Základní informace
Tento dokument jednak popisuje, jak a kdy je možné v systému požádat o vrácení kauce, a také je zde popsáno, jak je možné žádost schválit či zamítnout.
Potřebná nastavení
Aby výše zmíněné akce fungovaly zcela správně, je nutné v nastavení komplexu uvést tiskové sestavy pro:
Žádost o vrácení kauce
Schválení vrácení jistoty
Zamítnutí vrácení jistoty
Dále je potřeba v Informacích o společnosti nastavit email účetních. Na tento email se posílají informace o schválených kaucích, aby účetní věděly, komu mají peníze zaslat, s jakými údaji a kdy.
Toto nastavení emailu může zůstat prázdné. V tomto případě ovšem nikdo nebude emailem notifikován ohledně schválení vrácení kauce.
Popis funkcionality
Tato sekce se postupně věnuje tomu, jak je možné požádat o vrácení kauce a dále, jak je možné tuto žádost schválit nebo zamítnout.
Žádost o vrácení kauce
Žádat o kauce lze pouze u smluv, které splní všechny tyto podmínky:
Aktuální (dnešní) datum je větší než datum platnosti smlouvy nebo jejího posledního prodloužení = lze žádat o vrácení kauce pouze u smluv, jejichž platnost již skončila
U dané smlouvy nebylo ještě o vrácení kauce požádáno = u každé smlouvy lze žádat pouze jednou o vrácení kauce
Požádat o vrácení kauce může nájemník přímo z portálu.
Aby mohl o vrácení nájemník sám požádat, tak musí mít přístup do portálu i po skončení jeho nájemní smlouvy.
Stejná akce je dostupná i v BC, pokud by si nájemník neuměl sám požádat o vrácení kauce nebo portál nevyužívá. Tato akce je dostupná na kartě smlouvy přes Proces → Žádost o vrácení jistoty.
Pokud není některá z výše uvedených podmínek splněna, tak systém na to upozorní chybovou hláškou.
V opačném případě je u dané smlouvy založen dodatek “Žádost o vrácení kauce”.
Pro lepší přehled makléře existuje v Role Centru dlaždice “Žádosti o vrácení kauce”. Tato dlaždice zobrazuje počet již založených žádostí, které ještě nebyly vyřízeny (= k dané smlouvě neexistuje dodatek zamítnutí vrácení jistoty nebo její schválení).
Po rozkliknutí dlaždice je možné si zobrazit více detailní informace a zjistit například, ke kterým smlouvám tyto žádosti byly založeny.
Pokud byl tento dodatek založen makléřem přes BC, tak v rámci dodatku je vyplněn bankovní účet, ze kterého nájemník platil nájmy, respektive tento účet uvedl v portále, že z něj platit bude.
V portále má nájemník možnost během akce “Požádat o vrácení kauce” změnit číslo bankovního účtu, IBAN a SWIFT dle toho, kam si přeje, aby mu peníze byly vráceny.
Bankovní údaje, kam má platba být vrácena lze v BC zjistit na kartě příslušného dodatku.
Pokud by bylo potřeba změnit tyto údaje, tak stačí kliknout do jednoho z výše vyznačených polí a otevře se karta příslušného účtu. Na této kartě lze přepsat číslo bankovního účtu, IBAN i SWIFT. Změna se promítne i do dodatku.
Zamítnutí vrácení kauce
Pokud žádosti o vrácení kauce nebude z určitého důvodu vyhověno, tak akce pro zamítnutí je dostupná opět z karty smlouvy přes Proces → Zamítnutí vrácení jistoty.
Zamítnou žádost o vrácení jistoty lze pouze u smluv, které splňují všechny tyto podmínky:
U smlouvy existuje dodatek “Žádost o vrácení kauce”
U smlouvy neexistuje dodatek “Zamítnutí vrácení jistoty” ani dodatek “Schválení vrácení kauce”
Pokud některá z těchto podmínek není splněna, tak systém na to upozorní chybovou hláškou.
V opačném případě je u smlouvy vytvořen dodatek “Zamítnutí vrácení jistoty”.
Pokud daný nájemník má na své kartě v BC zaškrtlé pole “Odesílat emailové notifikace”, tak bude o vytvoření nového dodatku automaticky informován emailem. Toto platí pro všechny dodatky založené v BC.
Schválení vrácení kauce
Schválení vrácení kauce je opět možné provést pomocí akce, která je na kartě smlouvy v sekci Proces → Schválení vrácení jistoty.
Tuto akci je možné spustit pouze v případě, že k příslušné smlouvě již byl založen dodatek “Žádost o vrácení kauce”.
Lze tedy například schválit vrácení kauce vícekrát (pokud by například částka v prvním schválení nebyla správná) nebo lze schválit vrácení i po předchozím zamítnutí. V těchto případech se ovšem systém uživatele zeptá, jestli si i přes tuto skutečnost přeje pokračovat.
Pokud uživatel opravdu chce vrácení kauce schválit, tak poté musí vyplnit výši, kauce, kterou chce nájemníkovi vrátit a datum splatnosti. Obě pole jsou modifikovatelná.
Výše kauce je automaticky vyplněna ve výší 100 % kauce pro danou smlouvu. Splatnost kauce je automaticky vyplněna aktuálním datem + 14 dní.
Po potvrzení akce je jednak u smlouvy založen dodatek “Schválení vrácení jistoty”.
Dále v deníku plateb je založen záznam s datem splatnosti a v celkové výši, kterou uživatel během akce potvrdil. Mimo to je v deníku vyplněno:
Číslo externího dokladu - odpovídá číslu smlouvy
Platební reference - odpovídá variabilnímu symbolu
Bankovní účet příjemce - odkazuje na účet nájemníka, kam má být platba vrácena
Řádky deníku jsou účtovány automaticky systémem. Každou noc systém prochází existující řádky příslušného deníku a zaúčtuje ty, jejichž zúčtovací datum je rovno aktuálnímu datu.
Dále je také zaslán email ohledně schválení vrácení kauce na email, který je nastavený v Informacích o společnosti (viz Potřebná nastavení).
Napárování položek zákazníka
Jakmile je řádek deníku plateb zaúčtován, tak vznikne položka typu Dobropis pro příslušného nájemníka.
V jeho položkách je potřeba najít příslušnou kauci a odpárovat na ni napárovanou platbu.
Následně je možné napárovat vytvořený dobropis.
Pokud se jednalo pouze o částečné vrácení (např. kauce byla v celkové výši 15 000 a vráceno mu bylo 10 000), tak po napárování dobropisu na kauci bude zůstatek kauce 5 000. Tento zůstatek je potřeba vyrovnat původní platbou, která byla na kauci napárovaná.
Následně po nahrání bankovního výpisu do BC je potřeba zaúčtovat příslušnou odchozí platbu a napárovat ji na platbu, která byla jako původně napárovaná na kauci. Tím zůstatek všech položek bude 0.