení systém tyto dvě pohledávky sloučí, protože jsou pro stejný měsíc.
Dále byl prodloužen samotný nájem v Nájemníci bytu. Což obsadí příslušnou jednotku/lůžko na dané období.
Pokud nájemník měl i spolubydlícího, který s ním bydlel až do posledního dne nájmu, tak i pobyt tohoto spolubydlícího je touto akcí prodloužen. Pobyt spolubydlících, kteří svůj pobyt ukončili dříve, systém prodlužovat nebude.
Manuálně lze prodloužit i již ukončené smlouvy. Pokud tedy nějaká smlouva není prodloužena a již skončila její platnost je stále možné tuto smlouvu prodloužit ale pouze manuálně. Postup je stejný jako je popsáno v kapitole manuální prodloužení smlouvy. Jediný rozdíl je v tom, že systém v tomto případě zobrazí ještě jednu informační hlášku, jestli uživatel opravdu chce prodloužit již ukončenou smlouvu.
Při manuálním prodloužení ukončených smluv je potřeba zejména pamatovat na:
Pokud prodloužíte již ukončenou smlouvu, tak je možné, že první pohledávky (i více pohledávek v případě velmi pozdního prodloužení) bude po splatnosti a budeme nájemníka ihned další den upomínat
Pokud smlouvu prodloužíte s větším prodlením než 5 dní po konci původně sjednané doby, tak systém nebude mít možnost cizince nahlásit přes UbyPort (u automatického nahlašování přes UbyPort je interval nahlášení do 5 dní)
V tomto případě je potřeba nájemníka a případně jeho spolubydlící nahlásit manuálně a datum nového nahlášení manuálně propsat do BC. Více zde: Nahlašování cizinců na cizinecké policii
Pokud prodloužíte ukončenou smlouvu, která původně končila v průběhu měsíce, tak systém vygeneruje na zbytek novou pohledávku (nemůže dopočítat zbytek měsíce do původní pohledávky, protože ta je již zaúčtovaná). Zde tedy nájemník bude muset poslat dvě částečné platby za jeden měsíc.
Pokud pošle jednu platbu jako byl zvyklý, tak tu bude možné napárovat na obě pohledávky v systému. Je ovšem možné, že platba na obě pohledávky nebude sedět, protože obě pohledávky budou zaokrouhleny.
Je tedy možné, že obě částečné pohledávky budou o něco vyšší/nižší než je nájem + služby dle aktuálně platných podmínek smlouvy. Proto doporučujeme první pohledávku po jejím vygenerování ihned zkontrolovat a případně upravit patřičné částky.