On-boarding nového zaměstnance
- Sebastián Benna
Základní informace
Tento dokument slouží k popisu založení nového zaměstnance v systému.
Potřebná nastavení
Je-li využíváno modulu personalistiky nad standardní BC funkcionality je potřeba nastavit Nastavení personalistiky.
Dále je potřeba nastavit typy pracovních smluv.
Některé údaje pro tisk se také nastavují v informacích o společnosti.
Popis funkcionality
Založení zaměstnance
Existuje více scénářů, jak může nový zaměstnanec být založen. První je, že zaměstnanec je založen v mzdovém systému (Pamica, Helios…) a při importu mzdového souboru je zaměstnanec v BC založen a je potřeba doplnit pouze informace, které mzdový soubor neobsahuje (datum narození…).
Pokud je potřeba zaměstnance v BC evidovat dříve než při prvním vyplacení mzdy, tak je potřeba ho založit manuálně v systému. To lze v sekci Zaměstnanci přes akci +Nový.
Na vytvořené kartě zaměstnance je potřeba vyplnit údaje dle potřeby.
Zejména se jedná o údaje potřebné pro vytisknutí potřebných dokumentů, pokud jsou personální dokumenty tisknuty z BC. Mezi tyto údaje se řadí:
Jméno a příjmení
Datum narození
Adresa trvalého bydliště
Další údaje mohou být doplněny manuálně dle potřeby:
Manažer
Kontaktní adresa
Nejvyšší dosažené vzdělání
Kontaktní údaje - firemní a osobní email, telefonní číslo
Číslo zaměstnance v BC musí být stejné jako v mzdovém systému pro zajištění korektního přenosu mzdového souboru mezi softwary.
Pokud je jedna z dimenzí zaměstnanec je potřeba novému zaměstnanci dimenzi založit a přiřadit. Toto lze přes Master entitu, je-li využívána nebo přímo v BC z karty zaměstnance přes Zaměstnanec → Dimenze.
Předání předmětů zaměstnanci
Pokud jsou zaměstnanci předány určité předměty a tyto předměty je potřeba evidovat, tak toto lze v rámci karty zaměstnance přes Související → Zaměstnanec → Informace o předmětech.
V předmětech je potřeba uvést, které předměty byly zaměstnanci předány, od jakého data a jaká byla jejich pořizovací cena, jsou-li tyto údaje sledovány.
Předávací protokol lze vytisknout přímo z karty zaměstnance přes Sestava → Dohoda o hmotné odpovědnosti.
Pokud není nastavena tisková sestava pro daný dokument v Nastavení personalistiky, tak systém na toto upozorní chybovou hláškou.
Založení pracovní smlouvy
Pracovní smlouvu je možné založit z karty zaměstnance přes Související → Zaměstnanec → Smlouvy.
Novou smlouvu lze založit přes +Nový.
Na kartě smlouvy je potřeba vyplnit údaje dle potřeby.
Číslo smlouvy je potřeba vyplnit manuálně unikátním číslem smlouvy pro daného zaměstnance. Pokud je nastavena číselná řada pro pracovní smlouvy, tak číslo se vyplní automaticky.
Po vyplnění pole Typ pracovní smlouvy systém vyplní příslušná pole smlouvy dle nastavení tohoto typu pracovní smlouvy (například počet pracovních hodin za týden nebo Zkušební dobu). Tyto hodnoty lze v případě potřeby přepsat.
Po vyplnění všech potřebných polí je možné smlouvu vytisknout a podepsat. Tisk je možný z karty smlouvy i seznamu smluv.
Jestliže pro zvolený typ pracovní smlouvy není nastavena tisková sestava v typech pracovních smluv, tak systém při tisku zobrazí chybovou hlášku.
Po podepsání je možné naskenovanou smlouvu přiložit ke kartě zaměstnance.
Po podpisu smlouvy je možné manuálně na kartě smlouvy vyplnit, kdy byla smlouva podepsána.
Je-li využíváno elektronického podepisování (přes DocuSign například), tak datum podpisu je vyplněno automaticky a podepsána smlouva je automaticky přiložena ke kartě příslušného zaměstnance.
Z karty smlouvy nebo seznamu smluv lze vytisknout i další dokumenty jako například mzdový výměr a scan podepsaného dokladu lze opět přidat na kartu zaměstnance mezi jeho přílohy.
Jakmile data ze smlouvy se mají propsat do údajů v seznamu zaměstnanců, tak je potřeba její stav změnit na aktivní. Změnu je potřeba provést manuálně!
Do statistik v seznamu zaměstnanců jsou zahrnuty pouze aktivní smlouvy, jelikož ostatní stavy smluv reprezentují následující:
Prázdný stav = smlouva byla založena, ale ještě není podepsaná nebo zcela vyplněna
Aktivní = aktivní smlouvy ovlivňující statistiky
Ukončena = uplynul doba smlouvy
Neaktivní = smlouva v daný čas není aktivní
U neaktivních smluv je možné vyplnit, od kdy je smlouva neaktivní a z jakého důvodu. Konkrétně je toto možné vyplnit v poli Datum pasivity a Kód důvodu pasivity.
Pokud tato pole vyplníte, tak systém ve smlouvě automaticky nastaví stav = Neaktivní.
Všechny stavy smluv je potřeba spravovat manuálně, jelikož mohou nastat případy, kdy smlouva se začátkem v budoucnu se již má propisovat do seznamu zaměstnanců nebo jiných reportů.