Tento dokument slouží jako návod, jak postupovat, byla-li platba z bankovního výpisu napárovaná na špatného nájemníka nebo chybně na finanční účet.
Přesunutí platby na jiného nájemníka
Jestliže platba z výpisu byla napárovaná na špatného nájemníka, tak tuto platbu je možné přesunout na jiného nájemníka z karty nájemníka v sekci Přijaté platby a dobropisy. Přesun platby se vždy provádí z karty nájemníka, kterému je platba v systému aktuálně přiřazena.
Pokud platba vyrovnává některou ze zaúčtovaných pohledávek nájemníka je potřeba nejdříve tuto vazbu odpárovat. To lze z karty nájemníka v sekci Přijaté platby a dobropisy. V dané sekci je potřeba vybrat chybně napárovanou platbu a pomocí Spravovat → Zrušit vyrovnání položek je možné zrušit aktuální vyrovnání se zaúčtovanou pohledávkou.
Po zvolení výše vyznačené akce systém zobrazí okno, kde shrnuje, které položky budou zrušeny. Akci je potřeba potvrdit pomocí akce Zrušit vyrovnání.
Jakmile jsou všechna vyrovnání pro danou platbu zrušena, tak její zůstatek je roven celkové částce platby a je možné ji přesunout na jiného nájemníka. K tomu slouží akce Přesun platby na jiného zákazníka dostupná v sekci Přijaté platby a dobropisy na kartě nájemníka. Před samotným spuštěním akce je potřeba v seznamu přijatých plateb vybrat tu, kterou je potřeba přesunout.
Po zvolení akce se objeví okno, kde je nutné zvolit nájemníka, na kterého bude vybraná platba přesunuta. Výběr nájemníka je možný pomocí třech teček, které otevřou seznam nájemníků.
Akci je potřeba potvrdit tlačítkem OK a platba bude na zvoleného nájemníka přesunuta a může být poté napárovaná na některou z jeho zaúčtovaných pohledávek.
Přesunutí platby na nájemníka z finančního účtu
Pokud byla platba z výpisu chybně napárovaná na finanční účet, tak oprava je možná v rámci deníku plateb. Deníky plateb lze vyhledat pomocí vyhledávací lupy nebo si je lze přidat do Role Centra.
Poté je potřeba zvolit list deníku plateb. Pro přesuny platby z finančního účtu lze využít PLATODCH nebo PLATPRI dle charakteru platby = zdali se jednalo o příchozí nebo odchozí platbu.
V řádku deníku je potřeba vyplnit následující pole:
Zúčtovací datum - datem transakce z výpisu
Datum DPH - datem transakce z výpisu
Typ dokladu = Platby/Refundace
dle povahy transakce, jestli nájemník platil určitou pohledávku nebo mu bylo něco refundováno (=vraceno)
Číslo dokladu = Číslo výpisu
Typ účtu = Finanční účet
Číslo účtu = Číslo finančního účtu, kam byla platby chybně napárovaná
Poté je možné vyrovnat položku z nastaveného finančního účtu pomocí Akce → Funkce → Vyrovnat položky
Po zvolení akce se otevře seznam otevřených položek daného finančního účtu a pro chybně napárovanou transakci je potřeba nastavit ID vyrovnání. Transakce bude mít zúčtovací datum jako bylo na výpise a stejnou částku ovšem s opačným znaménkem.
Systém po potvrzení (pomocí tlačítka OK) nastaveného vyrovnání do řádku deníku doplní částku. Částka opět bude mít opačné znaménko než měla vybraná transakce, protože tento řádek má danou transakci vyrovnat.
Jako další krok je potřeba vyplnit tato pole v řádku deníku:
Popis = lze zkopírovat popis z řádku bankovního výpisu nebo vložit vlastní popis
Typ protiúčtu = Zákazník
Číslo protiúčtu = číslo daného nájemníka
Do pole Číslo proti účtu je možné vepsat jméno nebo příjmení nájemníka a systém začne nabízet jen relevantní nájemníky.
Před zaúčtováním řádku deníku je doporučeno řádek ještě zkontrolovat. Zejména číslo nájemníka, na kterého je platba/refundace převáděna, částka, popis a Kód měny. Pokud kód měny v řádku deníku je prázdný, tak transakce bude zaúčtována v lokální měně (CZK). Pokud má transakce být v jiné měně, tak je potřeba tuto měnu do pole Kód měny vyplnit.
Takto nastavený řádek deníku je možné zaúčtovat pomocí Účtování/Tisk → Účtovat.
Před samotným účtováním lze spustit i Náhled účtování (viz print screen výše). Náhled účtování zobrazí případné chyby, proč by ostré účtování nebylo možné a zobrazí položky, které by byly skutečně v systému zaúčtovány.