Základní informace
Tato dokumentace popisuje, jak se v rámci Business Central vytváří fakturační podklady. Tento proces bude modelován na projektu číslem 999-DEMO, kde níže je zobrazena karta toho projektu.
...
Řádky plánování projektu
Pokud chceme zaznamenat
...
řádky plánování projektu, které tvoří fakturační podklady, máme
...
tři způsoby jak na to:
kliknutím na kalkulované pole jedné z úloh projektu (modré pole). Pole “Počáteční datum” a “Koncové datum” zobrazí všechny podklady dané úlohy, pole s částkami pak pouze ty řádky, které ovlivňují daný sloupec
...
zobrazit fakturační podklady pro konkrétní úlohu projektu pomocí ikony s trojtečkou → řádky plánování projektu
tento způsob
...
vytřídí pouze podklady týkající se pouze konkrétní úlohy projektu
jsou zobrazeny jak nevyfakturované, tak vyfakturované
...
zobrazit přes
...
hlavní panel na kartě projekt → řádky plánování projektu
tento způsob
...
zobrazí podklady pro všechny úlohy daného projektu
jsou zobrazeny jak nevyfakturované, tak vyfakturované
...
Tvorba nového fakturačního podkladu
Po přesměrování na řádky plánování projektu klikneme na ikonu
...
+Nový,
...
případně klikneme do prázdného řádku.
...
| Info |
|---|
TIP - klávesa F8 zkopíruje hodnotu z řádku nad aktuálně označeným. Více klávesových zkratek najdete v dokumentaci On Pointu s názvem “Klávesové zkratky” |
Začneme s vyplněním:
...
číslo úlohy projektu
...
typ řádku je přednastavený na Fakturovatelné
...
Typ řádku je po vytvoření alespoň jednoho řádku plněn automaticky z nastavení “Typ úlohy projektu” z Úloh projektu
Fakturovatelné - podklad k fakturaci, ze kterého tvoříme faktury, tedy ten správný typ
Rozpočet - řádek ovlivňující pouze rozpočet
Plán i fakturovatelné - prozatím nevyužíváme
Datum plánování - datum, kdy je zadán fakturační doklad a musí spadat do fakturačního období
...
typ - Finanční účet
...
. Tedy pokud chci, aby se fakturační podklad objevil na faktuře s DUZP v únoru, který zadávám v březnu, toto datum může být kdykoliv v rozmezí 01.02. - 28.02.
Typ - Finanční účet případně zboží, pokud chceme fakturovat konkrétní zboží ze skladu
Číslo - číslo účtu vybereme podle dané služby, kterou chceme fakturovat
...
popis hlavičky - zadáme text, který chceme vidět na prodejní faktuře
...
, rozeznáváme tyto finanční účty:
Zde můžeme v případě volby zboží v předchozím sloupci samozřejmě vybrat ze seznamu zboží.
Popis hlavičky - volitelné pole, které je uvedeno v hlavičce prodejní faktury, např. “Za servisní služby v období 01.02. - 28.02. vám fakturujeme”. Není třeba uvádět číslo smlouvy nebo objednávky, to je plněno na faktuře automaticky z pole “Číslo externího dokladu” vyplněného na projektu nebo úloze projektu
Popis - text, který zákazník uvidí v řádku prodejní faktury. Systémem je vložen název finančního účtu, ale je zde možnost tento řádek přepsat, např. “Servis 23/02 na projektu XXX”.
Množství - základní hodnota je 1, pokud se však rozhodneme na fakturu umístit počet hodin nebo MD, množství
...
jednotková cena
...
je nutné vyplnit reálnou hodnotou fakturovaných hodin nebo MD
Kód měrné jednotky - měrná jednotka, kterou zákazník uvidí na faktuře, např. hodina nebo MD
Jednotková cena - cena za jedno množství měrné jednotky, případně celá částka řádku prodejní faktury, nejsou-li měrné jednotky použité
Částka na řádku - vypočítá se z množství vynásobené jednotkovou cenou
...
Vydáno - toto pole zaškrtneme tehdy, když jsou podklady připraveny k fakturaci za konkrétní období
...
, pouze vydané podklady budou systémem brány v potaz při tvorbě prodejních faktur! Více níže.
Fakturovaná částka (LM) -
...
za pomoci tohoto pole jsme schopni určit, zda už byl tento fakturační podklad zaúčtován a zaslán zákazníkovi. Pokud je toto pole vyplněno, finance už vytvořili prodejní fakturu, kterou zaúčtovali a zaslali zákazníkovi
| Info |
|---|
V tomto oknu je možné kdykoliv upravovat dané řádky, dokud nejsou vydané a předány na finance |
...
Servisní podklady
...
. Jakmile je z fakturačního podkladu vytvořena prodejní faktura, stávají se částky řádku plánování needitovatelné. |
| Info |
|---|
TIP: Pokud je projekt členěn do úloh projektů a fakturační podklady v rámci jedné úlohy mají vždy stejný finanční účet nebo číslo zboží, tak tato data lze nastavit přímo v samotné úloze projektu a řádky plánování projektu v rámci dané úlohy tyto hodnoty dědí, což proces jejich tvorby urychluje a usnadňuje. V úlohám projektů lze takto nastavit i jiná pole jako například o jaký typ se jedná nebo kód časového rozlišení. |
...
Dimenze řádků plánování projektu
Jednotlivým řádkům plánování projektů lze přiřadit dimenze. Toto lze jednak přímo v samotném řádku plánování projektu nebo přes proklik Dimenze.
...
Pokud je žádoucí některou z dimenzí označit červenou hvězdičkou jako je to na obrázku výše, tak lze nastavit v seznamu dimenzí.
...
| Note |
|---|
Červená hvězdička uživatele upozorňuje na dané pole, aby mu byla věnována větší pozornost. Nejedná se ovšem o povinné pole. Řádek tedy lze založit i bez vyplnění označených dimenzí. Toto je z důvodu vyšší uživatelské přívětivosti. |
Časové rozlišení
Do řádků plánování projektu lze doplnit i časové rozlišení. Způsob je obdobný jako u řádků samotných faktur či dobropisů (více informací zde: Časové rozlišení).
Princip je takový, že do řádku plánování je možné vyplnit šablonu časového rozlišní. Po jejím vyplnění nebo při změně datumu plánování či částky systém vždy aktualizuje dané časové rozlišení.
Kdykoliv dojde v řádku plánování projektu ke změně šablony časového rozlišení, ke změně částky (ať už úpravou množství nebo jednotkové ceny) nebo k úpravě datumu, tak systém vždy přepočítá plán časového rozlišení dle nastavení příslušné šablony.
Proto je doporučeno aktuální časové rozlišení kontrolovat a případně manuálně upravovat, až když je řádek plánování projektu plně a správně nastaven.
Aktuálně platné rozlišení pro daný řádek si lze zobrazit přes 3 tečky v příslušném poli.
...
Časové rozlišení lze manuálně také upravit obdobně jako v dokladech.
| Warning |
|---|
Časové rozlišení lze vyplnit v řádku plánování projektu pouze v případě, že je vyplněna pouze Částka na řádku nebo Náklady celkem. Pokud jsou vyplněny obě tyto částky, tak ty nelze časově rozlišit, jelikož šablonu rozlišení lze do řádku nastavit pouze jednu. V tomto případě by tedy bylo potřeba založit dva řádky plánování a ty rozlišit dle odpovídajících šablon. |
Po vytvoření faktury z projektu příslušný řádek časové rozlišení zdědí a i v samotné faktuře je možné časové rozlišení před zaúčtováním upravit.
| Note |
|---|
Pokud dojde k úpravě časového rozlišení až v samotné vytvořené faktuře, tak hrozí nekonzistence dat, pokud časové rozlišení nebude manuálně upraveno uživatelem i v odpovídajícím řádku plánování projektu. |
Zadávání řádkových slev
Pokud chceme zadat řádkovou slevu na konkrétní řádek plánování projektu, stačí vyplnit číslo do sloupce Řádková sleva. Jednotka tohoto sloupce je v procentech, které ale nemusíme vyplňovat. Výsledná částka se po vyplnění řádkové slevy bude nacházet ve sloupci Částka na řádku. Protože jsou tyto sloupce tzv. kalkulovaná pole, nemusíme nic počítat ručně, stačí jen zadat výši slevy.
...
Fakturace balíčků
Pozor, tato funkcionalita nemusí být v rámci systému dostupná, nejedná se o standardní řešení. Pokud chybí, kontaktujte prosím svého konzultanta.
V řádcích plánování projektů je v rámci rozšíření fakturace balíčků přidáno pole “Popis balíčku”.
Řádky plánování projektu, které jsou zahrnuty do faktury a nesou stejný popis balíčku se tisknou v rámci jednoho řádku v celkové částce.
Pokud v jednom balíčku je více řádků s rozdílnými sazbami DPH, tak tisk balíček rozloží do více řádku právě po DPH sazbách.
Řádky, které mají popis balíčku prázdný, se tisknou vždy samostatně.
Měrná jednotka řádků reprezentující balíček je vždy prázdná. Číslo v prvním sloupci také. Sleva balíčku se také netiskne. Procentuální sleva se tiskne pouze v případě, že všechny sloučené řádky mají stejnou procentuální slevu. Jestliže určitý řádek obsahoval slevu, tak tato sleva se promítne v ceně balíčku, jelikož částka byla o slevu ponížena.
| Info |
|---|
Pokud by faktura byla opravena akcí Storno/Opravit/Vytvořit opravný dobropis, tak Popis balíčku je do jednotlivých řádků přenesen a tisk řádků dobropisu probíhá analogicky jako u faktury. |
Opakující se fakturační podklady
Pro vytváření pravidelných fakturačních podkladů (např. pro servis) jsme vyvinuli funkci, která umožňuje kopírovat řádky plánování projektu podle zadané periody. Tuto funkci najdeme v řádcích plánování projektu na horním panelu po rozkliknutí tlačítka Proces → Kopírovat řádky
...
Po stisku této funkce nás systém vyzve k zadání periody (1D - den, 1T = 1 týden, 2M = 2 měsíce, 3R = 3 roky) a do jakého data chceme řádky vytvořit.
...
Vydání fakturačního podkladu
...
Více o datech v dokumentaci “Řazení, filtrování a vyhledávání dat v BC” nebo zde Zadávání dat a časů v Business Central - Business Central | Microsoft Learn.
...
Po stisknutí OK vytvoří systém množinu řádků, přičemž hodnoty zkopíruje ze zdrojového řádku a “Datum plánování” postupně zvyšuje zadanou periodou.
...
| Info |
|---|
Uvedenou akcí jsou kopírovaná všechna pole zdrojového řádku včetně dimenzí, časového rozlišení, popisu, částek, množství, popisu balíčku… Pokud tedy popis obsahoval i období je možné, že bude potřeba toto pole nebo jiné mírně manuálně upravit. |
Přiložení příloh k podkladům
K jednotlivým fakturačním podkladům je možné nahrát přílohy, které mohou obsahovat např. výkaz práce,…
Po kliknutí na ikonu “i” vpravo nahoře, se nám
...
zobrazí možnost vložit přílohu nějakého dokumentu.
...
| Info |
|---|
Všechny přiložené přílohy, které jsou vloženy k fakturačním podkladům |
...
jsou přeneseny do prodejní faktury z nich vytvořené a zaslané zákazníkovi společně s PDF faktury. |
Add-in “Attachment viewer” umí zobrazovat PDF přílohy, ve kterých se lze pohybovat za pomoct Ctrl + kolečka myši. Nezobrazí však náhled TXT nebo XLS souboru. Pro zobrazení tohoto typu přílohy je nutné přílohu stáhnout.
...
U příloh s nepodporovaným náhledem vidíme pouze název souboru a jeho velikost. Přílohu můžeme stáhnout a zkontrolovat správnost obsahu.
...
Vydání fakturačního podkladu
Pokud jsme již spokojeni s fakturačními podklady, tak zaškrtneme políčko Vydáno u všech řádků, které chceme fakturovat. Po vytvoření faktury ze strany financí se stávají řádky needitovatelnými.
Změna po vydání fakturačního podkladu - storno faktury
Pokud jsme zjistili, že jsme zadali např. špatnou částku v řádku plánování projektu, můžeme fakturační podklad upravit pouze tehdy, když není faktura ještě vytvořená nebo zaúčtovaná.
...
...
Pokud je faktura pouze vytvořená, ale ještě není zaúčtovaná a odeslaná ze systému, ve sloupci Fakturovaná částka je stále 0. Jelikož je již vytvořená prodejní faktura, kterou poznáme podle zašedlého checkboxu ve sloupci Vydáno, musíme kontaktovat Finance. Ti mohou
...
vytvořenou prodejní fakturu smazat a my můžeme upravit daný řádek, ve kterém jsme zadali chybné údaje.
...
Pokud je již ve sloupci Fakturovaná částka vyplněna jednotková cena, tak faktura je již zaúčtovaná.
...
Finance musí stornovat zaúčtovanou fakturu a informovat zákazníka (poslat dobropis). Vytvoří se opravné řádky plánování projektu, kde uvidíme částky s mínusem. Fakturační podklad je nutné zadat znovu s již správnými daty, vydat jej a následně kontaktovat znovu Finance, aby mohli fakturu znovu vytvořit a zaúčtovat.
...
| Note |
|---|
Fakturační podklady je tedy nutné vydat, až když jsme si jisti jejich správností. |
Jednotkové ceny a další slevy
V Kartě projektu můžeme najít záložku Ceny & slevy, kde můžeme nastavit jednotkové ceny a řádkové slevy. To nám může ulehčit práci při vytváření fakturačních podkladů.
Zadávání řádkových slev
Pokud chceme zadat řádkovou slevu na konkrétní řádek plánování projektu, stačí vyplnit číslo do sloupce Řádková sleva. Jednotka tohoto sloupce je v procentech, které ale nemusíme vyplňovat. Výsledná částka se po vyplnění řádkové slevy bude nacházet ve sloupci Částka na řádku. Protože jsou tyto sloupce tzv. kalkulovaná pole, nemusíme nic počítat ručně, stačí jen zadat výši slevy.
...
V záložce Finanční účet můžeme zadat pro jakýkoliv finanční účet jednotkovou cenu, řádkovou slevu a také pořizovací cenu. Po této operaci se nám v řádcích plánování projektu budou vyplňovat zadané údaje pro konkrétní účet.