Finanční rozpočty

Finanční rozpočty slouží k vytvoření rozpočtů pro různé kombinace finančních účtů a dimenzí za určité časové období. Pro vytvoření nového rozpočtu je potřeba do vyhledávacího okna zadat „Finanční rozpočty“ a zvolit příslušný odkaz. Následně se otevře seznam již dříve vytvořených rozpočtů. Pro vytvoření nového rozpočtu stačí kliknout na akci „+Nový“. Na novém řádku je poté potřeba doplnit název rozpočtu, jeho popis a dimenze, se kterými bude umět pracovat. Globální dimenze jsou vyplněny automaticky. Každý finanční rozpočet umí pracovat až s 6 dimenzemi (2 globální + 4 dle vlastního výběru).

Pro další práci s rozpočtem je potřeba rozpočet v seznamu rozpočtů označit a kliknout na proces -> upravit rozpočet.

Následující okno se skládá ze tří částí, a sice části obecné, rozpočtová matice a filtry.

V sekci obecné uživatel vidí název rozpočtu, se kterým pracuje. Dále se zde volí řádky a sloupce v části „Rozpočtová matice“. Zvolit lze finanční účty, hodnoty dimenzí nebo například období. Pokud jako sloupce nebo řádky bylo zvoleno „Období“, pole „Zobrazit podle“ určuje délku tohoto období. Dále lze určit, jak přesně je vyžadováno částky zaokrouhlit.

V sekci filtry se určuje datum nebo časový interval pro který se rozpočet sestavuje. Zvolit lze také hodnoty dimenzí, ke kterým je rozpočet vztažen.

Následně, když je vše připraveno dle potřeb, stačí vyplnit potřebné částky rozpočtu v sekci „Rozpočtová matice“. Na obrázku níže byl sestaven rozpočet pro období 1.7.2020 až 30.6.2021, pro finanční účet 513002. V rozpočtové matici je poté viditelný rozpočet pro kombinace řádků a sloupců dané matice. Například pro kombinaci CUSTOMER EDUCATION (hodnota dimenze TEAM, která byla zvolena jako řádky rozpočtové matice v sekci obecné) a KONTENT (hodnota dimenze DEPARTMENT GROUP) byl určen rozpočet 6000.

Tvorba rozpočtu v Excelu

Výše popsaný postup ukazuje, jak je možné rozpočet sestavit přímo v systému. Rozpočet lze také sestavovat v Excelu. Pro tuto možnost je potřeba nejdříve vyexportovat rozpočet do Excelu pomocí Rozpočet → Export do aplikace Excel.

Před samotným exportem je potřeba zvolit počáteční datum, počet období a délku období. Dále je možné vybrat pro export pouze určité dimenze a čísla finančních účtů = vyexportovaný soubor bude obsahovat pouze dané účty a bude možné vyplnit pouze nastavené dimenze.

Tato možnost se praxi využívá zejména díky funkcionalit Excelu. Když například rozpočet je pro každé období stejný, tak ho v Excelu stačí nastavit do jedné buňky a jednoduše zkopírovat do všech ostatních.

Dále je tato možnost využívána v případech, kdy rozpočet sestavuje více osob (vedoucí prodeje, vedoucí nákupu tuzemského trhu, vedoucí nákupu v EU…). Příslušným osobám se zašle Excel pouze s účty a dimenzemi, za které odpovídají a oni Excel vyplní.

TIP: I při tvorbě rozpočtu v Excelu je doporučeno si jednu buňku nejdříve vyplnit v BC. Po vyexportování tato vyplněná buňka ukazuje formát, v jakém se má rozpočet pro jeden účet v Excelu vyplňovat.

Pokud jsou v Excelu zahrnuty sloupce reprezentující dimenze, tak uživatel si nemusí hodnoty dimenzí pamatovat. Pokud klikne do dané buňky, tak Excel zobrazí možné hodnoty.

Jakmile je Excel importován zpět, tak to je možné přes Rozpočet → Import z aplikace Excel.

Při samotném importu je potřeba zvolit Popis. Tento popis je poté vložen do položek rozpočtu. Je tedy vhodné například do popisu uvést jméno osoby, která danou část rozpočtu sestavovala a datum importu.

Dále import nabízí dvě možnosti:

Nahradit položky - systém nejdříve smaže položky rozpočtu, které jsou finanční účty a dimenze, které jsou zahrnuty v Excelu (ostatní položky rozpočtu zachová), a poté vloží položky z Excelu
Přidat položky - systém stávající položky rozpočtu nechá nezměněny a pouze naimportuje položky z Excelu

Kopie rozpočtu

Pokud se nejedná o sestavování prvního rozpočtu v rámci dané BC společnosti, tak je možné využít kopie již existujícího rozpočtu. Kopie rozpočtu je možné pomocí Rozpočet → Kopie rozpočtu.

Při kopie je potřeba uvést rozpočet, ze kterého kopírujeme položky a rozpočet, do kterého položky chceme nakopírovat. Dále je potřeba kopírované položky omezit datovým intervalem. Kopírované položky je možné vynásobit číslem uvedeným v poli Faktor úpravy, což lze využít například při sestavování rozpočtu dle rozpočtu z předchozího období vynásobeného inflací. Pokud jsou kopírovány položky z rozpočtu pro 2021 do rozpočtu pro 2022, tak je potřeba dané položky posunout o +1R. Toto posunutí je možné v poli Vzorec změny data.

Mimo kopírování položek jiného rozpočtu tato funkcionalita nabízí kopii věcných položek = skutečně realizovaných transakcí za zvolené období. Toto je využíváno zejména v případech, kdy na začátku fiskálního roku je sestaven jeden rozpočet a ten je poté například každý měsíc upravován způsobem, že pro již známé měsíce se naimportuje do rozpočtu skutečnost a pro budoucí měsíce se naimportují položky jiného rozpočtu, které jsou dále upravovány na základě nově známých skutečností. Tento přístup umožňuje v průběhu roku zpřesňovat původně stanovený odhad a plánovat přesněji.