Kontakty
- Lenka Zelinova
Základní informace
Tento dokument popisuje jak je možné vytvářet a dále pracovat s kontakty.
Potřebná nastavení
Pokud má být využíván standardní BC modul CRM, je potřeba nastavit Nastavení marketingu, kde jsou např. číselné řady kontaktů, možnost určit dědičnost některých údajů z karty kontaktu společnosti do karty kontaktu osoby, nastavení výchozích hodnot atd.
Dědičnost polí je nadřazená nastaveným výchozím hodnotám
Možnost synchronizace kontaktů se zákazníky, dodavateli a dalšími je možná přes pole Kód obch. vztahu pro, kdy kontakt je možné propojit s existujícím zákazníkem pouze v případě, že je vybrán kód obchodního vztahu pro zákazníky.
Výhody synchronizace kontaktů
aktualizace informací na jednom místě - aktualizace tel. čísla kontaktu se automaticky propíše do karty zákazníka
automatická tvorba kontaktů pro zákazníky, dodavatele, … v případě, že je vydefinovaná číselná řada kontaktů
možnost tvořit prod. nabídky/objednávky a nák. nabídky/objednávky přímo z kontaktů
možnost zaznamenávat interakce (rámcové objednávky, zasílat emaily, apod)
pokud je smazán kontakt propojený na zákazníka, zákazník je v systému zachován
pokud je smazán zákazník, propojený kontakt je v systému zachován
Pokud chceme zabránit tvorbě duplicitních záznamů slouží k tomu sekce Duplikáty.
automatické vyhledávání duplicit aplikace při každém vytvoření kontaktu pro společnost.
aktualizace vyhledávacího řetězce automaticky pokaždé, když se změní kontaktní informace nebo se vytvoří kontakt.
procento zásahů vyhledávání udává procento identických řetězců, které musí mít dva kontakty, aby je aplikace mohla považovat za duplikáty.
Pro vyhledávání duplicit je potřeba mít nastavené vyhledávací řetězce
Systém může automaticky prodejní a nákupní doklady zaznamenávat jako interakce, pokud jsou nastavené Šablony interakce.
Před vytvořením kontaktů je možné vytvořit různé kódy pro skupiny, kam budou nově vytvořené kontakty spadat - poštovní skupiny, průmyslové skupiny, obchodní vztahy, webové zdroje, organizační úrovně a pracovní odpovědnosti.
Přiřazení nově vytvořených kontaktů do navazujících skupin je možné přímo z karty kontaktu → Související → Společnost/Osoba
Některé skupiny jsou dostupné jen pro typ Společnost nebo naopak typ Osoba
Popis funkcionality
Založení nového kontaktu
Založení kontaktu pomocí ověření IČ/DIČ
Pokud obchodník využívá BC add-on v Outlooku, může přidávat nové kontakty přímo z Outlooku.
Založení nového kontaktu v BC je ze seznamu Kontaktů +Nový
V seznamu kontaktů jsou tučně zvýrazněny kontakty typu Společnost
Na kartě kontaktu je třeba vyplnit:
Číslo
Název
Typ - společnost/osoba
Kontakt zakládáme jako osobu nebo společnost obvykle v závislosti na tom, zda známe jméno kontaktní osoby v době vytvoření nebo ne. Funkce je stejná pro oba typy s tím rozdílem, že možnosti pro další informace se mění v závislosti na typu.
Pro typ společnost se automaticky plní pole číslo společnosti a název společnosti. Pro typ osoba jsou tato pole prázdná a je potřeba vybrat, ke které společnosti nový kontakt (typ osoba) patří.
Volitelně lze vyplnit další pole na kartě kontaktu v příslušných sekcích
Karty kontaktů lze vytvořit i hromadně pomocí dávkové úlohy Vytvořit kontakty z … pro takto vytvořené kontakty budou kontaktní informace následně synchronizovány se souvisejícími informacemi o zákazníkovi, dodavateli…
Kartu kontaktu lze vytvořit i jednotlivě z karty zákazníka → Domovská stránka → Kontakt
Pokud není kontakt a např. zákazník ze stejné společnosti propojen, lze tyto propojení provést manuálně z karty kontaktu přes Akce → Funkce → Spojit s existujícím
Zobrazení, se kterým zákazníkem, dodavatelem, … daný kontakt souvisí je možné přes kartu kontaktu → Související informace → Ostatní → Zákazník/Dodavatel…
Profilový dotazník kontaktu
Profilové dotazníky lze použít pro klasifikaci obchodních kontaktů.
Nastavení dotazníku lze vyhledat přes lupu. Pokud chceme mít vícero typů dotazníků, pak pro se pro každý dotazník zadá kód, popis, priorita.
Pokud má být dotazník dostupný pro všechny typy kontaktů, pole Typ kontaktu bude prázdné. Naopak pokud je typ kontaktu např. společnost, bude se tento dotazník zobrazovat pouze u kontaktů typu společnost.
Konkrétní otázky a odpovědi lze zadat přes 3 tečky → Upravit nastavení dotazníku
Sloupec počet kontaktů zobrazuje číslo kontaktů s danou odpovědí.
Karta kontaktu nese informaci o profilu, kde je možné vyplnit přidružený dotazník
Jakmile je dotazník vyplněný, odpovědi se promítnou do karty kontaktu do sekce Profil. dotazník
Interakce
Interakce jsou všechny typy komunikace mezi Vaší společností a Vašimi kontakty, např. e-mail, dopis, telefon, schůzky atd.
Aby mohly být interakce zaznamenávány je potřeba nastavit Šablony interakcí
Vytvoření interakce
Novou interakci je možné zaznamenat přímo na kartě kontaktu v sekci Historie
Na stránce vytváření interakce je potřeba vybrat Kód šablony interakce a případně další volitelná pole a poté zvolit Další. Postupně se vyplní pole pro všechny nabízené stránky a poté se interakce zaznamená přes Dokončit.
Pro zapsání poznámek slouží tlačítko Poznámky.
Pokud je potřeba před dokončením interakce provést další úkol, lze zvolit Zrušit a dokončit interakci později. Tím se odloží interakce. Odloženou interakci lze nalézt v Položkách protokolu interakce
Vytvořená interakce se propíše do karty kontaktu so sekce Historie.
