...
Žádost o vrácení kauce
Schválení vrácení jistoty
Zamítnutí vrácení jistoty
...
Dále je potřeba v Informacích o společnosti na kartách kontaktů (=pronajímatelů) nastavit email účetních. Na tento email se posílají informace o schválených kaucích, aby účetní věděly, komu mají peníze zaslat, s jakými údaji a kdy.
...
Jestliže by byla schválena kauce u smlouvy, jejíž pronajímatel nemá vyplněný email účetních, tak systém pro notifikaci použije email účetních z Informací o společnosti.
...
Toto nastavení emailu může zůstat prázdné. V tomto případě ovšem Pokud ovšem není vyplněn email účetních ani na kartě kontaktu ani v informacích o společnosti, tak nikdo nebude emailem notifikován ohledně schválení vrácení kauce.
| Info |
|---|
V poli Email účetní, ať už na kartě kontaktu nebo v informacích o společnosti, lze uvést vícero emailových adres oddělených “;”. Notifikace ohledně schválené kauce je poté zaslána na všechny tyto emaily. |
Kauce je vždy v měně nájmu dané smlouvy. Na kartě každé měny, která je využívaná, je potřeba nastavit Deník vrácení jistoty. Po schválení vrácení jistoty se v rámci nastaveného deníku poté vytvoří řádek (po zaúčtovaní vznikne dobropis).
...
| Warning |
|---|
Pokud by nastavení chybělo, tak při schválení vrácení jistoty systém na tuto skutečnost upozorní chybovou hláškou. |
...
Popis funkcionality
Tato sekce se postupně věnuje tomu, jak je možné požádat o vrácení kauce a dále, jak je možné tuto žádost schválit nebo zamítnout.
...
Pokud daný nájemník má na své kartě v BC zaškrtlé pole “Odesílat emailové notifikace”, tak bude o vytvoření nového dodatku automaticky informován emailem. Toto platí pro všechny dodatky založené v BC.
Započtení kauce oproti dluhu
Jestliže vrácení kauce bylo zamítnuto, tak je potřeba v systému nejdříve manuálně vytvořit fakturu pro daného nájemníka, která bude reprezentovat vzniklý dluh, na který budou peníze z kauce využity. Fakturu je možné vytvořit v otevřených pohledávkách.
...
V záložce obecné je potřeba vyplnit tato pole:
číslo zákazníka - určuje jakému nájemníkovi dluh vznikl
Text položky - tento text vidí i nájemník v portále u dané pohledávky
Datum splatnosti - s ohledem na toto datum začne systém i nájemníka upozorňovat v případě, že platba není uhrazena včas
Kód komplexu
Číslo jednotky
Případně i číslo lůžka
Variabilní symbol
Číslo smlouvy
...
V sekci řádky je potřeba vyplnit:
Typ = Zboží
Číslo - je potřeba vybrat správné “zboží”, které bude ve faktuře
Množství
Jednotková cena
...
Jakmile je faktura hotová, tak je potřeba ji zaúčtovat.
Případně systém ji zaúčtuje 1. den v měsíci, kdy je její splatnost.
...
Vyrovnání položek
Pro správné vyrovnání položek je potřeba si otevřít kartu příslušného nájemníka. V sekci Zaúčtované pohledávky je pohledávka pro kauci, která je uhrazena původní platbou. Platbu je potřeba z kauce odpárovat. To lze následujícími kroky.
...
Poté je potřeba platbu napárovat na fakturu reprezentující dluh. To lze posloupností těchto kroků.
...
V okně, které se objeví je nutné vybrat pohledávku/pohledávky, které chceme platbou z předchozího kroku uhradit.
...
A poté vyrovnání zaúčtovat.
...
Zůstatek na platbě a dluhu tedy bude 0. Kauci do 0 vyrovnáme manuálně vytvořeným dobropisem.
...
| Info |
|---|
Pokud kauce byla v plné výši využita na úhradu dluhu, tak dobropis pro kauci lze vytvořit akcí Zrušit (viz print screen výše, kde je znázorněna akce na tvorbu dobropisu). |
Schválení vrácení kauce
Schválení vrácení kauce je opět možné provést pomocí akce, která je na kartě smlouvy v sekci Proces → Schválení vrácení jistoty.
...
Číslo externího dokladu - odpovídá číslu smlouvy
Popis - odpovídá popisu “Vrácení kauce + číslo smlouvy”
Platební reference - odpovídá variabilnímu symbolu
Bankovní účet příjemce - odkazuje na účet nájemníka, kam má být platba vrácena
Kód měny - vždy je stejná jako měna nájmu příslušné smlouvy (prázdná měna je tzv. lokální měna nastavená v Nastavení financí)
...
Řádky deníku jsou účtovány automaticky systémem. Každou noc systém prochází existující řádky příslušného deníku a zaúčtuje ty, jejichž zúčtovací datum je rovno aktuálnímu datuexistující řádky deníky.
Po zaúčtování je vytvořen danému nájemníkovi dobropis v částce schváleného vrácení kauce. V Role centru je dlaždice nenapárované dobropisy pro snadnější přehlednost, které dobropisy ještě mají určitý zůstatek a lze je tedy napárovat na některou z pohledávek.
Dále je také zaslán email ohledně schválení vrácení kauce na email, který je nastavený v Informacích o společnosti (viz Potřebná nastavení).
Napárování položek zákazníka
Jakmile je řádek deníku plateb zaúčtován, tak vznikne položka typu Dobropis pro příslušného nájemníka.
V Na jeho položkách kartě je potřeba najít příslušnou kauci a odpárovat na ni napárovanou platbu (viz sekce Započtení kauce oproti dluhu → vyrovnání položek).
Následně je možné napárovat již vytvořený dobropis na kauci.
Pokud se jednalo pouze o částečné vrácení (např. kauce byla v celkové výši 15 000 a vráceno mu bylo 10 000), tak po napárování dobropisu na kauci bude zůstatek kauce 5 000. Tento zůstatek je potřeba vyrovnat původní platbou, která byla na kauci napárovanánejdříve je potřeba vytvořit manuální dobropis na zbývající část (v našem případě 5 000). Manuální dobropis je možné vytvořit z karty nájemníka v sekci Zaúčtované pohledávky pomocí Spravovat → Vytvořit opravný dobropis.
Po spuštění této akce se vytvoří dobropis, ve kterém je potřeba v řádku upravit částku na zbývající část (v našem příkladě 5 000). Poté je nutné dobropis zaúčtovat. Po zaúčtování bude dobropis automaticky napárován na kauci. Poslední krok je napárování dobropisu v hodnotě 10 000, který systém vytvořil při schválení vrácení kauce. Tím bude kauce vyrovnána do 0.
Na původní platbě bude zůstatek 5 000, protože platba byla v původní výši 15 000 a refundace bude ve výši 10 000. Pro zbylých 5 000 je potřeba manuálně vytvořit fakturu pro daného nájemníka, která reprezentuje dluh, který byl uhrazen částí kauce (viz kapitola Započtení kauce oproti dluhu). Tuto fakturu je poté možné vyrovnat zůstatkem na platbě.
Následně po nahrání bankovního výpisu do BC je potřeba zaúčtovat příslušnou odchozí platbu a napárovat ji na platbu, která byla jako původně napárovaná na kauci. Tím zůstatek všech položek bude 0.