Základní informace

Tento dokument popisuje, jak je možné v systému založit nový komplex, a kde je možné nastavit všechna příslušná pole. Také je zde popsáno, proč se daná pole nastavují, a kde jsou dále využívána.

Popis funkcionality

Založení nového komplexu je potřeba v případě, kdy komplex ještě není v systému evidován.

Založení nového komplexu

Založení nového komplexu je možné ze seznamu komplexů. Ten lze otevřít z Role Centra pomocí tlačítka Komplexy. Pro založení nového komplexu slouží akce +Nový.

Po zvolení této akce se otevře karta nového komplexu, kde všechna pole jsou prázdná. Kód komplexu zvolte tak, aby daný kód byl v systému unikátní a také, aby bylo ihned jasné, o který komplex se jedná. Například lze zvolit první dvě písmena ulice, kde se komplex nachází a přidat číslo popisné.

note

Kód komplexu se dále v systému propisuje do seznamu smluv, seznamu nájemníků…Proto je důležité tento kód zvolit vhodně, aby bylo každému jasné, o který komplex se jedná. Pomocí tohoto pole je také možné příslušné seznamy filtrovat.

Kód komplexu se dále v systému propisuje do seznamu smluv, seznamu nájemníků…Proto je důležité tento kód zvolit vhodně, aby bylo každému jasné, o který komplex se jedná. Pomocí tohoto pole je také možné příslušné seznamy filtrovat.

Další pole na kartě komplexu vyplňte dle potřeby.

Pole Typ Komplexu lze nastavit na Bytový či Lůžkový. Pokud poté založíte jednotku k tomuto komplexu, tak jednotka automaticky zdědí tento typ. Na jednotce lze ale typ přepsat. Toto je možné, protože některé komplexy mohou být smíšené (mohou mít bytové i lůžkové jednotky). Toto pole tedy nastavte dle toho, který typ jednotek v komplexu je četnější.

Status lze nastavit na Aktivní či Neaktivní. Pouze aktivní komplexy se zahrnují do statistik viditelných v Role Centru (počet volných jednotek, měsíční ztráta…). Proto pokud v systému již evidujete komplex, který ovšem ještě není v provozu nastavte jej na neaktivní, aby tyto statistiky neovlivňoval.

Pole ze sekce Adresa či informace o vlastníkovi nejsou využívaná dalšími funkcionalitami, ale hodnoty těchto polí se propisují do smluv.

Nastavení komplexu

Při zakládání nového komplexu je důležité také pamatovat na Nastavení komplexu. Toto nastavení je možné otevřít ze seznamu komplexu, kdy stačí označit v seznamu požadovaný komplex a kliknout na Nastavení nebo Nastavení komplexu je dostupné také z karty komplexu.

V tomto nastavení je potřeba nastavit tato pole v těchto sekcích:

Každé ubytovací zařízení má v rámci UbyPortu své přihlašovací údaje - login + heslo. Pro udělení těchto údajů je potřeba kontaktovat cizineckou polici s prosbou o udělení přihlašovacích údajů do webové služby (WS) UbyPort + zaslat IDUB daného zařízení. Dále cizinecká policie potřebuje znát název softwaru, přes který budou nájemníci nahlašováni. Název jsme zvolili “OnPoint Portal”.

Pro upomínání jsou k dispozici 3 nastavovací pole:

  • Upomínání před splatností

    • Počet dní upomínek před splatností

      • určuje zaslání první upomínky na blížící se splatnost

      • pokud je splatnost například 10.1. a toto pole má nastavenou hodnotu 5, tak první upomínka bude odeslána 10-5 = 5. ledna

    • Perioda upomínání před splatností (dny)

      • určuje četnost upomínání před splatností

      • pokud je zde nastavena například 2, tak v příkladu výše je uvedeno, že uvedená pohledávka bude poprvé upomenuta 5.1. Díky nastavení tohoto pole další upomínka bude 5+2=7. ledna a další bude 7+2=9. ledna (pokud nájemník platbu uhradí například 8.1. a platba bude v systému ten den napárována, tak upomínka 9.1. samozřejmě neproběhne)

      • 9+2=11, ovšem 11. ledna je pohledávka již po splatnosti. Na tento typ upomínání je potřeba nastavit pole popsáno níže

  • Upomínání po splatnosti

    • Perioda upomínání po spl. (dny)

      • Určuje periodu upomínání po splatnosti

      • Je-li toto pole nastaveno například na 3 a pohledávka je splatná 10.1., tak první upomínka po splatnosti proběhne 10+3=13. ledna. Další poté 13+3=16. ledna a v této periodě bude nájemník upomínán, dokud pohledávku neuhradí

      • Upomínky po splatnosti jsou zasílány hromadně pro společný VS = pokud pro určitou smlouvu nájemník dluží po splatnosti na více pohledávkách (například jedna je splatná 10.1. a druhá 10.2. a již je 11.2.), tak tato perioda upomínání se vždy počítá dle pohledávky po splatnosti s nejstarším datem splatnosti.

Pokud pole pro upomínání před nebo po splatnosti mají vyplněnou 0, tak nájemníci daného komplexu nejsou upomínáni před/po splatnosti v závislosti na tom, ve kterém poli je 0 nastavena.

Tiskové sestavy pro samotné smlouvy lze nastavit v systému 3. Jedna je pro lůžkové smlouvy a tato sestava se tedy tiskne, je-li pronajato lůžko. Další dvě sestavy jsou pro bytové smlouvy a dle typu smlouvy (nájemní/podnájemní) systém určí, kterou sestavu vytiskne a případně zašle nájemníkovi do portálu k podpisu.