Základní informace
Cílem tohoto dokumentu je shrnout možnosti plánování v rámci projektu a zobrazení související ukazatelů. V modulu projektů je možné zvolit mezi třemi typy řádky plánování
Plán - slouží pouze pro rozpočtování, není možní tvořit prodejní doklady
Fakturovatelné - je možné tvořit prodejní doklady
Plán i fakturovatelné - slouží pro rozpočtování i následnou fakturaci
Potřebná nastavení
Na kartě každého projektu existuje pole Použít propojení spotřeby, které určuje, zda spotřeba bude propojena k řádku plánování projektu typu Plán/Plán a Fakturovatelné a bude možné sledovat zbývající množství a částky práce potřebné k dokončení úlohy/projektu.
Pokud je pole Použít propojení spotřeby aktivní, v řádcích plánování je možné použít akci Vytvořit řádky deníku projektu a současně se kalkulují hodnoty v polích Zůstatek (náklady celkem) a Množství k transferu do deníku
Analogicky se plní hodnoty i do přehledu úloh projektů
Další nastavením je možnost Povolit řádky Rozpočtu/Fakturovatelné. Pokud je pole povoleno, tak při účtování řádků deníku projektů typu Fakturovatelné anebo Plán i fakturovatelné se vytvoří 1 řádek plánování (Typu Plán i Fakturovatelné) namísto 2 samostatných řádků plánování (Typu Plán a Typu Fakturovatelné).
Obě výše zmíněná nastavení lze nastavit jako výchozí pro všechny projekty v Nastavení projektů.
Popis funkcionality
Zvolení typu řádku plánování závisí na typu projektu (FTFP, T&M) a jakým způsobem chceme s řádky plánování pracovat - rozpočtovat a fakturovat.
Příklad níže demonstruje rozpočet na zajištění koncertu. Je stanoven rozpočet a sleduje se kolik z daného rozpočtu ještě zbývá. Následně proběhne fakturace za každou úlohu projektu.
Pro úlohu projektu A1 je stanoven rozpočet pro 2 zdroje a to celkem 50 hodin.
typ řádku plánování je plán i fakturovatelné - sleduje se rozpočet nákladů a zároveň budu možné dané řádky použít pro fakturaci
množství k transferu do deníku - hodnota zbývajícího množství na řádku plánování, kterou lze převést do deníku projektů a poté zaúčtovat. Zaúčtováním vznikne spotřeba = účtovaný náklad.
Celkový rozpočet z pohledu nákladů je 25 500 CZK, celková cena pro zákazníka je 42 500 CZK.
K zaúčtování spotřeby nákladů pro danou úlohu a řádky plánování projektu slouží akce → Vytvořit řádky deníku projektu, která přenese zvolený řádek plánování do deníku projektu, který lze otevřít akcí → Otevřít deníky projektů.
Po provedení akcí výše se zobrazí řádek plánování v deníku projektů v celkové hodnotě množství hodin (20). Dle skutečné spotřeby času se množství upraví a poté se řádek deníku zaúčtuje.
Pokud jsou využívány pracovní výkazy pro zdroje, není nutné převádět řádky plánování do deníku projektů, stačí pouze navrhnout řádky deníku projektů z pracovních výkazů. Více informací Pracovní výkazy .
Systém po zaúčtování řádků deníku projektů automaticky poníží v řádcích plánování hodnotu Množství k transferu do deníku o hodnotu z pracovního výkazu.
Po zaúčtování deníku projektů se v odpovídajících řádcích plánování ponížilo množství k transferu do deníku o hodnotu zaúčtovaného množství v deníku projektů.
Takto lze postupně účtovat spotřebu (náklady) pro danou úlohu projektu a sledovat její rozpočet.
V přehledu úloh projektu se účtované náklady/spotřeba zobrazí ve sloupci Aktuální (celkové náklady). Čerpání rozpočtu lze sledovat pomocí sloupce Zůstatek (celkové náklady), který je rozdílem sloupce Rozpočet (celkové náklady) a Aktuální (celkové náklady).
Analogicky si lze údaje o rozpočtu zobrazit i v řádcích plánování přidáním sloupců
Náklady celkem zaúčtované - reálná spotřeba
Zůstatek náklady celkem - rozdíl Nákladů celkem a Nákladů celkem zaúčtovaných
Po zaúčtování veškeré spotřeby pro danou úlohu se sloupec Zůstatek (celkové náklady) vynuluje a tím je celý rozpočet vyčerpán. Poté následuje fakturace řádků plánování.
Fakturovat lze jednotlivé řádky plánování samostatně v oddělených prodejních dokladech a nebo označením více řádků lze vytvořit 1 společný prodejní doklad.
Fakturaci úloh projektu zobrazují sloupce Fakturovatelné (celková cena) a Fakturováno (celková cena).
Rozdílem těchto dvou sloupců je hodnota možné fakturace pro danou úlohu projektu.
Analogicky si lze údaje o množství k fakturaci a fakturovaném množství zobrazit v řádcích plánování.
Pro přehlednost lze v úlohách projektu přidat součtové řádky. Je potřeba mít správně nastavené Typy úloh projektu a poté zadat vzorec pro sčítání řádků úloh do sloupce Součet.
Pokud u projektu nepotřebujeme sledovat rozpočet, je možné zadávat řádky plánování jako typ Fakturovatelné.
Pokud bude použit typ řádku plánování fakturovatelné, budou se plnit pouze odpovídající sloupce v úlohách projektu.
