Následující text je kompletní dokumentací integrace mezi Tempo a Business Central. Skládá se ze tří hlavních částí: nastavení a podrobného popisu stahování worklogů, a to buď ručně, nebo automaticky.

Potřebná nastavení

Pro integraci s Tempem je nutné nastavit tabulku Nastavení Tempo Integrace, kde je potřeba zadat integrační klíče a URL, které umožní propojení Jiry a Tempa s Business Centralem.

Aby integrace fungovala správně musí být správně nastaveny šablony deníku projektu, zdroje a musí být vytvořené příslušné číselné řady.

Nastavení Tempo Integrace

Obecná nastavení Tempo integrace lze vyhledat přes lupu pod názvem Nastavení Tempo Integrace. Nastavení je rozděleno do jednotlivých sekcí.

Sekce API

Tato část je již předvyplněna přístupovými údaji, které jste zadali do průvodce při nastavování integrace. Můžete ji přeskočit a přejít k další části.

Open

Sekce Fronta úloh

Open

Následující nastavení je možné přizpůsobit dle potřeb klienta:

Stahovat worklogy aktualizované od

Při automatickém stahování worklogů přes frontu úloh se pole vyplňuje automaticky datem a časem posledního úspěšného spuštění fronty úloh a tuto hodnotu již není třeba dále upravovat.

Jediná situace, kdy je vhodné pole ponechat prázdné, je při zakládání nového projektu, případně při přidání nového Jira klíče projektu do již existujícího projektu v Business Central. Jakmile spustíte funkci na manuální stažení, stáhnou se vám tak všechny worklogy pro daný projekt za období, které máte vyplněno na stránce této funkce.

Více informací o automatickém a manuálním stahování worklogů najdete v odpovídající sekci dokumentace.

Den začátku dalšího období

Vzhledem k tomu, že worklogy jsou obvykle schvalovány a uzavírány na konci měsíce, pomocí tohoto pole si můžete nastavit konkrétní den v měsíci, do kterého zůstane období předchozího měsíce otevřené, což vám umožňuje upravit délku období podle potřeb vaší společnosti.

Pokud dojde ke stažení worklogů po tomto datu, budou již staženy pouze worklogy za aktuální měsíc. Toto platí pro automatický způsob stahování záznamů, pokud tedy provedete ve worklozích z předchozího měsíce na straně Tempa jakékoli změny po datu začátku dalšího období, bude nutné upravené worklogy dostáhnout manuálně.

Podle příkladu na výše uvedeném screenshotu lze říjnové worklogy stahovat až do 5. listopadu, ale jakmile dojde ke stažení po tomto datu, do Business Central se již přenesou pouze listopadové záznamy.

Automaticky stahovat pro všechny úlohy projektů

Pokud je pole zaškrtnuté, při spuštění fronty úloh se automaticky stáhnou všechny worklogy pro všechny úlohy projektu.

Sekce Tvorba deníků projektů

Šablona deníku projektů

V tomto poli vyberte právě jednu šablonu pro deník projektu. Více v nastavení šablony deníku projektu.

Editovatelné řádky deníků projektů

Zatržené pole značí, že všichni uživatelé budou moci upravovat řádky deníků projektů bez omezení.

Řádky deníků projektů editovatelné pro vedoucího projektu

Zatržené pole určuje, že možnost editovat řádky deníků projektů budou mít pouze uživatelé, kteří jsou na kartě daného projektu vedeni jako vedoucí projektu.

Další možností, jak omezit nežádoucí úpravy v celém nastavení integrace je povolit možnost editace této tabulky jen vybraným uživatelům přes příslušná oprávnění.

Automaticky tvořit zdroje

Zatržené pole určuje, zda se budou zdroje neexistující v Business Central automaticky tvořit při stažení worklogů.

Výchozí měrná jednotka zdroje

Výchozí měrná jednotka při tvorbě zdroje. Tato hodnota by měla být vždy nastavena na Hodina, jelikož naše integrace pracuje primárně s hodinovou sazbou.

Výchozí Obecná účto skupina zboží zdroje

Výchozí Obecná účto skupina zboží při tvorbě zdroje. Tuto hodnotu lze nastavit na libovolnou účto skupinu podle potřeb vašeho systému, např. Služby.

Sloučit worklogy při účtování

Pro zpřehlednění záznamů, které vznikají zaúčtováním worklogů v denících projektů, je možné snížit počet položek projektů či zdrojů, případně řádků plánování projektu pomocí jejich slučování.

V tomto poli si můžete nastavit výchozí pravidlo pro projekty, které nemají definované žádné pravidlo na své kartě projektu. Máte na výběr z následujících možností:

• Neslučovat - Při zápisu worklogů do systému bude každý řádek deníku projektu odpovídat právě jedné položce projektu.

• Sloučit po zdrojích - Při zápisu worklogů do systému se řádky deníku projektu sloučí po zdrojích podle každého zdroje nahraného v deníku projektu.

• Sloučit na jeden finanční účet - Při zápisu worklogů do systému se filtrované řádky sloučí na jeden finanční účet definovaný uživatelem.

Sekce Výchozí hodnoty manuálního stažení

Toto nastavení určuje výchozí nastavení polí na stránce Stáhnout Tempo worklogy, kterou lze použít pro manuální stahování worklogů. Více informací o manuálním stahování najdete v této části dokumentace.

Sekce Kontroly účtování deníků projektů

Poslední část nastavení vám umožňuje přizpůsobit, které parametry worklogů chcete kontrolovat během jejich účtování v denících projektů.

Kontrolovat status worklogu

Určuje, zda bude při účtování řádků deníku projektu kontrolován status worklogu schváleno.

Kontrolovat pořizovací cenu

Určuje, zda bude při účtování kontrolováno, že je pořizovací cena zdroje v řádcích deníku projektu různá od nuly.

Kontrolovat jednotkovou cenu

Určuje, zda bude při účtování kontrolováno, že je jednotková cena zdroje v řádcích deníku projektu různá od nuly.

Kontrolovat odlišná čísla dokladu

Určuje, zda bude při účtování řádků deníku projektu kontrolováno, že číslo dokladu všech řádků je shodné. Číselná řada dokladů je definována ve formátu RRRRMM.

Kontrolovat již zaúčtovaná čísla dokladu

Určuje, zda bude při účtování řádků deníku projektu kontrolováno účtování duplicit dle čísla dokladu a projektu v položkách projektu.

Nastavení šablony deníku projektu

Pro správnou funkčnost je potřeba mít nastavené šablony deníků projektu a právě jednu šablonu deníku projektu vyplnit do tabulky Nastavení Tempo integrace.

Jednotlivé listy deníku projektu není nutné manuálně tvořit. Systém je automaticky vytvoří při prvním stažení worklogů nebo při prvním manuálním otevření deníku projektu z karty projektu. Název listu deníku je odvozen od názvu samotného projektu.

Nastavení zdrojů

Pokud budou zdroje v Business Central tvořeny manuálně, do tabulky Nastavení zdrojů je zapotřebí přiřadit číselnou řadu pro pole Čísla zdrojů.

Pokud budou zdroje v Business Central tvořeny pouze integrací s Tempem není potřeba nastavovat ruční číselnou řadu pro zdroje a také přiřazovat tuto číselnou řadu v tabulce Nastavení zdrojů

Nastavení na kartách projektů

Na kartě každého projektu, pro který mají být worklogy stahovány, je potřeba vyplnit v hlavičce projektu následující pole.

Jira klíč projektu

Odpovídá klíči projektu v Jiře, je možné vyplnit libovolný počet klíčů projektu.

Po kliknutí do šedého pole se zobrazí tabulka, kde je možné přidat Jira klíče projektu buď přes akci +Nový a nebo psaním do nového prázdného řádku.

A dále v úlohách každého takového projektu je nutné vyplnit pole.

Tempo Account

Odpovídá Tempo Account klíči, který lze nalézt buď v detailech daného projektu v Jiře, nebo také v Tempu v záložce Accounts.

Typ řádku deníku projektu

Typ řádku deníku projektu určuje, zda se při zaúčtování budou tvořit pouze podklady pro rozpočet/plán (nákladová strana), nebo pouze pro fakturaci (prodejní strana), případně zda se budou tvořit podklady pro obě obě strany současně.

V závislosti na tom, jak chcete s podklady dále pracovat, si můžete zvolit z následujících typů řádků:

• Rozpočet/Plán - pokud chcete sledovat pouze náklady vynaložené na jednotlivé projekty, například plánované náklady oproti skutečně vynaloženým. Z tohoto typu řádku zároveň nebude možné tvořit faktury.

• Fakturovatelný - pokud chcete řádky používat pro sledování ziskovosti vašich projektů a také pro fakturaci vašim zákazníkům.

• Plán i fakturovatelný - pokud chcete sledovat, jak nákladovost, tak ziskovost jednotlivých projektů a také tvořit faktury pro zákazníky.

• Prázdný - případně můžete toto pole ponechat prázdné a po zaúčtování deníku projektu se tak nebudou tvořit řádky plánování projektu, ale pouze položky projektu a zdroje.

Součtová skupina

Toto pole bylo vytvořeno pro následné analýzy, umožňuje sumarizovat položky nákladů a prodeje dle vybraných Tempo accountů. Všechny řádky se stejnou součtovou skupinou se tak v následných analýzách zobrazí jako jeden souhrnný údaj.

Slučování worklogů

Volitelně lze na kartě každého projektu definovat, zda se mají worklogy při účtování slučovat dle předdefinovaných pravidel.

Máte na výběr z následujících možností:

• Neslučovat - Při zápisu worklogů do systému bude každý řádek deníku projektu odpovídat právě jedné položce projektu.

• Sloučit po zdrojích - Při zápisu worklogů do systému se řádky deníku projektu sloučí po zdrojích podle každého zdroje nahraného v deníku projektu.

• Sloučit na jeden finanční účet - Při zápisu worklogů do systému se filtrované řádky sloučí na jeden finanční účet definovaný uživatelem.

Nastavení karet zdrojů

Zdroje vytvářené manuálně

Pokud jsou zdroje vytvářeny manuálně, je potřeba vyplnit pole:

• Číslo - Unikátní ID zdroje v Business Central. V tomto případě by mělo být vyplněno názvem zdroje, jak je uvedeno v příslušné sekci dokumentace.

• Jira jméno zdroje - Odpovídá názvu zdroje v Jiře.

• Jira Account ID - Unikátní ID zdroje v Jiře.

• Základní měrná jednotka - Tato hodnota by měla být vždy nastavena na Hodina, jelikož naše integrace pracuje pouze s hodinovou sazbou.

• Obecná účto skupina zboží - Tuto hodnotu lze nastavit na libovolnou účto skupinu podle potřeb vašeho systému, např. Služby.

Zdroje vytvářené automaticky

Pokud jsou nové zdroje tvořeny automaticky při stažení worklogů z Tempa, není potřeba vyplňovat žádnou z hodnot výše a systém je vyplní za vás.

Cena zdroje

Uživatel by na kartě zdroje měl vždy definovat pole, která souvisí s jeho cenou.

• Pořizovací cena - Cena zdroje, která představuje nákladovou část.

• Jednotková cena - Cena zdroje pro prodejní část.

Pokud jste zvyklí fakturovat svým zákazníkům po zdrojích, také doporučujeme vyplnit Obecnou účto skupinu zboží a DPH účto skupinu zboží.

Pokud má zdroj rozdílné prodejní ceny dle projektů, na kterých je alokován, je možné nastavit tuto jednotkovou cenu pro jednotlivé projekty pomocí standardní funkcionality Business Central, a to přes karty projektů.

Na kartě daného projektu vyhledejte záložku Ceny & slevy a rozklikněte si stránku Zdroj.

Poté je možné pro konkrétní projekt a případně i jednotlivé úlohy projektu určit prodejní cenu jednotlivých zdrojů.

Nastavení položky fronty úloh

K automatickému stahování worklogů slouží nastavení položky fronty úloh. Stahování doporučujeme nastavit na každý den v nočních hodinách. Stahují se vždy všechny nové a aktualizované worklogy. Tím je zajištěno, že data v Business Central jsou stále aktuální a také je zajištěna konzistence dat mezi ERP a Tempem.

Karta položky fronty úloh by měla být nastavená následovně. Nejdůležitější je nastavení prvních dvou polí níže, které definují správnou proceduru pro spuštění

• Typ objektu by měl být nastaven na Procedura.

• ID objektu by mělo být nastaveno na 71231913.

Další obecná pole typu Datum a čas prvního spuštění případně Časový limit úlohy a hodnoty v sekci Perioda záleží na vašich osobních preferencích.

Aby fronta automaticky probíhala dle nastaveného harmonogramu je potřeba ji spustit. Od verze 22 může spouštět fronty úloh pouze koncový uživatel (zákazník), externí uživatelé (konzultanti) na to nemají dostatečné oprávnění.

Nastavení oprávnění uživatelů

Jakmile přiřadíte zakoupené licence vybraným uživatelům ve vašem Microsoft 365 Admin Centru (přes Fakturace a Licence), není již potřeba v Business Central přiřazovat či kontrolovat žádná specifická oprávnění. Kompletní funkcionalita Tempo Integrace se uživatelům s přiřazenou licencí zpřístupní sama.

Automatizované stahování

Automatické stahování worklogů zajišťuje nastavení položky fronty úloh. Více detailů naleznete v odpovídající sekci dokumentace.

Stažení worklogů se odvíjí také od nastavení tabulky Nastavení Tempo integrace, konkrétně sekce Fronta úloh, kde lze omezit např. období, pro které mají být worklogy staženy a také, zda mají být staženy všechny worklogy pro veškeré úlohy projektu. Více informací je možné nalézt v této sekci dokumentace.

Zobrazení stažených worklogů

Automaticky stažené worklogy se uživateli zobrazí v příslušeném deníku projektu. Deník projektu je možné otevřít přímo z karty projektu v úlohách projektu, přes rozbalovací menu Projekt a akci Otevřít deník projektu.

Deník projektů

V deníku projektu jsou detailní informace ke každému staženému worklogu. Jeden řádek deníku projektu odpovídá jednomu staženému worklogu.

• Typ řádku - určuje, zda se jedná o fakturovatelný náklad či nikoliv. Automaticky lze nastavit na kartě projektu v úlohách projektu dle potřeb uživatele, viz sekce Nastavení na kartách projektů.

• Zúčtovací datum - odpovídá datu, kdy byl worklog vytvořen v Tempu a současně datu, pod kterým bude v Business Central zaúčtován/zapsán do systému.

• Status worklogu - určuje aktuální status worklogu v Tempu. Do systému by se měl zapisovat vždy worklog, který je schválený.

• Číslo dokladu - udává číselnou řadu, pod kterou budou worklogy v systému zapsané do položek projektu. Číselná řada je definována ve formátu RRRRMM.

• Typ - typ účtu, pod kterým bude worklog zapsán v položkách projektu, např. zdroj.

• Číslo - odpovídá číslu daného typu účtu, např. číslo zdroje.

• Popis - název čísla, např. název zdroje.

• Popis 2 - odpovídá popisu zadanému u worklogu v Tempu.

• Kód měrné jednotky

• Množství

• Pořizovací cena - odpovídá pořizovací ceně/nákladům na jednotku nastavené na kartě zdroje/zboží.

• Pořizovací cena (LM) - odpovídá pořizovací ceně nastavené na kartě zdroje přepočtené do lokální měny.

• Náklady celkem - výpočet z polí Pořizovací cena X Množství.

• Celkem náklady (LM) - výpočet z polí Pořizovací cena (LM) X Množství.

• Jednotková cena - odpovídá jednotkové prodejní ceně nastavené na kartě zdroje/zboží.

• Částka na řádku - výpočet z polí Jednotková cena X Množství.

• Částka řádkové slevy - částka slevy, která je poskytnuta na položku daného řádku.

• Řádková sleva % - odpovídá poměru mezi logovaným billable/non-billable časem daného zdroje pro task v Tempo.

Mezi další volitelná pole patří dimenze, které se dědí z karty daného projektu

Zápis řádků v deníku projektů do systému

K zápisu worklogů do systému by mělo docházet ideálně každý měsíc, a to vždy za celý měsíc zpětně po dokončení schvalovacího procesu v Tempu.

Uživatel poté musí doplnit chybějící ceny pro příslušný zdroj přímo na jeho kartě. Jakmile jsou ceny přidány, je možné je dotáhnout do řádků v deníku projektů přes akci Aktualizovat částky v záložce Domovská stránka.

Zápis řádků deníků do systému probíhá přes akci Účtovat. Před zaúčtováním vždy doporučujeme spustit Náhled účtování.

Pravidla pro slučování worklogů při účtování

Pokud jste si během nastavování integrace definovali jedno z pravidel pro slučování worklogů během účtování, buď v Nastavení Tempo Integrace, nebo přímo na kartách jednotlivých projektů, níže naleznete podrobný popis průběhu každého ze tří pravidel.

Podrobnější informace k obecnému nastavení Tempo Integrace, nebo k nastavení na kartách projektů nalézt v odpovídajících sekcích dokumentace.

Sloučit po zdrojích

Při použití tohoto pravidla se řádky deníku projektů po zaúčtování sloučí dle jednotlivých zdrojů nahraných v deníku. Uživatel bude vyzván k zadání zúčtovacího data.

Aktuálně je v deníku projektu šest worklogů pro jeden zdroj se zúčtovacím datem 12.3.2024 a celkovým množstvím 5 hodin.

Po zvolení akce Náhled účtování nebo Účtovat je uživatel vyzván, aby zvolil jednotné zúčtovací datum pro všech pět worklogů.

Na screenshotu níže pak můžete vidět výsledek sloučení worklogů v položkách projektu po zaúčtování deníku projektu.

Sloučit na jeden finanční účet

Při použití tohoto pravidla se řádky deníku projektů po zaúčtování sloučí do jednoho zvoleného finančního účtu. Uživatel bude vyzván k zadání zúčtovacího data a finančního účtu.

Aktuálně je v deníku projektů osm worklog pro pro různé zdroje se zúčtovacím datem 13.3.2024 a celkovým množstvím 4,25 hodin.

Po zvolení akce Náhled účtování nebo Účtovat je uživatel vyzván, aby zvolil jednotné zúčtovací datum a finanční účet pro všech osm worklogů.

Na screenshotu níže pak můžete vidět výsledek sloučení worklogů v položkách projektu po zaúčtování deníku projektu.

Neslučovat

Při použití tohoto pravidla se řádky deníku projektů po zaúčtování nesloučí a jeden řádek deníku projektů bude odpovídat přesně jedné položce projektu.

Aktuálně je v deníku projektů šest worklogů pro různé zdroje se zúčtovacím datem 14.3.2024 a celkovým množstvím 7 hodin.

Na screenshotu níže pak můžete vidět odpovídající položky projektu, které vznikly po zaúčtování deníku projektu.

Archiv Tempo worklogů

Pokud budete využívat naši funkcionalitu na slučování, položky projektu, které po zaúčtování worklogů vzniknou, se budou zobrazovat pouze ve sloučené podobě.

Původní nesloučené položky jsou zaznamenány v Archivu Tempo worklogů, který lze dohledat přes vyhledávací lupu. Tento archiv je možné využít pro potřeby auditu, případně pro zpětné dohledávání změn v záznamech, například pokud dojde k dodatečnému stahování worklogů.

Line ID

Nejlepším způsobem, jak se dostat ke sloučeným řádkům, je použít proklikávací hodnotu ve sloupci Line ID, která je k dispozici přímo v položkách daného projektu. Jakmile na ni kliknete, zobrazí se vám všechny odpovídající řádky v archivu Tempo worklogů.

Hodnota ve sloupci Merged Line ID je také prokliknutelná, když na ni kliknete, dostanete se zpět na odpovídající řádek v položkách projektu.

V archivu je možné najít také jiné hodnoty, které vám pomohou určit původ každého sloučeného řádku jako například sloupce Jira Account ID, Tempo Worklog ID či Tempo Updated At.

Kontroly účtování v deníku projektů

Předtím, než jsou worklogy z deníku projektů zapsány do systému pomocí akce Účtovat, může docházet k následujícím kontrolám. Uživatel je vždy upozorněn na údaj, na který by se měl zaměřit a následně se může rozhodnout, zda chce řádky deníku zaúčtovat i přes toto upozornění. Všechna upozornění níže jsou tedy neblokovací.

Kontrola statusu každého worklogu

Kontrola pořizovací a jednotkové ceny

Kontrola odlišných čísel dokladu řádků deníku projektu

Kontrola již zaúčtovaných řádků deníku projektu

Zobrazení dat k zaúčtovaným worklogům

Po zaúčtování/zapsání řádků deníku projektu do systému se náklady spojené se zdrojem zobrazí na kartě daného projektu v sekci Úlohy ve sloupci Aktuální (celkové náklady).

Po rozkliknutí hodnoty pole Aktuální (celkové náklady) se zobrazí seznam všech položek projektu (zaúčtovaných worklogů daného projektu), které tvoří hodnotu v poli Aktuální (celkové náklady).

Další možností, jak si můžete zobrazit položky projektu pro danou úlohu projektu, je jít do záložky Řádek v sekci Úlohy, zvolit rozbalovací menu Historie a následně rozkliknout Položky projektu, přičemž máte v úlohách označený řádek s touto úlohou.

Pokud chcete vidět všechny položky za celý projekt a všechny jeho úlohy, je možné jít na kartě daného projektu do záložky Projekt a vybrat akci Položky.

Stornování položek projektu

Pokud některé worklogy (řádky deníku projektu) byly chybně zapsány do systému, je možné je zrušit opačným zápisem (storno) opět přes deník příslušného projektu. Lze k tomu využít funkci Storno v položkách projektu.

Při použití funkce Storno systém zobrazí uživateli hlášku, že vytvořil příslušné řádky v deníku projektu

Pro zaúčtování stornovaných řádků lze otevřít příslušný deník projektů přímo z položek projektu přes akci Otevřít deník projektu.

V deníku projektu se následně stornovaný řádek zobrazí s mínusovým množstvím a uživatel jej zaznamená do systému přes akci Účtovat.

Po zaúčtování se stornované řádky opět promítnou do položek daného projektu a po součtu s původní položkou je výsledná hodnota nula (za předpokladu, že uživatel nemění hodnoty stornovaného řádku v deníku projektu).

Manuální stahování

Je možné, že během používání této integrace budete potřebovat některé z worklogů jednorázově dostahovat mimo přednastavenou položku fronty úloh, která zajišťuje automatické stahování. K takovéto situaci může dojít zejména po dodatečných změnách ve worklozích v Tempu, poté, co již byly automaticky staženy.

Hromadné manuální stahování

V průběhu stahování budete pomocí okna níže informováni o podrobnostech pro jednotlivé projekty. Jakmile stahování skončí, toto okno zobrazí shrnutí výsledků celého procesu.

Stažení worklogů se také odvíjí od nastavení tabulky Nastavení Tempo integrace, konkrétně sekce Fronta úloh, kde lze omezit např. období, pro které mají být worklogy staženy a také, zda mají být staženy všechny worklogy pro veškeré úlohy projektu. Více podrobností najdete v sekci Nastavení Tempo Integrace.

Manuální stahování

Manuální stažení worklogů je možné přímo z karty daného projektu ze sekce Úlohy. Klikněte na záložku Řádek, vyberte rozbalovací menu Projekt a klikněte na Stáhnout Tempo worklogy.

Poté se zobrazí okno s volitelnými parametry pro stažení worklogů.

Pole Od, Do a Worklogy aktualizovány od jsou předvyplněny daty odpovídajícím poslednímu datu automatického stažení. Uživatel je může smazat a zadat si filtr na datum od do dle vlastních potřeb. Více detailů o poli Worklogy aktualizovány od naleznete zde.

Další pole představují typ statusu worklogu, pro který uživatel chce stáhnout worklogy.

Pokud uživatel bude stahovat worklogy pro více úloh projektu najednou, je doporučeno mít pole Uložit po každé úloze projektu aktivní.

Posledním filtrem může uživatel omezit stažení worklogů pro konkrétní projekt a konkrétní úlohu projektu.

Pro stažení worklogů dle uživatelem definovaných parametrů se zvolí možnost Ok ve spodní části okna.

Stažené worklogy se objeví v deníku příslušného projektu obdobně jako při automatizovaném stažení a opět budete informováni o výsledcích stažení.

Manuální stažení worklogů je také možné přímo z deníku projektu přes záložku Domovská stránka a akci Stáhnout Tempo worklogy.