...
Pokud daný nájemník má na své kartě v BC zaškrtlé pole “Odesílat emailové notifikace”, tak bude o vytvoření nového dodatku automaticky informován emailem. Toto platí pro všechny dodatky založené v BC.
Započtení kauce oproti dluhu
Jestliže vrácení kauce bylo zamítnuto, tak je potřeba v systému nejdříve manuálně vytvořit fakturu pro daného nájemníka, která bude reprezentovat vzniklý dluh, na který budou peníze z kauce využity. Fakturu je možné vytvořit v otevřených pohledávkách.
...
V záložce obecné je potřeba vyplnit tato pole:
číslo zákazníka - určuje jakému nájemníkovi dluh vznikl
Text položky - tento text vidí i nájemník v portále u dané pohledávky
Datum splatnosti - s ohledem na toto datum začne systém i nájemníka upozorňovat v případě, že platba není uhrazena včas
Kód komplexu
Číslo jednotky
Případně i číslo lůžka
Variabilní symbol
Číslo smlouvy
...
V sekci řádky je potřeba vyplnit:
Typ = Zboží
Číslo - je potřeba vybrat správné “zboží”, které bude ve faktuře
Množství
Jednotková cena
...
Jakmile je faktura hotová, tak je potřeba ji zaúčtovat.
Případně systém ji zaúčtuje 1. den v měsíci, kdy je její splatnost.
...
Vyrovnání položek
Pro správné vyrovnání položek je potřeba si otevřít kartu příslušného nájemníka. V sekci Zaúčtované pohledávky je pohledávka pro kauci, která je uhrazena původní platbou. Platbu je potřeba z kauce odpárovat. To lze následujícími kroky.
...
Poté je potřeba platbu napárovat na fakturu reprezentující dluh. To lze posloupností těchto kroků.
...
V okně, které se objeví je nutné vybrat pohledávku/pohledávky, které chceme platbou z předchozího kroku uhradit.
...
A poté vyrovnání zaúčtovat.
...
Zůstatek na platbě a dluhu tedy bude 0. Kauci do 0 vyrovnáme manuálně vytvořeným dobropisem.
...
Schválení vrácení kauce
Schválení vrácení kauce je opět možné provést pomocí akce, která je na kartě smlouvy v sekci Proces → Schválení vrácení jistoty.
...
Řádky deníku jsou účtovány automaticky systémem. Každou noc systém prochází existující řádky příslušného deníku a zaúčtuje ty, jejichž zúčtovací datum je rovno aktuálnímu datuexistující řádky deníky.
Dále je také zaslán email ohledně schválení vrácení kauce na email, který je nastavený v Informacích o společnosti (viz Potřebná nastavení).
Napárování položek zákazníka
Jakmile je řádek deníku plateb zaúčtován, tak vznikne položka typu Dobropis pro příslušného nájemníka.
V Na jeho položkách kartě je potřeba najít příslušnou kauci a odpárovat na ni napárovanou platbu (viz sekce Započtení kauce oproti dluhu → vyrovnání položek).
Následně je možné napárovat již vytvořený dobropis na kauci.
Pokud se jednalo pouze o částečné vrácení (např. kauce byla v celkové výši 15 000 a vráceno mu bylo 10 000), tak po napárování dobropisu na kauci bude zůstatek kauce 5 000. Tento zůstatek je potřeba vyrovnat původní platbou, která byla na kauci napárovanámanuálně vytvořeným dobropisem.
Na původní platbě také bude zůstatek 5 000, protože platba byla v původní výši 15 000 a refundace bude ve výši 10 000. Pro zbylých 5 000 je potřeba manuálně vytvořit fakturu pro daného nájemníka, která reprezentuje dluh, který byl uhrazen částí kauce (viz kapitola Započtení kauce oproti dluhu). Tuto fakturu je poté možné vyrovnat zůstatkem na platbě.
Následně po nahrání bankovního výpisu do BC je potřeba zaúčtovat příslušnou odchozí platbu a napárovat ji na platbu, která byla jako původně napárovaná na kauci. Tím zůstatek všech položek bude 0.