Základní informace
Navazující smlouvu je možné vytvořit pro kteroukoliv platnou smlouvu v systému. To znamená, že platné smlouvy lze prodloužit dodatkem nebo vytvořit navazující smlouvu, což je potřeba zejména v případech, kdy smlouva již byla 1x prodloužena nebo mimo prodlužení smlouvy je potřeba upravit výši plateb za nájemné či služby nebo jiné údaje smlouvy.
Potřebná nastavení
V nastavení komplexu v sekci smlouvy je potřeba Nastavit tiskovou sestavu pro navazující smlouvu, která se může lišit od samotné smlouvy nebo může být i stejná.
Popis funkcionality
Tato sekce jednak popisuje, jak je možné navazující smlouvu v systému vytvořit a také, jak se s ní dále v systému pracuje.
Vytvoření navazující smlouvy
Navazující smlouvu je možné vytvořit z karty smlouvy, na kterou má navazující smlouva navazovat. Akce je dostupná v sekci Proces.
Pokud není vyplněno pole Navazující smlouva v Nastavení komplexu (viz Potřebná nastavení) nebo smlouva není ve stavu Platná, tak navazující smlouvu nelze vytvořit a systém na tuto skutečnost upozorní chybovou hláškou.
Pokud jsou obě výše popsané podmínky splněny, tak navazující smlouvu je možné vytvořit. Po spuštění akce se objeví formulář, který je stejný jako při přiřazení nájemníka na jednotku/lůžko.
Ve formuláři je Počátek nájmu automaticky vyplněn systémem dle vzorce: Konec smlouvy, ze které akce byla spuštěna (nebo konec jejího posledního prodloužení) + 1D.
Formulář se chová stejně jako při přiřazení nájemníka = kontroluje obsazenost dané jednotky/lůžka na zvolené období…
Pole jsou vyplněna hodnotami ze samotné jednotky/lůžka a ne předchozí smlouvy. Toto je z důvodu toho, že jednotka například byla pronajata za 15 000 Kč. Poté si makléř na kartě jednotky upravil nájem na 17 000, což značí, že novým zájemcům danou jednotku chce nabízet za 17 000. I při tvorbě navazující smlouvy tedy systém navrhne nový nájem v hodnotě 17 000. Pole jsou však editovatelná ve formuláři a uživatel je tedy může změnit.
Údaje vyplněné ve formuláři se po potvrzení přenesou do navazující smlouvy.
Při tvorbě navazující smlouvy je ve formuláři jedno pole navíc oproti formuláři pro přiřazení nájemníka na jednotku/lůžko. Tímto polem je pole “Zahrnout spolubydlící”.
Pokud je dané pole zaškrtlé, tak po vytvoření navazující smlouvy jsou k dané smlouvě přeneseni i spolubydlící, kteří měli uveden pobyt u předchozí smlouvy do jejího konce = pokud předchozí smlouva končila 31/12/2023 a spolubydlící A měl pobyt do tohoto data a spolubydlící B měl pobyt pouze do 30/12/2023, tak spolubydlící A bude k nové smlouvě přenesen a spolubydlící B ne.
Po úspěšném potvrzení formuláře se založí karta nové smlouvy. Na kartě předchozí smlouvy se v sekci Historie vyplní pole “Navazující smlouva”. Toto pole slouží i jako proklik na navazující smlouvu.
Na kartě navazující smlouvy je naopak vyplněno pole Předchozí smlouva, které opět slouží jako proklik.
I pro samotnou navazující smlouvu může být vytvořena další navazující smlouva a takto lze smlouvy řetězit.
Práce s navazující smlouvou
Navazující smlouva se v systému chová stejně jako smlouva původní. Což znamená, že ji lze prodloužit, vypovědět, schválit/zamítnout vrácení jistoty, lze ji upravit výši nájmu a služeb. K nalezení je stejně jako ostatní smlouvy v seznamu smluv.
Pokud v seznamu smluv je potřeba vyfiltrovat všechny smlouvy, které jsou navazující, tak to lze pomocí filtru “<>'': - různý od prázdný nad polem Předchozí smlouva. Tento filtr tedy vyhledá všechny smlouvy, které mají nějakou smlouvu jako předchozí a tedy jsou smlouvami navazujícími.
Daný filtr je možné si uložit jako jiné filtry v systému.
Smlouvu nájemník vidí v portále stejně jako smlouvu původní v sekci Smlouvy a může ji v portále podepsat. Tisková sestava navazující smlouvy má podobu, která je nastavena v Nastavení komplexu pro navazující smlouvy (viz Potřebná nastavení).
Po podepsání smlouvy jsou vytvořeny pohledávky pro danou smlouvy včetně pohledávky pro kauci. Pokud kauce byla převedena z předchozí smlouvy, tak je potřeba danou pohledávku manuálně smazat nebo upravit její částku na rozdíl výší obou kaucí.
Případně při tvorbě navazující smlouvy lze uvést kauci ve výši 0 nebo v částce rozdílu, který má nájemník doplatit a příslušná pohledávka je poté v dané částce vytvořena systémem.
Pokud dojde k vypovězení smlouvy, na kterou již jiná smlouva navazuje, tak navazující smlouvu je potřeba vypovědět samostatně, protože se jedná o samostatný smluvní vztah!
Pokud spustíte akci Prodloužit smlouvu a na danou smlouvu již jiná smlouva navazuje, tak systém vás upozorní na tuto skutečnost informační hláškou a lze si zvolit, jestli i tak si přejete pokračovat nebo ne.
Pokud navazující smlouva byla vytvořena pro nájemníka z ciziny nebo některý ze spolubydlících, kteří byly přeneseni k navazující smlouvě jsou cizinci a daný komplex má nastaveno nahlašovaní přes UbyPort, tak systém tuto navazující smlouvu na cizinecké policii nahlásí stejně jako nahlašuje prodloužení smluv.
Při prodloužení je na cizineckou policii zasláno, že nájemník je ubytován od data, které je rovné předchozímu konci nájmu a datum do je rovno datu do daného prodloužení. Jinými slovy se poslední den předchozího ubytování překrývá s prvním dnem následujícího prodloužení. Takto to cizinecká policie vyžaduje.
Do kdy má nájemník platnou smlouvu, a do jakého data je nahlášen na cizinecké polici lze nejsnadněji porovnat na kartě nájemníka v Sekci Bydlení & Smlouva.
Více o nahlašování nájemníků na cizinecké policii zde: Nahlašování cizinců na cizinecké policii