Základní informace
Tento dokument popisuje, jak je možné založit nového uživatele v BC a jak probíhá správa uživatelů.
Popis funkcionality
Azure Active Directory
Nejdříve je potřeba založit uživatele v AAD (Azure Active Directory) a přiřadit mu licenci.
Licence jsou tří typů, které se jednat liší v ceně a možnostech, které uživatel v systému má:
Team Member
Essentials
Premium
Při založení uživatele je tedy potřeba zajistit, aby daný uživatel měl dostupnou některou licenci, případně mu ji zakoupit.
Uživatelská ID je vhodné nastavovat vždy se stejnou logikou (například se může jednat o mail jméno.příjmení nebo první písmeno jména a celé příjmení…). Jednotná logika poté usnadňuje orientaci…
Při zakládání nového uživatele je vhodné postupovat dle již existujícího uživatele. Pokud tedy v systému již existuje uživatel, který má stejnou roli jako uživatel nový, tak z tohoto existujícího příkladu lze určit potřebnou licenci, práva…
Aktualizace uživatelů v BC a přiřazení práv
V BC v rámci stránky uživatelé je dostupná akce “Aktualizovat uživatele Microsoft”. Tato akce jednak do systému importuje nově založené uživatele v AAD, kteří v BC chybí a aktualizuje údaje těch stávajících, jestliže došlo k určité změně.
Jakmile je nový uživatel nahrán do BC, tak na jeho kartě je možné mu přidělit práva. To lze jednak v sekci sady oprávnění nebo v sekci členství ve skupině uživatelů.
Oprávnění se nastavují v sadách oprávnění, kde se určuje, do kterých tabulek/stránek má uživatel přístup, kde má možnost data pouze číst, kde je může měnit/vkládat/mazat.
Sady oprávnění je možné sdružovat do skupin uživatelů a následně je možné přiřadit skupinu uživatelů danému uživateli a automaticky mu jsou přiřazeny všechny sady oprávnění zahrnuty v této skupině.
Skupiny uživatelů tedy urychlují přiřazení práv a jsou výhodné zejména v situacích, kdy vícero uživatelů zastupuje stejnou roli a mají mít tedy stejná oprávnění.
Skupiny uživatelů je vhodné členit co nejpodrobněji (schvalovatelé, vedoucí projektů, obchodníci…). Toto členění následně umožňuje nastavit vybraným uživatelům libovolnou kombinaci rolí a usnadňuje i správu práv v budoucnu, jak se role uživatelů budou v čase měnit.
V rámci nastavování práv lze vybranou skupinu uživatelů nebo konkrétní sadu oprávnění omezit pouze na vybranou společnost. Tímto lze omezit jednak přístup uživatele do ostatních společností a také lze zajistit, že ve společnosti A může například vidět prodejní faktury a ve společnosti B nikoli.
Na kartě uživatele je dostupná akce Platná oprávnění, která zobrazí, která oprávnění aktuálně uživatel má přiřazena.
Uživatelská nastavení
Uživatelská nastavení jsou dostupná ze seznamu a karty uživatele.
V rámci tohoto nastavení lze nastavit výchozí roli uživatele, aby při přihlášení do systému měl systém přizpůsobený svým potřebám, výchozí jazyk a region.
Region ovlivňuje například formát datumů a separátor desetinných míst.
Pokud si uživatel přizpůsobí stránky nežádoucím způsobem lze mu přizpůsobení v uživatelských nastaveních vymazat (viz print screen výše). Tato akce ovšem vymaže přizpůsobení všech stránek, kde něco někdo upravil.
Role uživatelů
Každý z uživatelů má přiřazenou výchozí roli, přičemž sám si může roli dle potřeby změnit. Role určuje podobu role centra a také přizpůsobení stránek.
Každý uživatel si může pomocí přizpůsobení upravit stránky dle svých potřeb, aniž by upravil stránky svým kolegům.
Podobu stránek lze upravovat i hromadně pro danou roli. Toto lze v sekci Profily (role).
Pokud je role potřeba nastavit ve vícero společnost lze již nastavené role vyexportovat naimportovat do ostatních společností (viz print screen výše).
Aby uživatelé mohli danou roli sami sobě přiřadit, tak musí být povoleno její zobrazení v průzkumníku rolí.
Dále lze na kartě profilu zakázat její přizpůsobování ze stran uživatelů například.
Nastavení uživatelů
V nastavení uživatelů lze uživateli omezit účtování na určitou periodu, což zpravidla bývá v kompetenci hlavního účetního firmy.
Dále v této tabulce jsou často přidávána nastavovací pole na míru, a proto je potřeba na tuto sekci pamatovat.