Základní informace
Tento dokument slouží jako manuál, jak párovat transakce z bankovního výpisu na pohledávky nájemníků.
Potřebná nastavení
Pro import bankovních je potřeba mít vytvořené příslušné bankovní účty v Business Central a k nim nastavený formát importu dat. Mimo importní formát je potřeba určit číselnou řadu bankovního výpisu.
Dále je potřeba nastavit, do jakých polí se má přenášet VS, jestli se má automaticky po importu výpisu spustit automatické vyrovnání a kódy pravidel vyrovnání včetně textového mapování účtů.
V případě potřeby založení nového bankovního účtu vždy kontaktujte On Point s informacemi o daném účtu + zaslaným výpisem. Výpis by ideálně měl obsahovat co nejvíce různorodých transakcí pro otestování správného importu.
Preferovaný importní formát je XML, případně csv. Ostatní formáty jsou také podporované. S výpisem nám ideálně zašlete i jeho pdf formát pro naši snadnější kontrolu, kam které pole výpisu mapovat v systému.
Popis funkcionality
Importované ale ještě nezpracované bankovní výpisy pro všechny účty lze najít z Role centra v sekci Finance → Deník odsouhlasení plateb. Případně v Role centru v sekci s dlaždicemi je dlaždice Nezpracované bankovní výpisy.
Bankovní výpisy některých účtů jsou do Business Central stahovány automaticky, jiné je potřeba importovat manuálně dle postupu zde: Manuální import bankovních transakcí
Párování bankovního výpisu
Po rozkliknutí Nezpracovaných výpisů se otevře seznam všech výpisů, které ještě nebyly zaúčtovány. Ze seznamu je potřeba si otevřít výpis, který je potřeba zpracovat.
Po otevření výpisu, je potřeba spustit pomocí Proces → Vyrovnat automaticky automatické vyrovnání.
Tento krok je možné přeskočit, pokud automatické vyrovnání je na daném bankovním účto zaškrtnuto, protože v tomto případě systém tuto akci spustí sám po importu výpisu.
Po manuálním spuštění akce se objeví informační hláška, kolik řádku z výpisu se systému povedlo napárovat automaticky. Tyto transakce lze rozpoznat pomocí sloupce Spolehlivost párování. Pokud ve sloupci je hodnota Nízká, Střední nebo Vysoká, tak se jedná o řádek, který byl napárován systémem.
Manuální vyrovnání
Pokud po automatickém vyrovnání v některém řádku zůstala spolehlivost párování = žádná, tak tyto řádky je potřeba napárovat manuálně.
Pokud se jedná o platbu, která není od nájemníka či poslaná nájemníkovi (např. poplatky, platby dodavatelům), tak je potřeba v daném řádku nastavit Typ účtu = Finanční účet a číslo účtu je potřeba zvolit jako bankovní účet, pro který je daný výpis. Číslo bude začínat 221 a dále správný účet je potřeba vybrat dle popisu účtu. Po vyplnění obou polí se spolehlivost párování změní na Ruční.
Pokud se jedná o platbu, která patří některému z nájemníků, tak je potřeba v poli Typ účtu nastavit zákazník a číslo účtu vyplnit číslem daného nájemníka. Poté je potřeba kliknout na Ruční vyrovnání → Vyrovnat ručně.
Po zvolení této akce se otevře okno s otevřenými položkami všech zákazníků. Pro lepší orientaci je doporučeno použít Filtry → Otevřené položky související strany, což vyfiltruje pouze otevřené položky zákazníka, který by zvolen na řádku výpisu.
Následně je potřeba určit, na kterou položku chceme platbu napárovat. Vyrovnávat položky je potřeba chronologicky dle data splatnosti od nejstarší. Případně je možné platbu napárovat na více položek nebo ji nechat jen přiřazenou nájemníkovi bez párování na pohledávku. V tomto případě by platba byla připsána nájemníkovi a měla by zůstatek, který by bylo možné v budoucnu napárovat na vzniklou pohledávku.
Výběr je poté potřeba potvrdit přes Proces → Akceptovat vyrovnání.
Řádek ve výpise má následně spolehlivost párování = Přijato
Aby systém byl schopný v dalším výpise transakci od daného nájemníka rozpoznat, tak je možné si pro příslušný řádek ve výpise nastavit Mapování textu na účet pomocí Ruční vyrovnání → Mapování textu na účet.
V okně, které se objeví, je možné nastavit, že text transakce (příslušně je možné text upravit → třeba určitou část smazat) patří konkrétnímu zákazníkovi. Jakákoliv transakce v budoucnu obsahující nastavený text poté bude napárovaná zvolenému zákazníkovi.
Kontrola automatického párování
Automaticky napárované platby systémem je potřeba zkontrolovat. Pokud se na první pohled jeví, že napárovaní je na správného nájemníka, tak je potřeba vybrat daný řádek výpisu a zvolit Ruční vyrovnání → Vyrovnat ručně.
Poté je vhodné si vyfiltrovat otevřené položky související strany pro lepší přehlednost.
Pokud je napárování v pořádku, tak je možné vyrovnání akceptovat přes Proces → Akceptovat vyrovnání. V opačném případě je vyrovnat správné položky (například s dřívějším datem splatnosti) a až poté akceptovat vyrovnání.
Po akceptování se spolehlivost párování v daném řádku opět změní na přijato.
Pokud systém napáruje některou transakci na špatného nájemníka, tak je potřeba nejdříve odstranit vyrovnání přes Přezkoumání → Odstranit vyrovnání, a až poté je možné vyrovnat transakci na jiného nájemníka případně finanční účet. Toto platí i pro chybu při manuálním vyrovnání.
Ve většině výpisů jsou záporné transakce (odchozí transakce) párovány na finanční účet daného bankovního účtu, protože nás z pohledu modulu správy nemovitostí zajímají zejména příchozí platby. Odchozí platby je potřeba párovat na nájemníka pouze v případě vrácení kauce. Tyto případy by měl systém napárovat automaticky, pokud u odchozí platby je správně vyplněn bankovní účet příjemce a VS.
Účtování výpisu
Jakmile všechny řádky ve výpise mají ve sloupci Spolehlivost vyrovnání hodnotu Ruční či přijato, tak výpis je připraven k zaúčtování pomocí Účtování → Účtování plateb a odsouhlasení bankovního účtu.
Po zvolení této akce se ukáže souhrnná statistika, kolik bylo saldo daného účtu před tímto výpisem, jaké je saldo samotného, a jaké bude saldo účtu po zaúčtování výpisu. Statistiku je potřeba potvrdit a výpis bude zaúčtován.
Již zaúčtované bankovní výpisy je možné si zobrazit z Role centra v sekci Finance → Účtované odsouhlasení plateb.
